ইভেন্টস এবং সভ্য পরিকল্পনাকারীরা মিটিং, প্রণোদনাপূর্ণ ভ্রমণ এবং অন্যান্য অনুষ্ঠানগুলির জন্য আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ চিঠি এবং উপকরণ যোগদান বা লিখতে বলে আশা করা হয়। এটি একটি অপ্রতিরোধ্য কাজ মত মনে হয় না, কিন্তু সঠিক আমন্ত্রণমূলক শিষ্ঠাচার অনুসরণ করার কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করা গুরুত্বপূর্ণ এবং আপনার গেস্ট সিস্টেমের জন্য গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ অনুপস্থিত এড়াতে।
এখানে কীভাবে?
একটি ইভেন্ট থিম তৈরি করুন। আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ চিঠি এবং উপকরণ লেখার আগে, পরিকল্পকদের প্রোগ্রামের জন্য একটি enticing থিম আছে নিশ্চিত করা আবশ্যক। নীচের প্রশ্নগুলি বুদ্ধিমান প্রক্রিয়া শুরু করতে সহায়তা করবে: এটি একটি শিক্ষা সম্মেলন, সেমিনার বা প্রণোদনামূলক ট্রিপ? কোথায় এটি অনুষ্ঠিত হচ্ছে? যে গন্তব্য বা স্থানের সম্পর্কে অনন্য কি? ঘটনা জন্য রুক্ষ সময়সূচী কি? প্রোগ্রামের পিছনে কিছু লক্ষ্য কি? কেন একটি অংশগ্রহণকারী উপস্থিত হতে চান? এই প্রশ্নগুলি একটি মহান ইভেন্ট থিম স্থাপন করতে সাহায্য করবে।
একটি ইলেকট্রনিক আমন্ত্রণ তৈরি করুন। প্রধান অনুষ্ঠানগুলির জন্য বেশ কিছু আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণপত্র ও উপকরণগুলি এখন অনলাইন নিবন্ধন ব্যবস্থায় স্থানান্তরিত হয়েছে কারণ গুরুত্বপূর্ণ ইভেন্ট লজিস্টিকগুলির পরিমাণ যা RSVP প্রক্রিয়ার সময় ক্যাপচার করা উচিত: নামের বানান, যোগাযোগের তথ্য, খাদ্যতালিকাগত প্রয়োজনীয়তা, অক্ষমতা অ্যাক্সেস, পরিবহন চাহিদাগুলি, প্রোগ্রামের বিশদ বিবরণ, কার্যক্রম তথ্য এবং আরও দ্রষ্টব্য: কম জটিল ঘটনাগুলি ইভেন্টের বিবরণ এবং আরএসভিপি পরিচিতিগুলি প্রেরণ করতে ইমেল দ্বারা প্রেরিত একটি একক ওয়েব পৃষ্ঠা বা গ্রাফিক নকশা ইমেজ ব্যবহার করতে পারে।
একটি মুদ্রিত আমন্ত্রণ তৈরি করুন আপনার প্রোগ্রাম বা ইভেন্টের প্রকৃতির উপর ভিত্তি করে, আমন্ত্রণমূলক শিষ্টাচারটি আপনাকে প্রস্তাব দিতে পারে যে আপনার অতিথিদের জানাতে আপনাকে আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ পত্র এবং নোট লিখতে হবে যেন আপনি তাদের উপস্থিতি মূল্যায়ন করেন। এটি ঘটনা সামগ্রী থেকে ভিন্ন; পরিবর্তে, একটি সাধারণ আমন্ত্রণ কার্ড বিবেচনা করুন যা আপনার গেস্টের জন্য মূল্যবান তথ্য সরবরাহ করে, হোস্ট এবং তার শিরোনাম, ইভেন্টের থিম, তারিখ (গুলি) এবং / অথবা সময় (গুলি) এবং একটি আরএসভিপি যোগাযোগ।
