একটি কাগজহীন অফিসের প্রো এবং কনস এর তাকান
এখানে আপনার ছোট ব্যবসার জন্য কাগজহীন একটি স্মার্ট সিদ্ধান্ত যদি সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করার জন্য একটি paperless অফিসের প্রতিদ্বন্দ্বিতা এবং প্রতিচ্ছবি একটি চেহারা।
একটি কাগজহীন অফিসের প্রোস
1. পরিবেশগতভাবে বন্ধুত্বপূর্ণ - দ্য ডেইলি গ্রীনের মতে, কাগজপত্রে 25% স্থলভাগের অপচয় হয় এবং মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র যদি মাত্র 10% দ্বারা অফিসে কাগজ ব্যবহার করে থাকে তবে এটি 16 মিলিয়ন টন গ্রীনহাউজ গ্যাস নির্গমন প্রতিরোধ করবে। এবং যে কাগজ জন্য শুধুমাত্র, কালি কার্তুজের উত্পাদন এবং নিষ্পত্তি অ্যাকাউন্ট এবং প্রিন্টার দ্বারা ব্যবহৃত শক্তি গ্রহণ না। কাগজহীন হওয়া একটি পরিবেশগত সচেতন সিদ্ধান্ত।
2. খরচ কার্যকর - যেমন পরিবেশের জন্য একটি paperless অফিসে সুবিধা আছে, ছোট ব্যবসার বাজেটের জন্য এছাড়াও বেনিফিট আছে কাগজ, কালি, ডাকটিকিট এবং অন্যান্য সরবরাহের প্রতি মাসের পর মাস ধরে কতটুকু ব্যয় করে তা কাগজে-ভারী অফিসে সমর্থন করে। তারপর, আপনার সমস্ত শারীরিক সরবরাহ এবং প্রকৃত নথি সংরক্ষণের জন্য এটি স্থান বিবেচনা করুন। এটি বেশ ব্যয়বহুল হতে পারে। সময়ের সাথে সাথে, কাগজহীন হওয়ার ফলে আপনার ছোট ব্যবসার জন্য বিশাল সঞ্চয় হতে পারে।
3. সহজ প্রবেশাধিকার - কাগজেরহীন হওয়া মানে আপনার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ নথি ডিজিটাল করা হয়। আপনি ক্লাউডে তাদের ব্যাক আপ করতে পারেন অথবা একটি দূরবর্তী ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনের মাধ্যমে তাদের অ্যাক্সেস করতে পারেন, আপনাকে একটি মোবাইল অফিস থেকে কাজ করার ক্ষমতা প্রদান করে, বা এই বিষয়ে কোথাও কোথাও, এবং উত্পাদনশীল থাকতে পারেন।
4. ফাইল অর্গানাইজেশন - যদি আপনি একটি disorganized ফাইলিং মন্ত্রিসভা বা কাগজপত্র stacks মাধ্যমে সময় shuffling কখনও আপনি কি খুঁজছেন খুঁজছেন, আপনি কিভাবে জটিল কাগজ কাগজপত্র পরিচালনা করতে পারেন জানি।
যখন আপনি একটি কাগজেরহীন অফিস তৈরি করেন, তখন আপনি একটি ডিজিটাল ফাইল সিস্টেম তৈরি করেন যা সময়ের সাথে সাথে সংগঠিত করা, অনুসন্ধান এবং সমন্বয় করা সহজ। এটি একটি অনুসন্ধান করা হিসাবে সহজ একটি ডকুমেন্ট খোঁজার একটি বেদনাদায়ক প্রক্রিয়া কি একবার তোলে।
একটি কাগজহীন অফিসের কনস
1. সিস্টেম ব্যর্থ - ডিজিটাল দ্রুত অ্যাক্সেস হতে পারে, কিন্তু এটি দ্রুত ক্ষতি মানে। আপনার ব্যবসার নথিতে যা আপনার কম্পিউটারে স্থানীয়ভাবে সংরক্ষিত হয় তা আপনার সিস্টেম ক্র্যাশ করলে কি হবে তা বিবেচনা করুন। আপনি সবকিছু হারাতে পারেন। প্রতিটি ছোট ব্যবসার জন্য গুরুত্বপূর্ণ, এবং বিশেষত যারা কাগজহীন, ব্যাক আপ এবং তথ্য অফ-সাইট রক্ষা করার জন্য একটি সিস্টেম আছে।
2. সিকিউরিটি - ডিজিটাল ফাইল ফাইল মন্ত্রিপরিষদ বা অফিসের দরজার উপর একটি লক দ্বারা সুরক্ষিত করা যায় না, তাই নথিপত্র এবং সংবেদনশীল তথ্য নিরাপত্তা কাগজহীন কার্যালয়ের জন্য একটি গুরুতর উদ্বেগের বিষয়। সমাধানগুলি এনক্রিপশন, স্থানীয় সার্ভার এবং সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেস অন্তর্ভুক্ত করে, যা তাদের নিজস্ব খরচ এবং সুবিধা রয়েছে। অধিকন্তু, কিছু ব্যবসায়ের প্রকৃতি বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ এবং দৈনিক ভিত্তিতে পরিচালিত উপকরণের সংবেদনশীলতা (আপনার অ্যাকাউন্ট্যানের কথা চিন্তা করুন) কেবল কাগজহীন হওয়ার জন্য নিজেদেরকে ঋণ দেন না।
পুনর্বিবেচনা প্রক্রিয়া - একটি কাগজেরহীন অফিসে স্থানান্তর অংশ আপনার বর্তমান অপারেশন প্রসেস সমস্ত পর্যালোচনা এবং পর্যাপ্ত বিকল্প খুঁজে জড়িত জড়িত।
উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে একটি বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর পরিষেবা, অনলাইন ইনভয়েসিং এবং অর্থপ্রদানের পরিষেবাগুলি এবং অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশানগুলি ব্যবহার করে শুরু করতে হতে পারে যা স্বতন্ত্র নথিগুলির প্রয়োজনকে প্রতিস্থাপন করে। এটি আপনার জায়গায় একবার আপনার সমস্ত কর্মীদের নতুন সিস্টেমের প্রশিক্ষণ দেওয়া হবে।
4. সময় নিবিড় - কাগজহীন হয়ে যাওয়া রাতারাতি প্রক্রিয়া নয়; বিবেচনা বিষয় অনেক আছে পেপারভালের পিছনে থাকা সবগুলি বিষয় বিবেচনা করার জন্য সময় লাগে, এবং যতক্ষণ পর্যন্ত আপনার অপারেশনের সমস্ত পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়নের জন্য দীর্ঘমেয়াদি সময় কাটানো হয় যা কাগজেরহীন অবস্থায় সমর্থন করে।
কাগজহীন হওয়ার সিদ্ধান্তটি হল ব্যবসায়টি থেকে ব্যবসায়ে বৈচিত্র্যপূর্ণ এবং এটি অবশ্যই সর্বজনীন সিদ্ধান্ত নয় যা প্রত্যেক কোম্পানির পক্ষে সঠিক। কাগজহীন যেতে সিদ্ধান্ত তৈরীর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশটি আপনার গবেষণা করছে তাই আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে এই সুবিধাগুলি চ্যালেঞ্জগুলি অতিক্রম করে কিনা।
তারপর, একটি পদ্ধতিগত প্রক্রিয়া তৈরি করুন যা আপনাকে কেবল কাগজেরহীন হওয়ার সুবিধা প্রদান করবে না, তবে একই সময়ে আপনার প্রোডাক্টিভিটিকেও উন্নত করতে সাহায্য করবে।