নীচের টিপগুলি আপনাকে আপনার যোগাযোগের দক্ষতা সুনিশ্চিত করতে সহায়তা করবে যাতে আপনি আপনার ছোট ব্যবসার মধ্যে থাকা প্রতিটি মিথস্ক্রিয়াতে কার্যকরীভাবে যোগাযোগ করে সময় বাঁচাতে, চাপ কমানো এবং আরো ফলপ্রসূ হতে পারেন।
বিক্ষিপ্ত সীমাবদ্ধতা এবং শুনুন
শুনুন কার্যকর যোগাযোগের চাবিকাঠি, কিন্তু এটি সবসময় সহজ নয়। একজন ভাল শ্রোতারা হওয়ার একটি উপায় হল আপনার কথোপকথনগুলির সময় বিকৃততা সীমিত করার চেষ্টা করা যা অন্যরা যা বলছে তা শুনতে এবং শোষণ করা কঠিন করে তোলে। এটি আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট বন্ধ, আপনার টেলিফোন ringer বন্ধ বন্ধ, বা আপনার অফিসে দরজা বন্ধ অর্থ হতে পারে। এই ছোট্ট জিনিসগুলি করে, আপনি নিশ্চিত হন যে আপনি যে ব্যক্তির সাথে কথা বলছেন তার পূর্ণ মনোযোগ রয়েছে
এটা অভ্যন্তরীণ distractions সীমাবদ্ধ এছাড়াও গুরুত্বপূর্ণ, যে, সবকিছু আপনার মনের মধ্যে যাচ্ছে যখন আপনার একটি মিটিং বা কথোপকথনের সময় মোকাবেলা করার জন্য বিভিন্ন বিষয় থাকে তবে আপনার সমস্ত ধারণাগুলি পেতে প্রলুব্ধ হতে পারে তবে এটি বিভ্রান্তি সৃষ্টি করে এবং অন্য ব্যক্তির অনুভব করতে পারে যেমন তার ইনপুট গুরুত্বপূর্ণ নয়।
ধীরে ধীরে এবং মনে রাখবেন যে যোগাযোগটি একটি দ্বিপথ রাস্তা। উভয় পক্ষের তাদের বলার অনুমতি দেয় যে একটি give-and-take প্রতিষ্ঠা।
প্রতিক্রিয়াশীল হতে হবে
একটি দ্বন্দ্ব উদ্ভূত যখন আপনি করতে পারেন সবচেয়ে খারাপ জিনিস এক, বা আপনার ব্যবসার সম্পর্কে একটি অভিযোগ আছে, পণ্য, সেবা, ইত্যাদি। এটি উপেক্ষা করা হয় বেশিরভাগ ক্ষেত্রেই, কোন ধরণের প্রতিক্রিয়া অবিলম্বে জারি করা উচিত, এমনকি যদি এটি একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি যে আপনি বিষয় বিবেচনা করব।
অসুখী পার্টিতে পৌঁছানোর আগে যদি আপনার সমস্ত তথ্য প্রয়োজনীয় না হওয়া পর্যন্ত অপেক্ষা করে থাকে, তবে তারা কেবল অসন্তুষ্টই নয় বরং এখনও রাগ করবে যতদূর সম্ভব প্রতিক্রিয়াশীল হিসাবে সব পরিস্থিতিতে খোলা যোগাযোগের লাইনগুলি রাখুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনার কাছে পৌঁছানো লোকেরা আপনার সমস্যাটি মনে করে আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ।
সঠিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন
তাই যোগাযোগ অনেক বেশি আপনার প্রয়োজন তথ্য পাওয়ার উপর নির্ভর করে, এবং অনেকবার এই আপনি সঠিক প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা প্রয়োজন মানে। আপনার কাছে থাকা কথোপকথনের প্রতিটি অংশে আপনার কোনও প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা উচিত সে সম্পর্কে সংকেত রয়েছে। আপনার কোন তথ্যগুলি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী তথ্যগুলি বের করতে হবে তা বের করার জন্য আপনাকে সেই সূত্রগুলিতে শোনা এবং শুনাতে হবে।
লক্ষ্য পূরণের একটি কর্মী এবং কর্মে সাধারণত অসুখী যারা ক্ষেত্রে বিবেচনা করুন। যদি আপনি সঠিক প্রশ্ন না জিজ্ঞাসা করেন, তবে আপনি সমস্যাটির মূল ভিত্তি নাও পেতে পারেন, যা ব্যক্তিগত সমস্যাগুলি থেকে অপ্রত্যাশিত হতে পারে।
মিটিং এর অধিকাংশ করুন
তারা ভাল পরিকল্পনা এবং সুদৃঢ়ভাবে সংগঠিত না হয় তাহলে মিটিং time wasters হচ্ছে জন্য কুখ্যাত হয়। আপনি যদি আয়োজক হন, তবে প্রত্যেকের সময়কে শ্রদ্ধা জানাতে এবং আপনার সভায় যতটা দক্ষ দক্ষতা অর্জন করতে হবে, তা অগ্রিমের সময় নির্ধারণ করতে হবে।
তারপর, ফোকাস পয়েন্টের রূপরেখা এবং মিটিংয়ের জন্য একটি কাঠামো নির্ধারণ করে এমন একটি এজেন্ডা প্রস্তুত করার জন্য সময় নিন।