আনুষ্ঠানিক ইভেন্টের আহ্বান লেখার ইলেকট্রনিক আমন্ত্রণের অংশ হিসাবে, আপনি প্রোগ্রাম এবং ইভেন্ট সম্পর্কে উচ্চ স্তরের তথ্য রূপরেখা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, যদি এটি একটি উদ্দীপক ট্রিপ বা বহু দিনব্যাপী সম্মেলন হয়, তাহলে আপনি নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে চান: গন্তব্য, প্রধান হোটেল / কনফারেন্স স্থান, প্রধান বিষয়, স্পিকার (বায়োস সহ), সময়সূচী, কার্যক্রম, সরবরাহ, এবং বিবরণ নিবন্ধন সম্পর্কে আমন্ত্রণ চিঠি এবং উপকরণ উপস্থিত থাকার জন্য একটি কারণ সঙ্গে গেস্ট প্রদান করা উচিত, এবং সর্বদা কর্ম করার জন্য একটি কল অন্তর্ভুক্ত।
আমন্ত্রণমূলক শিষ্টাচারটি গন্তব্যে / স্থানগুলির বিশদ বিবরণ দিয়ে শুরু হয়। আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ চিঠি এবং উপকরণ লেখার সময়, এটি সর্বদা নিরাপদ মনে হয় যে আপনি কোন স্থানে যেখানে আপনি প্রোগ্রাম হোস্টিং হয় হয়েছে। এর মানে হল যে আপনি গন্তব্য ও / অথবা হোটেল / সুবিধা / স্থানের একটি সংক্ষিপ্ত ওভারভিউ লিখবেন যেখানে প্রোগ্রামটি অনুষ্ঠিত হচ্ছে। যদি আপনি একটি বহু দিনের ইভেন্ট পরিকল্পনা করা হয়, এই তথ্য উচ্চ স্তরের হিসাবে যতটা সম্ভব রাখা, কিন্তু জায়গা সম্পর্কে অনন্য অন্তর্দৃষ্টি সঙ্গে গেস্ট প্রদান যথেষ্ট তথ্য আছে নিশ্চিত করা, এবং কেন আপনার সাথে তাদের সময় বিনিয়োগ করা উচিত।
আমন্ত্রণমূলক শিষ্টাচারের জন্য অনুষ্ঠানসূচিটি প্রয়োজন। যদি আপনি একটি উদ্দীপক প্রোগ্রাম হিসাবে বহু দিনের ইভেন্ট পরিকল্পনা করছি, আমন্ত্রণ উপকরণ যতটা সম্ভব বিস্তারিত অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যাতে গেস্টরা উপযুক্তভাবে আপনার সময় তাদের সাথে পরিকল্পনা করতে পারে। এর মানে হল যে আপনার আমন্ত্রণে আগমনের পদ্ধতিগুলি এবং সময়গুলি চিহ্নিত করা উচিত যখন তারা অংশগ্রহণের জন্য প্রত্যাশা করা হবে, ব্যবসার সভাগুলি এবং কার্যকলাপের সময়গুলি (এবং কার্যকলাপের পছন্দগুলি), খাবার এবং প্রস্থান সম্পর্কিত তথ্য
আমন্ত্রণমূলক শিষ্টাচার কার্যকলাপ বিবরণ প্রয়োজন আনুষ্ঠানিক আমন্ত্রণ পত্র ও উপকরণগুলি লেখার সময় অতিথিদের সাহায্য করার জন্য বিভিন্ন কার্যক্রমগুলির একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ প্রদান করুন যাতে তাদের আগ্রহগুলি কীসের সাথে মেলে। আপনার গলফ প্রোগ্রাম একটি 1/2 দিন বা পুরো দিন ইভেন্ট? সেই নদী র্যাপিডসের ফ্ল্যাটের "বর্গ" কি? আপনি ইভেন্ট হোস্টিং যেখানে elevation হয়, এবং পর্বত বাইকিং প্রোগ্রাম যে উচ্চ কত আপনি নিতে হবে? একটি পেইন্টিং ক্লাস সময় দৈর্ঘ্য এবং কি তারা শিখতে হবে?
