সংগঠনটি একটি সফল কনফারেন্সের মূল
সম্মেলন পরিকল্পনা ইভেন্ট পরিকল্পনা অন্যান্য ধরনের থেকে ভিন্ন এবং অতিরিক্ত পদক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত
কনফারেন্সগুলি বড় আকারের অনুষ্ঠান হতে পারে যা সাধারণত পরিকল্পনার জন্য বছর বা তার বেশি সময় নেয়। আপনার করণীয় তালিকাটি একটি স্থান নির্বাচন, হোটেলে বুকিং করা, অনলাইন রেজিস্ট্রেশন স্থাপন, স্পিকার সুরক্ষিত করা, আতিথেয়তা স্যুটগুলির ব্যবস্থা করা, একটি প্রদর্শনী হল, হোস্টিং সময়সূচী, খাদ্য এবং পানীয় পরিচালনা এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। কোনও সফল কনফারেন্স প্ল্যানারের জন্য অবশ্যই একটি সুসংগঠিত সম্মেলন পরিকল্পনা নির্দেশিকা প্রণয়ন করা যা পদক্ষেপগুলির মানচিত্রে মাপবে।
নিম্নলিখিত পদক্ষেপ আপনাকে একটি কনফারেন্স পরিকল্পনা গাইড তৈরি করতে সহায়তা করবে যা কোনও সম্মেলন পরিকল্পনা করার জন্য একটি ব্লুগ্রিন হিসাবে পরিবেশন করবে। আপনি পরিকল্পিত ইভেন্টের উপর ভিত্তি করে গাইডটি কাস্টমাইজ করুন এবং সংশোধন করুন এবং এটি হাতের কাছে বন্ধ রাখুন। যখন প্রস্তুত এবং সঠিকভাবে ব্যবহার করা হয়, এটি শীঘ্রই আপনার সবচেয়ে মূল্যবান সম্মেলন পরিকল্পনা টুল হয়ে যাবে।
বেসিক সঙ্গে শুরু করুন
কনফারেন্সের পরিকল্পনাগ্রন্থের প্রথম অংশে কনফারেন্সের মূল বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- ইভেন্ট তারিখ এবং সময়
- ইভেন্ট অবস্থান (যদি জানা থাকে)
- ইভেন্ট উদ্দেশ্য
অন্য কোনও পরিচিত উপাদান অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন বিকল্প তারিখগুলি বা অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা।
পরিকল্পনা কি?
একটি সম্মেলনের বিভিন্ন উপাদান পরিকল্পনা মধ্যে পেতে আগে, আপনি কি তাদের বিভিন্ন উপাদানের হয় এবং যেখানে তারা আপনার ইভেন্ট সামগ্রিক স্কিম মধ্যে মাপসই করা হয়।
সুতরাং কলম এবং প্যাড গ্রহণ করুন বা কম্পিউটারের সামনে বসুন এবং মনে রাখবেন যে সবকিছু নিচে লেখার শুরু। গুরুত্বের ভিত্তিতে বা ক্রমানুসারে ক্রমানুসারে ক্রমানুসারে তালিকাভুক্ত বিষয়ে চিন্তা করবেন না। যে পরে আসতে হবে। এই মুহূর্তে, আপনি মূলত আপনার টু ডেট-লিস্টের একটি দীর্ঘ দীর্ঘ সরল সংস্করণ তৈরির কাজটি করবেন, যা পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার সময় পৃথকভাবে আলাদা আলাদা আলাদা আলাদা আলাদা অংশে বিভক্ত হবে।
এই বিভাগটি নিম্নলিখিত কোনও তালিকা করতে পারে:
- স্থান নির্বাচন
- হোটেল নির্বাচন
- মিটিং স্থান
- আতিথেয়তা SUITES
- সম্মেলন প্রদর্শনী হল এবং বুথ
