অডিট রিপোর্টিং
আপনার কর্মীর ক্ষতিপূরণ নীতি মেয়াদ শেষ হওয়ার পর আপনার কর্মীর ক্ষতিপূরণ প্রদানকারী সংস্থার সম্ভবত নিরীক্ষা প্রক্রিয়া শুরু করবে।
আপনি আপনার নিরীক্ষা চালানোর জন্য নির্ধারিত ব্যক্তির কাছ থেকে আপনার বীমা বা ফোন কল থেকে একটি চিঠি পাবেন। আপনার নির্ধারিত নিরীক্ষক একটি সময় যে আপনার পক্ষে সুবিধাজনক হয় নিরীক্ষণ সময়সূচী করা উচিত। ভবিষ্যতের তারিখটি এতদূর পর্যাপ্ত হতে হবে যে আপনার নিরীক্ষকের তথ্য সংগ্রহের জন্য পর্যাপ্ত সময় থাকবে। অডিটরকে আপনার তথ্যগুলির সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিতে বলুন যাতে সে অডিট করতে পারে।
মনে রাখবেন যে আপনার নিযুক্ত নিরীক্ষক বীমা প্রদানকারীর কর্মী হতে পারে না বা হতে পারে না। কিছু বীমাকারীরা তাদের নিজস্ব কর্মীদের সঙ্গে একটি ইন-হাউস অডিট বিভাগের কর্মচারী বজায় রাখে। অন্যদের অডিট ফাংশন একটি স্বাধীন অডিটিং দৃঢ় আউটসোর্স আউটসোর্স। প্রক্রিয়া একই হতে হবে কিনা তা নিরীক্ষা বীমা কর্মী বা একটি ঠিকাদার একটি কর্মচারী দ্বারা সঞ্চালিত হয় কিনা।
আপনি প্রয়োজন হবে রেকর্ডগুলি
নিরীক্ষক নিরীক্ষণ করা হচ্ছে নীতি দ্বারা আচ্ছাদিত সময়ের জন্য বিভিন্ন আর্থিক তথ্য প্রয়োজন হবে। এখানে আপনি যে তথ্য সরবরাহ করতে চান তা হল:
- অ্যাকাউন্টিং অ্যাকাউন্টের
- ট্যাক্স ফর্ম, বিশেষ করে 941 এবং 944 ফর্ম, নিয়োগকারী ফেডারেল ট্যাক্স রিটার্ন (ত্রৈমাসিক এবং বার্ষিক, যথাক্রমে)
- নগদ বিতরণ রেকর্ড
- স্বাধীন ঠিকাদার দ্বারা সরবরাহিত পরিষেবাগুলির জন্য অর্থ প্রদান নিরীক্ষক যাচাই করতে হবে যে এই শ্রমিকরা আপনার কর্মচারী নয়।
- সাবসকন্ট্রাক্টর দ্বারা সরবরাহিত পরিষেবাগুলির জন্য অর্থ প্রদান
- আপনি ভাড়া প্রতিটি subcontractor জন্য বীমা সার্টিফিকেট
- W-2 এবং 1099 ফর্মগুলি
- প্রতিটি কর্মী জন্য কাজের বিবরণ। নিশ্চিত করুন যে এটি সঠিকভাবে কর্মীদের কর্তব্য বর্ণনা করে।
- আপনার ব্যবসা অপারেশন বর্ণনা
- পলিসির মেয়াদ জন্য পলল রেকর্ড। নিরীক্ষক প্রত্যেক কর্মীকে প্রদত্ত বেতনপত্রের সমস্ত সনদ যাচাই করতে হবে (বেতন, বোনাস ইত্যাদি)
- কার্যনির্বাহী অফিসার, অংশীদার, একক স্বত্বাধিকারী ইত্যাদি ক্ষেত্রে প্রযোজ্য পলল সীমাবদ্ধতা যা নীতির অধীনে আচ্ছাদিত
- আপনার অভিজ্ঞতা রেটিং ওয়ার্কশীট
আপনি প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করার পরে, আপনাকে এটি সংগঠিত করতে হবে। আপনার সমস্ত প্যারওল রেকর্ডগুলি (যেমন W-2 ফর্মগুলি, বেতন স্ট্যাব এবং ওভারটাইম রেকর্ড) একসাথে রাখুন যাতে তথ্য সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য হয়। একইভাবে, একক স্থানে প্রদেয় অর্থ এবং সার্টিফিকেটের বিনিময়ে উপকাতাগুলি সম্পর্কিত সমস্ত তথ্য রাখুন। আপনার প্রচেষ্টার অর্থ বন্ধ হবে, অডিট করা সহজ এবং দ্রুততর হবে।
প্যারোলে অন্তর্ভুক্ত কি?
