আপনি কি সংরক্ষণ এবং সংগঠিত করার প্রয়োজন
নির্দিষ্ট পরিমাণে, আপনার জন্য ফাইলিংয়ের একটি সিস্টেম বিকাশ করতে হবে এমন আইটেমগুলি আপনার ব্যবসার উপর নির্ভর করবে।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি মূঢ় পণ্য বিক্রি করেন, তবে আপনার এমন কিছু প্রয়োজন যা আপনার জায় ট্র্যাক করে। যাইহোক, এখানে একটি সাধারণ তালিকা আইটেম আপনি আপনার বাড়িতে ব্যবসা ট্র্যাক রাখতে প্রয়োজন হবে:
- ব্যবসা এবং বিপণন পরিকল্পনা।
- লিগ্যাল ডকুমেন্টস (অর্থাত্ এলএলসি কাগজপত্র, ব্যবসায়িক লাইসেন্স, এবং বৌদ্ধিক সম্পত্তি নিবন্ধীকরণ, চুক্তি)
- পরিচিতিগুলি (পেশাদার, ক্লায়েন্ট, বিক্রেতারা, পরিষেবা প্রদানকারী, ইত্যাদি)
- আর্থিক তথ্য (লাভ / ক্ষতি বিবরণী, ব্যালেন্স শীট, প্রদেয় / লাভযোগ্য অ্যাকাউন্ট)
- করের
- ব্যবসা খরচ (রসিদ)
- প্রকল্প
এই তালিকা সহ, আপনি আপনার ব্যবসায়ের জন্য নির্দিষ্ট আইটেম যোগ করতে চান।
আপনার হোম ব্যবসায় সংগঠিত জন্য সিস্টেম
আপনি আপনার কাগজপত্র এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য সংরক্ষণ এবং পরিচালনা করার জন্য বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহার করবেন মতভেদ। কী ফ্যাক্টর আপনার জন্য সবচেয়ে ভাল কাজ করে এমন একটি পদ্ধতি নির্বাচন করতে হয়। প্রত্যেকেরই চিন্তা ও সংগঠিত করার একটি ভিন্ন উপায় রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, কিছু লোকের জন্য, এটি বর্ণানুক্রমে ফাইলগুলিকে সংগঠিত করার জন্য আরো বোধগম্য করে তোলে, কিন্তু অন্যদের জন্য, তারা তারিখ অনুসারে সংগঠিত করা সহজ করে।
যদি আপনি নিশ্চিত না হন যে আপনার জন্য সবচেয়ে ভাল কাজ করবে, এক চেষ্টা করুন, এবং আপনি এটি বজায় রাখার জন্য সংগ্রাম করেন, একটি ভিন্ন সিস্টেম গ্রহণ এখানে আপনার ফাইল এবং তথ্য সংগঠিত করার তিনটি উপায় আছে:
সহজ ব্যান্ডার ফাইলিং সিস্টেম
ছোট ব্যবসার জন্য যে খুব বেশী কাগজওয়ার্ক তৈরি না, দপ্তরী সিস্টেম একটি ভাল পছন্দ।
এটি এমন সব লোকেদের জন্যও আদর্শ যেগুলি এক জায়গায় সবকিছু থাকা বা তাদের তথ্য মোবাইল প্রয়োজন। বাইন্ডার সিস্টেমটি বড় তিনটি রিং দপ্তর, চিট সুরক্ষিত এবং বিভাগ অংশীদার ব্যবহার করে।
আপনার ব্যবসার বিভাগগুলি যেমন মুলতুবি আদেশ, সম্পূর্ণ অর্ডার, বিভিন্ন ফর্মের মাস্টার কপি সংগঠিত করার জন্য বিভাগের বিভাজক ব্যবহার করুন ... ইত্যাদি। সেখানে থেকে, আপনি শীট সুরক্ষার মধ্যে ফাইল সংগ্রহ করতে শুরু হবে। একবার বিন্ডার পূর্ণ হয়ে যায় - সপ্তাহের শেষে, মাস বা তিন মাস - এটি পরিষ্কার করার সময় হবে। আপনি শুধু গ্রাহকের অর্ডার ফাইল এবং অন্যান্য ঐতিহাসিক রেকর্ডগুলি ঐতিহ্যগত ফাইলিং সিস্টেমে স্থানান্তরিত করবেন যা আপনার দপ্তরের প্রতিষ্ঠানের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে মিরর করবে।
