পারফেক্ট ইভেন্ট স্থান খোঁজার পদক্ষেপ
আপনি ইতিমধ্যে পরিকল্পনা এবং তার উদ্দেশ্য ইভেন্ট ধরনের সনাক্ত করা হয়েছে যে মানা, আপনি ঘটনাস্থল নিজেই নির্বাচন প্রক্রিয়া শুরু হিসাবে অনেক অন্যান্য কারণ বিবেচনা করা আবশ্যক আছে।
নিচের এই রোডম্যাপটি নিখুঁত ইভেন্ট স্থান নির্বাচন করার জন্য আপনাকে পদক্ষেপগুলি পরিচালনা করতে সহায়তা করবে।
আপনার লক্ষ্য শ্রোতা সনাক্ত এবং আপনার অতিথি তালিকা জানুন
একটি ইভেন্টের জন্য যখন ভেন্যুতে পরিকল্পনা করা হয়, তখন আপনার অবশ্যই জানা উচিত সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলির মধ্যে একটি হল আপনার অতিথিরা এবং আপনি কতজনকে অংশগ্রহণ করতে প্রত্যাশা করেন। ইভেন্টটি অবশ্যই ঘটনাস্থল পছন্দকে অবহিত করবে, তবে একটি ইভেন্ট স্থানটির জন্য সর্বাধিক সীমিত কারণগুলির মধ্যে একটি এটি তার ক্ষমতা। নিশ্চিত করুন যে আপনি অন্তত একটি সঠিক অনুমান (এটি একটি পরিসীমা হতে পারে) অতিথিদের সংখ্যা হিসাবে জানেন যে এটি অবিলম্বে আপনার স্থানগুলির বিকল্পগুলি সীমিত করবে। আপনি আপনার শ্রোতা বিবেচনা করা উচিত। নিশ্চিত থাকুন যে এই অনুষ্ঠানটি শুধুমাত্র ইভেন্টই নয় বরং অতিথিদের স্বাদ এবং প্রত্যাশাগুলির প্রতিফলন করে।
ইভেন্ট তারিখগুলি চিহ্নিত করুন
আপনার ক্যালেন্ডারটি চেক করুন কারণ সময়জ্ঞানটি আপনার পছন্দসই স্থানগুলির সহ অনেক সিদ্ধান্ত প্রভাবিত করবে। আপনার গেস্ট তালিকা পরে, আপনার ইভেন্টের তারিখ পরবর্তী সীমাবদ্ধতা ফ্যাক্টর হবে।
আপনি কি পরিকল্পনা ইভেন্ট কি ধরনের উপর নির্ভর করে, আপনি আপনার পছন্দসই অনুষ্ঠান পেতে আপনার ইভেন্ট তারিখ সঙ্গে নমনীয় হতে পারে যে আপনি পেতে পারেন বা আপনি আপনার পছন্দ তারিখ পেতে আপনার স্থান পছন্দের সঙ্গে নমনীয় হতে হবে। আপনি বা ক্লায়েন্ট নমনীয় হয় তা জানার জন্য ভেন্যু নির্মাণের পরিকল্পনা শুরু করা উচিত।
এখানে কিছু প্রশ্ন বিবেচনা করা হয়:
- আপনার অতিথিদের সম্ভবত তাদের সময়সূচী উপর ভিত্তি করে উপস্থিত থাকার জন্য যখন?
- সেই সময়ের জন্য কোন জায়গার উপযুক্ত এবং উপলব্ধ জায়গা আছে?
- আপনার পরিচালিত টিম কখন ইভেন্টটি অনুষ্ঠিত হবে?
আপনার বাজেট হিসাব করুন
একটি উন্মুক্ত বাজেটের মাধ্যমে, কেউই একটি দুর্দান্ত ইভেন্ট পরিকল্পনা করতে পারে এবং একটি অসাধারণ স্থান নির্বাচন পছন্দ করতে পারে। কিন্তু সম্ভবত বেশি, আপনার আর্থিক সংস্থান সীমিত এবং আপনাকে আপনার আর্থিক সীমাবদ্ধতাগুলির শুরু থেকে সচেতন হওয়া উচিত - এমনকি যদি আপনার ইভেন্ট বাজেটটি সহজে একটি ballpark অনুমান বা পরিসীমা একটি ইভেন্ট পরিকল্পক একটি যুক্তিসঙ্গত বাজেটের মধ্যে একটি মহান ইভেন্ট সবসময় পরিকল্পনা করতে পারেন।
- স্পেস, টেকনিক্যাল এবং ক্যাটারিং খরচের জন্য আপনার বাজেটের প্যারামিটারগুলির মধ্যে স্থানগুলি কি?
