আপনার নির্বাচন করার সময় বিবেচনা করতে ভেরিয়েবল আছে। এর মধ্যে আপনার ইভেন্টের উদ্দেশ্য, আপনি যে বাজেটে কাজ করছেন তার বাইরে, বাইরে থেকে নিয়োগের জন্য এবং চাকরির জন্য উপলব্ধ প্রার্থীদের উদ্দেশ্য, এবং ভাগ্যক্রমে, কিছু চমৎকার সম্পদ সংস্থাগুলি সেরা ইভেন্ট পরিকল্পনা বা প্রযোজক বাছাই করতে ব্যবহার করতে পারে তাদের কোম্পানীর ইভেন্ট তৈরি করতে সহায়তা করুন।
আপনি আপনার পরবর্তী কোম্পানীর ইভেন্টের জন্য একটি ইভেন্ট পরিকল্পক প্রয়োজন কিনা তা নির্ধারণ করতে সাহায্য করার জন্য নিম্নোক্ত নির্দেশিকাটি ব্যবহার করুন এবং আপনি যদি তা করেন তবে কাজের জন্য সর্বোত্তম প্রার্থী কিভাবে নির্বাচন করবেন।
আপনার ইভেন্টের উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন এবং ইভেন্ট প্ল্যানারের জন্য প্রয়োজন
বেশিরভাগ মানুষ মনে করেন যে বাইরে অনুষ্ঠান পরিকল্পক বা ক্যাটারার নিয়োগের অনুষ্ঠানটি এর বাজেট নির্ধারণের মাধ্যমে শুরু হয়, কিন্তু সত্য হল যে আপনি প্রথম স্থানে একটি ইভেন্টটি কেন রাখতে চান তা নির্ধারণ করে আরো গুরুত্বপূর্ণ হতে হবে। আপনি যে ইভেন্ট পরিকল্পনা করতে সাহায্য করবে এমন একটি বাহ্যিক বা অভ্যন্তরীণ সম্পদে পৌঁছানোর আগে, আপনি ইভেন্টের গুরুত্বপূর্ণ লক্ষ্যগুলি ভাগ করার জন্য একটি অবস্থান হতে চান। কে, কোথায়, কোথায়, কখন, কেন এবং কীভাবে-পরবর্তীতে সমন্বয় সাধন করার জন্য প্রচুর সময় থাকবে সে সম্পর্কে আপনার প্রাসঙ্গিক প্রশ্নের উত্তর দিন।
একবার আপনি আপনার উদ্দেশ্য সংজ্ঞায়িত করেছেন, আপনার ইভেন্টে যে কোন থিম এবং বার্তাটি আপনি প্রকাশ করতে চান সে বিষয়ে কয়েকটি স্পষ্ট ধারণাগুলি বেরিয়ে আসতে শুরু করবে, তবে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, আপনি এটি নির্ধারণ করতে চাইবেন যে আপনি কোনও ক্রিয়াকলাপগুলি এবং পরিষেবাগুলিকে পরিচালনা করতে বাহ্যিক সম্পদ দরকার আপনার পক্ষ থেকে.
আপনি একটি পরিকল্পনাকারী জন্য কি বাজেট আপনি নির্ধারণ করতে চাইবেন এবং যদি তারা ঘটনাস্থল নির্বাচন করতে সাহায্য করবে, মেনু নির্মাণ এবং খাদ্য এবং পানীয় বিকল্প, উৎস স্পিকার এবং বিনোদন উপর সুপারিশ করতে, উৎপাদন চাহিদা দিনের জন্য সাইটে হতে হবে, এবং / অথবা আমন্ত্রণ এবং অতিথি তালিকাগুলির মত গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগের দস্তাবেজগুলি তৈরি করতে সহায়তা করুন।
আপনি যদি শুধুমাত্র আপনার ইভেন্ট পরিকল্পনা করা হয় এবং এখনও এই প্রয়োজনীয়তা একটি unmet আছে, সম্ভাবনা আপনি এই কার্য ও দায়িত্ব পরিচালনা করতে একটি ইভেন্ট পরিকল্পক ভাড়া করতে চাইবেন।
একটি যোগ্য ইভেন্ট পরিকল্পক খুঁজে পেতে স্থানীয় সোর্স ব্যবহার করুন
প্রায়ই, মানুষ মনে করেন যে মুখোপাধ্যায় তাদের বার্ষিকী পার্টি, ব্রেকফাস্ট ব্যবসা মিটিং, উইকএন্ড পশ্চাদপসরণ, বা ইভেন্টের অন্য প্রকারের জন্য একটি ইভেন্ট পরিকল্পক ভাড়া করার সেরা উপায় এবং এটি অবশ্যই সাহায্য করে, এটি সম্ভবত সবচেয়ে কার্যকর পদ্ধতি নয়।