ঐতিহ্যবাহী ফাইলিং সিস্টেম
ঐতিহ্যগত ফাইলিং সিস্টেম একটি ফাইলিং মন্ত্রিসভা ব্যবহার করে, ফাঁস ফাইল এবং ম্যানিলা ফোল্ডার। প্রায় সব ব্যবসা শেষ পর্যন্ত তাদের ব্যবসা বৃদ্ধি হিসাবে এই ধরনের ফাইলিং প্রয়োজন হবে। সময় আছে উপর তৈরি একটি মাত্র কাগজপত্র আছে না শুধুমাত্র একটি আছে এবং যেহেতু করের রেকর্ডগুলিকে সাত বছর ধরে রাখতে হবে, তাই আপনাকে এই সমস্ত রেকর্ড সংরক্ষণের জন্য একটি জায়গা প্রয়োজন। ঐতিহ্যবাহী ফাইলিং সিস্টেমগুলিকে আইটেমগুলির জন্য আদর্শ রাখা উচিত, তবে নিয়মিতভাবে অ্যাক্সেস করা যায় না, যেমন পূর্বের কর এবং ব্যবসায়িক লাইসেন্স। আপনার প্রচলিত ফাইলিং সিস্টেমটি মাটিতে বন্ধ এবং সফল করতে এখানে কিছু টিপস রয়েছে:
- আপনি আসলে কি ধরনের সিস্টেম ব্যবহার করবেন তা নিয়ে চিন্তা করুন। আপনি ঠান্ডা অফিস সরবরাহ ক্রয় করতে এবং বিশ্বের সবচেয়ে প্রসারিত এবং রঙিন ফাইলিং সিস্টেম নির্ণয় করা বাদাম যেতে পারেন, কিন্তু আপনার কাজ শৈলী মাপসই না হলে, এটি সেট আপ সময় এবং অর্থ অপচয় হবে।
- আপনার কাগজ পরিচালনার জন্য একটি সিস্টেম তৈরি করুন যা "স্পর্শ" এর কমপক্ষে পরিমাণে অনুমতি দেয়। আপনি কাগজ পিলস নির্মাণ এড়ানোর, এবং প্রতিটি টুকরা একাধিক বার সঙ্গে মোকাবিলা করতে চান। পরিবর্তে, আপনি যখন এটি স্পর্শ প্রথমবার কাগজ একটি টুকরা যেতে প্রয়োজন সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে কাজ।
- ফাইলিং জন্য সময় সরান সেট প্লাজার মতো এই টাস্কটি এড়িয়ে যাওয়া সহজ, কিন্তু এটি প্রয়োজনীয় এবং আপনার ব্যবসাটি আরো মসৃণভাবে চলতে সাহায্য করবে। বিশেষ করে ট্যাক্স সময় ব্যবহৃত রসিদ এবং অন্যান্য আইটেম, এই উপাদান সংগঠিত রাখা আপনার ট্যাক্স ফাইল যে অনেক সহজ করে তোলে
ইলেকট্রনিক ফাইলিং সিস্টেম
ডিজিটাল জগৎ কাগজ স্টোরেজের প্রয়োজনটি পুরোপুরিভাবে বাদ দেয়নি, তবে এটি সংরক্ষণের তথ্য অনেক সহজ করে দিয়েছে। ডিজিটাল সিস্টেমগুলি চালাতে, প্রেরণ এবং পরিচালনা করতে পারে, এবং এটি আপনার হোম ব্যবসায়ের আর্থিকতা ট্র্যাক করতে পারে এবং ই-ফাইলিংয়ের জন্য ট্যাক্স সফটওয়্যারে আমদানি করা যাবে। আপনি রসিদ স্ক্যান করতে পারেন এবং তাদের আপনার কম্পিউটারে একটি ফাইলের মধ্যে সংরক্ষণ করতে পারেন (যদিও আপনি সম্ভবত কাগজ সংস্করণও রাখতে