আপনি ফাইলিং সময় ব্যয় নিচে কাটা 5 উপায়
কিন্তু দুর্ভাগ্যবশত, এটি ঘৃণা বা না, আপনি একটি ছোট ব্যবসা চালানোর সময়, ফাইলিং করা হবে, অথবা আপনি আপনার পিলিং আপ রাখছে যে সমস্ত কাগজ ওজন অধীনে শীঘ্রই আপনার ডেস্ক collapsing পাবেন। ফাইলিং এর একটি hater কি?
এই সমস্যাটির দুটি দিক আছে যা সাহায্য করতে পারে।
আপনি আপনার সময় যতটা সম্ভব সম্ভব ফাইলিং করার চেষ্টা করতে পারেন (একটি পদ্ধতি যা আমি প্রায় একটি অফিস চলার বছর ধরে নিখুঁত করেছি) অথবা যতটা সম্ভব (যতটুকু সম্ভব আমি চেষ্টা করা চালিয়ে যাচ্ছি) আপনার সময় ফাইল করা। আসুন আমরা প্রথমে যে পরিমাণ সময় নষ্ট করি তার পরিমাণ কমানোর জন্য টিপস দেখুন।
কাঁটা এবং সম্ভব যখন রিসাইকেল
দায়ের করার অপেক্ষায় থাকা কাগজটির যেকোন টুকরা সম্পর্কে প্রথম প্রশ্ন হল, "এই দস্তাবেজটি দায়ের করতে হবে?"
মেইলটিতে আসা অনেকগুলি দস্তাবেজ সরাসরি শাড়ির মধ্যে যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, অন্যান্য কোম্পানীর বিজ্ঞাপনগুলি বা তথ্য পত্রগুলি জমা দেওয়ার সময়টি কী? আপনি যখন মেলের সাথে কাজ করছেন, তখন একবার মেইল এক টুকরা পড়ুন, আপনি এখন থেকে এক বছরের জন্য এটির প্রয়োজন হবে কিনা তা স্থির করুন এবং অনুযায়ী ফাইলটি বা ছদ্মবেশে করুন।
সম্ভাবনাগুলি ভাল যে আপনি নথিগুলির অনেক অনুলিপিগুলি জমা করছেন যা আপনাকে ফাইলিং করার দরকার নেই - এবং এমনকি প্রথম স্থানে মুদ্রণও করা উচিত নয়।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ইলেকট্রনিক ফাইলগুলিকে সংগঠিত করা হয় এবং আপনি যথাযথ ব্যাকআপ প্রক্রিয়াগুলি অনুসরণ করছেন, তাহলে ইনভয়েস বা অক্ষরের কাগজের অনুলিপিগুলি ফাইল করার কোনও দরকার নেই
তাই যখন আপনি ফাইলিং এর গাদা মোকাবেলা করছি, "আপনি ছাড়া থাকতে পারেন কাগজ"
একটি ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করে যা অন্য অফিসের কাজ সহজ করে তোলে, কঠিন না
বেশীরভাগ কাগজপত্র যা আমি জমা দেবার প্রয়োজন হয় ব্যবসা করার প্রক্রিয়া সম্পর্কিত - এবং এই নথি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের মধ্যে প্রবেশ করা প্রয়োজন আগে তাদের সাথে অন্য কিছু করা হয়।
তাই একটি মুদ্রণ toner কার্তুজ জন্য যে প্রাপ্তি গ্রহণ এবং আমার প্রধান ফাইলিং সিস্টেমে "পি" এর অধীনে এটি ফাইলের পরিবর্তে, আমি আমার "প্রথম" ফাইলিং সিস্টেমে এটি ফাইল, মাসের এবং বছরের দ্বারা লেবেল ফোল্ডার একটি সিরিজ।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আমি ২017 সালের সেপ্টেম্বর মাসে টোনার কার্টিজ কিনেছি, তবে সেই মাসের মধ্যে যে সমস্ত অন্যান্য বিল, রিসিট এবং অন্যান্য ব্যবসার নথিগুলির সাথে এটি যোগ করা হয়, সেই ফাইলটি তারপর এটি মাসের শেষে ফোল্ডারে কাজ করার জন্য একটি সহজ বিষয় এবং সব অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি তৈরি করা প্রয়োজন (অথবা যদি আপনি এটি আপনার করছেন না, আপনার অ্যাকাউন্টেন্ট বা bookkeeper মাসিক ফোল্ডার হাতে) ।
