ডিজিটাল ফাইলগুলির জন্য ফাইল ম্যানেজমেন্ট টিপস
ডেস্কটপ, ল্যাপটপ বা মোবাইল ডিভাইসে স্থানীয়ভাবে দস্তাবেজগুলি সঞ্চয় করার পাশাপাশি আরও ব্যবসাগুলি মূল ব্যবসায়িক অ্যাপ্লিকেশনের জন্য ক্লাউড এবং ফাইল স্টোরেজ ব্যবহার করছে। ( কেন মেঘ কম্পিউটিং ছোট ব্যবসার জন্য আদর্শ এবং ক্লাউড কম্পিউটিং 5 অসুবিধা। )
আরও স্টোরেজ ইস্যু জালিয়াতি করা অনেক ব্যবসার জন্য কর্মীদের মধ্যে দস্তাবেজ শেয়ার করার প্রয়োজন।
একটি অফিসের মধ্যে এটি সাধারণত একটি ফাইল সার্ভার বা নেটওয়ার্ক সংযুক্ত স্টোরেজ ডিভাইস (NAS) ব্যবহার করে সম্পন্ন হয়। যদি ভাগ করা মোবাইল অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হয়, তাহলে ক্লাউডগুলিতে ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করা যায় এবং এক্সেস অনুমতিগুলি ভাগ করে ভাগ করা যায়। এই সবের ফলে মেঘের মধ্যে সংরক্ষিত কিছু লোকের ডকুমেন্ট এবং কিছু স্থানীয়ভাবে একটি ফাইল পরিচালনার দুঃস্বপ্ন হতে পারে এবং এমনকি একক স্থানে বা অন্য যেকোনও দস্তাবেজও সংরক্ষণ করা যায়।
প্রতিষ্ঠানটি হল ইলেকট্রনিক ফাইল ম্যানেজমেন্ট এর মূল
যেখানেই ডকুমেন্টগুলি সংরক্ষণ করা হয় সেখানে তাদের সংগঠিত এবং আপ-টু-ডেট রাখা গুরুত্বপূর্ণ। ইলেক্ট্রনিক ফাইল পরিচালনার লক্ষ্য হল আপনি এটি খুঁজছেন তা খুঁজে পেতে পারেন তা নিশ্চিত করতে, এমনকি যদি আপনি এটি তৈরির কয়েক বছর পরেও এটি খুঁজছেন
বেশিরভাগ ব্যবসায়ের লোকেরা এক সময় বা অন্য কোনও গ্রাহক কল করার মতো বিব্রতকর অবস্থানে রয়েছেন এবং প্রাসঙ্গিক চালান বা অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ গ্রাহকের নথির দ্রুত সনাক্ত করতে সক্ষম হন না।
সমানভাবে বিরক্তিকর বছরের শেষে প্রায় scrambling হয় অ্যাকাউন্টেন্ট বা এমনকি খারাপ জন্য কোম্পানির অ্যাকাউন্ট সম্পর্কিত ডকুমেন্ট খুঁজে পেতে চেষ্টা, taxman ।
ডিজিটাল ডকুমেন্টের যথাযথ সংগঠন একটি ভাগ করা পরিবেশে বিশেষভাবে সমালোচনামূলক - যদি আপনার কোনও কর্মী অনুপস্থিত (অস্থায়ীভাবে বা স্থায়ীভাবে!) আপনি সেই ব্যক্তির দ্বারা তৈরি বা পরিচালিত যেকোনো নথি সনাক্ত করতে সক্ষম হবেন।
(উল্লেখ্য, অসন্তুষ্ট, বিচ্ছিন্ন কর্মচারীদের সাথে ডেটা সমস্যাগুলির সম্ভাব্য ক্ষতি আপনার ব্যবসার তথ্য রক্ষা করার এক অন্য কারণ। দেখুন 6 টি ব্যবসার তথ্য সুরক্ষা )।
এই ফাইল পরিচালনার পরামর্শগুলি আপনাকে আপনার ফাইলগুলির অ্যাক্সেসযোগ্য রাখতে সাহায্য করবে:
1. প্রোগ্রাম ফাইলগুলির জন্য ডিফল্ট ইনস্টলেশন ফোল্ডারগুলি ব্যবহার করুন।
অ্যাপ্লিকেশন প্রোগ্রাম ইনস্টল করার সময় ডিফল্ট ফাইল অবস্থান ব্যবহার করুন। উইন্ডোজ অধীনে, কনভেনশন অ্যাপ্লিকেশন প্রোগ্রাম ফাইল দ্বারা (ড্রাইভ লেটার:) -> প্রোগ্রাম ফাইল ডিরেক্টরি অধীনে বসবাস। অন্যত্র অ্যাপ্লিকেশন ইনস্টল করা বিভ্রান্তিকর এবং অপ্রয়োজনীয়।
2. সমস্ত নথি জন্য একটি স্থান।
