ছোট ব্যবসার জন্য একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তৈরি কিভাবে
অনেক ব্যবসার জন্য, দস্তাবেজ পরিচালনার ফোকাস সংস্থা এবং স্টোরেজ ডকুমেন্টে থাকে। তারা একটি সংগঠিত এবং নিরাপদ পদ্ধতিতে দস্তাবেজগুলি সঞ্চয় করতে সক্ষম হতে চায় যা এখনও নথিগুলি সহজেই পাওয়া যায়।
এই নিবন্ধটি আপনাকে দেখাবে কিভাবে একটি দস্তাবেজ পরিচালন ব্যবস্থা তৈরি করতে হয় যা ঠিক এইভাবে করে।
আপনি যদি কোনও সার্চ ইঞ্জিনে "ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট" টাইপ করেন, তাহলে আপনাকে ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট "সমাধান" এর দীর্ঘ তালিকাগুলি পাবেন, অনেকগুলি সফ্টওয়্যার বা অ্যাপগুলি যা একটি কাগজেরহীন অফিস থাকার সুবিধার বিজ্ঞাপন দেয়।
ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বা অ্যাপ্লিকেশন, তবে, আপনার ব্যবসা বৈদ্যুতিন ফাইল পরিচালনার উন্নত ডিজাইন করা হয়। সমস্যা হল যে অনেক ছোট ব্যবসাগুলিকে কাগজে এবং ইলেকট্রনিক ফাইলগুলিতে পুরাতন নকশার তথ্য মিশ্রিত করতে হয় - এবং কিছু ক্ষেত্রে, কাগজের ডেটার অনুপাত অনেক বড়।
একটি মিশ্র ডেটা পরিবেশ থাকার সমস্যাটি সমাধান করার জন্য একটি ডকুমেন্ট ইমেজিং সিস্টেম ব্যবহার করতে হবে যাতে আপনার সমস্ত ব্যবসার ডকুমেন্টগুলি বৈদ্যুতিন রূপে রূপান্তর করা যায়। কিন্তু এই অনেক ব্যয়বহুল এবং অনেক ছোট ব্যবসার জন্য সময় ব্যবহার করে।
ভাল খবর হল যে আপনি কোনও বিশেষ সফটওয়্যার কেনার বা হোয়াইট ডকুমেন্ট ইমেজিং এর মাধ্যমে কোনও জায়গায় ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের মূল বিষয়গুলি স্থাপন করতে পারেন।
সিস্টেমটি জটিল হতে হবে না; আপনি শুধু পরিকল্পনা এবং এটি বাস্তবায়ন কিছু সময় বিনিয়োগ করতে হবে।
কিভাবে একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তৈরি করতে
একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম স্থাপন তিনটি পদক্ষেপ জড়িত;
- একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট পরিকল্পনা তৈরি,
- ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট পরিকল্পনা বাস্তবায়ন,
- এবং নিম্নলিখিত মাধ্যমে।
পরিকল্পনাটি তৈরি করে প্রথম ধাপে এই চারটি প্রশ্নের উত্তর দেওয়া হয়:
নথি তৈরি করার নিয়ম কি?
ইনভয়েসেস , পেমেন্ট রিমাইন্ডার অক্ষর, বিক্রয় ব্রোশার, ইমেইল, ব্যালেন্স শীট , স্প্রেডশীটস, রিপোর্ট - সমস্ত ব্যবসাগুলি ব্যবসা এবং ব্যবসা ট্র্যাকিং করার সময় বিভিন্ন ধরণের নথি তৈরি করে। এবং সংগঠিত বিষয়গুলি রাখা, সকল ব্যবসাগুলিকে দস্তাবেজ তৈরির জন্য নিয়মগুলি স্থাপন করতে হবে।
উদাহরণস্বরূপ, আপনার স্ট্যান্ডার্ড ব্যবসার নথির কিছু, যেমন অক্ষর এবং চালান, এবং তারা কোথায় অবস্থিত সেখানে আভ্যন্তরীণ টেমপ্লেট রয়েছে?
একটি অভ্যন্তরীণ শৈলী গাইড যা অনুসরণ করা প্রয়োজন?