আপনি যদি আপনার ব্যাপারের জন্য সেরা ইভেন্ট পরিকল্পক খুঁজে বের করার চেষ্টা করছেন, ইভেন্ট প্ল্যানার সম্প্রদায়ের মধ্যে অভিজ্ঞ এবং দৃঢ় খ্যাতি রয়েছে এমন কেউকে গবেষণা করার জন্য এটি সর্বোত্তম। মুখ শব্দ নতুন ক্লায়েন্টদের খুঁজে পেতে একটি পরিকল্পক জন্য সহজ বিক্রয় জন্য একটি সুযোগ প্রদান করে, কিন্তু পিয়ার খ্যাতি খুব কার্যকর।
এটি একটি সামাজিক ইভেন্ট বা একটি কর্পোরেট মিটিং কিনা, সাধারণত সাধারণভাবে বলার অপেক্ষা রাখে না যে, ইভেন্ট পরিকল্পক বা কেয়ারার নিয়োগের নিয়ম একই থাকে: আপনি ইভেন্টটি আপনার ধরনের তৈরি করতে দক্ষতা আছে এমন কেউ ভাড়া করতে চান।
পেশাদারী সদস্যপদ পরিষদের অধ্যায়গুলি বিবেচনা করুন বা মিটিং পেশাদারদের জাতীয় বা স্থানীয় অধ্যায়ের সাথে ইন্টারন্যাশনাল, আন্তর্জাতিক বিশেষ ইভেন্টস সোসাইটি, ন্যাশনাল এসোসিয়েশন অফ কেটারিং এক্সিকিউটিভের সাথে চেক করুন।
তাদের শিল্প নিবন্ধ প্রকাশ করা হয় যারা খুঁজে বের করতে এটি প্রাসঙ্গিক।
যদি আপনি জানতে চান যে কোন নির্দিষ্ট বাজারে পরিষেবা বা দক্ষতা প্রদানের জন্য একটি খ্যাতি আছে, স্থানীয় কনভেনশন এবং পরিদর্শক ব্যুরোর সাথে দেখুন যেমন অনেক অনুষ্ঠান পরিকল্পনাকারী সক্রিয় সদস্য, এবং তারা বাণিজ্য স্থানীয় চেম্বারের সাথে সম্পর্ক বজায় রাখে; উত্স বিশেষজ্ঞদের অন্য উপায় হল হোটেল কনভেনশন বিক্রয় বিভাগে পৌঁছাতে- তারা তারা বিশ্বাস যারা আপনার সাথে শেয়ার করব
সাক্ষাত্কার এবং আবেদনকারীর সঙ্গে ইভেন্টের চাহিদা নিয়ে আলোচনা
বেশীরভাগ ইভেন্ট প্ল্যানার আপনার নির্দিষ্ট ইভেন্ট সম্পর্কে জানতে আগ্রহী হবে, তবে প্রথম দিকে সংক্ষিপ্ত বিবরণ দিয়ে তাদের প্রদান করুন, এবং সাক্ষাত্কারের প্রাথমিক পর্যায়ে তাদের দক্ষতার উপর একটু মনোযোগ দিন, সেই সময় আপনি প্রার্থীদের সংখ্যা কমিয়ে দিতে হবে তিনটি শক্তিশালী আবেদনকারী
আপনি তারপর প্রতিটি ঘটনা পরিকল্পনা বা তাদের দৃঢ় জিজ্ঞাসা করতে হবে তাদের ব্যবসা সম্পর্কে তথ্য ভাগ, অতীতের ঘটনা সঙ্গে অভিজ্ঞতা, এবং কিভাবে তারা contingencies জন্য পরিকল্পনা, আবেদনকারী এর প্রতিক্রিয়া পদ্ধতিতে সতর্কতা অবলম্বন এবং তিনি কোনও ফলো আপ প্রশ্ন থাকতে পারে আপনার কোম্পানির জন্য, ইভেন্ট, বা এর লক্ষ্যগুলি
আপনার ইভেন্টের সামগ্রিক উদ্দেশ্য, সময়রেখার, বাজেট, গেস্ট কাউন্ট এবং ব্যক্তিগত পছন্দগুলি সম্পর্কে জানতে ভাল পরিকল্পনাকারীরা আপনাকে আলোচনায় নিয়ে যাবে। ভাল পরিকল্পনাকারী আপনার সংস্থার সম্পর্কে আপনার প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবে এবং আপনার উদ্দেশ্যগুলি এবং আপনার বিশেষ ইভেন্ট সম্পর্কে শিখবে - বিশদ থেকে দাঁড়িয়ে থাকা প্রার্থীদের খুঁজে পেতে সাক্ষাত্কারের সময় এই লক্ষণগুলির জন্য দেখুন।