আমন্ত্রণ শিথিলতা সরবরাহের মিটিং সম্পর্কে তথ্য প্রয়োজন। আবার, আপনি একটি মাল্টি দিনের প্রোগ্রাম হোস্টিং হয় অনুমান, অতিথি নিম্নলিখিত আইটেম প্রতিটি সম্পর্কে বিস্তারিত প্রদান করা আবশ্যক:
- ফ্লাইট রিজার্ভেশন
- ইভেন্ট নিবন্ধন
- রুম রিজার্ভেশন
- বিমানবন্দর স্থানান্তর
- পরিধান রীতি - নীতি
- আবহাওয়া
- চেক ইন প্রক্রিয়া
- অ ফেরতযোগ্য আইটেম
- হোস্ট কর্মীদের যোগাযোগ
চূড়ান্ত ইভেন্ট এজেন্ডা বিকাশ। এটি প্রাথমিক আমন্ত্রণ উপকরণের চেয়ে আলাদা হবে কিন্তু আগমনের পরে আমন্ত্রিত অতিথিদের প্রদান করা উচিত অথবা কোনও অনুষ্ঠানে অংশগ্রহণ করার আগেই। এটি একটি ঘন্টার দ্বারা ঘন্টা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত (এটা ঘন্টা একত্রিত জরিমানা) কখন এবং কোথায় নির্ধারিত হয় তার সংক্ষিপ্ত বিবরণ যদি আপনার একাধিক শিক্ষাগত ট্র্যাকগুলি একসঙ্গে নির্ধারিত থাকে, তাহলে এই ট্র্যাকগুলিকে গ্রুপে রূপান্তর করতে সহায়ক হয় যাতে দর্শকরা জানতে পারে যে কখন এবং কখন কোথায় নির্ধারিত হয়।
ইভেন্ট স্বাগত চিঠি তৈরি করুন অনেক পরিকল্পনাকারীরা স্বাগত পত্রের সাথে তাদের কোন তথ্য বা তথ্য অন্তর্ভুক্ত না হওয়া উচিত। সেরা পরামর্শ হল স্বাগত বার্তা সহজ রাখা এবং অতিথি জানাই যে তারা স্বাগত এবং প্রশংসা করা হয়। আমন্ত্রণমূলক শিষ্টাচারটি প্রস্তাব দেয় যে এই চিঠিটি ঘটনাটির আধিকারিক হোস্টের দ্বারা স্বাক্ষর করা উচিত।
সবচেয়ে অপেক্ষাকৃত ইভেন্ট আমন্ত্রণ আইটেম এক হল প্রস্থান বিজ্ঞপ্তি। স্বাগত চিঠি এবং কোন আগমন উপহার অংশ হিসাবে, গেস্ট বন্ধ হবে কিভাবে সম্পর্কে বিবরণ সংযুক্ত গুরুত্বপূর্ণ।
মেনু কার্ড তৈরি করুন। আপনি নাস্তিক, লঞ্চ বা ডিনারের পরিকল্পনা করছেন কিনা, অতিথি সর্বদা মেনু কার্ডগুলি দেখায় প্রশংসা করে যা খাবারের প্রতিটি কোর্সের জন্য মেনু আইটেমগুলি রূপরেখা দেয়। এটা যখন তাদের টেবিলে অন্যদের সঙ্গে একত্রিত করার বিষয়ে তাদের কথা বলার সুযোগ দেয় এবং অপেক্ষা কর্মীদেরকে অতিথিদের কাছ থেকে মেনু পছন্দগুলি দ্রুত পেতে সহায়তা করে, যাতে ট্র্যাকের সময়সূচী রাখা যায় নোট: আপনি খাবার সময় একটি বিশেষ বিস্ময় পরিকল্পনা করা হয়, যেমন একটি বিশেষ বিনোদন একটি থিমযুক্ত ডেজার্ট হিসাবে, এটি বিশেষ প্রভাব উন্নত মেনু কার্ড বন্ধ যারা আইটেম রাখা সহায়ক।
