আপনার বিষয় এবং অবস্থান চয়ন করুন
এই ধাপটি দুটি ভেরিয়েবলের প্রতিনিধিত্ব করে যা আপনার শ্রোতা অন্য কিছু আগে জানতে চাইবে
সভায় "কোথায় এবং কেন" আমন্ত্রিত হবেন এবং সেইসাথে তারা উপস্থিত হবে কিনা তা জরুরীভাবে প্রভাবিত করবে।
আপনি নির্বাচন স্থল সার্বিক মিটিং প্রভাব এবং ঘটনা পরিকল্পনা যখন মানুষ করতে প্রয়োজন অন্য সিদ্ধান্তগুলি প্রভাবিত করে।
অংশগ্রহণকারীদের চিহ্নিত করুন
একটি ফোকাস এবং উত্পাদনশীল সভায় চলমান একটি বড় অংশ distractions এড়ানো হয়, এবং যে শীর্ষ সিদ্ধান্ত প্রস্তুতকারকদের যাও আমন্ত্রণ সীমিত মানে। কর্পোরেট সংস্কৃতির একটি প্রবণতা যোগাযোগের মধ্যে সমস্ত সংশ্লিষ্ট দলকে অন্তর্ভুক্ত করতে পারে, কিন্তু সহযোগীতাগুলি বাদ দিয়ে উৎপাদনকে বাড়িয়ে তুলতে পারে যারা অসমর্থিত আলোচনার অগ্রগতি হ্রাস করতে পারে অ-ভোটিং অংশগ্রহণকারীদের আমন্ত্রণের পরিবর্তে, সভাতে আসার আগে কী অংশগ্রহণকারীরা তাদের অধস্তনদের সাথে কথা বলতে উৎসাহিত করে।
প্রস্তাবিত তিন তারিখ এবং টাইমস
আপনি প্রতিটি অংশগ্রহণকারী এর প্রাপ্যতা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা কিভাবে সম্পর্কে সতর্ক থাকুন আপনার মিটিংয়ের জন্য পারস্পরিক উপকারী তারিখ নির্ধারণের সময় এটি একটি "ভ্যান্ডোরা বক্স" খুলতে সহজ।
এটি এড়ানোর এক উপায় কয়েক তারিখ এবং বার প্রস্তাব করা হয়, তারপর এক শ্রেষ্ঠ কাজ করে যা প্রত্যেক ব্যক্তি জিজ্ঞাসা। আপনি যদি ভাগ্যবান হন তাহলে এক তারিখের জন্য সবাই মিলিত হবে। যদি না হয়, তাহলে তারা তাদের ক্যালেন্ডার সংখ্যাগরিষ্ঠতার সাথে সামঞ্জস্য করতে হলে outliers জিজ্ঞাসা করতে ভয় পাবেন না।
একটি সফ্টওয়্যার তৈরি করুন
বৈঠকের প্রতিটি অংশকে নেতৃত্ব দেবেন কে নিয়ে আলোচনা করা হবে সে বিষয়ে একটি সময়সূচী রাখা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
একটি যাত্রীবাহী সভায় সঠিকভাবে পরিকল্পনা করার জন্য প্ল্যানারদের শীর্ষ নির্বাহী থেকে পরামর্শ চাইতে হতে পারে। প্রথম খসড়াটি সম্পন্ন হলে তা অনুমোদনের জন্য গ্রুপে জমা দেওয়া উচিত।
উপস্থাপনা প্রয়োজন আলোচনা
গ্রুপ থেকে ধারণা উপস্থাপন করার বিভিন্ন উপায় আছে, এবং প্রতিটি নির্ধারিত স্পিকার তাদের নিজস্ব পছন্দ আছে যাচ্ছে। পাওয়ারপয়েন্টের কার্যকারিতা, ইন্টারনেট অ্যাক্সেস, এবং সাদা বোর্ডগুলি কেবল কিছু উপাদান যা আপনাকে ব্যবস্থা করতে পারে। এই বিবরণ অনুরোধে সক্রিয় থাকুন, এবং মিটিং থেকে কয়েক দিন আগে তাদের নিশ্চিত করার জন্য অনুসরণ।
ক্যালেন্ডার সময়সূচী
ছোট মিটিংয়ের জন্য খাবার অর্ডারের কীটি কার্যকরী মেনুটি রাখা হয়। আপনি যদি না চান যে খাদ্য সরবরাহকারী কোনও হস্তক্ষেপের সাথে হস্তক্ষেপ করবেন, তাহলে সম্ভাব্য অতিরিক্ত আমদানিকারী খাবার এড়িয়ে চলুন। যদি একটি সিট-ডাউন লাঞ্চের অনুরোধ করা হয় তবে খাবারের জন্য একটি সংলগ্ন ঘরটি বুকিং করার চেষ্টা করুন যাতে দর্শকরা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সভায় ফিরে যেতে পারেন।
চূড়ান্ত বিবরণ পাঠান
ঘটনা থেকে আনুমানিক সাত দিন আগে আপনি ভ্রমণকারীর একটি চূড়ান্ত প্রতিলিপি এবং প্রতিটি অংশগ্রহণকারী থেকে বিস্তারিত পাঠাতে চান। এই দিন জন্য আদেশ করা হয়েছে যে সবকিছু অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এছাড়াও নির্দেশাবলী, পার্কিং তথ্য, রুম নম্বর এবং জরুরী যোগাযোগ অন্তর্ভুক্ত।
আপনি যদি নির্বাহী কর্মকর্তাদের সাথে কাজ করেন তবে তাদের প্রশাসনিক সহকারীগুলিকে ইমেলেও অনুলিপি করুন।
মিটিং দিবস
মিটিং প্ল্যানার হিসাবে, এটি নিশ্চিতভাবেই ইভেন্টটি সাফল্যের সাথে বন্ধ হয়ে যায়। অবশ্যই, আপনি রুম নিরীক্ষণ এবং ক্যাটাগরি এবং A / V সমন্বয়কারী সাথে দেখা পরিদর্শন করার জন্য সাইট-এ প্রথম আসতে চাইবেন। অবস্থানের উপর নির্ভর করে, আপনি প্রতারণা পোস্ট করতে চাইলে যাতে সবাই রুমে যেতে পারে
এবং সেখানে আপনি আছে - একটি সফল ছোট বৈঠক পরিকল্পনা আট অপেক্ষাকৃত সহজ পদক্ষেপ।
প্রতিটি পদক্ষেপ সম্পাদন করা অবশ্যই আপনার অংশ সময় এবং অধ্যবসায় নিতে হবে, কিন্তু অংশগ্রহণকারীদের আপনার পরিকল্পনা যোগাযোগ অর্ধেক যুদ্ধ। আরো বেশি মানুষ জানতে চায় যে মিটিং থেকে কী আশা করা যায়, আরো প্রস্তুত তারা ব্যবসার নিচে নেমে আসতে হবে।