সৌভাগ্যবশত ইভেন্ট পরিকল্পকদের জন্য, ইভেন্ট নিবন্ধীকরণের সাথে সহায়তা করার জন্য অসংখ্য সরঞ্জাম রয়েছে। পছন্দগুলি সাধারণ প্ল্যাটফর্মগুলি অন্তর্ভুক্ত করে যা ইভেন্ট নিবন্ধনের মূলসূত্রগুলি এবং আরো উন্নত যা, মাল্টি-ক্রিয়ামূলক অ্যাপ্লিকেশানগুলি প্রদান করে। কিছু ইভেন্ট নিবন্ধন প্রোগ্রাম প্রক্রিয়া ইভেন্ট পেমেন্ট। কিছু নিবন্ধন বাতিল হলে স্বয়ংক্রিয় রিফান্ডগুলি প্রদান করে। অন্যান্য প্যাকেজগুলি নিবন্ধিত নাম ট্যাগগুলি তৈরি করে ইভেন্ট নিবন্ধন সরঞ্জামগুলি একটি কনফারেন্স বা কোম্পানীর ওয়েবসাইটের সাথে একীভূত করার পাশাপাশি তাদের সোশ্যাল মিডিয়া প্ল্যাটফর্মের সাথে সংযোগ স্থাপন করতে পারে।
দুর্ভাগ্যবশত, অনেকগুলি বিকল্পের সাথে, আপনার ব্যবসার জন্য ইভেন্ট নিবন্ধন সরঞ্জাম নির্বাচন প্রক্রিয়াটি অপ্রতিরোধ্য হতে পারে, অন্তত তা বলতে পারি। এখানে ইভেন্ট নিবন্ধন সরঞ্জামগুলি নির্বাচন করার জন্য গাইড অনুসরণ করা একটি সহজ উপায় যা আপনার ইভেন্ট পরিকল্পনা ব্যবসার সর্বোত্তম পরিষেবা প্রদান করে।
ইভেন্ট নিবন্ধন সফটওয়্যার চয়ন: কোথায় শুরু?
ইভেন্ট নিবন্ধন সরঞ্জাম নির্বাচন করার সময়, আপনার চাহিদা এবং চায় তা নির্ধারণের সাথে শুরু করা সেরা।
আপনার রেজিস্ট্রেশন অগ্রাধিকার এবং আপনার ইভেন্ট পরিকল্পনা ব্যবসার মাধ্যমে চিন্তা করুন। নিজেকে এই প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন:
- আপনার প্রয়োজন সহজ এবং রেজিস্ট্রেশন এবং পেমেন্টের শুধুমাত্র প্রক্রিয়াকরণের প্রয়োজন?
- আপনি কি মূল ইভেন্টের মধ্যে একাধিক সেশনের প্রস্তাব দিচ্ছেন যা অতিরিক্ত নিবন্ধীকরণ প্রয়োজন?
- আপনি হোটেল বুকিং বা ভ্রমণ ব্যবস্থা পরিচালনা করতে হবে?
- আপনি একটি সম্মেলন ওয়েবসাইট সমর্থন করছেন?
- আপনি কি নাম ট্যাগ প্রদান করবেন, অডিও-ভিজ্যুয়াল প্রয়োজনীয়তা সমন্বয় করবেন বা বিশেষ টান-আউট সেশনের হোস্ট করবেন?
- আপনি একসাথে একাধিক ইভেন্ট পরিচালনা করেন?
- আপনার ইভেন্ট একটি বার্ষিক ঘটনা বা একটি এক সময় ঘটনা?