প্রশংসাপত্র উপহার নোট কার্ড তৈরি করুন। এটি একটি আগমনের উপহার বা একটি বালিশ উপহার কিনা, প্রতিটি উপচয় উপহার তার উপহার নোট কার্ড থাকতে হবে। এটি "ধন্যবাদ" বার্তাগুলিকে শক্তিশালী করার এবং আপনার গেস্ট সিস্টেমকে অতিরিক্ত বিশেষ মনে করার সুযোগ করে দেয়। শব্দ এবং শব্দ যে বিষয় নিজেই থিম প্রতিফলিত বার্তা অন্তর্ভুক্ত করা সহায়ক।
পৃথক প্রস্থান বিজ্ঞপ্তি তৈরি করুন।
প্রস্থান করার আগের দিন, ফ্লাইট নম্বর এবং প্রস্থান সময়ের সহ, তারা প্রস্থান হবে যখন তাদের স্মরণ করিয়ে যে অতিথি কক্ষে নোটিশ প্রেরণ এটি সরবরাহের সময়সূচী সময় উপেক্ষা করা হয়েছে যে কোনো শেষ মিনিট ত্রুটি সংশোধন করার একটি সুযোগ প্রদান করে।
পরামর্শ:
- আপনি একটি মহান গ্রাফিক ডিজাইনার এবং একটি অনলাইন নিবন্ধীকরণ প্রক্রিয়া আছে নিশ্চিত করুন। চ্যালেঞ্জ আজও অনেকগুলি অনলাইন ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন সিস্টেম বিদ্যমান রয়েছে, কিন্তু তাদের বেশিরভাগ কাস্টমাইজেশন প্রয়োজন হয় বা তৃতীয় পক্ষের সিস্টেমের ব্যবহার এখনও প্রতি আমন্ত্রণ ভিত্তিতে একটি বিট মূল্য হিসাবে বিবেচিত হয়। এ কারণেই অনেক পরিকল্পনাকারী এখনও তাদের বাড়িঘর ও সরঞ্জামগুলিতে নির্ভর করে।
- নিজেকে একটি মহান স্টেশনারি দোকান খুঁজুন। যদিও প্রতিষ্ঠানগুলি যোগাযোগের ইলেকট্রনিক ফর্মগুলির ব্যবহারে আরো বেশি বেশি চলছে, তবুও যেগুলি মুদ্রিত আমন্ত্রণ এবং ইভেন্ট সামগ্রীগুলি হস্তান্তর করে তা প্রতিস্থাপন করে না। আপনার ইভেন্ট থিম প্রশংসা করবে, এবং আরও আগ্রহ এবং নাটক তৈরি করার জন্য কাগজ এবং আয়তনের শৈলী পরিবর্তিত যে স্টেশনারি জন্য তাকান। আপনার গেস্ট প্রচেষ্টার লক্ষ্য হবে।
- একটি টেমপ্লেট তৈরি এবং সেখানে থেকে প্রতিলিপি। পরিকল্পনাকারীরা একটি টেমপ্লেট আমন্ত্রণ চিঠি এবং উপকরণ তৈরি করা উচিত, এবং কেবল পূর্ববর্তী প্রোগ্রাম এবং ইভেন্টগুলির টেমপ্লেট থেকে নতুন ইভেন্টগুলি আপডেট করে। অবশ্যই, নতুন স্টেশন, গ্রাফিকস, পাঠ্য ইত্যাদি নির্বাচন করা উচিত এবং ব্যবহার করা উচিত, তাই প্রতিটি সময় নির্দিষ্টকরণ প্রয়োজন।