গুড অফিস ম্যানেজমেন্ট আপনার নিচের লাইন জন্য ভাল
1. অফিস পরিচালনার রুটিন স্থাপন এবং তাদের লাঠি।
আপনি সংগঠিত থাকার এবং জিনিষগুলি মসৃণভাবে চলমান রাখতে চাইলে রুটিন কার্যগুলি রুটিন প্রক্রিয়ার প্রয়োজন হয়।
কাগজওয়ার্ক এবং অফিস সিস্টেম পরিচালনার জন্য রুটিন সেট আপ। উদাহরণস্বরূপ, যদি সম্ভব হয়, আপনার অফিসে আসা কাগজটির প্রতিটি টুকরা একবার একবার পরিচালিত করা উচিত, উপর অভিনয় করা, এবং দায়ের - অজ্ঞান একটি ডেস্ক উপর পাইল না। একইভাবে, ইমেইলের মত ডিজিটাল যোগাযোগগুলি অগ্রাধিকার দেওয়া উচিত এবং ভবিষ্যতে কর্মের জন্য সম্ভাব্য বা পতাকাঙ্কিত করা হলে অবিলম্বে কাজ করা উচিত।
ডেস্কটপ, ল্যাপটপ, ফাইল সার্ভার, মাল্টিফিকেশন প্রিন্টার এবং মোবাইল ডিভাইস সহ অফিস ব্যবস্থাগুলির জন্য উভয় প্রশাসন ও জরুরী পদ্ধতির প্রয়োজন হবে। যখন সিস্টেমের ক্র্যাশ বা কম্পিউটার-সম্পর্কিত সরঞ্জামের অংশ ব্যর্থ হয়, তখন আপনার অফিসে থাকা প্রত্যেককে জানতে হবে কারা কল করবে এবং কী করবেন না (যেমন নিজের সমস্যার সমাধান করার চেষ্টা করুন)। আপনার গুরুতর ব্যবসায়িক ডেটা সুরক্ষিত করার জন্য 3 টি ধাপগুলি শিখুন
2. পরিষ্কারভাবে অঙ্কিত দায়িত্ব সেট আপ।
ভাল অফিস ব্যবস্থাপনা মানুষের জন্য কি দায়ী কে জানার উপর নির্ভর করে - এটা এমন ব্যক্তি যারা কাজগুলি সম্পন্ন করে।
কি ঘটবে, উদাহরণস্বরূপ, আপনার ছোট ব্যবসার জন্য ক্রয় কেহ যেহেতু দ্বারা সম্পন্ন করা হলে? আপনি এটি প্রয়োজন যখন আপনি প্রিন্টার কাগজ খুঁজে পেতে সক্ষম হবে? সমস্ত সরঞ্জাম এবং সরবরাহ আদেশের চার্জ এক ব্যক্তির নির্বাণ সমস্যা solves এবং জিনিষ মসৃণ চলমান রাখে। কর্মচারী মনোনীত ব্যক্তি সরবরাহের জন্য কোনো অনুরোধ ইমেল করুন, অথবা একটি সুনির্দিষ্ট স্থানে হস্তলিখিত তালিকা পোস্ট করুন যেখানে লোকেরা তাদের যা প্রয়োজন তা যোগ করতে পারেন।
এটা (কম্পিউটার) সিস্টেম প্রশাসন সঙ্গে একই। আপনার কম্পিউটার সিস্টেমে নিরাপত্তা এবং একাউন্ট, পাসওয়ার্ড এবং সফটওয়্যারের মতো জিনিসগুলির নজরদারির জন্য আপনার একজনের দায়বদ্ধতা থাকা প্রয়োজন। অফিস অ্যাপ্লিকেশন, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার এবং ডেটা স্টোরেজ জন্য ক্লাউড ভিত্তিক সিস্টেম ব্যবহার করে ছোট ব্যবসার জন্য একটি আদর্শ সমাধান, কিন্তু আপনার এখনও ব্যবহারকারীদের যোগ / মুছে হিসাবে অনুমোদন, অনুমতি প্রদান ইত্যাদি প্রশাসনিক প্রশাসন কাজ সম্পাদিত একটি বিশ্বস্ত ব্যক্তি থাকা প্রয়োজন।
