আপনার ফাইলিং সিস্টেম সংগঠিত কিভাবে

আপনার ফাইলিং সিস্টেম মাস্টার!

ফাইলিং সিস্টেম. সৌজন্যে

আপনার ফাইলিং সিস্টেম সংগঠিত সময় গ্রহণ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। প্রত্যেকেরই একটি কাগজেরহীন অফিস থাকতে পছন্দ করবে, তবে বাস্তবতা হচ্ছে অনেক ছোট ব্যবসাগুলিতে এখনও কাগজপত্রগুলি যেমন ইনভয়েস , রসিপিগুলি ইত্যাদি সংরক্ষণের প্রয়োজন আছে এবং প্রয়োজনে সহজে তাদের উদ্ধার করতে সক্ষম হবেন।

ফাইলিং রসিদ সঠিকভাবে বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ; একটি অস্তিত্বহীন বা নোংরা ফাইলিং সিস্টেম আয়কর সময় অতিরিক্ত প্রচেষ্টা দিন যোগ করতে পারেন কারণ আপনি অনুপস্থিত রসিদগুলি কারণে ট্যাক্স deductions আউট মিস করতে চান না।

এবং যদি আপনার ব্যবসার একটি নিরীক্ষার বিষয় হয় এবং আপনি আপনার খরচ সমর্থন প্রয়োজনীয় নথি উত্পাদন করতে অক্ষম আপনার দাবিগুলি সম্ভবত প্রত্যাখ্যাত হবে এবং আপনার ট্যাক্স রিটার্ন পুনরায় মূল্যায়ন

একটি ছোট ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনি আপনার ডেস্ক দ্রুত এবং সহজে কাজ করতে সক্ষম হতে হবে যদিও একটি কাগজ ফাইলিং সিস্টেম স্থাপন কঠিন শোনাচ্ছে, এটা একটি তুলনামূলকভাবে সহজ টাস্ক যে কয়েক ফাইলিং টিপস এবং ঠাট দ্বারা সহজ করা যাবে।

আপনার ফাইলিং সিস্টেম সংগঠিত কিভাবে

(1) কয়েক মিনিটের জন্য আপনার ডেস্ক এ বসুন এবং আপনি সহজাতভাবে জিনিষের জন্য তাকান যেখানে চিন্তা।

আমার ওয়ার্কস্টেশন এর ডানদিকে একটি ড্রয়ার আছে। যখন আমি প্রথমবার আমার ফাইলিং সিস্টেমে সেট আপ করেছি, তখন আমার কাছে কিছুই ছিল না। যখন আমি কলম, পেপার্লিপস বা আমার স্ট্যাপলারের সন্ধান করতাম, তখন এটি ছিল প্রথম স্থান যা আমি দেখতাম, যদিও আমি জানি এটি খালি ছিল। তাই স্বাভাবিকভাবেই আমি সেই ড্রয়ারে কলম, কাগজের কলাম এবং স্ট্যাপলার রাখলাম। আমার জন্য, এটি ঐসব আইটেমের জন্য প্রাকৃতিক হোম ছিল।

প্রত্যেকেরই আলাদাভাবে এইর সাথে যোগাযোগ করবে এবং একজন ব্যক্তির জন্য অন্যের জন্য কাজ করতে পারে না। আপনার প্রাথমিক কর্মক্ষেত্রে বসতে এবং সরঞ্জাম, সরবরাহ এবং ফাইলের জন্য পৌঁছাতে কয়েক মিনিট সময় নিন। যে ব্যক্তিগতভাবে আপনার জন্য যারা আইটেম ফাইলিং জন্য আদর্শ স্পট স্থাপন করতে সাহায্য করবে।

(2) এখন আপনি জানেন যে আপনি প্রাকৃতিকভাবে তথ্য সন্ধান করবেন কোথায়, আপনাকে অবশ্যই একটি বর্ণানুক্রমিক, সংখ্যাসূচক বা বিষয় ফাইলিং সিস্টেমটি আপনার জন্য সেরা কাজ করবে কিনা তা নির্ধারণ করতে হবে।

কিভাবে আপনি বিভাগগুলি ভাগ (যেমন খরচ, আর্থিক, বিপণন ) আপনার কাগজপত্র সংগঠিত হবে?

ব্যাংকের বিবৃতি, ইউটিলিটি বিল, অফিস এক্সজেস রসিদ, গাড়ির মাইলেজ লোগ ইত্যাদি বিষয়বস্তুর সাথে আপনি কিভাবে ব্যবসায়িক ব্যয় সম্পর্কিত কাগজপত্র পাবেন? গ্রাহক তথ্য সম্পর্কে কি - আপনি কি ক্লায়েন্টের নাম অনুযায়ী জিনিসগুলি সন্ধান করেন? রেফারেন্স নম্বর দ্বারা? এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ, কারণ এটি নির্ধারণ করবে যে আপনি আপনার ফাইলিং সিস্টেমটি কিভাবে প্রকাশ করবেন। আপনি কি বিভাগগুলি ব্যবহার করবেন তা নির্ধারণের পরে, আপনি আরও যেতে এবং উপক্যাঞ্চ তৈরি করতে হবে কিনা তা নির্ধারণ করুন। আপনি আপনার ফাইলিং সিস্টেমের জন্য কিছু কিনতে আগে এটি করুন

(3) পরবর্তী, প্রায়শই আপনার সঞ্চয়স্থানের প্রয়োজন নির্ধারণ করুন।

আপনি একটি দৈনিক ভিত্তিতে অ্যাক্সেস একটি বড় সংখ্যা আছে কি? আপনি কেবল আপনার ফাইল সাপ্তাহিক ব্যবহার করবেন? আপনি একটি ডেস্কটপ ফাইল ধারক প্রয়োজন হলে উত্তর নির্ধারণ করবে, আপনার ডেস্ক কাছাকাছি একটি দুই ড্রয়ারের ফাইলিং মন্ত্রিসভা বা ঘর জুড়ে চার ড্রয়ারের পাশের ফাইলিং মন্ত্রিসভা