নতুন ডকুমেন্টের তারিখ এবং / অথবা সময় স্ট্যাম্প করা উচিত?
দস্তাবেজ ভাগ বা পর্যালোচনা করার জন্য কোন পদ্ধতি অনুসরণ করা উচিত?
কিছু ছোট ব্যবসাগুলির জন্য, নথির সৃষ্টি সম্পর্কে একমাত্র বিন্দু অবশ্যই থাকবে যেখানে বিভিন্ন ব্যবসায়িক নথির জন্য টেমপ্লেটগুলি অবস্থিত এবং কিভাবে সেগুলি ব্যবহার করতে হয় কিন্তু যদি আপনার ব্যবসার মধ্যে নথি তৈরির কাজে বিভিন্ন ব্যক্তি সহযোগিতা, পর্যালোচনা বা আপডেট করার কাজে জড়িত থাকে তবে দক্ষতা ও স্থিরতা নিশ্চিত করার জন্য আপনাকে কীভাবে এই বিষয়গুলি করা উচিত তা নির্ধারণের জন্য কিছু সময় ব্যয় করতে হবে।
আমরা কিভাবে নথি সংরক্ষণ করব?
আসলে এই প্রশ্নের দুটি দিক আছে।
প্রথম স্টোরেজ ভৌত দিকগুলির সাথে জড়িত। এমনকি যদি আপনার ছোট ব্যবসার ফাইলিং ক্যাবিনেটের মধ্যে নথি সংরক্ষণ করা হয়, সঞ্চয় সঙ্গে যুক্ত খরচ আছে; ফাইলিং ক্যাবিনেটের নিজেদের খরচ না, কিন্তু সময় এবং সময় যখন আপনি এবং / অথবা আপনার কর্মচারী ফাইল ডকুমেন্ট বা তাদের উদ্ধার করতে যান। বস্তুত, অধিকাংশ ছোটো ব্যবসার জন্য সংগ্রহস্থলের সঙ্গে যুক্ত সর্বাধিক খরচ সম্ভবত লোকজনকে দস্তাবেজ খুঁজতে সময় ব্যয় করা হয়।
সংরক্ষণের নথি দ্বিতীয় দিক সাংগঠনিক; কিভাবে নথি দায়ের করা হবে? ফাইলগুলি দস্তাবেজ কী কী ভাল ফাইল ম্যানেজমেন্ট অনুশীলন অনুসরণ করা হয়।
আপনি কিভাবে দস্তাবেজ আর্কাইভ করব জানি প্রয়োজন। আপনি আপনার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে ব্যাক বার্নারে স্থানান্তরিত হওয়ার তারিখ বা পুরানো ফাইলগুলি কীভাবে পরিচালনা করবেন?
উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি বছরের শুরুতে, আমি আমার কম্পিউটারে বিভিন্ন কাজের সাথে সম্পর্কিত ফাইলগুলি চালাই, যারা এখন আর বর্তমান না হয়, এবং বছর এবং / অথবা বিষয় অনুসারে লেবেলকৃত নতুন ফোল্ডারগুলি তৈরি করে প্রয়োজনীয় ফাইলগুলিকে সরিয়ে দেয়।
একই কাগজ ফাইলের সাথে করা যেতে পারে; এটি একটি ফাইল ফোল্ডার এবং লেবেল থেকে পুরানো (ইআর) নথি অপসারণ করা কঠিন নয় এবং শিরোনামটিতে "ওল্ড" দিয়ে নতুন একটি তৈরি করুন। কিছু সফ্টওয়্যার স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার বিকল্পগুলি অফার করে। উদাহরণস্বরূপ মাইক্রোসফ্ট আউটলুক আপনাকে পুরানো ইমেল সংরক্ষণের অনুমতি দেয়।
কিভাবে নথি পুনরুদ্ধার করা সহজ হতে পারে?
