সেমিনার পরিকল্পনা চেকলিস্ট

01 - ইভেন্টের উদ্দেশ্য নিশ্চিত করুন

• শ্রোতা কে?
• সেমিনারের বিষয় কি?
• কোথায় অবস্থিত হবে?
• মানুষ কেন যোগদান করবেন?
• সেমিনারের এজেন্ডা কি?

02 - অ্যাপেক্স ইভেন্ট স্পেসিফিকেশন গাইড পর্যালোচনা করুন

কনভেনশন ইন্ডাস্ট্রিয়াল কাউন্সিল একটি ধারাবাহিক উপায়ে প্রতিষ্ঠিত করেছে যা সর্বোত্তম চর্চাগুলির একটি চমৎকার উত্স হিসেবে বিবেচিত হবে যা ইভেন্ট ইভেন্ট বা মিটিং প্ল্যানারকে পরিকল্পিত ইভেন্টগুলির বিস্তারিত বিবরণে নজর রাখতে সাহায্য করবে। বিনামূল্যে ডাউনলোড সরঞ্জামগুলির সাথে, এটি প্রাসঙ্গিক বিবরণগুলির একটি তালিকা তৈরি করতে কোনও ইভেন্টের প্ল্যানারকে সহায়তা করবে। এটি অন্তর্ভুক্ত, কিন্তু সীমাবদ্ধ নয়:

• ইভেন্ট প্রোফাইল (তারিখ, সময়, অবস্থান, পরিচিতি, ইত্যাদি)
• ইভেন্ট আয়োজক / হোস্ট যোগাযোগের তথ্য
• সরবরাহকারী যোগাযোগের তথ্য
• অংশগ্রহণকারী প্রোফাইল
• স্থান প্রয়োজন
• খাদ্য ও পানীয়
• A / V প্রয়োজনীয়তা
• ফাংশন / ঘর সেটআপ

03 - একটি ইভেন্ট প্রোফাইল তৈরি করুন

একবার একটি পরিকল্পক আচ্ছাদিত ইভেন্ট চারপাশে মৌলিক প্রশ্ন কিছু আছে, এটি সভায় সম্ভাব্য স্থান গবেষণা করার সময়। ইভেন্ট সংগঠক / হোস্টের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করার জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ এবং যেখানে সংগঠক এবং অতিথি উভয়ের জন্য সেমিনার সবচেয়ে সুবিধাজনক হতে পারে (ধারণাগুলি তালিকা অবিরাম হতে পারে):

• স্থানীয় হোটেল
• স্থানীয় সম্মেলন সুবিধা
• ব্যক্তিগত রেস্টুরেন্ট স্থান
• ব্যক্তিগত ক্লাবের যাদুঘর / আর্ট গ্যালারী

04 - আউটলাইন সেমিনারের প্রয়োজন এবং রেকিউয়েট স্থান প্রস্তাব।

বেশিরভাগ স্থান সম্ভাব্য সেমিনারের জন্য একটি অনুমান প্রদান করে খুশি। খাদ্য সরবরাহ বা বিক্রয় সংক্রান্ত যোগাযোগের জন্য নিম্নলিখিত BEO তথ্য প্রয়োজন:

• ঘটনা জন্য সম্ভাব্য তারিখ (গুলি)
• উপস্থিতি সংখ্যা
• রুম সেটআপের শৈলী (শ্রেণীকক্ষ, U- আকৃতি, ইত্যাদি)
• ইভেন্টের সময় (সেটআপের জন্য অ্যাকাউন্ট / টিয়ার ডাউন)
• খাদ্য এবং পানীয় প্রয়োজনীয়তা
• A / V প্রয়োজন (স্ক্রীন সহ, mics, ইত্যাদি)
• রুম সেটআপ

টিপ: হোটেল থেকে আপনার ইভেন্টে নিবেদিত হওয়ার জন্য একটি A / V টেকনিশিয়ান ভাড়া করুন

05 - এজেন্ডা নিশ্চিত করুন এবং / অথবা বিকাশ করুন

ঘটনা পরিকল্পনাকারী ইভেন্ট ইভেন্টসূচি প্রায়ই ইভেন্টের প্রকৃত দিন পর্যন্ত প্রাথমিক কথোপকথন থেকে পরিবর্তন করা হবে কারণ ঘটনা পরিকল্পক / হোস্ট সঙ্গে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করার জন্য ইভেন্ট পরিকল্পক জন্য গুরুত্বপূর্ণ। ইভেন্ট পরিকল্পক পরিকল্পনা সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং সবকিছু সুদৃঢ় রান নিশ্চিত করার জন্য ঘটনাস্থল সঙ্গে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করার জন্য প্রস্তুত হতে হবে।