- উদ্বোধনী অনুষ্ঠান
- স্পিকার / প্রদর্শনী নিবন্ধন
- অংশগ্রহণকারী নিবন্ধন
- যাতায়াতের ব্যবস্থা
- অংশগ্রহণকারী ব্যাজগুলি
- ঘটনা প্রোগ্রাম
- খাদ্য ও পানীয়
- অডিও ভিজুয়াল
- অন সাইট স্টাফিং
এই তালিকা সংকলন করার জন্য কিছু অতিরিক্ত সময় নিন যাতে আপনি কিছু উপেক্ষা না করেন এবং এগিয়ে যান এবং পরে যে কিছু যোগ করুন তালিকাভুক্ত দায়িত্বের অনেকগুলি ক্ষেত্রের দ্বারা ভীত হবেন না; এখানে উদ্দেশ্য সবকিছু এখন মনে যাতে আপনি পরিকল্পনা এবং প্রতিটি আইটেমের দক্ষতার পরিচালনা করতে পারেন।
একটি স্থান নির্বাচন করুন
কনফারেন্স অনুষ্ঠিত হয় এবং ইভেন্ট সামগ্রিক সুযোগ বোঝার আছে যখন আপনি নির্ধারিত একবার, পরবর্তী পদক্ষেপ একটি ঘটনাস্থল নির্বাচন করা হয়।
কনফারেন্সের আকারের উপর নির্ভর করে আপনি প্রদর্শনী হল থেকে মিটিং কক্ষ, ভোজশালা এবং হোটেলের কক্ষগুলি থেকে আপনার কনফারেন্সের সমস্ত প্রয়োজনের জন্য একটি স্থান নির্বাচন করতে সক্ষম হতে পারেন। যদি সম্মেলনটি খুব বড় হয় তবে এক জায়গায় থাকা উচিত, কোনও হোটেল বা কক্ষের সাইটগুলির নিকটবর্তী এমন একটি স্থান খুঁজুন যাতে সম্মেলন অংশগ্রহণকারীরা একটি কনফারেন্সের ইভেন্ট থেকে আরেকটি শট থেকে দূরে সরে যেতে না পারে।
অংশগ্রহণকারী নিবন্ধন সম্পর্কে চিন্তা করুন
কিভাবে এই সম্মেলন জন্য অংশগ্রহণকারীদের নিবন্ধিত হবে? তারা রেজিস্ট্রেশন নিশ্চিতকরণ কিভাবে পাবেন? কনফারেন্সের নাম কীভাবে তৈরি হবে এবং বিতরণ করা হবে? আপনার সম্মেলন পরিকল্পনা গাইড এই সব প্রশ্নের উত্তর অন্তর্ভুক্ত করা হবে এবং কনফারেন্স নিবন্ধন চলমান একবার আপডেট করা উচিত।
একটি ইভেন্ট বৃহত ভিড় আঁকা বলে আশা করা হচ্ছে যদি, তারপর একটি অনলাইন কনফারেন্স নিবন্ধন সিস্টেম যেতে উপায়।
সিস্টেম পেমেন্ট প্রক্রিয়া , ট্র্যাক ট্র্যাফিকেশন এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য সংগঠিত এবং রিপোর্ট উৎপাদনে সহায়তা করতে পারে।
প্রদর্শনী এবং সম্মেলন প্রদর্শনী হল
প্রদর্শনী এলাকা কনফারেন্সে একটি সাধারণ বৈশিষ্ট্য, স্পনসর এবং বিক্রেতাদের জন্য তাদের পণ্য এবং সেবা উন্নীত স্থান ভাড়া জায়গা জন্য একটি সুযোগ প্রদান। প্রদর্শনী বৈশিষ্ট্য কার্যকরভাবে প্রচারিত এবং ভালভাবে প্রাপ্তি হয় যদি এই সম্মেলন হোস্ট রাজস্ব আনার জন্য একটি সুযোগ। আপনার কনফারেন্সের আকারের উপর নির্ভর করে, প্রদর্শনী পরিচালনাকারী এবং প্রদর্শনী হল অতিরিক্ত সময় এবং সংস্থানগুলির প্রয়োজন হবে যাতে সেই অনুযায়ী পরিকল্পনা করা হয়।