3. রেকর্ড রাখুন - এবং আপনার ব্যবসার রেকর্ড আপডেট রাখুন।
রেকর্ড রাখা ভাল অফিস ব্যবস্থাপনা সহজতম অংশ মত শোনাচ্ছে - যতক্ষণ না আপনি যারা রেকর্ড প্রবেশযোগ্য এবং আপডেট উভয় রাখা প্রয়োজন বিবেচনা কিন্তু একটি ভাল অফিস ম্যানেজার হওয়ার প্রথম নিয়ম আপনাকে এটিকে ধরে রাখার জন্য সাহায্য করবে; একটি অফিস রুটিন রেকর্ড আপডেট করা। উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি একটি নতুন গ্রাহক বা ক্লায়েন্ট পান, তখন কেবলমাত্র আপনার পরিচিতি ডেটাবেসে প্রবেশ করতে একটি মুহূর্ত লাগবে। তারপর ফোনটিতে আপনার সাথে কথোপকথন করার পরে রেকর্ডটি আপডেট করার জন্য এটি কেবল অন্য মুহূর্ত বা দুটি গ্রহণ করবে।
(উল্লেখ্য, অধিকাংশ বিচারব্যবস্থার গোপনীয়তা আইনগুলি গ্রাহকের তথ্য নিয়ন্ত্রণের নিয়ন্ত্রণ করে।)
4. আপনার অফিসের মধ্য দিয়ে হাঁটুন এবং একটি বসা আছে।
আপনার অফিসে স্থান ব্যবস্থাপনা বা স্থান অপব্যবহার একটি উদাহরণ?
যখন আপনি অফিসের মধ্য দিয়ে হেঁটে যান, তখন কি আপনি বাধাগুলির মধ্যে ঘুরে বেড়াতে বা কিছুটা চলাফেরার ঝুঁকি চালাতে পারেন?
যখন আপনি একটি টেবিলে বসবেন তখন আপনি কি সেখানে আরামভাবে কাজ করতে পারেন? জিনিষ টেকনিক্যালভাবে সাজানো হয় যাতে আপনি যে টেবিলে সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করবেন সেগুলি কি নিকটতম?
প্রিন্টার থেকে ফাইলিং ক্যাবিনেটের মাধ্যমে দাঁড়িয়ে আছে, আজকাল অফিসে crammed অনেক আছে। ভাল অফিস পরিচালনার জন্য, আপনাকে নিশ্চিত হতে হবে যে অফিসে সমস্ত জিনিস সর্বাধিক দক্ষতা - এবং সর্বাধিক নিরাপত্তা জন্য ব্যবস্থা করা হয়। ছোট বা হোম অফিস ডিজাইনের বেসিকগুলি আপনার অফিস স্পেসের পাওয়ার, আলো এবং বায়ুচলাচল প্রয়োজনীয়তাগুলি নিরাপদে পূরণের জন্য টিপস প্রদান করে।
5. ক্লান্তিকর কাজ শিখুন।
আপনি যে জিনিসগুলি পছন্দ করেন না তা বন্ধ করা খুব সহজ, এবং বেশিরভাগ ব্যবসায়ীর লোকেরা ফাইলিং , শিপিং এবং প্রাপ্তি, বা হিসাবরক্ষণ ইত্যাদি কাজগুলি উপভোগ করে না - এমনকি অফিস পরিচালকদেরও।
দুর্ভাগ্যবশত, একটি অফিস, একটি রান্নাঘরের মত, কাজগুলি সম্পন্ন না হওয়া সত্ত্বেও ভাল কাজ করবে না।