আপনার কর্মীর ক্ষতিপূরণের প্রিমিয়ামটি আপনার প্যারোলে হারের সংখ্যাবৃদ্ধি এবং তারপর 100 দ্বারা বিভাজক দ্বারা গণনা করে গণনা করা হয়। এনসিসিআই এবং সর্বাধিক রাজ্য শ্রমিক ক্ষতিপূরণ কর্তৃপক্ষ বেতন হিসাবে উল্লেখ করে। এই শর্তগুলি প্রায়ই একচেটিয়াভাবে ব্যবহার করা হয়। উভয় অর্থ আপনার কর্মচারী আপনার সংস্থার জন্য প্রদান পরিষেবাগুলির আর্থিক মূল্য।
পারিশ্রমিকের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত যে খরচ রাজ্য থেকে কিছুটা আলাদা আলাদা। তবে, তারা সাধারণত নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:
- গ্রস বেতন এবং বেতন, বিপরীতমুখী বেতন এবং মজুরী সহ
- কমিশন। এর মধ্যে একটি কর্মী দ্বারা প্রাপ্ত মোট কমিশন অন্তর্ভুক্ত এবং কমিশনের বিরুদ্ধে কোনও আকর্ষণ রয়েছে।
- বোনাস, স্টক বোনাস পরিকল্পনা সহ
- ছুটি, ছুটির দিন এবং অসুস্থ বেতন
- অতিরিক্ত কাজের বেতন. কয়েকটি রাজ্যেই, পারফরম্যানশনটি সরাসরি সময়ের হারে গণনা করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন একজন কর্মীর স্বাভাবিক প্রতি ঘন্টায় $ 20 প্রতি ঘন্টায়। যদি ওয়ার্কারকে ২0 ঘণ্টার অতিরিক্ত সময়ের জন্য $ 600 প্রদান করা হয়, তবে আপনি শুধুমাত্র ওভারটাইম পেের মাত্র 400 ডলারের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত হবেন।
- সামাজিক নিরাপত্তা, মেডিকেয়ার বা পেনশন প্ল্যানের জন্য আইন দ্বারা প্রয়োজনীয় কর্মচারীদের বেতন থেকে অন্য কোনও শর্ত পূরণ করা আপনার পক্ষে করা পেমেন্টগুলি
- শ্রমিকদের বেতন অন্য সময়ের ভিত্তিতে অন্য কাজ করার জন্য। উদাহরণ টুকিটাকি, মুনাফার ভাগ বা উদ্দীপক পরিকল্পনা।
- হাত সরঞ্জাম বা হাতের হোল্ড পাওয়ার সরঞ্জামের জন্য অর্থ প্রদান বা ভাতা যা শ্রমিকরা তাদের কাজ সম্পাদন করতে ব্যবহার করে
- একটি কর্মচারী প্রদান অ্যাপার্টমেন্ট বা ঘর ভাড়া মূল্য। এছাড়াও, তার বা তার বেতন অংশ হিসাবে একজন কর্মী দ্বারা প্রাপ্ত অন্যান্য বাসস্থান এবং খাবারের মূল্য
- অবসর, ক্যাফেটেরিয়া বা সঞ্চয় পরিকল্পনাগুলির জন্য শ্রমিকদের মোট বেতন থেকে কমে যাওয়া অর্থ
- অপ্রয়োজনীয় উপসম্পাদকের কর্মচারীদের জন্য প্যারোলে (নীচের মন্তব্য দেখুন)
বেতন থেকে বাদ দেওয়া কি?