যদিও এটি সাক্ষাত্কারের প্রথম রাউন্ডে ব্যক্তির সাথে দেখা করা সম্ভব হয় না, বিশেষত যদি আপনার প্রোগ্রাম শহরের বাইরে থাকে, তবে আপনার ইভেন্ট এবং কোম্পানির জন্য সঠিক পরিকল্পনা বা প্রযোজক নির্বাচন করার ক্ষেত্রে এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ হতে পারে।
মুখোমুখী বৈঠকগুলি একটি পরিকল্পকের দক্ষতা বা অভিজ্ঞতার বাইরে আপনার কোম্পানীর দলের সাথে তার সম্পর্কের অন্তর্গত অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করে যা এই ইভেন্টটি তৈরি করতে সহায়তা করবে - আপনি এমন কোনও প্রার্থী নির্বাচন করতে চান যা শুধুমাত্র একটি দুর্দান্ত ট্র্যাক রেকর্ডের জন্য নয় গুণমান ইভেন্ট উত্পাদন, কিন্তু আপনার দলের সঙ্গে বরাবর পায় যারা এক।
নিচে অপশন কমাচ্ছে এবং একটি নির্বাচন করা
আপনার অন্তর্বর্তী প্রবৃত্তি, আপনার বন্ধুদের বা এমনকি সহকর্মী এবং সহকর্মীদের উপদেশ বা একা-মিটিং-এ একা থাকার জন্য এটি যথেষ্ট ভাল নয়- এটি হল আপনার ইভেন্ট এবং আপনার নাম এবং আপনার খ্যাতি এটির সাথে যুক্ত হবে - আপনি আপনার প্রার্থীদের রেফারেন্সগুলিও পরীক্ষা করতে হবে। প্রার্থীদের পূর্বে যাদের সাথে কাজ করেছেন তাদের নাম জিজ্ঞাসা করা নিশ্চিত করুন, তবে প্রতিটি পরিকল্পকের ইতিহাসে সেগুলি সেগুলি উল্লেখ করে না এমন ঘটনাগুলি খুঁজে পেতে খুঁটিয়ে খুঁটিয়ে দেখে - আপনি হয়তো জানতে পারেন যে তিনি কোনও নির্দিষ্ট ক্লায়েন্টের সাথে কয়েকটি ঘটনা ঘটিয়েছেন তার পুনরায় চালু করা না
একবার আপনি যাচাই করেছেন যে একজন প্রার্থী আপনার কোম্পানীর সাথে ভালভাবে কাজ করে, ক্ষেত্রের দক্ষতার প্রতিফলন করে এবং আপনি তার সাথে যে ইভেন্টটি তৈরি করতে চান তার একটি খুব ভাল বোঝা রয়েছে, এটি আপনার নির্বাচনকে একটিকে সংকীর্ণ করে এবং শোনার সময় ঘটনা সম্পর্কে তার বা তার ধারণা আপনার লক্ষ্য এবং ধারণাগুলির উপর ভিত্তি করে, একটি ভাল ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী আপনাকে এমন একটি প্ল্যানের সাথে উপস্থাপন করবে যা আপনার থিমটি অর্জন করতে সাহায্য করবে- যদি এটি একটি ব্যক্তিগত সন্ধ্যায় এবং মানুষদের একটি ঘনিষ্ঠ গ্রুপের জন্য ডিনার হয়, পরিকল্পনাকারী আপনার কাছে আসা উচিত যেগুলি আপনার প্রোগ্রামের জন্য বিস্তারিত।
এই মুহুর্তে, ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী আপনার প্রস্তাবনাগুলি আপনাকে আপনার মনে করে দেবে যে তারা আপনার বাজেটটি নিয়েছে এবং তার মান দ্বিগুণ করবে। এটা আপনার ইভেন্টের জন্য তাদের দৃষ্টি পিচ উপায় পরিষ্কার হতে হবে।
ইভেন্ট প্ল্যানার এর আপনার বাজেট তুলনা
আপনার ইভেন্টের লক্ষ্যগুলির উপর ভিত্তি করে, আপনার প্রোগ্রামের বিভিন্ন উপাদানের জন্য এটি কত খরচ হবে তা সাধারণ ধারণা তৈরি করা সম্ভব, যা আপনার হোস্টিং ইভেন্টের ধরন এবং এর মধ্যে কী কী রয়েছে তার উপর ভিত্তি করে পরিবর্তিত হবে। অনেক মানুষ যারা প্রথমবারের মতো একটি ইভেন্ট সংগঠিত করে তাদের বিয়ার বাজেটে একটি শ্যাম্পেন ইভেন্টের পরিকল্পনা করার জন্য ফাঁদে আটকা পড়ে থাকে, যা অনেক মানুষ সাহায্যের জন্য তাদের ইভেন্ট পরিকল্পকের দিকে অগ্রসর হবে।