এই প্রশ্নগুলির উত্তরগুলি আপনাকে আপনার রেজিস্ট্রেশন সফটওয়্যারটি খুঁজে পেতে সাহায্য করবে যা আপনার প্রয়োজন অনুসারে সর্বোত্তমভাবে উপযুক্ত।
ইভেন্ট নিবন্ধন সরঞ্জাম
ইভেন্ট নিবন্ধন সফটওয়্যারে অনেকগুলি বিকল্পের সাথে, আকর্ষণীয় বৈশিষ্ট্যগুলি এবং সর্বশেষ সরঞ্জামগুলিতে ধরা পড়তে সহজ হয়, তারা আপনার ইভেন্টের জন্য কাজ করে কিনা বা এমনকি যদি তাদের সবগুলি ব্যবহার করা হয় সর্বশেষ এবং সর্বশ্রেষ্ঠ দ্বারা lured না। পরিবর্তে, আপনি যেসব বৈশিষ্ট্যগুলি বর্তমানে আপনার ইভেন্ট নিবন্ধন প্রক্রিয়ার মধ্যে কাজে লাগান এবং তাদের তালিকা যোগ করুন যেগুলি আপনি প্রসেসকে স্ট্রিমলাইম করতে অন্তর্ভুক্ত করতে চান। উপলব্ধ কিছু বৈশিষ্ট্য নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত:
- ইভেন্ট অনলাইন নিবন্ধন
- ইভেন্ট অনসাইট নিবন্ধন
- অংশগ্রহণকারী গ্রুপ নিবন্ধন
- অংশগ্রহণকারী স্বয়ং চেক ইন
- ইভেন্ট পেমেন্ট প্রসেসিং
- অংশগ্রহণকারী ব্যবস্থাপনা এবং প্রতিবেদন
- অংশগ্রহণকারী ব্যাজ সৃষ্টি এবং ব্যবস্থাপনা
- ব্যক্তিগত সেশনের জন্য নিবন্ধন
- ফর্ম উন্নয়ন
- হোটেল রুম ব্যবস্থাপনা
- মার্কেটিং ম্যানেজমেন্ট
- সামাজিক মাধ্যম
- সার্ভে এবং ইভেন্ট প্রতিক্রিয়া
সমস্ত ইভেন্ট নিবন্ধন সরঞ্জাম ব্যয়বহুল নয়
অনেক ইভেন্ট নিবন্ধন সরঞ্জাম একটি যুক্তিসঙ্গত মূল্য মানের ফাংশন অফার, যা সহজবোধ্য ঘটনা পরিচালনা করার সময় উপযুক্ত।
এই প্রোগ্রামগুলি মৌলিক রেজিস্ট্রেশন ফরমগুলি অন্তর্ভুক্ত করে যা আপনার ওয়েবসাইটে লিঙ্ক করা যায়। তারা ক্রেডিট কার্ডের পেমেন্টের নিবন্ধন এবং প্রক্রিয়া করার জন্য ক্রেডিট কার্ডের তথ্যসহ রেজিস্ট্রেশন তথ্য সংগ্রহ করতে পারে। উপরন্তু, উপস্থিতি নিবন্ধন তালিকা কম্পাইল বা এক্সপোর্ট করা যাবে। আপনার পরিকল্পনা এবং ইভেন্টের ফ্রিকোয়েন্সি ধরনের ইভেন্টগুলির উপর নির্ভর করে, আপনার কাছে কোনও উপায়ে ব্যবহার করা সমস্ত ধরনের অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে ফাঁকা বামে না থাকা সত্ত্বেও এই সহজ সরঞ্জামগুলো যথাযথভাবে সরবরাহ করা যায়।
মাল্টি ফ্যাক্টেড ইভেন্ট নিবন্ধন সরঞ্জাম অতিরিক্ত ক্ষমতা অফার
আপনার ইভেন্ট পরিকল্পনা কাজ যদি আপনি বড় সম্মেলন পরিকল্পনা আছে, তারপর মূল নিবন্ধ অতিক্রম অতিরিক্ত কার্যকারিতা প্রস্তাব যে ইভেন্ট নিবন্ধন সরঞ্জাম আপনি প্রয়োজন ঠিক কি হতে পারে। সলিউশনগুলির মধ্যে রয়েছে যেগুলি প্রক্রিয়া ইভেন্ট নিবন্ধন করে এবং সেই বৈশিষ্টটিটিকে একটি বৃহত্তর, আরও জটিল ইভেন্টের বিভিন্ন বিবরণ ট্র্যাক এবং রিপোর্ট করতে সক্ষম করে।
যদি ইভেন্ট অংশীদারদের সম্মেলনের জন্য নিবন্ধন করা হবে এবং একটি নির্দিষ্ট সেশনে নির্দিষ্ট কর্মশালার জন্য সাইন আপ করা হলে, সেই ফাংশনটি সক্ষম করতে সরঞ্জামগুলি রয়েছে।