হবে)। ইলেকট্রনিক সিস্টেমগুলি আপনার ক্লায়েন্ট, গ্রাহক এবং সম্ভাব্য তথ্যগুলি সহজে অ্যাক্সেস, ইমেলিং, বিলিং এবং আরও অনেক কিছুতে গ্রাহক সম্পর্ক পরিচালন ব্যবস্থার মধ্যে সঞ্চয় করতে পারে। অনলাইন সিস্টেমগুলি আপনার ধারণাগুলি সংরক্ষণ করতে, প্রকল্পগুলি পরিচালনা করতে, তথ্য সংগঠিত করতে বা গবেষণা করার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে।
কিন্তু কাগজের ফাইল সিস্টেমের মত, আপনার ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেমটি আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষিত ফোল্ডারগুলি এবং ফাইলগুলি ব্যবহার করে একটি সাংগঠনিক কাঠামো, ক্লাউডে থাকা প্রয়োজন । সহজে ব্যবস্থাপনার জন্য, আপনার ডিজিটাল সিস্টেমে একই কাঠামো এবং ফাইলের নাম ব্যবহার করুন যেমন আপনি আপনার কাগজের সিস্টেমে করেন। আপনার ডিজিটাল ফাইলগুলি রক্ষা করার জন্য, একটি পৃথক হার্ড-ড্রাইভ বা একটি অনলাইন স্টোরেজ সিস্টেমের দিকে ব্যাকআপ রাখুন।
একটি সংমিশ্রনের সমস্ত উপরে
সম্ভাবনা আপনি আপনার ব্যবসার মধ্যে সঞ্চয় করতে হবে সব তথ্য এবং উপাদান পরিচালনার জন্য একাধিক সিস্টেম ব্যবহার করতে হবে। প্রথমত, আপনার সিদ্ধান্তটি কি আপনার জন্য সবচেয়ে ভাল হবে তা নির্ধারণ করতে হবে এবং তারপর এটি বাস্তবায়ন করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনার ব্যবসার দৈনন্দিন ব্যবস্থাপনা যেমন আপনার সময়সূচী, মার্কেটিং, এবং আপনার ফর্মগুলির অনুলিপিগুলি সংগঠিত করার জন্য আপনাকে একটি বাইন্ডার ব্যবস্থা থাকতে পারে।
আপনার ঐতিহ্যগত পদ্ধতি আপনার সমস্ত দীর্ঘমেয়াদি কাগজপত্রগুলি যেমন আগেের বছর কর, পারমিট এবং ব্যবসায়িক লাইসেন্স এবং বৌদ্ধিক সম্পত্তি নিবন্ধনগুলি ধরে রাখতে পারে। আপনি আপনার ধারণা সংরক্ষণ করতে একটি ডিজিটাল সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন, যেমন Evernote , এবং ট্র্যাক প্রকল্প।
অন্যদিকে, আপনার অনলাইন পরিচালনার তালিকা এবং ক্যালেন্ডার ব্যবহার করে, আপনার কম্পিউটারে সমস্ত রসিদগুলি স্ক্যান করা এবং আপনার অন্যান্য ব্যবসার পরিচালনার প্রয়োজনগুলির জন্য সফ্টওয়্যার বা অনলাইন পরিষেবাদি ব্যবহার করে আপনি যতটা সম্ভব ডিজিটাল হতে চান। এমনকি তাই, আপনি এখনও একটি সিস্টেম প্রস্তুত করতে পারবেন যে কাগজ পরিচালনা করতে চান। আপনার কাছে এটির জন্য প্রয়োজনীয় সিস্টেমটি খুঁজে পাওয়া খুবই সহজ এবং এটি প্রয়োজন হলে আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে বের করতে হবে।
আপডেট করা সেপ্টেম্বর 2016 লেসলি ট্রাক্স