আপনি একটি মিটিং প্রয়োজন সত্যিই যদি স্থির করুন
প্রথমত, সিদ্ধান্ত নেয়ার সিদ্ধান্ত যদি সত্যিই একটি মিটিং সত্যিই প্রয়োজন হয়
প্রায়শই, আমরা তথ্য ভাগ বা একটি বিষয় নিয়ে আলোচনা করার সেরা উপায় হিসাবে একটি আনুষ্ঠানিক বৈঠক মনে করি। কিন্তু যদি আপনার সংবাদ ইমেল বা কনফারেন্স কলের মাধ্যমে বিতরণ করা যায়, অথবা কেবল 15 মিনিটের জন্য আপনার অফিসে কয়েকজন লোককে সমাবেশ করে, তাহলে আনুষ্ঠানিক মিটিংটি এড়িয়ে যান।
কেবল সেই ব্যক্তিদের আমন্ত্রণ করুন যারা প্রকৃতপক্ষে সেখানে থাকতে হবে
কখনও একটি বৈঠকে আমন্ত্রণ জানানো হয়েছে এবং আশ্চর্য - অর্ধেক মাধ্যমে - আপনি কেন আছে? জনসাধারণের সময় তাদের একটি বৈঠকে আহ্বান করে তাদের এড়ানো প্রয়োজন হবে না। এটা কার্যকর মিটিং হবে না। বাজেট প্রশ্নগুলির উত্তর দেওয়ার জন্য কি সাক্ষাত্কারে কেউ উপস্থিত হতে চান? তারপর যে টাস্ক জন্য উপযুক্ত হয় যারা অ্যাকাউন্টিং থেকে এক ব্যক্তি আমন্ত্রণ জানান।
যদি কোনো সহকর্মী বা সুপারভাইজারকে একটি বৈঠকে আলোচনা করা হয় সে সম্পর্কে অবগত থাকা প্রয়োজন, তবে আপনাকে তাদের প্রকৃত মিটিংে আমন্ত্রণ জানাতে হবে না। কেবল একটি সভা সারাংশ প্রস্তুত এবং এটি তাদের পরে পাঠাতে। তারা সময় সংরক্ষণকারীর প্রশংসা করবে এবং আপনার কাছে এই নিশ্চয়তা রয়েছে - কারণ আপনি লিখিতভাবে তথ্যটি রাখেন - যেগুলি তারা আলোচনায় সম্পূর্ণভাবে জানানো হয়।
মিটিং রিমাইন্ডারগুলি পাঠান
জীবন ব্যস্ত এবং ক্যালেন্ডারগুলি দ্রুত নির্ধারিত কর্মসূচিগুলির সাথে নিবন্ধিত হয়। আপনার বৈঠক দুই দিন আগে একটি ফলো-আপ সভা অনুস্মারক পাঠান এটি সেইসব ব্যক্তিদের সমর্থন করবে যারা প্রতিক্রিয়া জানিয়েছে যে তারা উপস্থিতিতে উপস্থিত হবে এবং যদি সময়সূচী পরিবর্তিত হয় এবং মূল অংশীদাররা নির্ধারিত মিটিং সময়টি নাও করতে পারে তবে আপনাকে আগেই জানাতে দেয়।
একটি এজেন্ডা আছে
কার্যকর বৈঠক পরিকল্পনা করার জন্য, আপনাকে প্রথমেই আলোচনা করতে হবে যা নিয়ে আলোচনা করা হবে। বৈঠকের উদ্দেশ্য কি? আপনি কি সম্পন্ন করার চেষ্টা করছেন? সময় এগিয়ে একটি সভা বিষয়সূচী বিকাশ এবং অংশগ্রহণকারীদের এটি বিতরণ। শুরুর সময়টি নির্দেশ করুন এবং বিষয়গুলির সংক্ষিপ্ত তালিকা অন্তর্ভুক্ত করুন। একটি দীর্ঘ, অত্যধিক বিস্তারিত কর্মসূচি সঙ্গে আপনার নিজের বৈঠক ডগা না। যে কোনও ব্যক্তির নাম উল্লেখ করে নির্দিষ্ট এলাকার রিপোর্ট করার জন্য দায়ী হবে।
প্রত্যাশা সম্পর্কে সাফ হতে
যখন আপনি প্রথমবার সভায় বিজ্ঞপ্তি পাঠান, তখন তার উদ্দেশ্য এবং আপনার প্রত্যাশা সম্পর্কে স্পষ্ট হোন। একটি উপস্থাপনা এবং অংশগ্রহণকারীদের প্রায় বৈঠকটি ঘুরে ঘুরে নোট নিতে প্রস্তুত করা উচিত? অথবা এই একটি বুদ্ধিমান সেশন যেখানে অংশগ্রহণকারীদের ধারণা এবং পরামর্শ সঙ্গে দেখা হবে বলে আশা করা হয়?