একক "রুট" ফোল্ডারে সমস্ত ডকুমেন্ট রাখুন একটি উইন্ডোজ পরিবেশে একক ব্যবহারকারীর জন্য ডিফল্ট অবস্থান হল My Documents ফোল্ডার।
একটি ফাইল শেয়ারিং পরিবেশে একই কাজ করার চেষ্টা করুন। একক রুট ফোল্ডার তৈরি করুন (উদাহরণস্বরূপ "ভাগ করা ডকুমেন্টস" বলা হয়) এবং root ফোল্ডারে সাব ফোল্ডারে সমস্ত ডকুমেন্টস সংরক্ষণ করুন। সমস্ত ইলেকট্রনিক নথি জন্য একটি একক অবস্থান থাকার এটি সহজ জিনিসগুলি খুঁজে পেতে এবং ব্যাকআপ এবং আর্কাইভ চালানোর জন্য তোলে।
3. একটি লজিকাল অনুক্রমের মধ্যে ফোল্ডার তৈরি করুন
এই আপনার কম্পিউটার এর ফাইলিং মন্ত্রিসভা ড্রয়ার হয়, তাই কথা বলতে। আপনার ফোল্ডার নামক সাধারণ ভাষা ব্যবহার করুন; আপনি ভবিষ্যতে ফোল্ডারগুলির এই তালিকাটি দেখতে চাইবেন না এবং ভাবছেন কি "টিএফকে" বা অন্য কোন আকর্ষণীয় মেসেজ যা আপনি উদ্ভাবন করেন অর্থ।
4. ফোল্ডার মধ্যে Nest ফোল্ডার।
এই মূল ফোল্ডারগুলির মধ্যে অন্য ফোল্ডারগুলি তৈরি করুন যেমন প্রয়োজন দেখাও। উদাহরণস্বরূপ, " ইনভয়েস " নামে একটি ফোল্ডারে "2018", "2017" এবং "2016" নামক ফোল্ডার থাকতে পারে একটি ক্লায়েন্টের জন্য নামক ফোল্ডারে "গ্রাহক তথ্য" এবং "চিঠিপত্র" ফোল্ডারগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। লক্ষ্য হল একটি ফাইলের প্রতিটি ফাইল আছে পরিবর্তে অনাথ ফাইল তালিকাভুক্ত একটি গুচ্ছ তালিকাভুক্ত করা।
তবে, জটিল, গভীরভাবে স্তরযুক্ত ফোল্ডার কাঠামো তৈরি করবেন না। যেখানেই সম্ভাব্য বর্ণনামূলক ফাইলের নাম ব্যবহার করুন।
5. ফাইলের নামকরণের নিয়মাবলী অনুসরণ করুন।
কিছু অপারেটিং সিস্টেম (যেমন ইউনিক্স) ফাইল বা ফোল্ডারের নামগুলিতে স্পেসগুলি মঞ্জুরি দিচ্ছে না, তাই আপনার কম্পিউটিং পরিবেশ মিশ্রিত হলে তা এড়ান। পরিবর্তে নিম্নমুখী (উদাহরণস্বরূপ Doe_John_Proposal.doc।) অন্যান্য অক্ষর যেমন /? <> \: * | "^ উইন্ডোজে ফাইল বা ফোল্ডারের নামগুলিতেও নিষিদ্ধ।
সহজ সনাক্তকরণ এবং পুনরুদ্ধারের জন্য বর্ণনামূলক ফাইলের নাম ব্যবহার করুন কিন্তু ওভারবোর্ডে যান না - ফাইল / পাথ নামগুলির দৈর্ঘ্য সীমা রয়েছে যা অপারেটিং সিস্টেমগুলির মধ্যে আলাদা। উইন্ডোজের অধীনে একটি ফাইলের জন্য সর্বাধিক পূর্ণ পাথ দৈর্ঘ্য (যেমন ড্রাইভ লেটার + ফোল্ডার নাম + ফাইলের নাম) হল 260 অক্ষর। যেখানেই সম্ভব সম্ভাব্য সাধারণ সংখ্যার ব্যবহার করুন, যেমন Jan জন্য জানুয়ারী বা কর্পোরেশন কর্পোরেশন।
6. নির্দিষ্ট হতে হবে
ইলেকট্রনিক ফাইলগুলিকে লজিকাল, নির্দিষ্ট নাম দিন এবং যদি সম্ভব হয় তবে ফাইলের নামগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। ফাইলগুলি নামকরণ করার সময় লক্ষ্যমাত্রাটি ফাইলটি কীভাবে খুলবে এবং এটি না দেখে তা দেখতে সক্ষম হবে। সুতরাং যদি দস্তাবেজ একটি গ্রাহকের একটি চিঠি যে তাকে পেমেন্ট পরিশোধ করা হয় মনে হয়, এটি "overdue_20180115" মত কিছু কল; বরং "চিঠি" মত কিছু কিছু চিঠিটি খোলার সাথে সাথে কে জানবে?