রেটিং শ্রমিকদের ক্ষতিপূরণ বীমা উদ্দেশ্যে প্যারোলে গণনা করা হয় যখন সাধারণত একটি খরচ বহুল রাখা হয়। যদিও এই অবস্থা অনুযায়ী আলাদা, তারা প্রায়ই নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত:
- কর্মীদের দ্বারা প্রাপ্ত টিপস এবং অন্যান্য কৃতজ্ঞতা
- বিভক্ত বেতন (সময় কাজ ছাড়া অন্য)
- নিয়োগকর্তার কাছ থেকে কেনা পণ্যগুলির উপর ছাড়
- ব্যবসার ব্যয় বহন করে
- সক্রিয় সামরিক কর্তব্যের জন্য অর্থ প্রদান করুন
- ইউনিফর্ম ভাতা
শ্রেণীবিভাগেরও
একজন নিরীক্ষকের প্রাথমিক কাজগুলির মধ্যে একটি হল নিশ্চিত করা যাতে বিমাকৃত ব্যবসাটি সঠিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। শ্রমিকদের ক্ষতিপূরণ শ্রেণীবিভাজন ব্যবস্থাগুলি ব্যক্তিগত শ্রেণীভুক্ত নয়, ব্যবসার শ্রেণীভুক্ত করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। আপনার নীতিতে তালিকাভুক্ত মৌলিক শ্রেণিবিন্যাস সঠিক কিনা তা নির্ধারণ করতে নিরীক্ষক আপনার কোম্পানির ক্রিয়াকলাপগুলি পর্যালোচনা করবে।
মৌলিক শ্রেণিবদ্ধ শ্রেণীবিভাগ হল শ্রেণীবদ্ধকরণ যা আপনার সামগ্রিক ব্যবসাকে সেরা বর্ণনা করে। এটি প্রায়ই গভর্নিং ক্লাসিফিকেশন (শ্রেণিবিন্যাস সর্বাধিক বেতন বহন করে) হিসাবে একই। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনি একটি মেশিনের দোকান চালাচ্ছেন। আপনার কর্মীদের কিছু lathes সঙ্গে কাজ করে যখন অন্যদের ড্রিল presses বা মুদ্রাঙ্কন মেশিন চালান। আপনার কর্মীদের দ্বারা পরিচালিত নির্দিষ্ট কার্যক্রমগুলি কর্মী থেকে কর্মী পর্যন্ত হতে পারে। তবুও, তারা সবাই আপনার মৌলিক শ্রেণিবদ্ধ, মেশিনের দোকানটি মাপবে।
কিছু কর্মচারী এমন কর্ম সঞ্চালন করতে পারে যা পৃথক শ্রেণিবিন্যাসের প্রয়োজন হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনার মেশিনের দোকান একটি ক্লিনিক কর্মী নিয়োগ করে, যিনি অন্য কর্মীদের কাছ থেকে একটি আনুষ্ঠানিক অফিসে তার চাকরি সম্পাদন করেন। এই কর্মী সম্ভবত মেশিনের দোকান তুলনায় ক্লাসিক্যাল অফিস কর্মচারী ক্লাসিক নিয়োগ করা হবে।
শ্রমিকদের ক্ষতিপূরণ শ্রেণীবিভাজন ব্যবস্থা অত্যন্ত জটিল। আপনার অডিটর আপনার ব্যবসাকে এমনভাবে পুনর্বিবেচনা করতে পারে যেটি আপনি বুঝতে পারেন না বা সেটা আপনার কাছে অনুভব করেন না। এই ঘটনাতে, একটি ব্যাখ্যা জন্য নিরীক্ষক জিজ্ঞাসা। আপনি যদি এখনও পরিবর্তনগুলি সম্পর্কে বিভ্রান্ত হন তবে সহায়তার জন্য আপনার এজেন্ট বা দালালকে জিজ্ঞাসা করুন।