মনে রাখবেন আমরা একটি পরিষেবা ব্যবসা পরিচালনা করি , খুচরো ব্যবসা নয়, তাই একবার বসে বসে অ্যাকাউন্টগুলিতে কাজ করে একবার আমার জন্য কাজ করে। আপনি যদি আপনার অ্যাকাউন্টগুলিকে আরো ঘন ঘন ঘন ঘন ঘন ঘন ঘন ঘন ঘন করতে চান তবে আপনাকে সেই অনুযায়ী মাসিক ফোল্ডারের ধারণা সংশোধন করতে হবে।
আপনি ফাইল আগে চিন্তা করুন
অ্যাকাউন্টিং করার জন্য মাসিক ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করার পরে কি হয়? "প্রধান" ফাইলিং সিস্টেমে ডকুমেন্টগুলি স্থানান্তর করা প্রয়োজন। কিন্তু প্রতিটি ডকুমেন্টকে স্বতন্ত্রভাবে তার শিরোনামের উপর ভিত্তি করে ফাইল জমা দেওয়ার পরিবর্তে, আমি গ্রুপ অনুসারে যৌক্তিকভাবে ফাইল করি, একটি ফাইলিং পদ্ধতি যা আমি খুব দ্রুত খুঁজে পাই।
এর প্রিন্টার টোনার কার্টিজ উদাহরণ একটি অন্য চেহারা আছে।
প্রিন্টার টোনার কার্টিজের জন্য "পি" এর অধীনে এই রসিদটি জমা করার পরিবর্তে, আমি অফিস সরবরাহসমূহ - রশিদগুলির অধীনে এটি একটি ফাইল দিবো, একই জায়গায় যে আমি পোস্ট-নোটগুলির সংগ্রহের জন্য রসিদ বা প্রিন্টারের জন্য একটি রসিদ হিসাবে ফাইল লিখব। কাগজ। এটি শুধুমাত্র দ্রুততর ফাইল তৈরি করে না বরং পরবর্তীতে নথিগুলি খুঁজে পেতে আরও সহজ করে তোলে।
আপনার ফাইল ফোল্ডার লেবেলগুলিতে সম্পূর্ণ অক্ষর এবং বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন, শুধু অক্ষর নয়
আপনার ফাইলিং সিস্টেমের বিভাগ তৈরি করার সময় আপনি কেবল একক অক্ষর সীমাবদ্ধ বলে যে কোন নিয়ম নেই। এবং যদি আপনি করবেন, আপনি আপনার ফাইল অপ্রয়োজনীয় ধীর এবং জটিল করা করছেন। আপনার ফাইলিং সিস্টেমে কাস্টমাইজ করুন যাতে আপনি একটি গ্রুপ দ্বারা ফাইলিং থেকে উপকৃত হতে পারেন এবং একটি ডকুমেন্ট আরো দ্রুত স্থানান্তর করতে সঠিক অবস্থান খুঁজে পেতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, "সি" লেবেলযুক্ত আমার ফাইলিং সিস্টেমের একটি বিভাগের পরিবর্তে, আমার "ক্লায়েন্ট ফাইলগুলি" লেবেলযুক্ত একটি বিভাগ রয়েছে।
"ক্লায়েন্ট ফাইল" এর মধ্যে থাকা ফাইলগুলি বর্ণানুক্রমে সংগঠিত হয়। আপনার ফাইলিং সিস্টেমে কাস্টমাইজ করার এই উপায়টি হল যে এটি প্রয়োজন হলে এটি সর্বদা আরও উপবিভাজন এবং সংগঠিত হতে পারে। তাই একটি প্রধান ক্লায়েন্ট একটি ফাইল সিস্টেম বিভক্ত তার "ক্লায়েন্ট ফাইল" বিভাগের মধ্যে তার নাম দিয়ে লেবেল তার সহজ সাথে সম্পর্কিত ডকুমেন্ট খুঁজে পেতে পারে থাকতে পারে।
এই উদাহরণে, তারপর, ফাইলিং সিস্টেমে লেবেলগুলি "B", "C", "ক্লায়েন্ট ফাইলস", "D" পড়বে ... দেখুন আপনার ফাইলিং কত সহজ হবে?
