প্রয়োজনীয় তথ্য খসড়া
ঠিক যেমনটি কোনও ব্যবসায়িক প্রজেক্টের মতো, প্রথম ধাপটি আপনার কাছে থাকা সমস্ত তথ্য সংগঠিত করে এবং সর্বাপেক্ষা গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলিকে সনাক্ত করার জন্য।
আপনি একটি ভেন্যু নির্বাচন বা একটি স্পিকার নিয়োগের শুরু করার আগে, আপনি আপনার ইভেন্ট মৌলিক পরামিতি জানা প্রয়োজন। তৃতীয় পক্ষের সঙ্গে বিবরণ এবং খরচগুলি কথা বলা প্রায় অসম্ভব, যতক্ষণ না আপনার আরো বেশি স্পষ্ট নির্দেশাবলী থাকে। এখানে বাইরের বিক্রেতাদের সাথে যোগাযোগ করার আগে আপনাকে কী কী বিশ্লেষণ করা উচিত তা এখানে উল্লেখ করা হয়েছে।
তারিখ
সবকিছুই আপনার বিশেষ ইভেন্টের তারিখের কাছাকাছি ঘুরছে। আদর্শভাবে, আপনি মনে রাখবেন তিনটি সম্ভাব্য তারিখ আছে যাতে আপনি বোর্ড জুড়ে প্রাপ্যতা এবং দাম তুলনা করতে পারেন। সর্বাধিক নমনীয়তা জন্য সপ্তাহের বিভিন্ন দিন অন্তর্ভুক্ত করার চেষ্টা করুন
সময় ফ্রেম
এমনকি এক ঘণ্টারও পার্থক্যটি আপনার পরিকল্পনাকে প্রভাবিত করতে পারে, তাই আপনাকে আপনার আনুমানিক সময় ফ্রেম সম্পর্কে নির্দিষ্ট করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, 8 am এর পরিবর্তে 10 টায় শুরু হচ্ছে আপনাকে একটি ব্রেকফাস্ট বাজেট বরাদ্দ করার প্রয়োজন হতে পারে না।
আবেদনের সংখ্যা
এটা একটি বিস্তারিত যে প্রায়ই উত্পাদিকাগত আলোচনা জন্য ব্যাপকভাবে অনুমান করা হয়। আপনার উপস্থিতি অভিক্ষেপ সঙ্গে বাস্তবসম্মত পান। আপনি স্প্রেডশীট এ আপনার আমন্ত্রণগুলি একত্রে আমন্ত্রণ করবেন এবং আপনার একত্রিত করবেন। এ্যাটেনডেন্স এবং বাজেট সরাসরি সম্পর্কযুক্ত, তাই আপনি মনে করেন যে আপনার সংখ্যা কত হবে তার সংখ্যা সম্পর্কে অজ্ঞাত নয়।
ব্রেকআউট সেশন
আপনি একটি ডিনার হোস্টিং যদি শুধুমাত্র একটি ভোজ রুমে প্রয়োজন হতে পারে, কিন্তু একটি পূর্ণ স্কেল সম্মেলন সম্ভবত অতিরিক্ত ব্রেকআউট কক্ষ এবং একটি প্রদর্শনী স্থান প্রয়োজন হবে। আবারও, আপনি খরচ কতটুকু নির্ধারণ করতে পারবেন না যতক্ষণ না আপনি কতটা স্থান প্রয়োজন তা নির্ধারণ করবেন না। কনফারেন্সের জন্য, সর্বোত্তম পদ্ধতি হল আপনার খুব প্রথম বৈঠকে একটি ভ্রমণের পরিকল্পনা পরিকল্পনা করা। ধারণাগুলি ভাগ করে নেওয়া এবং কাগজে তাদের একত্রিত করে পরবর্তী পরিকল্পনা সিদ্ধান্তগুলি নিয়ে আপনাকে সাহায্য করবে।
বাজেট বনাম খরচ
এটা ঘটনাস্থল এবং ক্যাটারিং খরচ জানার আগে একটি বাজেট কাজ করার জন্য অকপটিকাল শব্দ করতে পারে, কিন্তু এই পদ্ধতিতে কাজ করে আপনার জন্য সমস্ত বিক্রেতার প্রস্তাবগুলি পরিমাপের জন্য একটি বেঞ্চমার্ক প্রদান করে। আপনার রাজস্ব উত্সগুলির সাথে শুরু করুন আপনি উপস্থিতির জন্য কত চার্জ করা উচিত? খরচ অফসেট সাহায্য আপনি স্পনসর কল করা হবে? অংশগ্রহণের বেতন প্রদর্শনী কি হবে? পরিণামে শেষ পর্যন্ত আপনার বাজেট নির্দেশ করবে, তাই এটি শুধুমাত্র তাদের প্রথম সুরক্ষার জন্য জ্ঞান করে।
মার্কেটিং
আপনার রাজস্ব সূত্রগুলি চিহ্নিত করার পর, পরবর্তী পদক্ষেপ হল আপনার বিপণন পরিকল্পনার রূপরেখা। আপনার রাজস্ব জেনারেটর পর্যন্ত পৌঁছানোর সবচেয়ে ভাল উপায় কি? সম্ভবত আপনি একটি নিয়োগকর্তা বা সদস্যপদ সমিতি হিসাবে সম্ভাব্য অংশগ্রহণকারীদের একটি তালিকা আছে। এটা সম্ভবত সহায়ক হবে, কিন্তু স্পনসর এবং প্রদর্শনী সম্পর্কে কি?
আপনি যদি 20 টিরও বেশি প্রদর্শককে আকর্ষণ করার পরিকল্পনা করছেন, তাহলে আপনি তাদের কাছে পৌঁছতে সক্ষম হবেন। লক্ষ্যযুক্ত বিপণন প্রচারাভিযানগুলি টাকা খরচ করে, এবং আপনার রাজস্বের মধ্যে কমে যায়।
পরিবহন এবং লোডিং
একটি স্থানীয় সম্মেলন চালানোর সাধারণত পরিবহন সম্পর্কে কোন উদ্বেগ দূরে। যাইহোক, আপনি এখনও স্পিকার, প্রদর্শনী, এবং বিশেষ অতিথিদের জন্য বসবাসের ঠিকানা প্রয়োজন। কিছু হোটেলে মিটিং স্থানের ডিসকাউন্ট প্রদান করে যদি আপনি যথেষ্ট রুম রাত বুক করেন । এই মূলধন একমাত্র উপায় আপনার বাসস্থান চাহিদা আগাম জানার দ্বারা হয় আপনার উপস্থিতি তথ্য মাধ্যমে ফিরে যান এবং আপনার এলাকা বাইরে থেকে কত অতিথি প্রকল্প প্রকল্প।
এখন এই সমস্ত সম্ভবত সামনে জড়ো করার জন্য অনেক তথ্য মত শোনাচ্ছে, এবং এটি। কিন্তু মনে রাখবেন যে এই সমস্ত বিবরণ যা পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার অন্য সবকিছুকে প্রভাবিত করে।
আপনি শুরুতে আরো "জাদু" কর্মের দিকে আকৃষ্ট হতে পারেন, যেমন সাইট ভিজিট এবং মেনু পরিকল্পনা। শুধু মনে রাখবেন তাদের সময় আসবে। এখনকার জন্য, যদিও, ঘটনাগুলির উপর ফোকাস করুন যাতে আপনি পরবর্তীতে সেরা সিদ্ধান্তগুলি করতে পারেন।