- আপনি পরিষেবার জন্য একটি অনুকূল হারে আলোচনা করেছেন এবং আপনার ভূমিকার মূল্য প্রদর্শন করেছেন?
- আপনি কি আপনার বাজেটে লজেন্সটি অনুমোদন করেছেন যদি লাইন আইটেমের খরচ প্ল্যান অতিক্রম করে?
বিভিন্ন স্থান আউট সুযোগ
গেস্ট তালিকা সংখ্যার এবং সম্ভাব্য ইভেন্ট তারিখগুলি সংকুচিত হওয়ার পরে, ঘটনাগুলি চিহ্নিত করা গুরুত্বপূর্ণ যেখানে ঘটনাটি অনুষ্ঠিত হতে পারে। হোটেল ইভেন্ট এবং সম্মেলন কেন্দ্রে কর্পোরেট ঘটনা এবং বিবাহের অভ্যর্থনা জন্য সবচেয়ে জনপ্রিয় ইভেন্ট স্পেস কিছু, কিন্তু তারা শুধুমাত্র বিকল্প নয়
এটি আপনার চিন্তাভাবনায় সৃজনশীল হতে একটি সময়। নিম্নোক্ত বিবেচনা কর:
- আপনার সভা থিম উপর ভিত্তি করে, কি তিনটি শ্রেষ্ঠ অবস্থানগুলি মনে আসে?
- আপনার অতিথিরা এই বৈঠকে যোগ দিতে চান কোথায়?
- আপনার অতিথিদের জন্য কি সবচেয়ে সুবিধাজনক হবে?
- একটি হোটেলে ছাড়া, অপ্রত্যাশিত অবস্থানগুলি কি আরএসভিপি হার বৃদ্ধি করতে পারে?
ইভেন্ট স্পেস রাইট প্রকার খুঁজুন
আপনি যে ইভেন্টটি নির্বাচন করেছেন সেটি অবশ্যই আপনার পরিকল্পনার ইভেন্টের জন্য উপযুক্ত স্থান হতে হবে। আপনার ইভেন্ট একটি নাচ ফ্লোর প্রয়োজন হবে? আপনি একটি পিএ সিস্টেম প্রয়োজন হবে? একটি স্পিকার এর পডিয়াম বা একটি প্রজেক্টর পর্দা সম্পর্কে কি? আপনি কি টেবিলের সেটআপ প্রয়োজন কি? এই প্রকারের প্রশ্ন বিবেচনা ছাড়াও, এখানে কিছু জায়গা আপনার নিজস্ব প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার পরিকল্পনাগুলি আছে:
- ইভেন্টটি কি আপনার প্রোগ্রাম বা ইভেন্ট বিশেষ মাপদণ্ড পূরণ?
- ঘটনাস্থলে কি আপনার উত্পাদন, বিনোদন, এ / ভি, শব্দ, এবং অন্যান্য প্রযুক্তিগত চাহিদা মেটাতে পারে?
- সুবিধা কি আপনার প্রতিষ্ঠানের উচ্চ মান প্রতিফলিত?
স্থান ও পরিষেবার স্থানগুলি বিবেচনা করুন
ইভেন্ট স্থান সঠিক ধরনের খুঁজে পেতে ছাড়াও, আপনি অন্য ইভেন্টগুলি ঘটনাবলী দ্বারা দেওয়া এবং আপনার ইভেন্টের তাদের মূল্য নির্ধারণ সিদ্ধান্ত নিতে চান। কিছু স্থানগুলোতে এমন একটি পছন্দসই বিক্রেতা তালিকা থাকবে যার থেকে আপনাকে অন্য পরিষেবাগুলির জন্য বিক্রেতারা বা সরবরাহকারী খুঁজতে হবে। অন্যান্য স্থানগুলি ইভেন্টের নিজেই সজ্জা বা অন্যান্য দিকের উপর বিধিনিষেধ রয়েছে। জিজ্ঞাসা করা কিছু প্রশ্ন অন্তর্ভুক্ত:
- এই ঘটনাটি কি ভাল পার্কিং বিকল্প বা ভাল্ট প্রস্তাব?
