স্থান সমন্বয়কারী জন্য ইভেন্ট সেটআপ চেকলিস্ট

বেশীরভাগ স্থানগুলি অল্প সময়ের মধ্যে একাধিক ইভেন্ট সমন্বয় করে আসা চাপে অভ্যস্ত হয়। সব পরে, তাদের ব্যবসা মানের সেবা প্রদান তাদের উপর নির্ভর করে, এবং প্রতি ইভেন্ট ইভেন্ট প্ল্যানার এবং অংশগ্রহণকারী উভয় তাদের দক্ষতা প্রদর্শন করার একটি সুযোগ। যদিও অনুষ্ঠানটি শুরু হওয়ার আগেই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সময়টি আসে, যখন ক্লায়েন্ট সেটআপের জন্য ভোজসভায় অবস্থিত। এই মুহূর্তে যেখানে স্বন বাকি দিনের জন্য সেট করা হবে।

এই একটি পাঠ্য আমি একটি স্থানের সমন্বয়কারী হিসাবে দ্রুত শিখেছি, এবং আমি ক্লায়েন্ট সন্তুষ্ট (এবং দখলকৃত) চাপ-ভরা করা সেটের সময়কালে আমার নিজস্ব সেটআপ তালিকা তালিকা উন্নত।

আপনার কার্ট প্রস্তুত আছে

আপনার ক্লায়েন্ট করতে চান প্রথম জিনিস তাদের গাড়ির থেকে তাদের ইভেন্ট সরবরাহ সব আনপ্যাক করা হয়। এই একটি কঠিন কাজ হতে পারে, পার্কিং পরিস্থিতি নেভিগেট করতে কঠিন হয়, বিশেষ করে যদি। কল্পনা করুন যে আপনার স্থানটি ভারী স্থানগুলির একটি লোড দিয়ে আপনার স্থানস্থলে ঢুকবে - তারা কী খুঁজবে? উত্তর অবশ্যই, একটি কার্ট, বা অন্য যে তাদের লোড হালকা হবে এবং আনলকিং অসম্ভব কাজ সহজে সহজে আনল গেটগুলি যখন ভেন্যুতে হাঁটতে আসে ঠিক তখনই তারা উপলব্ধ হয় যে তারা কেবল "আপীল" অনুভব করার একটি সহজ উপায়।

নিবন্ধন টেবিলগুলি প্রস্তুত করুন

সর্বাধিক ক্লায়েন্টদের জন্য জিনিষ টু টু-দ্য লিস্টে তালিকাভুক্তি হচ্ছে রেজিস্ট্রেশন সেটআপ। এর মানে আপনার ভেন্যুটি তাদের কাছে পৌঁছানোর আগেই সমস্ত রেজিস্ট্রেশন অংশে জায়গা আছে।

যে সমস্ত টেবিল, চেয়ার, বৈদ্যুতিক এবং skirting অন্তর্ভুক্ত নাম ট্যাগ এবং চেক ইন উপকরণ সংগঠিত ইভেন্ট প্ল্যানারের জন্য অনেক সময় উপভোগ করবে, এবং তাদের জন্য আপনাকে এই সহজ জিনিসগুলি শুরু করার জন্য অপেক্ষা করতে হবে না।

সমস্ত কক্ষ টেবিল এবং লিনেন সেট করুন

ঘটনাস্থল টেবিল এবং চেয়ার সব সেটিং সম্ভবত কিছু সময় নিতে পারেন।

আশা করি, যদি আপনি আগের ঘটনাটি থেকে বেরিয়ে আসেন, তাহলে আপনি ক্লায়েন্টকে আগাম জানিয়ে বলেছিলেন যে, কক্ষের সমস্ত উপাদানগুলি সেট করার জন্য কখন আশা করা হবে। যদি আপনার ক্লায়েন্ট একটি রুমে হাঁটতে থাকে তবে কয়েকজন শ্রমিক অ-স্ট্যাক টেবিল এবং চেয়ারে ভেসে উঠতে পারেন তবে সম্ভবত তারা ভয় পাচ্ছে। আদর্শভাবে, আপনার অপারেশন টিমটি সারণিগুলির লিনেনের সাথে সেট করে সবকিছু রাখবে যাতে প্ল্যানারগুলি কেন্দ্রপিন্ড, নিলাম সামগ্রী ইত্যাদি স্থাপন করতে পারে।