কিছু কর্পোরেট সংস্কৃতির মধ্যে, কর্মচারীরা শুধুমাত্র শুনতে এবং তারপর তাদের কর্মক্ষেত্রে ফিরে মাথা জড়ো করা হয়। অন্যান্য কোম্পানিতে, কর্মচারীরা অবাধে অংশগ্রহণ করেন। আজকের সহযোগিতামূলক কর্মস্থলে, আর্কাইভ এবং ধারণাগুলি ভাগ করা কেবল সভায় স্বাগত জানাই নয়; এটা প্রায়ই সভায় নিজেই উদ্দেশ্য।
সময় শুরু করুন
যদি আপনি সেই ব্যক্তি হন যিনি সাধারণত সময়মত বৈঠকগুলির জন্য দেখেন, তাহলে আপনি বুঝতে পারেন যে এটি কতটা হতাশাজনক, যখন প্রকৃত মিটিংটি 15 মিনিটের জন্য যাওয়া যায় না কারণ লোকেরা রুমের মধ্যে ঢুকে পড়ে।
কি অনিবার্যভাবে হয় এগিয়ে যাচ্ছে, সবাই জানে যে এই মিটিং কখনও সময় শুরু যাতে সবাই দেরী দেখাচ্ছে আপ শুরু করা আপনার মিটিং এর চার্জ নিন প্রদত্ত শুরুর সময় অবিলম্বে শুরু করুন। দরজা বন্ধ এবং শুরু। যারা stragglers শীঘ্রই তারা দেরী আসছে যে বার্তা পেতে হবে এবং তারা শুধুমাত্র একবার যে ভুল করা উচিত
এটা ছোট এবং সহজ রাখুন
বেশিরভাগ ক্ষেত্রে - 30 মিনিট বা 45 মিনিটও যথেষ্ট হবে। যখন অনেক সময় বরাদ্দ করা হয়, তখন স্বাভাবিক ফলাফল হল যে সময় নষ্ট হয়ে যায়। সভায় উপস্থিত ব্যক্তিরা একটি নির্দিষ্ট বিষয়সূচি বিষয়টিতে বেশি বেশি সময় কাটিয়ে বা অতিবাহিত হওয়ার পরেও অব্যাহত থাকে। মিটিং ছোট এবং পয়েন্ট রাখুন
বিষয় উপর থাকুন
একা একা একটি এজেন্ডা আপনার মিটিং দক্ষতা চালানো হবে না। এজেন্ডা অবলম্বন করুন এবং স্পর্শকাতর বন্ধ বিচরণ থেকে আলোচনা করা।
কোনও অফ-স্পেশাল প্রশ্নের সাথে যোগাযোগ করুন, যে এটি অন্য একটি মিটিংয়ের জন্য একটি বিষয়, এটি ব্যক্তিগতভাবে, বা মত মতামত দেওয়া হবে। কোনও একটি পল্লীর সভা পছন্দ করে না যেখানে মিটিংয়ের উদ্দেশ্য অন্য কথোপকথনের জন্য একটি পিছন সীটে নেয়।
কনফারেন্স রুম বাইরে ছোট মিটিং গ্রহণ
একই পরিচিত টেবিল প্রায় একই পরিচিত টেনিস কাছাকাছি জড়ো হয় ঠিক যে - পরিচিত কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগ করতে, সৃজনশীলভাবে ভাবুন এবং প্রাণবন্ত আলোচনা করুন, মানক কনফারেন্স রুমের বাইরে মিটিং গ্রহণের কথা বিবেচনা করুন।
ভেন্যু এবং আবহাওয়ার অনুমতি যদি বাইরে একটি টেবিল এ বৈঠক বিবেচনা। একটি সাধারণ সম্মেলন যা একটি বড় সম্মেলন টেবিল এবং সুইভেল চেয়ার পরিবর্তে sofas এবং ছোট টেবিল আছে জড়ো করার চেষ্টা করুন।
একটি ভিন্ন দৃষ্টিভঙ্গি নিন ভয় পাবেন না
যদি মিটিংয়ের পদ্ধতি কাজ না করে থাকে, তাহলে কোর্স পরিবর্তন করতে ভয় পাবেন না। উদাহরণস্বরূপ, যদি একটি বুদ্ধিবিজ্ঞান সেশন খুব সামান্য সংলাপ সঙ্গে একটি শান্ত রুম চাষ হয়, দিক পরিবর্তন করুন। নমনীয় হোন এবং সামগ্রিক মিটিং অগ্রগতি কিভাবে মনোযোগ দিতে।
প্রযুক্তি ব্যবহার করুন
অংশগ্রহণকারীদের জড়িত থাকার জন্য প্রযুক্তি ব্যবহার করার পরিকল্পনা করুন। আজকের ডিজিটাল জগতে, বেশিরভাগ মানুষ গ্রাফিক্স বা ভিডিওগুলি দেখতে শোনার জন্য ব্যবহৃত হয়। আপনার বৈঠক পরিকল্পনা যখন যে মানসিকতার আবেদন এবং audiovisuals অন্তর্ভুক্ত।
বড় পর্দা এবং স্মার্ট বোর্ড প্রেজেন্টেশানগুলির প্রজেক্টের প্রজেক্টস যা প্রাতিষ্ঠানিক লম্বা প্রজেক্ট পাওয়ার পয়েন্ট উপস্থাপনাগুলি থেকে স্বাগত জানায়।
একটি মিটিং সারাংশ পাঠান
বৈঠক শেষে একদিনের মধ্যে, আলোচনা করা হয়েছে কি সংক্ষিপ্ত সংক্ষিপ্তসার পাঠান। সভায় উপস্থিত সকলের কাছে ইমেলের মাধ্যমে এইটি সরিয়ে ফেলুন, যারা মিটিংয়ে অংশগ্রহণ করতে অক্ষম ছিল এবং যাদেরকে অবগত করা প্রয়োজন তাদের জন্য। এছাড়াও প্রতিটি আইটেমের জন্য এবং সেইসাথে নির্ধারিত তারিখের জন্য দায়ী কে নির্দিষ্ট করে কোনও কর্মের আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন।