ইনকামিং ফোন কল জন্য সময় ব্যবস্থাপনা টিপস

ইনবাউন্ড ফোন কলগুলি অনেক সময় খেতে পারে এবং অন্যান্য কর্মগুলি থেকে আপনাকে দূরে সরিয়ে দিয়ে আপনার প্রোডাক্টিভিটি হ্রাস করতে পারে। কিন্তু যেহেতু আউটগোয়িং ফোন কলগুলি পরিচালনা করার উপায় রয়েছে যা আপনার সময় ব্যবস্থাপনা উন্নত করবে, আপনি ফোনটিতে কথা বলার সময় যে পরিমাণে জ্বলবে তার পরিমাণ কমানোর জন্য অন্তর্মুখী ফোন কলগুলি পরিচালনা করার উপায় আছে - যাদেরকে বলা হয় সেই ব্যক্তির কাছে অশোভন আপনি. এই ফোন উত্তর টিপস সাহায্য করবে।

একটি সঠিক ব্যবসায়িক ফোন অভিবাদন সঙ্গে আপনার ফোন উত্তর।

উদাহরণস্বরূপ, ফোনটি উত্তর দেওয়ার সময়, "সাইপ্রাস টেকনোলজিস।" সুসান বলছে, কীভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি? " এই না শুধুমাত্র কলকারী জানেন যে তারা একটি ব্যবসা পৌঁছেছেন কিন্তু তাকে প্রশ্নের জবাব দিতে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা, অনুসন্ধানমূলক প্রশ্ন যেমন, "এই সাইপ্রেস প্রযুক্তি?", এবং নিষ্ক্রিয় চিট - চ্যাট সময় সংরক্ষণ

চিন্তা করুন এবং অগ্রাধিকার হিসাবে আপনি কথা বলুন

কল কি সর্বোত্তমভাবে এখন বা পরে পরিচালিত হয়? বেশিরভাগ ফোনের কল ব্যবসায় পাওয়া যায় দ্রুত জিজ্ঞাস্যগুলি যা সহজে উত্তর দেওয়া হয়, যেমন, "আপনি কত দেরিতে খোলা আছে?" কিন্তু অন্যদের মধ্যে আরও জটিল এবং সময় ভোক্তা উত্তর জড়িত। যদি এইরকম হয়, তাহলে কলারকে বলুন, এবং এটির সাথে আলোচনা করার জন্য তাকে পুনরায় কল করার জন্য সুবিধাজনক বলে জিজ্ঞাসা করুন।

ট্র্যাক উপর ফোন কল রাখুন এবং সংক্ষিপ্তসার ব্যবহার করুন।

যদি আপনি ফোনে যে কেউ কথা বলতে চান বা কথাবার্তা থেকে বিচ্যুত করতে চান এমন কোন কথা বলছেন, যেমন কিছু বলুন, "তাই আমি যা বলছি তা আপনি শুনেছেন ..." বা "তাই প্রধান পয়েন্টগুলি ..." বা "কি (সন্নিবেশ সারাংশ) আপনি কি বলেছিলেন এর একটি ন্যায্য সারসংক্ষেপ?" চ্যাট করতে অস্বীকার করে এমন ব্যক্তির সাথে কথোপকথন করা কঠিন

প্রতিটি কল বন্ধ করুন আপনি এবং কলার উপর সম্মত হয়েছে অ্যাকশন একটি সারসংক্ষেপ সঙ্গে

যদিও এটি শুধুমাত্র বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই সেকেন্ড সময় নেয়, এটি ত্রুটিগুলি এড়ানো এবং দ্বিগুণ চেক করার প্রয়োজনে আপনাকে অনেক সময় বাঁচাতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি কথোপকথনের পরে, যখন আপনি একটি ক্লায়েন্টের সাথে একটি মিটিং সাজানো, আপনি বলতে পারেন, "ভাল।

আমি আগামীকাল 10 টায় আপনার অফিসে (স্থান সন্নিবেশ) আপনার সাথে দেখা করব এবং আমরা একসঙ্গে নমুনা নিয়ে যাব। "

ফোন দ্বারা একটি বার্তা প্যাড রাখুন, তাই আপনি কল সময় কল যোগ করতে পারেন।

এই সময়ে শুধুমাত্র ভাল সময় ব্যবস্থাপনা নয়, আপনি কল উপর ফোকাস রাখতে সাহায্য, কিন্তু পরে একটি নির্দিষ্ট কথোপকথন বিবরণ খোঁজার এবং / অথবা পর্যালোচনা করতে হবে যদি পরে সময় ব্যবস্থাপনা একটি সাহায্য।