অডিটর সঙ্গে সাক্ষাৎ
নিরীক্ষা পরিচালনা করতে, নিরীক্ষক আপনার বা আপনার দৃঢ় একটি বিশ্বস্ত প্রতিনিধির সাথে দেখা করতে হবে। আপনি যদি অন্য কাউকে এই টাস্কটি দায়িত্ব অর্পণ করেন তবে নিশ্চিত হন যে তিনি
- আপনার ব্যবসা ভাল জানেন
- আপনার দৃঢ় অপারেশন সব পর্যায় বুঝতে
- জানে প্রতিটি কর্মী দ্বারা সঞ্চালিত হয় কি কর্ম
- আপনার কোম্পানির কর্মীদের ক্ষতিপূরণ নীতি বোঝে, এটি অন্তর্ভুক্ত শ্রেণীবিভাগ সহ
- আপনার ফার্মের আর্থিক রেকর্ডগুলি, প্যারোল ডেটা সহ বোঝে, যাতে সে অডিটর থেকে প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে
অডিটর সাথে সাক্ষাৎ করার সময়, আপনি বা আপনার ডিজাইনার সহযোগী হওয়া উচিত এবং অডিটর এর প্রশ্নগুলির পাশাপাশি আপনি উত্তর দিতে পারেন। অনুরোধ করা হয়নি এমন তথ্য প্রদান করবেন না।
অনেক ব্যবসার মতো, আপনার ফার্ম আপনার অ্যাকাউন্টিং এবং প্যারওলস ফাংশনগুলি পরিচালনা করার জন্য অফসাইট বুকিংিং ফার্মটি ভাড়া করতে পারে। আপনার মুঠোফোনে আপনার পক্ষে অডিট করতে হবে? উত্তর নেই আপনার বুকমোক্ষক অডিটরকে আর্থিক বিবরণী প্রদান করতে পারেন যা তাকে অডিট করতে হবে। তবে, নিরীক্ষক একটি শারীরিক অডিট পরিচালনার জন্য আপনার প্রাঙ্গনে পরিদর্শন করতে হবে।
subcontractors
অনেক রাজ্যে এমন আইন আছে যা ঠিকাদারদের দায়বদ্ধতা বজায় রাখে যারা অব্যবহৃত উপ-ঠিকাদার আপনার ব্যবসার একটি ঠিকাদার হিসাবে কাজ যদি এই আইন আপনার কাছে প্রযোজ্য হবে, এবং এটি subcontracts অন্যদের কাজ করে।
উদাহরণস্বরূপ, অনুমান করুন যে আপনার কোম্পানী, এবিসি নির্মাণ, পি এবং জে প্লাম্বিং নামক একটি উপকমর্তককে নিয়োগ করে একটি বিল্ডিংয়ে পাম্পিং কাজ করতে আপনি refurbishing হয় পি এন্ড জে এর একজন কর্মচারী চাকরিতে আহত হন এবং শ্রমিকদের ক্ষতিপূরণ দাবি জমা দেওয়ার চেষ্টা করেন। যাইহোক, পি & জে কর্মীদের ক্ষতিপূরণ কভারেজ কেনা হয় নি। অধিকাংশ রাজ্যে, আহত শ্রমিক আপনার কর্মীর ক্ষতিপূরণ নীতিমালার অধীনে বেনিফিট চাইতে পারেন।