এই প্রশ্নটি আপনার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের হৃদয়। জেরক্স কানাডা এর লেজার মার্কেটিং দ্বারা পরিচালিত একটি সমীক্ষায়, কানাডিয়ান এসএমবি মালিকদের এবং পরিচালকদের গড় বলে এই ডকুমেন্টগুলি অনুসন্ধান করার জন্য বছরে ২,15২ ডলার খরচ করে ডকুমেন্টগুলি পরিচালনা এবং সংরক্ষণের জন্য এবং প্রায় এক ঘন্টা প্রতিদিন (গ্লোবডএমএলএমএল)।
আবার, ভাল ফাইলিং অভ্যাস সমস্যা সমাধানের দিকে একটি দীর্ঘ পথ যেতে পারে। এই সাইটে ডেটা ম্যানেজমেন্ট নিবন্ধগুলি ব্রাউজ করা আপনাকে শুরু করতে হবে। যদি আপনি এমন কিছু করেন যেমন কঠোর নেমিং কনভেনশনগুলির ধারাবাহিকভাবে অনুসরণ করে, উদাহরণস্বরূপ, ডকুমেন্টগুলি খুঁজে পাওয়া আরও সহজ হবে।
এবং আপনি একজন একক মালিক যিনি একক বা একটি ব্যবসার মালিক কর্মচারীর সাথে কাজ করেন, আমি একটি ফাইল লোকেশন তালিকা তৈরি করার সুপারিশ করি, যা ব্যবহারকারীদের বিশেষ ধরনের ফাইলগুলি যেখানে যেতে হবে তা স্মরণ করিয়ে দেবে - এবং কোথায় বিশেষ নথি খুঁজে পেতে হবে। যদি আপনার ব্যবসা সবচেয়ে বেশি হয়, তাহলে আপনার কম্পিউটার সিস্টেমে, ক্লাউডের মধ্যে একটি সার্ভারে, অথবা একটি ফিজিক্যাল ক্যাবিনেটের মতো একটি ফিজিক্যাল অবস্থানে দায়ের করা হয় কিনা তা অন্তর্ভুক্ত করার জন্য মনে রাখবেন। উদাহরণস্বরূপ, ধরুন আপনি আমার ব্যবসার ছবি, ভিডিও বা এমনকি কাগজের ফটো ব্যবহার করেন। আপনার ফাইল লোকেশন তালিকাতে একটি এন্ট্রি হতে পারে:
ডিজিটাল ছবি / ভিডিও: কম্পিউটার (বা সার্ভার) - ড্রাইভ ই: / ফটো - উপযুক্ত বিষয় ফোল্ডারে ফাইল
কাগজ ছবি: ফাইলিং মন্ত্রিসভা 3 - ফটো - বিষয় দ্বারা আলফা
ভাগ করা নেটওয়ার্কে বা ক্লাউড ড্রাইভগুলি ম্যাটেরিয়াল ড্রয়ারগুলি ফাইল করার মত বিষয়বস্তু অনুযায়ী লেবেল করা উচিত।
কিভাবে আমরা আমাদের নথি নিরাপদ রাখতে / রাখতে পারেন?