আপনার ফাইলিং গতি আরও ফাইলিং টিপ: বর্ণমালা কাস্টমাইজ করতে ভুলবেন না, অত্যধিক। শুধু একটি "এম" বিভাগ থাকার পরিবর্তে, একটি "ম্যাক "ও লেবেল দিন।
আপনার "প্রথম" ফাইলিং সিস্টেম বন্ধ এবং সুবিধাজনক রাখুন
দুই-স্তরের ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করে অন্য মহান জিনিস যেমন উপরে বর্ণনা করা হয়েছে যে আপনার ফাইলিং সিস্টেমের প্রথম স্তর (মাসিক ফোল্ডার) আপনার কাজস্থানের কাছাকাছি শারীরিকভাবে কাছাকাছি রাখা অনেক সহজ হয়ে যায়। আপনি তাদের ফাইল করার জন্য একটি ঘনিষ্ঠ, সংগঠিত জায়গা আছে, তাহলে তাদের পিল আপ দেওয়া এর পরিবর্তে আপনি তাত্ক্ষণিকভাবে কাগজপত্র ফাইল করতে আরো ধার্য হতে হবে।
সুতরাং আপনার শেষ, বর্তমান, এবং পরবর্তী মাসের মাসিক ফোল্ডারগুলি ট্র্যাশে রাখুন অথবা একটি কনসার্টা ফাইল ব্যবহার করুন এবং আপনার কাজস্থানে আর্মের দৈর্ঘ্যের মধ্যে রাখুন। আপনার ফাইলিং সিস্টেমের প্রচুর পরিমাণে ("প্রধান" ফাইলিং সিস্টেম, যেহেতু আমরা এটি উপরে ডাকা করেছি, রুমের মধ্যে বা এমনকি একটি পৃথক রুমে সম্পূর্ণভাবে হতে পারে, তবে সংরক্ষণের স্বার্থে, আপনাকে উঠতে হবে না আপনার প্রথম পর্যায় ফাইলিং করা
কিভাবে ফাইলিং মজা করবেন
আমি আপনাকে দেওয়া ফাইলিং টিপস এতদূর আপনি ফাইলিং এবং মস্তিষ্কের নিশ্চল প্রতিরোধ করা সময় কাটা সাহায্য করা উচিত। কিন্তু আপনার সময় আরো মজাদার ফাইলিং সম্পর্কে কি?
সত্য, আমি এখানে নিয়ে আসা একমাত্র কৌশল হল সরাসরি প্রতারণা, যদি আমি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য ফাইল করে কুকি দিয়ে নিজেকে পুরস্কৃত করি। এটি কাজ করবে কিন্তু প্রচুর পরিমাণে পাউন্ড লাগাতে পারে যদি আপনার কাছে প্রচুর ফাইল জমা থাকে।
অথবা আপনি আপনার ফাইল ফোল্ডারগুলির জন্য বিভিন্ন রং ব্যবহার করে এবং লেবেলগুলির জন্য অসাধারণ ফন্ট বা লিপি ব্যবহার করে একটি আরও শৈল্পিক দৃষ্টিভঙ্গি নিতে পারেন। এটি আপনার ফাইলিং আরো মজা করে কিনা বা না, এটি অবশ্যই এটি আরও আকর্ষণীয় করতে হবে
আর কে জানে? হয়তো শুধু যে আপনার ফাইলিং এত দ্রুত এখন যে এটি তাই সংগঠিত এটি করতে অনেক মজা করতে হবে।