যদি আপনি ইমেল বা পোর্টেবল ডিভাইসগুলির মাধ্যমে ফাইলগুলি ভাগ করেন তবে আপনি ফাইলের নামটি আরো নির্দিষ্ট তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন, যেহেতু ফোল্ডার তথ্য ভাগ করা ফাইলের সাথে অন্তর্ভুক্ত করা হবে না। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার দস্তাবেজ আমার ডকুমেন্টস \ ইনভয়েস \ 2017 \ গ্রাহক \ Doe_John_20180416.doc এ থাকে এবং ফাইলটি ভাগ বা ইমেল হয় তবে প্রাপককে দেখতে পাবেন Doe_John_20170416.doc এবং এটিতে বলা যাবে না যে ফাইলটি গ্রাহক এটি খোলা ছাড়া চালান
7. ফাইল হিসাবে আপনি যান।
একটি ডকুমেন্ট ফাইল করার সর্বোত্তম সময় যখন আপনি এটি প্রথম তৈরি করেন। সুতরাং "Save As" ডায়ালগ বাক্সটি ব্যবহার করার অভ্যাস করুন যাতে আপনার ডকুমেন্টটি ফাইল করতে হয় এবং এটি নাম দেয়, এটি প্রথম স্থানে সঠিক স্থানে রাখুন।
8. আপনার সুবিধার জন্য আপনার ফাইল অর্ডার।
যদি ফোল্ডার বা ফাইলগুলি আপনি অনেকগুলি ব্যবহার করেন তবে তাদের ফাইলের তালিকার শীর্ষে তালা লাগান! বা ফাইলের নামের শুরুতে একটি এএ।
9. আপনার ফাইলগুলিকে নিয়মিতভাবে মুছুন
কখনও কখনও পুরানো কি "উপরে ইনভয়াইস" নামক ফোল্ডার উদাহরণ হিসাবে সুস্পষ্ট। যদি না হয়, তাহলে পুরানো ফাইলগুলি সাফ করে আপনার ফোল্ডারগুলি নিখরচায় রাখুন।
ব্যবসার সম্পর্কিত ফাইলগুলি মুছে ফেলবেন না যদি না আপনি একেবারে নিশ্চিত না হন যে আপনাকে আবার ফাইলটির প্রয়োজন হবে না। পরিবর্তে, আপনার মূল ফোল্ডারে আপনার প্রধান ফোল্ডারে, "পুরানো" বা "নিষ্ক্রিয়" নামক একটি ফোল্ডার তৈরি করুন এবং আপনি তাদের জুড়ে যখন পুরানো ফাইলগুলি সরাবেন।
( আপনি কতদিন ধরে CRA বা আইআরএস এর জন্য ব্যবসার রেকর্ড রাখেন? ব্যাখ্যা করে আপনার করের বাধ্যবাধকতাগুলি পূরণের জন্য আপনার কতদিনের জন্য ব্যবসায়িক রেকর্ড রাখা উচিত।)
10. আপনার ফাইলগুলিকে নিয়মিতভাবে ব্যাক আপ করুন
আপনি আপনার ফাইল অনুলিপি অন্য ড্রাইভে বা টেপ সম্মুখের দিকে অনুলিপি করছেন কিনা সেট আপ গুরুত্বপূর্ণ এবং একটি নিয়মিত ব্যাক আপ regimen অনুসরণ। একটি সফল ব্যাকআপ সিস্টেমের 3 ধাপ দেখুন
ভাল ফাইল ম্যানেজমেন্ট যা আপনি সহজ করতে চান খুঁজে পেতে তোলে
বৈদ্যুতিন নথি পরিচালনা আপনার ব্যবসার জন্য একটি সামগ্রিক নথি ব্যবস্থাপনা কৌশল অংশ হওয়া উচিত। একটি সঠিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্ল্যানের মধ্যে রয়েছে স্টোরেজ, পুনরুদ্ধার, ব্যাকআপ, এবং সিকিউরিটি সহ ডকুমেন্টগুলি পরিচালনা করার সমস্ত দিক।
অনুসন্ধান ফাংশন একটি বিস্ময়কর জিনিস কিন্তু এটি একটি ফোল্ডার বা ফাইল সরাসরি যেতে সক্ষম হচ্ছে সহজতা মেলে না। যদি আপনি এই ফাইল পরিচালনার পরামর্শগুলির ধারাবাহিকভাবে অনুসরণ করেন, এমনকি যদি আপনি জানেন না কোথায় কিছু হয়, তবে আপনি জানেন যে এটি কোথায় - একটি বিশাল সুবিধা যখন আপনি যা খুঁজছেন তা খুঁজে পেতে আসে। ভাল ফাইল ম্যানেজমেন্ট অনুশীলন আপনার ব্যবসা সময় এবং অর্থ সংরক্ষণ করা হবে।