যাইহোক, ইভেন্ট পরিকল্পনা সমালোচনামূলক যখন আপনি ইভেন্টটি সহজে যেতে চান, আপনি আপনার সব প্রচেষ্টা থেকে ফলাফল চান
এজন্য আপনার সংস্থাকে একটি "হোস্ট কমিটি" নিয়োগ করা উচিত।
একটি হোস্ট কমিটি কি?
একটি "হোস্ট কমিটি" একটি ঐতিহ্যগত ইভেন্ট পরিকল্পনা কমিটির থেকে ভিন্ন। যারা দিনের বেলা অথবা সন্ধ্যায় অনুষ্ঠানগুলি সক্রিয়ভাবে পরিকল্পনা, সময়সূচী বা সেট আপ করার পরিবর্তে হোস্ট কমিটি হচ্ছে এমন একটি দল যা এই ইভেন্টটি একটি আঘাত বলে নিশ্চিত করতে তার নেটওয়ার্কের ব্যবহার করে। কিছু হোস্ট কমিটি সদস্য নির্বাচন করতে পারেন:
- টিকিট কিনতে তাদের বন্ধুদের, পরিবার বা সহকর্মীদের উত্সাহিত করুন
- স্থানীয় ব্যবসার নিলাম আইটেম সংগ্রহ করুন
- দরজা পুরস্কার বা ইভেন্টের খাদ্য সরবরাহের জন্য বিক্রেতার সংযোগ তৈরি করুন
অবশ্যই, অগণিত উপায় একটি হোস্ট কমিটি আপনার দাতব্য ঘটনা আগের তুলনায় আরো ভাল করতে পারেন আছে। একটি হোস্ট কমিটি একটি দলের প্রকৃত হোস্ট হিসাবে মনে করি; কেউ কেউ সর্বোত্তম অতিথিদের আমন্ত্রণ জানায়, কে জানে কে খাবার বা সাজসজ্জা ডাকে এবং আপনার সাথে সেই ব্যক্তিদের সাথে সংযোগ স্থাপন করতে পারে যা এই ইভেন্টকে মোট সাফল্য করে।
কারণ একটি হোস্ট কমিটি একটি ইভেন্টে প্রাপ্ত তহবিল বৃদ্ধি বা আরও মিডিয়া মনোযোগ পেতে পারেন, সঠিক ব্যক্তি নির্ণয় এবং নিয়োগের গুরুত্বপূর্ণ।
আপনার হোস্ট কমিটির জন্য কে চয়ন করবেন
একটি যথাযথভাবে দরকারী হোস্ট কমিটি পেমেন্ট বিপণনকারী বা ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী অন্তর্ভুক্ত হবে না। পরিবর্তে, তারা আপনার বিদ্যমান দল, দাতা বেস বা সংযোগকারীর সাথে স্বেচ্ছাসেবকদের নিবিড়ভাবে জড়িত হওয়া উচিত এবং তাদের কাছে পৌঁছানোর ইচ্ছা থাকা উচিত।
আপনার হোস্ট কমিটি কয়েক থেকে কয়েক ডজন পর্যন্ত বিস্তৃত হতে পারে
আপনার কমিটির আরো লোক, আপনার প্রভাবের সফলতার উপর তারা আরো বেশি প্রভাব ফেলতে পারে।
আপনি হোস্ট কমিটি সদস্যদের প্রায় যে কোনও জায়গা খুঁজে পেতে পারেন, সহ:
- আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে একটি বোর্ড সদস্য বা চেয়ারপার্সন
- স্বেচ্ছাসেবী যারা সম্প্রদায়ের মধ্যে অত্যন্ত জড়িত হয়
- একটি দাতা যিনি স্থানীয় ব্যবসার সাথে সংযোগ আছে
- আপনার দাতা বা বোর্ড সদস্য যিনি আপনার আদর্শ দাতা জনতাত্ত্বিকতে ব্যাপক পরিচিতি রয়েছে
- ভলান্টিয়াররা যারা বিক্রেতারা বা জায়গা মালিকদের জানেন
- স্থানীয় বা জাতীয় সেলিব্রিটি যারা প্রায়ই আপনার কারণ জন্য হুকুম
একবার আপনি আপনার হোস্ট কমিটি যোগ দিতে চান ব্যক্তিদের অবস্থিত; এটা তাদের নিয়োগের সময়।
কিভাবে একটি হোস্ট কমিটি নিয়োগ