একটি আদর্শ প্রার্থী আপনি তাদের উপস্থাপন কি বাজেটে নিতে হবে এবং কিছু ঐন্দ্রজালিক মধ্যে এটি চালু, কিন্তু যারা ধারনা একটি মূল্য এ আসতে হবে, এবং আপনার মূল্য বা খরচ এবং এই ফি কিভাবে সম্ভাব্য উত্স প্রকাশ করার পরিকল্পনাকারী জিজ্ঞাসা করা গুরুত্বপূর্ণ সামগ্রিক বাজেটে অন্তর্ভুক্ত করা হবে এবং অন্তর্ভুক্ত করা হবে- ইভেন্ট পরিকল্পক ফি পরিকল্পক থেকে পরিকল্পক বা ইভেন্ট কোম্পানীর ইভেন্ট কোম্পানীর থেকে আলাদা হবে।
আপনার ইভেন্টের প্রকৃতির উপর ভিত্তি করে আপনাকে ইভেন্টের পরিকল্পক এবং ইভেন্টের স্থানগুলি এবং পরিষেবাগুলি প্রদান করার জন্য আপনাকে আমানত, কাগজের কাজ এবং চুক্তিগুলি প্রদান করতে বলা হবে। এটা ব্যবসা পরিচালনা করার একটি সম্পূর্ণ গ্রহণযোগ্য উপায়, কিন্তু এই সময়ে সর্বোত্তম পরামর্শ পেশাদার পরামর্শ চাওয়া এবং আপনার নিজস্ব আইনি পরামর্শ দ্বারা পর্যালোচনা করা হয় না যে একটি চুক্তি সাইন না হয়- বিশেষ করে না যারা ব্যক্তিগত ব্যক্তিদের সাথে যখন ডিল একটি বৃহৎ সংস্থা একই সম্পদ।
আপনার প্ল্যানারের সাথে থাকুন এবং ফায়ার এবং রেয়ারের জন্য প্রস্তুত হোন
ঘটনা পরিকল্পনার সাথে সম্পর্কিত সবচেয়ে খারাপ গল্প সাধারণত ফলো-অনের অভাবের ফলে হয়। ইভেন্ট পরিকল্পনা সরবরাহের কার্যকরী সমন্বয় প্রয়োজন এবং তৃতীয় পক্ষের এই ব্যক্তিকে প্রতিস্থাপিত করতে পারে যদি ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী আপনার নিয়োগ করা হয় তবে ইভেন্টটির জন্য আপনার কোম্পানির লক্ষ্য এবং উদ্দেশ্যগুলির জন্য সম্পূর্ণরূপে জবাবদিহী নয়।
এই কারণেই, নিয়োগকর্তা হিসাবে আপনি একজন পরিকল্পক বা প্রযোজকের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করতে পারেন যাতে নিশ্চিত হয় যে উৎপাদনের প্রতিটি উপাদান হরতাল ছাড়াই চলে যায় এবং নিশ্চিত জায়গাগুলি তৈরি করে এবং সরবরাহকারীরা প্রতিযোগিতার জন্য অর্থ প্রদানের জন্য প্রস্তুত হয়। বিক্রেতারা আগে এবং পরে এটা বলার অপেক্ষা রাখে না যে সবচেয়ে ইভেন্ট পরিকল্পক তাদের প্রতিশ্রুত সেবা প্রদান করবেন না; এটি সহজভাবে আপনি সরবরাহ নিশ্চিত করা হয়েছে যে নিশ্চিত করা উচিত।
পরিকল্পনা অনুযায়ী সবকিছু যদি হয় তবে ভবিষ্যতে আপনার জন্য একটি সফল ইভেন্ট এবং একটি চমৎকার ইভেন্ট প্ল্যানার রিসোর্স থাকবে, তবে যদি পরিকল্পনার প্রক্রিয়া সহজভাবে চালিত না হয় তবে লিখিতভাবে সম্মতি জানানো হলে, এটি প্রকল্পটি কিনা তা পর্যালোচনা করা গুরুত্বপূর্ণ। পরিকল্পক সঙ্গে একটি ভাল মাপ।
যদিও এটি ধৈর্যশীল এবং লজিস্টিকের মাধ্যমে কাজ করার এবং রাস্তায় সম্ভাব্য ভুল বোঝাবুঝির জন্য যুক্তিসঙ্গত কারণ, আপনি যদি চান এমন পরিষেবাগুলি পাচ্ছেন না তবে আপনি কিছু গুরুতর আলোচনার জন্য প্রস্তুত হবেন। যদি আপনি একটি খারাপ পরিকল্পনাকারী অগ্নি প্রস্তুত এবং সব সময়ে একটি ব্যাকআপ বিকল্প আছে প্রস্তুত হতে হবে।