সাবধানে চয়ন করুন ফাইলিং ক্যাবিনেট তাকান যখন বৃদ্ধির জন্য অনুমতি দিন - আপনি এখন আছে মনে করেন যে দুইবার ফাইল মিটমাট কিছু কিনতে। এটি আপনাকে আপনার ফাইলিং পদ্ধতির পুনর্বিন্যাস এবং পুনরায় সংগঠিত করার সংখ্যাটি সীমাবদ্ধ করবে।

(4) স্বচ্ছতা এবং সহজ অ্যাক্সেসের জন্য একটি ভাল লেবেল ব্যবস্থা বিনিয়োগ করুন।

ফাইল লেবেলগুলি পড়তে সক্ষম হওয়া সুস্পষ্ট বলে মনে হলেও, লেবেলিংয়ের স্পষ্টতা আপনাকে কল্পনা করতে পারে এমন সময়ের তুলনায় আরো ফাইলিং সময় সংরক্ষণ করবে

লেবেলগুলি তৈরি করে এমন বেশিরভাগ কোম্পানি টেমপ্লেটগুলি সরবরাহ করে যা সর্বাধিক জনপ্রিয় শব্দ প্রক্রিয়াকরণ সফটওয়্যারের সাথে একত্রিত করে। আপনি ছোট লেবেল তৈরি করার একটি পদ্ধতি বিবেচনা করতে পারেন যা এখন পৃথক মেইলিং লেবেলগুলি মুদ্রণ করতে পারে। ডবল কর্তব্য সঞ্চালন যে আইটেম সাধারণত একটি বুদ্ধি বিনিয়োগ হয়।

(5) এখন আপনি ফাইল ফোল্ডার ক্রয় করার জন্য প্রস্তুত।

সেরা বিনিয়োগ রঙিন ঝুলন্ত ফোল্ডার (নিশ্চিত করুন যে প্লাস্টিক লেবেল ট্যাব অন্তর্ভুক্ত করা হয়) এবং প্লেইন ম্যানিলা ফাইল ফোল্ডার ক্রয় করা হয়। রঙিন ঝুলন্ত ফোল্ডার দুটি কারণে সেরা:

  1. তারা সহজে পাওয়া যায়
  2. তারা বিভাগগুলি চিনতে সহজ করে তোলে

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার সমস্ত ক্লায়েন্ট ফাইলগুলি হলুদ ফাঁসিকাঠিতে রাখেন, নীল ফোল্ডারগুলির আর্থিক তথ্য এবং লাল ফোল্ডারগুলিতে বিপণনের সাথে সম্পর্কিত কোনও কিছু, আপনি সহজেই দেখতে পাবেন যে কোনও নির্দিষ্ট ফাইলের জন্য আপনাকে অনুসন্ধান করা উচিত।

সহজ সেরা

KISS নীতিটি একটি ফাইলিং সিস্টেম সেট আপ প্রযোজ্য যা ব্যবহার করা সহজ এবং সঙ্গে সহজে বৃদ্ধি করা। এটা সহজ প্রেমিক রাখুন! ব্রড বিষয়বস্তুর দ্বারা আপনি সহজেই আপনার নতুন ফাইলগুলি যোগ করতে পারবেন এবং নিয়মিত ভিত্তিতে আপনার ফাইলিং সিস্টেমের আপগ্রেড বা পুনর্বিন্যস্ত করার প্রয়োজনটি দূর করবে।

এটি সহজে রাখা আপনার সামগ্রিক নথি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের অংশ হিসাবে আপনার কাগজ এবং ডিজিটাল ফাইলগুলিকে একত্রিত করা সহজ করে তুলবে।

সম্ভব হলে পেপারহীন যান

আপনি আপনার ব্যবসার সবুজ চেষ্টা করছেন এবং একটি "Paperless অফিসে" স্থানান্তর আপনি ব্যয় রসিদ স্ক্যান এবং আপনার অন্যান্য ডিজিটাল অ্যাকাউন্টিং তথ্য তাদের সংরক্ষণ করতে পারেন। কিছু নতুন ক্লাউড ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনগুলি মোবাইল অ্যাপ্লিকেশনগুলি দ্বারা এটির সুবিধা প্রদান করে যা আপনাকে একটি এক্সপেন্স রশিদের একটি মোবাইল ফোন স্ন্যাপ নিতে এবং ফ্লাইং এ রেকর্ড করার অনুমতি দেয় ( কানাডীয় ক্ষুদ্র ব্যবসাগুলির জন্য সর্বোত্তম অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার দেখুন )।

মনে রাখবেন যে খরচ কপি বা ডিজিটাল ছবিগুলি খরচ রিসিভ সাধারণত কানাডা রেভিনিউ এজেন্সি (সিআরএ) দ্বারা গ্রহণযোগ্য হয় তবে তারা স্পষ্টভাবে সুবিবেচনাপ্রসূত হয়। যদি না হয়, তাহলে CRA ডকুমেন্টেশনের জন্য একটি অডিট বা রুটিন অনুরোধের সময় মূল কাগজ নথি দেখতে দাবি করতে পারে, তাই মূল নির্ধারিত সময়ের জন্য সর্বদা থাকা উচিত। (আরো তথ্য জানার জন্য আমার ব্যবসার রেকর্ডগুলি কতক্ষণ রাখা উচিত )।