সম্মেলনের আগে এটি মূলত সম্মেলন।
যারা ঘন ঘন সভায় পরিকল্পনা নাও করতে পারেন তাদের জন্য প্রথমে একটি প্রাক-সম্মেলন প্রথম দিকে অস্বস্তিকর বা বিরক্তিকর বলে মনে হতে পারে কারণ এতে নতুন পদ বা ভাষা অন্তর্ভুক্ত হতে পারে যেমন "ইভেন্ট পুনঃসূচনা" বা "ভোজন ইভেন্ট অর্ডার"।
একটি প্রি-কন থেকে ইভেন্ট পরিকল্পনাকারীদের কি প্রত্যাশা করা উচিত?
একটি প্রাক-সম্মেলন একটি ইভেন্ট যা ইভেন্ট বিক্রেতারা এবং সরবরাহকারীদের সাথে অনুষ্ঠিত হয় যেখানে অনুষ্ঠান বা অনুষ্ঠান অনুষ্ঠিত হয়। এটা প্রকৃত ঘটনা থেকে সাধারণত এক বা দুই দিন আগে অনুষ্ঠিত হয় এবং এটি একটি ইভেন্টের দিনে ঘটে থাকে যে মাধ্যমে পায়চারি থেকে ভিন্ন।
কিছু লোক বড় সম্মেলন, সম্মেলন, সম্মেলন এবং উদ্দীপক কর্মসূচির সাথে প্রাক-সমঝোতা সমাবেশের সাথে যুক্ত হতে পারে। যাইহোক, সেমিনার এবং অন্যান্য বিশেষ অনুষ্ঠানের জন্য একটি প্রাক-সম্মেলন অনুষ্ঠিত হয়।
একটি প্রাক-সম্মেলন সময় আশা করা কি
প্রাক-সম্মেলনের সভা অনুষ্ঠান পরিকল্পনাকারীকে কর্মসূচিতে জড়িত সরবরাহকারী ব্যবস্থাপনা দলের সাথে দেওয়া প্রোগ্রামের জন্য সমস্ত চূড়ান্ত সরবরাহের পর্যালোচনা করার সুযোগ দেয়।
সাধারণত, একটি প্রাক-সম্মেলনের সমন্বয় এবং ঘটনাস্থল সম্মেলন পরিষেবা ম্যানেজার দ্বারা নির্ধারিত হয়। তিনি একটি ইভেন্টের জন্য তাদের বিশেষ ভূমিকা সরবরাহ পর্যালোচনা ইভেন্টে জড়িত বিভিন্ন এলাকায় যে ম্যানেজারদের আমন্ত্রণ জানান।
এটি জড়িত প্রত্যেকের সাথে একটি সমঝোতা প্রতিষ্ঠা করার জন্য মিটিং বা ইভেন্ট পরিকল্পক জন্য একটি চমৎকার সময় হয়
প্রাক-সম্মেলন চলাকালে অনুষ্ঠান পরিকল্পনাকারী, ইভেন্টটির কিছু গুরুত্বপূর্ণ উদ্দেশ্য তুলে ধরার জন্য উপযুক্ত, সংগঠনের হোস্টিং সম্পর্কে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সহ, ইভেন্টে কী বার্তা প্রেরণ করা হয় এবং গুরুত্বপূর্ণ ভিআইপি
প্রি-কন ইভেন্টের পুনঃসূচনা পর্যালোচনা করার সঠিক সময়
একটি ইভেন্ট পুনঃসূচনা এছাড়াও ইভেন্ট নির্দিষ্টকরণের হিসাবে পরিচিত হয়। এটি একটি প্রোগ্রাম বা একটি ইভেন্ট সম্পর্কে সব প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত, প্রোগ্রাম নিজেই সম্পর্কে বিস্তারিত সহ। এই আইটেমগুলি নিম্নলিখিতগুলির কয়েকটি বা সমস্তগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে: তারিখ, সময়, পরিচিতি, অংশগ্রহণকারী প্রোফাইলগুলি, জরুরী যোগাযোগ, খাদ্য এবং পানীয়, পরিবহন, প্রেরণ, বিলিং, অডিও / চাক্ষুষ, এবং অন্যান্য বিশেষ প্রয়োজনগুলি।
প্রতিটি বিভাগের ম্যানেজার ইভেন্টটির তার বুদ্ধি পর্যালোচনা করবেন, প্রাসঙ্গিক বিবরণ এবং তাদের সাধারণত অপারেটিং পদ্ধতি সহ। তারা ইভেন্ট চুক্তি এবং তথ্য পূর্বে তাদের ভোজ ইভেন্টের আদেশগুলি ভাগ করে নেওয়া তাদের বোঝার পর্যালোচনা করবে।
মিটিং এবং ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী এই সময় ইভেন্ট বিশেষ উল্লেখ সম্পর্কিত বিস্তারিত প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা উচিত, যেমন Staffing মাত্রা এবং সমস্ত এলাকার থেকে প্রকৃত ইভেন্টের সময় প্রকৃত পরিচিতির নাম প্রতিনিধিত্ব। প্রাক-আলোচনা আলোচনার মূল উপাদানগুলির একটি পর্যালোচনা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে:
- খাদ্য এবং পানীয় প্রয়োজনীয়তা
- গেস্ট রুমিং তালিকা প্রয়োজনীয়তা (যদি উপযুক্ত)
- সম্মেলন এবং বাণিজ্য প্রদর্শন প্রদর্শন প্রয়োজনীয়তা
- মিটিং রুম এবং বাণিজ্য শো স্থান প্রয়োজনীয়তা (মেঝে পরিকল্পনা)
- কারিগরি প্রয়োজনীয়তা, যেমন বৈদ্যুতিক এবং টেলিযোগাযোগ
- সিগন্যাল বসানো সম্পর্কে বিস্তারিত
এই শেষ মিনিটে পরিবর্তন করতে আদর্শ সময় হল যদিও তারা সবসময় এটি পছন্দ করে না, অধিকাংশ বিক্রেতারা এবং সরবরাহকারীদের যুক্তিসঙ্গত (এবং অযৌক্তিক) পরিবর্তনগুলি প্রত্যাশা করে। অবশ্যই, যদি প্রাক-সংকোচনের সময় নির্ধারণের সময় নির্ধারণ করা হয়, তবে সবকিছুই মসৃণভাবে চলছে কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য একটি প্রারম্ভিক রুম পরিদর্শন করার কথা বিবেচনা করুন।