ডকুমেন্ট নিরাপত্তা জন্য প্রতিরক্ষা প্রথম লাইন শারীরিকভাবে ব্যবসা প্রাঙ্গনে নিজেদের সুরক্ষিত হয়। সমস্ত ব্যবসার নিরাপত্তা ব্যবস্থা থাকা প্রয়োজন, যেমন এলার্ম সিস্টেম, ইনস্টল করা - এমনকি হোম ভিত্তিক ব্যবসাগুলি ।
ব্যবসার প্রয়োজন হতে পারে বা অন্যান্য নিরাপত্তা ডিভাইসগুলি যেমন উইন্ডো বার / গ্রিলস, সিকিউরিটি ক্যামেরা এবং / বা প্যাট্রোল পরিষেবাগুলিতে বিনিয়োগ করতে চায়। আপনি আপনার ইলেক্ট্রনিক ফাইলগুলিকে সুরক্ষিত করার জন্য পাসওয়ার্ডগুলি তৈরি এবং ফাইলগুলি এনক্রিপ্ট করার সময় সব সময় ব্যয় করতে পারেন, তবে কেউ যদি আপনার কম্পিউটার এবং তার সাথে হার্ড ড্রাইভের সাথে চুরি করে চুরি করে তবে এটি কোনও ব্যাপার না।
সব ফাইলিং ক্যাবিনেট লক করা উচিত এবং ব্যবসা ঘন্টা পরে লক রাখা (এবং কোন এক নির্ভরযোগ্য বন্ধুর কাছাকাছি হতে যাচ্ছে যদি lunchtime এ লক করা)।
ইলেকট্রনিক নথিগুলির জন্য সাধারণ নিরাপত্তা পদ্ধতি নিয়মিত নথিভুক্ত করা এবং মূল নথিগুলি অবস্থিত যেখানে একই হার্ড ড্রাইভ ছাড়া অন্য কোথাও ডকুমেন্ট ব্যাকআপ রাখা। অফ্রোপলটি সেরা প্রাকৃতিক বিপর্যয়ের দ্বারা মুছে ফেলা আপনার ব্যবসা তথ্য থাকার বিরুদ্ধে সতর্কতা অবলম্বন - আরেকটি কারণ কেন ক্লাউড ব্যবসার জন্য আদর্শ ।
একই কম্পিউটার নেটওয়ার্ক সহকর্মী বা কর্মীদের সাথে ছোট ব্যবসাগুলিও কিছু ব্যবহারকারীদের অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করতে পারে যাতে তারা কেবলমাত্র কিছু নেটওয়ার্কের সম্পদ ব্যবহার করে দেখতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার কাছে "অ্যাকাউন্টিং" নামক একটি নেটওয়ার্ক বা ক্লাউড শেয়ার ডিরেক্টরি রয়েছে যা অ্যাক্সেস কেবলমাত্র পরিচালনার জন্য সীমাবদ্ধ রয়েছে। এমনকি যদি কোনো ব্যবহারকারী একটি সংস্থান অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয়, যেমন একটি অ্যাপ্লিকেশন, বিশেষ নথি পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত হতে পারে দস্তাবেজগুলির সামগ্রীগুলি এনক্রিপ্ট করাও হতে পারে, যা কেবল তাদের জন্য অ্যাক্সেসযোগ্য করে তোলে যাদের প্রয়োজনীয় এনক্রিপশন কী আছে
কর্মচারী চুরি তথ্য নিরাপত্তা অন্য হুমকি। কর্মচারীদের সঙ্গে ছোট ব্যবসাগুলি রিজামের সত্যিকারের চেক করা এবং কর্মচারীদের পটভূমির চেকগুলি নীতিমালা একটি বিষয় হিসাবে গ্রহণ করা উচিত।
আপনার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়ন
উপরের প্রশ্নের উত্তর দিয়ে আপনার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান তৈরির পর, আপনি এটি বাস্তবায়নের জন্য প্রস্তুত, আপনার কর্মীদের আপনার ব্যবসার ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বিবরণ জানতে এবং নথিগুলি তৈরি, সংরক্ষণ ও পুনরুদ্ধারের সময় যথাযথ পদ্ধতি অনুসরণ করে তা নিশ্চিত করে নিন।
আপনার নিশ্চিত হতে হবে যে আপনার সংস্থার মধ্যে থাকা সমস্ত ডকুমেন্টগুলি অ্যাক্সেস এবং ব্যবহার করে, এইগুলি যথাযথভাবে দস্তাবেজগুলির নামকরণ এবং সংরক্ষণ করার মতো জিনিসগুলি অনুসরণ করে। নির্দিষ্ট ফাইলগুলি সহজেই পাওয়া যায় কিনা তা পরীক্ষা করতে এবং মস্তিষ্কে প্রতিরোধ করার জন্য একটি নিয়মিত ভিত্তিতে স্পট চেক করুন।
আপনি একটি দিনের মধ্যে একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সেট আপ করতে পারেন কিন্তু সময় ধরে এটি ক্রমাগত এটি তার সাফল্যের জন্য কী হবে। পুরস্কারগুলি বিশাল - আপনি যখন এটি চান এবং মনকে শান্তি চান তখন আপনি কী খুঁজতে চান তা খুঁজে পেতে সক্ষম।