আপনি যদি একটি ছোট ব্যবসায়ের মালিক হন, তবে আপনি যে কাউকে বিরক্তিকর বা অপ্রীতিকর কাজ হিসাবে অন্য কাউকে নিয়োগ করতে সক্ষম না হওয়ার অবস্থানে রয়েছেন, তা প্রতি সপ্তাহে সময় নির্ধারণের মাধ্যমে নিয়মিতভাবে আপনার কাছে নিয়মিতভাবে পেতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ একটি সকালে বা বিকালে যান, এবং এটি ঠান্ডা কলগুলি করা , অ-অগ্রাধিকার ইমেল অনুসন্ধান ফেরত, সোশাল মিডিয়া পোস্টিং তৈরি করে , অ্যাকাউন্টিং বা রেকর্ডগুলি আপডেট করে।
6. প্রতিনিধি এবং আউটসোর্স।
একটি নিখুঁত বিশ্বের মধ্যে, সবাই শুধুমাত্র তিনি কি সময় ছিল কি করছেন এবং ভাল করেনি। বিশ্বের হিসাবে নিখুঁত নয়, পরিবর্তে অনেক মানুষ তারা ভাল করতে সময় বা প্রতিভা আছে না যে জিনিস করছেন।
Delegating এবং Outsourcing Training শুধুমাত্র আপনার ছোট ব্যবসা অফিস ব্যবস্থাপনা উন্নত করতে পারেন না কিন্তু আপনি ভাল হিসাবে আপনার প্রতিভা উপর ফোকাস করতে বিনামূল্যে, যার ফলে আপনার নীচে লাইন উন্নতি। একটি অংশ সময় বা ভার্চুয়াল সহকারী আপনার অফিস বা প্রশাসনিক কাজগুলি পরিচালনা করতে সক্ষম হতে পারে। প্রতিনিধিত্বের জন্য আরও দেখুন, প্রতিনিধিদলে সিদ্ধান্ত নিন
7. ব্যবসা পরিকল্পনা একটি অগ্রাধিকার করুন।
অনেক ছোট ব্যবসা মালিকরা তাদের অভিনয় এবং প্রতিক্রিয়া দিন কাটা - এবং তারপর আশ্চর্য কেন তারা তাদের চাকার কাঁটা বলে মনে হচ্ছে। ব্যবসা পরিকল্পনা ভাল অফিস ব্যবস্থাপনা গুরুত্বপূর্ণ উপাদান এবং আপনার নিয়মিত অফিস ব্যবস্থাপনা রুটিনের অংশ হতে প্রয়োজন।
সফল ছোট ব্যবসা মালিকদের ব্যবসা পরিকল্পনা প্রতি সপ্তাহে সময় ব্যয়, এবং অনেক লক্ষ্য সেটিং এবং বৃদ্ধির জন্য একটি টুল হিসাবে দৈনন্দিন ব্যবসা পরিকল্পনা অধিবেশন ব্যবহার
এই ব্যবসা পরিকল্পনা গাইড আপনার ব্যবসা পরিকল্পনা প্রচেষ্টার চলমান জন্য একটি মহান প্রাইমার হয়; এটি আপনার ছোট ব্যবসার জন্য একটি ব্যবসায়িক পরিকল্পনা কাঠামো বহন করে এবং ব্যবসার লক্ষ্যগুলি সেট করার জন্য নীতিমালাগুলির মাধ্যমে একটি দৃষ্টি বিবৃতি লেখা থেকে সবকিছু সরবরাহ করে ।
যদি আপনি স্টাফ আছে, তাদের পরিকল্পনা পরিকল্পনায় জড়িত, আনুষ্ঠানিকভাবে বা অনিয়মিতভাবে
আপনি পার্থক্য ভালবাসা হবে
বিশৃঙ্খলা ব্যবসা করতে হস্তক্ষেপ না করা। ভাল অফিস পরিচালনার সাতটি নীতির প্রয়োগ করা শুরু করার পরে, আপনি ভাল অফিস পরিচালনার পার্থক্য এ আশ্চর্য হয়ে যাবেন - এবং আপনি কতটা ব্যবসা করবেন।
আরো দেখুন:
কেন ক্লাউড কম্পিউটিং ছোট ব্যবসার জন্য আদর্শ
আপনার ফাইলিং সিস্টেম মাস্টারিং