কিছু সফ্টওয়্যার এক প্রতিষ্ঠান থেকে একাধিক অংশগ্রহণকারীর প্রক্রিয়াকরণের অনুমতি প্রদান করবে এবং একাধিক অর্থ প্রদানের পাশাপাশি গোষ্ঠী ডিসকাউন্ট বা প্রারম্ভিক নিবন্ধন ফিগুলির উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন মূল্যের স্ট্রাকচার প্রদান করবে। আপনি কাস্টমাইজড রিপোর্টের প্রয়োজন হলে, একটি ইভেন্ট নিবন্ধন প্যাকেজ সন্ধান করুন যা স্বতন্ত্র ওয়ার্কশপের উপর ভিত্তি করে আপনার উপস্থিতি বা অন্যান্য পরামিতিগুলির উপর ভিত্তি করে উপস্থিতি তালিকা সংকলন দ্বারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিপোর্টগুলি তৈরি করবে। কনফারেন্স সাধারণত মুদ্রিত nametags জন্য কল যাতে আপনার "তালিকা থাকা আবশ্যক" তালিকায় যে যাতে এই ইভেন্ট নিবন্ধীকরণ প্রক্রিয়া অংশ হিসাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করা যাবে এবং কাস্টমাইজেশন প্রতিফলিত করতে পারেন যে অংশগ্রহণকারী সমগ্র কনফারেন্সের জন্য নিবন্ধিত হয়, সপ্তাহের অংশ বা শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট দিন।
ইন্টিগ্রেটিং রেজিস্ট্রেশন জন্য সরঞ্জাম
যারা ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী বিভিন্ন ইভেন্ট পরিচালনা করে, আপনার বিদ্যমান ডাটাবেসের মধ্যে নিবন্ধীকরণ ডেটা একীভূত করা আপনার সংস্থার জন্য একটি জটিল ফাংশন হতে পারে। আপনার ডাটাবেসের মধ্যে রেজিস্ট্রারস যোগ করার জন্য বর্তমান পদ্ধতি বিবেচনা করুন এবং উন্নতির ক্ষেত্র চিহ্নিত করুন। এটি বিভিন্ন উপায়ে চিন্তা করা গুরুত্বপূর্ণ যে এই তথ্যগুলি বিদ্যমান তথ্য, যেমন স্বেচ্ছাসেবী বা দান করা ব্যক্তিদের সাথে সমন্বিত করা যেতে পারে। বেশিরভাগ ইভেন্ট নিবন্ধন অ্যাপ্লিকেশানগুলি ম্যানুয়ালি তথ্য রপ্তানি করার ক্ষমতা প্রদান করে। যাইহোক, এই পদ্ধতিটি সময়-ভোক্তা হিসাবে এটি ম্যানুয়াল তথ্য আপনার ডাটাবেসে আবার সব আবার প্রয়োজন। এমন প্যাকেজগুলি সন্ধান করুন যা কেবলমাত্র আপনার ইভেন্ট নিবন্ধনের দাবিগুলিকে সন্তুষ্ট করে না বরং আপনার কনসেন্টেন্ট ম্যানেজমেন্টের প্রয়োজনগুলি সমর্থন করে।
আপনি কেনার আগে একটি টেস্ট ড্রাইভ নিন
একবার আপনি ইভেন্ট নিবন্ধন সফ্টওয়্যার আপনার পছন্দ সংকুচিত আছে, তারা একটি বিনামূল্যে ট্রায়াল সময় প্রদান প্রস্তাব কিনা। এটি আপনাকে কেবল বৈশিষ্ট্যগুলি পরীক্ষা করে দেখার সুযোগ দেবে না তবে দেখতে হবে এটি আপনার প্রয়োজনীয় কার্যকারিতা এবং আপনার ইভেন্টের জন্য এটি উপযুক্ত কিনা। আপনার প্রশ্নাবলির উত্তর দেওয়ার সময় অথবা আপনার সমস্যার একটি সমস্যা সমাধানে কাজ করার সময় এটি গ্রাহকের পরিষেবাগুলির স্তরের অভিজ্ঞতারও একটি সুযোগ।