এই সব কারণে, মিটিং প্ল্যানারদের খাদ্য গুণমান নিশ্চিত করতে এবং জরিমানা ফি থেকে এড়াতে খাদ্য সরবরাহের নম্বরগুলির দৃঢ় বোধ থাকা প্রয়োজন। নীচে তালিকাভুক্ত বিশিষ্ট পরিসংখ্যান এবং পদ আছে সঙ্গে পরিচিত হতে।
আনুমানিক গণনা
এটা আপনি প্রায় কাছাকাছি আপনার ইভেন্ট অভিক্ষেপ নির্মাণ অতিথি সংখ্যা। আনুমানিক হিসাবের সাথে কোনও প্রকৃত বাধ্যবাধকতা নেই কারণ এটি একটি "কাজের সংখ্যা" যা খরচ এবং কর্মীদের চাহিদাগুলি নির্ণয় করতে ব্যবহৃত হয়।
প্রত্যাশিত গণনা
প্রত্যাশিত গণনা একটি ইভেন্ট আগাম দুই বা তিন সপ্তাহ আগে জমা দেওয়া হয়। এটি প্রত্যাশিত অতিথিদের আরও নির্ভুল গণনার প্রতিনিধিত্ব করে, এবং এটি চূড়ান্ত গণনাের সাথে চুক্তিবদ্ধভাবে আবদ্ধ। প্রতিটি কেটারিং ক্রিয়াকলাপের নিজস্ব গণনা করা হয়, তবে সাধারণভাবে বলতে হয়, এটি চূড়ান্ত গণনাের 15% এর বেশি নয়।
চূড়ান্ত পরিসংখ্যান / গ্যারান্টিযুক্ত গণনা
এটি আপনার জন্য অর্থ প্রদান করা অতিথি খাবারের সংখ্যা এবং এটি স্থান-সংখ্যার স্থান নির্ধারণকারী দলকে রুমের ভিতরে স্থাপন করবে।
নির্ধারিত তারিখের পরে এই সংখ্যাটিতে করা কোনও পরিবর্তন জরিমানা বা দেরী ফি হতে পারে। সুতরাং, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে পরিকল্পক একটি RSVP তারিখ সেট করে যা গ্যারান্টিযুক্ত সময়সীমা আগে পড়ে যায়।
ড্রপ শতাংশ
শতকরা হারের জন্য দুটি কোণ রয়েছে। প্রথমে আপনার কেটে নেওয়া দ্বারা গণনা করা হয় আপনার প্রত্যাশিত গণনা থেকে আপনার চূড়ান্ত গণনা কতটা কমিয়েছে তা দেখতে।
যদি শতাংশটি খুব বড় (20% এর বেশি), তাহলে স্টাফিং এবং সরবরাহ অর্ডারগুলির সাথে সম্পর্কিত খরচগুলি একটি পেনশন ফি জারি করা যেতে পারে। কতগুলি "না-শো" আশা করা যায় তা নির্ণয় করার জন্য প্ল্যানার ড্রপ শতাংশ ব্যবহার করে প্রদত্ত বা টিকিট ইভেন্টের জন্য একটি 2% ড্রপ রেট গড়। যে গড় বিনামূল্যে ইভেন্টগুলি জন্য 5% উপর আরোহণ করতে পারেন। আপনি যেমন কল্পনা করতে পারেন, অংশগ্রহণকারীদের যখন কোনও ইভেন্টে অর্থ বিনিয়োগ করে তখন দেখাতে বেশি সম্ভাবনা থাকে ।
খাবার কার্ড
কিছু পরিকল্পনাকারী আনুষ্ঠানিক খাবারে একাধিক বাড়িতে প্রবেশ করে, এবং এটি অন্য গণনা প্রয়োজন সৃষ্টি করে। হোটেল এবং ভোজ কেন্দ্রগুলি কতগুলি গেস্ট স্টেক বা চিকেন চয়ন করবে অনুমান আটকাতে চান না, তাই এটি তাদের রশ্মি সিস্টেমের মাধ্যমে প্রতিটি পছন্দের সঠিক সংখ্যা পেতে পরিকল্পকদের উপর নির্ভর করে। ঘটনা দিবসে, প্রতিটি অংশগ্রহণকারীকে টেবিলের উপর বসানো একটি রঙিন খাবার কার্ড পেতে হবে, যাতে সার্ভার স্বয়ংক্রিয়ভাবে জানতে পারে যে তারা কোন ডিশগুলি অর্ডার করেছে।
পানীয় টিকিট
ইভেন্ট প্ল্যানাররা একটি উন্মুক্ত বার চালানোর খরচ নিয়ন্ত্রণ করতে পানীয় টিকিট ব্যবহার করতে পারেন। রেজিস্ট্রেশন এ প্রতিটি গেস্ট এক বা দুটি পানীয় টিকিট প্রদান করে এটি সম্পন্ন হয়। বার্টেন্ডার একটি ড্রিংক এর বিনিময়ে টিকিট গ্রহণ করবে, এবং যারা টিকেট ভাতা ছাড়াই পান করতে বেছে নেয় তারা নগদ অর্থ প্রদান করতে পারে। পানীয় টিকিট সম্পর্কে খেয়াল রাখতে একটি বিষয় হল যে টিকেটটি আপনাকে চূড়ান্ত মূল্য দিতে হবে।
এই কারণেই, এটি একটি বিয়ার এবং ওয়াইন বা হাউস বার দিয়ে এই সিস্টেমটি ব্যবহার করে বোঝা যায় যেহেতু নির্বাচনগুলি আরও ঘনিষ্ঠভাবে একসঙ্গে মূল্যবান হবে।
সিস্টেম সঙ্গে কাজ
পরিশেষে এটি কেয়ার বিভাগের সঠিক সংখ্যা প্রদানের জন্য ইভেন্ট পরিকল্পক পর্যন্ত হয়। যারা প্ল্যানাররা তাদের প্রদানকারীর দ্বারা জারি করা নীতি এবং সময়সীমা উপেক্ষা করে তারা জরিমানা এবং অন্যান্য ফি আকারের চেয়ে বেশি অর্থ পরিশোধ করতে পারে। এটিকে এড়িয়ে চলার সবচেয়ে ভাল উপায় ইভেন্ট পরিকল্পনা করার আগে কেটারিং নীতির মাধ্যমে পড়তে হয়। এই এক সহজ নিয়ম অনুসরণ গেস্ট সিস্টেমের উপর পাস করার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত তারিখ এবং খরচ নির্বাচন করতে সাহায্য করবে।