06 - BEO চুক্তিটি নিশ্চিত করুন

পরিকল্পনাকারী একটি সেমিনারের জন্য অংশগ্রহণকারী এবং লজিস্টিক প্রয়োজনীয়তা লক্ষ্য সংখ্যাকে জানেন, তিনি ইভেন্ট স্থান এবং সংশ্লিষ্ট প্রয়োজনীয়তা নিরাপদ উচিত। সর্বাধিক চুক্তি পরিকল্পককে ইভেন্টের নির্দিষ্ট একটি নির্দিষ্ট সংখ্যক দিন পর্যন্ত খাবার এবং পানীয় প্রয়োজনীয়তা কমা / বাড়ানোর একটি সুযোগ দিতে হবে। যাইহোক, অনেক চুক্তি তারা একটি গ্রুপ পরিমাণ কমাতে অনুমতি দেবে কত চূড়ান্ত করবে, তাই ভাল অনুমান।

07 - ইভেন্ট কমিউনিকেশনস এবং সামগ্রী তৈরি করুন

এটি এমন একটা আইটেম যা কিছু পরিকল্পনা নিয়ে জড়িত হতে পারে, অন্য কেউ নাও পারে। মূলত, কিছু মিটিং পরিকল্পক নিম্নলিখিত প্রতিটি জন্য দায়ী হবে:

• ইভেন্টের আমন্ত্রণগুলি তৈরি করা
• মুদ্রণ এজেন্ডা এবং অন্যান্য উপাদান
• অংশগ্রহণকারী উপহার সুরক্ষিত / raffles
• উত্পাদিত নাম ব্যাজ
• শিপিং ইভেন্ট সিগন্যাল এবং প্রদর্শন

08 - লজিস্টিক চূড়ান্ত করার জন্য ইভেন্ট হোস্টের সঙ্গে ক্লোজলি কাজ করুন

ঘটনাটি আগে, কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ রয়েছে যা একটি সভা পরিকল্পক ঘটনাটি আগে সম্পন্ন করে। এই নিম্নলিখিত নিশ্চিতকরণ অন্তর্ভুক্ত:

• ইভেন্ট স্পিকার
• ইভেন্ট A / V প্রয়োজনীয়তা
• ইভেন্ট উপস্থিতি সংখ্যা গণনা
• হোস্ট ভূমিকা এবং দায়িত্ব
• ইভেন্ট উপকরণ প্রয়োজন (একাধিক বার চেক করুন)

09 - ইভেন্ট সেটআপ

ইভেন্ট সেটআপের জন্য BEO সময়সূচির মধ্যে সময় মঞ্জুর নিশ্চিত করুন , এবং ঘটনা থেকে আনুমানিক প্রায় দুই ঘন্টা আগমনের সুপারিশ করা হচ্ছে।

টিপ: যদি সেমিনারটি সকালে নির্ধারিত হয়, তাহলে আপনার গ্রুপকে রাতের আগে সেট আপ করার অনুমতি দেওয়ার জন্য (কিন্তু পাবলিক সাইটে কিছু মূল্যবান রাখুন না) অনুমতি দিন।

ইভেন্টের জন্য সমস্ত ইভেন্ট উপকরণ, হ্যান্ডআউট, সাইন, প্রদর্শন, উপহার, নিবন্ধন সারণি , নাম ব্যালেজ এবং আরো প্রস্তুত থাকতে হবে।

সতর্কতা: স্পীকাররা কখনো কখনো রাতকে আগে স্লাইডগুলি পরিবর্তন করে এবং নতুন উপস্থাপনাগুলি প্রদান করে যা ইভেন্টটির 10 মিনিটের পূর্বে পাওয়ার পয়েন্টে যোগ করার প্রয়োজন হয়।

10 - ইভেন্ট এক্সিকিউশন

আপনি প্রস্তুত করার পর, এটি সেমিনারের সময়। নিম্নলিখিত আশা:

• কিছু অংশগ্রহণকারী সবসময় প্রথম দিকে আসতে হবে।
• কিছু অংশগ্রহণকারী সবসময় দেরি করে আসবেন।
• ঘন ঘন প্রযুক্তিগত গালদাস কিছু সাজানোর আছে।