যারা ভাল হোস্ট কমিটির সদস্যদের তৈরি করবে তাদের সাথে যোগাযোগ করুন এবং সংযোগ করুন। যাইহোক, শুধু একটি হোস্ট কমিটির হতে কেউ জিজ্ঞাসা করবেন না। কমিটির সদস্যদের নিয়োগের একটি আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ সবচেয়ে ভাল উপায়।
একটি হোস্ট কমিটির আমন্ত্রণে এটি অন্তর্ভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ:
- ইভেন্ট এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের (তারিখ এবং অবস্থান) সম্পর্কে সম্পূর্ণ তথ্য
- ইভেন্টের উদ্দেশ্য সম্পর্কে তথ্য (একটি নির্দিষ্ট কারণের জন্য তহবিল গঠন)
- একটি হোস্ট কমিটির সদস্য কিভাবে অবদান রাখতে পারে উদাহরণ
- আপনার টিমের সঙ্গে সাড়া বা সংযোগ করার তারিখ
- একটি "উন্নত" তাদের আপনাকে তাদের আমন্ত্রণ জানাতে উত্সাহিত জানাতে দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ
- আপনার নাম / যোগাযোগ ব্যক্তি এবং যোগাযোগের তথ্য
সম্ভাব্য সদস্যরা তাদের জড়িততা স্বীকৃত এবং প্রশংসা করা হবে এবং তারা যোগদানের দ্বারা একটি উল্লেখযোগ্য প্রভাব তৈরি করতে পারে জানি যে নিশ্চিত করুন।
আপনার হোস্ট কমিটির আমন্ত্রণ চিঠি খসড়া কিভাবে কিভাবে আশ্চর্য হয়, সহযোগী অলাভজনক ওয়েবসাইটের উদাহরণ প্রচুর আছে। যদি আপনি একটি সহজে ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট খুঁজছেন, নীচের টেমপ্লেটটি অনুলিপি এবং পেস্ট করুন এবং প্রতিটি তথ্যতে আপনার তথ্য সন্নিবেশ করান।
[DATE]
প্রিয় [নাম সন্নিবেশ করুন]:
আমি [আপনার সংস্থার নাম] [মাসে] [Insert City] এর জন্য পরিকল্পনা করার একটি উত্তেজনাপূর্ণ ঘটনা সম্পর্কে আপনাকে জানাতে লিখছি।
[মাস + বছর (যদি বর্তমান একের থেকে ভিন্ন হয়)] [সংগঠন] [ইভেন্ট নাম] [শহরের] থেকে [কারণ / সামাজিক সমস্যা / সমস্যা আপনার প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা] সম্পর্কে সচেতনতা বৃদ্ধি এবং [ অনুষ্ঠান / উদ্যোগ / প্রচেষ্টা]।
[ঘটনা / লক্ষ্য / থিম সম্পর্কিত প্রাসঙ্গিক তথ্য]
ইভেন্টটি [শহরের] [তারিখ ও সময়] [ইভেন্ট স্থান (যদি আপনার কাছে থাকে)] এ অনুষ্ঠিত হবে।
[প্রথম নাম], আমরা এই ইভেন্টটি করতে আপনার সাহায্য পছন্দ করতাম- এবং অন্যরা ঠিক মত - একটি সফলতা। যদি আপনি এই ইভেন্টের একটি অংশ হতে চান, ভবিষ্যতে ইভেন্ট হিসাবেও, আমরা যদি আমরা আমাদের হোস্ট কমিটির অংশ হতে এই আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ গ্রহণ করতে হবে যদি আমরা কৃতজ্ঞ হবে।
জড়িত কিছু সহজ উপায় আছে:
- আমাদের হোস্ট কমিটির সদস্য হিসাবে, আপনার নাম বা আপনার সংস্থার নাম শেয়ার করুন
- আমাদের ইভেন্টের (গুলি) একটি [টেবিল / টিকেট] ক্রয় করতে আপনার সহকর্মী, বন্ধুদের এবং প্রতিবেশীদের আমন্ত্রণ জানান
- ঘটনা জন্য আমাদের সাথে যোগ দিন