প্রাথমিকভাবে সব Signage আউট পান

শুধু কারণ নেতৃত্ব পরিকল্পক জানেন কিভাবে ভবন নেভিগেট করতে হবে তার সমর্থন ক্রু না মানে। সেটআপের সময়টি শুরু হওয়ার সাথে সাথেই আপনি আপনার বিল্ডিংয়ের মধ্যে সাইন আপটি আপডেট করে অনেকটা অপ্রয়োজনীয় ঝামেলা রক্ষা করতে পারেন। মনে রাখবেন যে ফ্লোরিস্ট এবং DJ এর মত বিক্রেতাদেরও কোথায় যেতে হবে তা জানা দরকার। এই ইভেন্টের আগে আপনার ক্লায়েন্টের সাথে পর্যালোচনা করা সমস্ত জিনিস, কিন্তু তারা বড় দিনের জন্য সন্ধান করা প্রয়োজন।

BEO এবং ইনভয়েসস পর্যালোচনা করুন

আবার, আপনি সম্ভবত এই দস্তাবেজগুলি বেশ কয়েকবার এই ইভেন্টের দিকে এগিয়ে যাবার সময় ইমেল করেছেন, কিন্তু শেষবারের মতো তাদের পর্যালোচনা করার জন্য এটি দুঃখজনক নয়। যদিও সেটআপের সময়টি প্রচণ্ড, যদিও আপনি এই নথিগুলিকে একসঙ্গে দেখার জন্য 15 মিনিট সময় কাটাতে হবে। স্থান সমন্বয়কারীরা তাদের ক্লায়েন্টের জন্য একটি প্যাকেট প্রস্তুত থাকা উচিত যাতে BEO, রুম ডায়াগ্রাম এবং সম্ভাব্য চালান অন্তর্ভুক্ত থাকে।

খুব কম অভিজ্ঞ পরিকল্পক এই জটিল কাগজপত্র পর্যালোচনা করার সুযোগ প্রদান করবে।

প্রচলন

একটি আনুষ্ঠানিক ভূমিকা জন্য আপনার ক্লায়েন্ট আপনার দলের মূল সদস্যদের আনতে ভুলবেন না। এই তালিকার মধ্যে ক্যাটারিং ম্যানেজার , ভোজ অধিনায়ক, অপারেশন সুপারভাইজার এবং অডিও / চাক্ষুষ সমন্বয়কারী অন্তর্ভুক্ত। দলের প্রবর্তনের সময় আপনার ক্লায়েন্টের পক্ষ থেকে চিন্তা করুন - আপনার ম্যানেজমেন্ট টিমের সাথে মুখোমুখি আলোচনা করা উচিত এমন কোনো বিবরণ আছে? একটি ছোট কথোপকথন শুরু প্রতিটি এলাকা চার্জ যারা উজ্জ্বল একটি কার্যকর উপায়।

ইভেন্ট সেটআপ আইটেমগুলির এই ছোট তালিকাভুক্তি আপনার ক্লায়েন্ট আগমনের পরের দিকে এগিয়ে যাওয়ার জন্য দীর্ঘ পথ হবে। আপনার কার্যালয়ের প্রধান প্রতিনিধি হিসাবে, আপনার অফিসে কাজ করার সময় কোনও ভুল হলে গ্রাহককে আপনার সেল ফোন নম্বর দিতে সর্বদা সেরা।

মনে রাখবেন, তারা যদি কিছু চান তবে হতাশ হতে পারে, তবে তাদের সাহায্য করার কেউ খুঁজে না পেলেও তারা আরও হতাশ হবে!