- এই স্থানটি কি নিরাপত্তা প্রদান করে?
- এই মঞ্চে কি খাবার, ফুলের ব্যবস্থা, লিনেন এবং টেবিল ভাড়া ইত্যাদি ইত্যাদি অতিরিক্ত সেবা দেওয়া হয়?
- এই ঘটনাস্থল একটি সেটআপ আছে এবং ক্রু পরিষ্কার?
- এই ভেন্যুটি কি অন্য বিক্রেতাদের সাথে আপনার কাজ করে?
- এই স্থান খাদ্য এবং পানীয় minimums আছে?
স্থানটির প্রতি সম্মান দেখান
পরিষেবার জন্য একটি স্থানচ্যুত খ্যাতি গুরুত্বপূর্ণ। এই প্রায়ই একটি ভাল ইভেন্ট অধিষ্ঠিত এবং একটি দুর্দান্ত ইভেন্ট উত্পাদন মধ্যে পার্থক্য। একটি গন্তব্যস্থল তার সুবিধা, কর্মী, এবং ক্লায়েন্ট পরিচালনা উপায় সবসময় মনে রাখা হবে। একটি ঘটনাস্থল এর খ্যাতি মান জন্য একটি অর্থে পেতে, এই প্রশ্ন বিবেচনা করুন:
- কনফারেন্স ম্যানেজার, কেয়ার্টার ম্যানেজার বা এক্সিকিউটিভ শেফের মেয়াদ কি?
- ব্যবস্থাপনা কি আপনাকে ভিআইপি ক্লায়েন্ট বা একাধিক প্রোগ্রামের মতই আচরণ করবে?
- কত লিক্যুইটিটি আপনার কাছে প্রসারিত করতে চান?
- তারা প্রশংসাপত্র বা রিভিউ উপলব্ধ আছে?
- ঘটনাস্থল কি আপনার অনুরূপ ঘটনা থেকে ফটোগ্রাফ প্রস্তাব?
একটি স্থান সফর সময়সূচী
যতক্ষণ না সরবরাহ এবং সময় এটি সম্পূর্ণরূপে প্রতিরোধ করে, প্রত্যেক অনুষ্ঠান পরিকল্পক কোনও স্থান নির্ধারণের আগে একটি সাইট পরিদর্শন পরিচালনা করা উচিত। ছবি অত্যন্ত সহায়ক হতে পারে, কিন্তু অনেক দিক আছে যেগুলি কেবলমাত্র ব্যক্তির মধ্যে মূল্যায়ন করা যেতে পারে। পার্কিং থেকে অনুপ্রবেশ এবং ঘটনাস্থল থেকে বাথরুমে সবকিছু অন্তর্ভুক্ত করে ঘটনাস্থলে একটি সফরের জন্য জিজ্ঞাসা করুন। আপনি কি আনন্দিত হবে!
ক্লায়েন্ট পছন্দ অন্তর্ভুক্ত করুন
দিনের শেষে, ইভেন্ট প্ল্যানারদের তাদের ক্লায়েন্টদের কাছে তাদের স্থানচ্যুত প্রস্তাবনাগুলি উপস্থাপন করা উচিত (কিনা এটি একটি কোম্পানী নির্বাহক বা ব্যবস্থাপনা বা একটি বহিরাগত ক্লায়েন্টের মতো অভ্যন্তরীণ ক্লায়েন্ট) এবং অনুমোদন প্রাপ্ত ভিজিটরের পরিকল্পনা ফেজের সময় ক্লায়েন্টের সাথে নিজেকে প্রশ্ন করার একমাত্র প্রশ্ন হল ক্লায়েন্ট আমার সুপারিশ অনুমোদন করবেন? কিছু আত্মবিশ্বাস সঙ্গে যে প্রশ্নের উত্তর দিতে সক্ষম করার জন্য, আপনি শুরু থেকে ক্লায়েন্ট এর প্রত্যাশা এবং পছন্দ বুঝতে নিশ্চিত করা আবশ্যক।