আপনার ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকদের ইমেইল বিকল্প দিন

তাদের মধ্যে অনেকেই ফোনের চেয়ে আপনার সাথে যোগাযোগের জন্য ইমেল ব্যবহার করবে যদি তারা জানতে পারে আপনার ইমেল ঠিকানা কি। নিশ্চিত করুন যে আপনার কোম্পানির ইমেল ঠিকানাটি আপনার ব্যবসার কার্ডগুলিতে এবং আপনার ওয়েবসাইটে যদি আপনার কাছে থাকে তবে তা উল্লেখযোগ্য। আপনার ইমেল ঠিকানা থাকলে, আপনার বর্তমান ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকদের ইমেল পাঠান, ই-মেইল বিকল্প উল্লেখ করে এবং যোগাযোগ উন্নত করার উপায় হিসাবে এটি উপস্থাপন করা।

ফোনটি উত্তর দেওয়ার সময় ব্যয় করার জন্য প্রযুক্তি ব্যবহার করুন

সর্বনিম্ন হিসাবে, আপনার ব্যবসা একটি answering মেশিন এবং ভয়েস মেল থাকা উচিত। যথোপযুক্ত ব্যবসায়িক স্ক্রিপ্টগুলি দিয়ে সেট আপ করুন, এবং যখন আপনি অফিস থেকে বেরিয়ে এসে আপনার জন্য টেলিফোনের উত্তর দেওয়ার জন্য বা অবিচ্ছিন্ন কিছু কাজ করার প্রয়োজন তাদের ব্যবহার করুন। তারপর প্রতিটি দিন এই ফোন বার্তা উত্তর করার সময় একটি সময় নির্ধারণ। সময় ব্যবস্থাপনায়, আপনি একসাথে ফোন কল গ্রুপ দ্বারা মূল্যবান সময় পাবেন।

আপনি যদি একটি হোম ভিত্তিক ব্যবসা চালাচ্ছেন, একটি পৃথক ব্যবসা ফোন বা লাইন পান

আপনার নিজের "ব্যবসায়-ভিত্তিক" উত্তর প্রদানকারী যন্ত্র এবং / অথবা ভয়েস মেইল ​​সহ দ্বিতীয় একটি "ব্যবসায়ের" টেলিফোনে থাকা প্রয়োজন। এটা শুধু এই বেশি পেশাদারী নয়, তবে এটি আপনাকে বার্তার মাধ্যমে উড্ডয়নের সময় এবং ব্যবসার সাথে সম্পর্কযুক্ত কোন বিষয় নির্ধারণ করবে তা আপনাকে রক্ষা করবে।

একজন ব্যক্তির ফোনটি উত্তর দেওয়ার জন্য এটি সর্বদা সেরা

একটি মেশিন বাছাই বা খারাপ হচ্ছে, একটি স্বয়ংক্রিয় ইন্টারঅ্যাক্টিভ ভয়েস রেসপন্স (আইভিআর) সিস্টেমটি একটি বাস্তব রূপান্তর হয় যা আপনাকে ব্যবসার খরচ করবে যখন লোকেরা বার্তাগুলি ছেড়ে বা ফিরে কল করতে বিরত থাকবে না। আগত ফোন কলগুলির উত্তর দিলে আপনার দিনের সময় অত্যধিক সময় লাগবে, আপনার জন্য ফোনটির উত্তর দেওয়ার জন্য একটি রিসেপশনিস্ট বা পেশাগত উত্তর প্রদানকারী পরিষেবা নিযুক্ত করুন। অন্য কারোর জন্য এটির খরচ আপনার প্রোডাকটিভিটি এবং ভাল বিক্রি বৃদ্ধি করে অফসেটের চেয়েও বেশি হতে পারে।

আপনার ফোন দ্বারা পোস্ট করা প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী একটি লিখিত স্ক্রিপ্ট রাখুন।

এটি আপনাকে এবং আপনার কর্মচারীদের সময় সংরক্ষণ করে যদি তাদের উত্তর খোঁজার বা ফোনটির উত্তর দেওয়ার সময় কীভাবে একটি নির্দিষ্ট অনুরোধের উত্তর দেওয়া হয় সে বিষয়ে চিন্তা না করে।

ফোন টিপস সামার

মনে রাখবেন, ফোনটি একটি ব্যবসা টুল বলে মনে করা হয়, আপনার কাজের দিনটি নিয়ন্ত্রণ করে এমন একটি ঘনঘন সময় নয়। এই সময় ব্যবস্থাপনা পরামর্শ অনুযায়ী আপনার ইনবাবার ফোন কলগুলি পরিচালনা করা আপনার সময়কে ভালভাবে পরিচালিত করে, আপনার প্রোডাক্টিভিটিটি উন্নত করতে সাহায্য করবে এবং আপনার টেলিফোনকে যথাযথ স্থানে রাখবে - আপনাকে আপনার চলমান চালানোর পরিবর্তে আপনার ব্যবসা চালানোর জন্য সাহায্য করবে।