এখানে কিছু অন্যান্য স্মার্ট মিটিং টিপস রয়েছে যা আপনাকে আপনার মিটিংগুলি কার্যকর করার বিষয়ে সহায়তা করবে:
- সভায় এক থেকে দুই দিন আগে উপযুক্ত সময় অঞ্চল মধ্যে মিটিং সময় নিশ্চিত করুন।
- সভায় পরিচালিত একটি সভা মডারেটর অর্পণ করুন এবং নিশ্চিত করে যে অংশগ্রহনকারী এজেন্ডাগুলিতে থাকা লাগে।
- সভায় প্রত্যেকের কাছ থেকে ইনপুট এবং প্রশ্ন উত্সাহিত করুন।
- মিটিং এর গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ ক্যাপচার করার জন্য নোটগুলি নিন বা নোটগুলি গ্রহণের জন্য অন্য কাউকে নিযুক্ত করুন।
যোগাযোগ পদ্ধতি নিয়ন্ত্রণ করুন
মুখোমুখি মুখোমুখি অথবা ভয়েস-টু-ভয়েস যোগাযোগটি এমন সময় চ্যালেঞ্জগুলি দূর করে দেয় যা প্রায়ই ইমেলের সাথে আসে। কিন্তু জড়িত সমস্ত দলিল একই পৃষ্ঠায় না হলে এটি আরো প্রশ্ন ও বিভ্রান্তি তৈরি করতে পারে।
এমনকি যদি আপনার বেশিরভাগ যোগাযোগই ফোনে বা নেটওয়ার্কিং ইভেন্টগুলিতে হয় , তবে আপনি সংক্ষিপ্ত ইমেলগুলি তৈরি করতে পারেন যা আলোচনা করা হয়েছে কি না, পরবর্তী পদক্ষেপগুলি কী এবং কে কী জন্য দায়ী? এটি আরও কার্যকর (এবং কম বিভ্রান্তিকর) ফরওয়ার্ড-চলমান যোগাযোগের জন্য বিভিন্ন যোগাযোগ পদ্ধতিগুলিকে একত্রিত করার একটি দুর্দান্ত উপায় হতে পারে।
গ্রাহক পরিষেবা উপর ফোকাস
ভাল গ্রাহক সেবা দ্বিপথ যোগাযোগের উপর নির্ভর করে। প্রায়ই যখন সংঘর্ষগুলি গ্রাহকদের সাথে সংঘটিত হয়, সমাধানটি কী কী সমস্যাটি প্রকাশ করতে যোগাযোগ করে, তারপর সমাধানটি চিহ্নিত না হওয়া পর্যন্ত যোগাযোগ করা অব্যাহত রাখে।
আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে দীর্ঘমেয়াদী সম্পর্ক বজায় রাখার একটি উপায় যোগাযোগের উন্মুক্ত লাইন পালন করে। এর অর্থ হল কীভাবে জিনিষগুলি চলে যাচ্ছে তার বিষয়ে ইনপুট চাওয়া এবং আপনি যে পণ্যগুলি এবং পরিষেবা সরবরাহ করছেন সে সম্পর্কে কেমন বোধ করেন। এটা একটি প্রকল্পের শেষে সম্পন্ন করা যেতে পারে, একটি ফোকাস গোষ্ঠী সঙ্গে , বা আনুষ্ঠানিক জরিপ মাধ্যমে দৈনন্দিন থেকে প্রতিদিন কথোপকথন।
আপনি গ্রহণ ফিডব্যাক ব্যবহার করুন
আপনি যদি ইতিমধ্যেই আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করেন, তাহলে আপনি নিয়মিতভাবে প্রতিক্রিয়া পাবেন, এমনকি যদি আপনি আনুষ্ঠানিক পদ্ধতিগুলির মাধ্যমে এটি না চান তবে গ্রাহকদের এবং সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের দ্বারা আপনার ব্যবসা, পণ্য এবং পরিষেবাগুলি কীভাবে অনুধাবন করা হয় সে সম্পর্কে এটি একটি দরকারী তথ্যসূত্রের একটি সোনারমাইন হতে পারে। কার্যকরী হতে, তবে, আপনার ডেটা পরিবর্তন এবং আপনার প্রসেস উন্নত করতে এই ডেটা ব্যবহার করতে হবে। এক জায়গায় আপনি প্রাপ্ত প্রতিক্রিয়া সংগ্রহের জন্য একটি প্রক্রিয়া তৈরি করুন, তারপর ডেটা বিশ্লেষণ করতে এবং উন্নতিগুলি বাস্তবায়ন এবং ট্র্যাকিংয়ের জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করতে প্রতি মাসে বা দুটি সময় সেট করুন।
পরিশেষে, কার্যকর যোগাযোগ আপনি আপনার ব্যবসার মধ্যে ব্যবহার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা এক হতে পারে। আপনার যোগাযোগ দক্ষতা কিছু সূক্ষ্ম-টানিং ব্যবহার করতে পারেন, আপনি যোগাযোগ কিভাবে বিশ্লেষণ সময় নিতে, এবং আপনার যোগাযোগের ফলাফল। তারপর আপনি সময়ের সাথে এটি উন্নত করতে পারেন উপায় ফোকাস। আপনি বিস্মিত হতে পারেন যে স্টাফ, ক্লায়েন্ট এবং সহকর্মীদের সাথে আপনার সম্পর্কগুলি আরও ভালভাবে পরিবর্তিত করে।