উপরে উল্লিখিত হিসাবে, অনলাইন কনফারেন্স রেজিস্ট্রেশন রেজিস্ট্রেশন ট্র্যাক সেরা পদ্ধতি তাই আপনি যদি প্রদর্শনী একটি বড় সংখ্যা আশা করা হয়, তারপর আপনার অংশগ্রহণকারী রেজিস্ট্রেশন সিস্টেম প্রদর্শনী নিবন্ধন অন্তর্ভুক্ত বিবেচনা। প্রদর্শনকারীদের এছাড়াও নিম্নলিখিত প্রয়োজন হবে:
- প্রদর্শনী ব্যাজ
- বুশ সংখ্যার তালিকা সহ সম্মেলন প্রদর্শনী হল ম্যাপের তালিকা
- প্রদর্শনী বুথের জন্য ম্যানুয়াল সেট আপ এবং টিয়ার নিচে
- বুথ চুক্তি প্রদর্শন
- প্রদর্শন ভাড়া এবং পরিষেবাগুলির সাথে সহায়তার জন্য উপলভ্য অন-সাইট বিক্রেতার তালিকা
কনফারেন্স প্ল্যানার হিসাবে, আপনি প্রদর্শনী হল এ অবস্থিত উপকরণ নিরাপত্তা নিশ্চিত করার জন্য নিরাপত্তা নিয়োগের জন্য দায়ী হবে।
সম্মেলন বিবরণ পরিকল্পনা
কনফারেন্স ভেন্যু নির্বাচন এবং অংশগ্রহণকারী নিবন্ধীকরণের মতো বেশ কয়েকটি বৃহত্তর দায়িত্ব নেওয়ার সাথে, আপনি কনফারেন্সের বিবরণ পরিকল্পনা করার জন্য আপনার ফোকাস সরাতে পারেন। যে কোনও প্রকারের ঘটনা পরিকল্পনা করার ক্ষেত্রে, সংগঠনটি সর্বাপেক্ষা গুরুত্বপূর্ন কারণ হিসাবে বিস্তারিতভাবে দৃষ্টি আকর্ষণ করা হয়।
এখন যে সময়গুলি আপনি কনফারেন্স পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার প্রারম্ভে একসঙ্গে তৈরি করা আইটেমগুলির লম্বা লন্ড্রি তালিকাটি তুলে নেওয়ার সময়। তালিকার মধ্যে দেখুন এবং সর্বশেষ কর্ম এবং দায়িত্ব প্রতিফলিত প্রয়োজনীয় পরিবর্তন বা সংযোজন করুন। পরবর্তী সময়ে এই আইটেমগুলি ক্রমবর্ধমান ক্রমে, আইটেমগুলির সাথে শুরু করে যা আগে থেকেই পুরোপুরি সম্পন্ন হতে পারে। উদাহরণ স্বরূপ:
- হোটেল রুম বই ব্লক
- রিজার্ভ হাজির স্থান প্রদর্শন
- গবেষণা অনলাইন সম্মেলন নিবন্ধন সিস্টেম
- পরিকল্পনা সম্মেলন বিপণন পরিকল্পনা পরিকল্পনা
শুরুতে শুরু করুন এবং সেখানে থেকে যান। প্রত্যেক বিস্তারিত জন্য যে অবমূল্যায়ন করা আবশ্যক, একটি ফলো-আপ অন্তর্ভুক্ত নিশ্চিত যে চুক্তি স্বাক্ষরিত এবং প্রাপ্ত হয়। কনফারেন্স তারিখ কাছাকাছি হিসাবে, আপনার কর্ম আইটেম স্বল্পমেয়াদী কর্ম যেমন হবে:
- রং স্কিম এবং সজ্জা নির্বাচন করুন
- ফুলের ব্যবস্থা করুন
- মেনু চয়ন করুন
- স্পিকার বা ভিআইপি জন্য বিমানবন্দর পরিবহন জন্য ব্যবস্থা
কনফারেন্সের পরিকল্পনা নির্দেশিকাটি বিবেচনা করুন যা আপনার সর্বসাধারণের জন্য ম্যানুয়াল হিসাবে কাজ করে যা কনফারেন্সের পরিকল্পনা অনুসারে অন্তর্ভুক্ত হয়, তা যতটা ছোট হোক। এই গাইড দ্রুত এক অমূল্য হাতিয়ার হয়ে যাবে যা আপনাকে শুধুমাত্র সংগঠিত এবং সময়সূচী রাখে না বরং বড় দিনের মতই স্নায়ুকে প্রশান্ত করে দেয় এবং আপনি প্রশ্ন করেন যে আপনি কিছু ভুলে গেছেন কিনা।