- [ব্যক্তির স্থায়ী, সংযোগের উপর ভিত্তি করে নির্দিষ্ট অনুরোধ সন্নিবেশ করুন।]
আপনি যদি নিজের টেবিলের হোস্টিং এবং বন্ধু এবং সহকর্মীদের মজা করার একটি সন্ধ্যায় আমন্ত্রণ জানিয়ে থাকেন তবে আমরা এটি পছন্দ করি। আপনার উদার সমর্থন আমাদেরকে [কারণ] সম্পর্কে প্রচার করতে সাহায্য করবে এবং প্রকৃতপক্ষে একটি প্রভাব তৈরি করবে।
[সংগঠনের সদস্য] আমাদের হোস্ট কমিটির বিস্তারিত আলোচনা এবং আপনার জড়িত থাকার বিষয়ে আলোচনার জন্য আপনাকে [সন্নিবেশ সময়সীমা] মধ্যে যোগাযোগ করতে হবে, আপনাকে আগ্রহী হতে হবে।
আমরা [ইভেন্ট নাম] এবং ভবিষ্যতের ঘটনাগুলি সফল করার জন্য আপনার সাথে কাজ করার জন্য উন্মুখ! আপনার উদার বিবেচনা এবং সমর্থন জন্য ধন্যবাদ।
বিনীত,
[তোমার নাম]
[সংস্থার অবস্থান]
[প্রতিষ্ঠানের নাম]
[যোগাযোগের নম্বর]
আপনার হোস্ট কমিটি নিয়োগ করার পরে আপনি
একবার আপনি আপনার নির্বাচিত কমিটির সদস্যদের আমন্ত্রণ জানিয়েছেন, আপনি কিছু গ্রহণযোগ্য চিঠি বা কল পাবেন। যাইহোক, ইভেন্টের বিশদ বিবরণ পেতে বা তাদের আপনি কি করতে চান তা আগে, কমিটির সাথে একটি সংক্ষিপ্ত সাক্ষাৎ নির্ধারণ করুন। তাদের কাছ থেকে কিছু জিজ্ঞাসা ছাড়া, তাদের যাক:
- একে অপরের সাথে পরিচিত হন
- আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে কিভাবে জড়িত তা নিয়ে আলোচনা করুন
- আপনার কারণ / কাজ সম্পর্কে উপকরণ বা উপস্থাপনা পর্যালোচনা করুন
- তারা কীভাবে অবদান রাখতে চান তা নিয়ে উদ্বিগ্ন ধারণা
সেখানে থেকে, আপনি তাদের আপনার তহবিল সংগ্রহের লক্ষ্যগুলি জানাতে পারেন, এবং কিভাবে আপনি তাদের সাথে একসাথে কাজ করতে চান (পরিচিতিগুলি আমন্ত্রণ জানাতে বা নিলামের আইটেমগুলির জন্য পৌঁছানো) দেখতে চান। আপনার যদি একটি বড় দল থাকে তবে তারা "উপ-কমিটি" তে বিভক্ত হতে পারে
অবশ্যই, আপনার অনুষ্ঠানের আয়োজন এবং পরিচালনা করার জন্য একা হোস্ট কমিটির কাজ নয়। একটি হোস্ট কমিটি আপনার স্বেচ্ছাসেবক বা ইভেন্ট পরিকল্পনা কমিটির সঙ্গে টিকিট বিক্রি করতে হবে, নিশ্চিত করুন নতুন ইভেন্ট পৃষ্ঠপোষকতা দাবি করা হয়, নিলামের আইটেম প্রচুর, এবং যে অংশগ্রহণকারীরা জন্য একটি আঘাত হবে।
আপনার হোস্ট কমিটি এর প্রচেষ্টা স্বীকৃতি
ঘটনাটি শেষ হয়ে গেলে, আপনার হোস্ট কমিটির সদস্যরা আপনার প্রথম কৃতিত্বের কিছু হতে হবে, এই ইভেন্টে উভয়ই এবং লিখিত দিন পরে আপনাকে ধন্যবাদ । আপনি আপনার হোস্ট কমিটি আরো নিযুক্ত, আরো তারা ভবিষ্যতে হোস্ট করতে ইচ্ছুক হতে হবে।
আপনার প্রতিষ্ঠান বা সম্প্রদায়ের মধ্যে যারা আপনার পরবর্তী ইভেন্টটি হোস্ট করতে সহায়তা করে তাদের খুঁজুন। আপনি যে অর্থের পরিমাণ বাড়িয়েছেন এবং যেসব প্রকল্পগুলি আপনি সমর্থন করতে পারেন তাদের মধ্যে তারা বড় পার্থক্য করতে পারে।