বিহীন বিনিয়োগকারীরা অবিনশ্বর উপ-ঠিকাদারদের সুবিধা প্রদানের জন্য আইনের দ্বারা প্রয়োজনীয়। এইভাবে, আপনার নিরীক্ষক আপনার ট্যাক্স ডকুমেন্টগুলি পর্যালোচনা করবে এবং 1099 ফর্মগুলি উপমুখ্যত ঠিকাদারদের কাছে প্রকাশ করবে। আপনি ভাড়া করা প্রতিটি সাব-কন্ট্রাক্টরের কাছ থেকে বীমাটির সার্টিফিকেট প্রাপ্ত কিনা তা পরীক্ষা করতে হবে। আপনি যদি ভাড়া করা কোনও উপকম্পটককে শ্রমিকদের ক্ষতিপূরণ বিধানের প্রমাণ না দিয়ে থাকেন, তাহলে নিরীক্ষক আপনাকে সেই ঠিকাদারের বীমা কভারেজের জন্য অতিরিক্ত প্রিমিয়াম দিতে হবে।
একটি অপ্রয়োজনীয় সাব কন্ট্র্যাক্টরের জন্য হারের হার উপকাতাপত্র সম্পাদিত কাজের ধরনের উপর নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, যদি সাব কন্ট্র্যাক্টর ছাদ নির্মাণ কাজ করে, তাহলে প্রযোজ্য ছাদ শ্রেণীবিভাগের হার ব্যবহার করা হবে। হার subcontracted কাজ খরচ সমস্ত বা একটি অংশ প্রয়োগ করা হবে। যদি আপনি উপকতের মাধ্যমে অর্থ প্রদান করেন তবে কেবল শ্রমশক্তির জন্য, তারপর পুরো খরচ (100 ভাগ করে) প্রিমিয়ামের ভিত্তিতে ব্যবহার করা হবে।
কনট্র্যাক্টর বনাম উপকাতা
যদি আপনার ব্যবসার একটি ঠিকাদার হয় না, তাহলে আপনি কি স্বাধীন ঠিকাদারদের ভাড়াটে কর্মচারীদের দ্বারা ক্ষতিগ্রস্তদের জন্য দায়ী? উত্তর সাধারণত না। ঠিকাদার আপনার একটি ব্যবসা পরিচালনা করে যা আপনার কাছ থেকে স্বাধীন। সুতরাং, ঠিকাদার নিজের আহত কর্মীদের কর্মচারীদের ক্ষতিপূরণ প্রদানের জন্য দায়ী।
উদাহরণস্বরূপ, অনুমান করুন যে আপনি একটি খুচরো দোকান মালিক। আপনি আপনার দোকানের একটি পুরানো লিনোলিয়াম তল ছাঁটা এবং একটি নতুন এক সঙ্গে এটি প্রতিস্থাপন করার জন্য একটি কল্পিত মেঝে, একটি মেঝে ঠিকাদার, ভাড়া। আপনি চান ফলাফল (একটি নতুন তল) এবং Fabulous কাজ করে ফলাফল রূপরেখা একটি চমত্কার সুপারভাইজার ফ্লোরিং শ্রমিকদের তত্ত্বাবধান করেন। সুপারভাইজার কাজের সময়সূচী নির্ধারণ করে এবং কীভাবে কর্মচারীরা তাদের কর্ম সম্পাদন করে তা নির্দেশ করে। আপনার নতুন তল ইনস্টল করার সময় একটি অবিশাস্য কর্মচারী আহত হলে, Fabulous (আপনার দৃঢ়) কর্মী দায়ী করা উচিত নয়।
এমন কিছু পরিস্থিতিতে আছে যেখানে একটি স্বাধীন কন্ট্রাক্টরের কর্মচারীদের আঘাতের জন্য একটি কোম্পানী দায়ী হতে পারে। সুতরাং, আপনি যে সব স্বাধীন ঠিকাদার আপনার ভাড়া তারা শ্রমিক ক্ষতিপূরণ বীমা কেনা হয়েছে প্রমাণ প্রদান যে জোর করা উচিত।