পেশাগত ব্যবসার ফোন রেবেকা

01 - কল ট্রান্সফার

02 - একটি কলার ধরে রাখা স্থাপন

একটি কলার ধরে রাখা হয়, একটি মিনিট চিরকালের মত মনে হয়, কোন ব্যাপার আপনার কোম্পানির হোল্ড সঙ্গীত হতে পারে কিভাবে সুন্দর। কলারদের বলার আগে তাদের কথোপকথনে একটি বিরতির জন্য অপেক্ষা করার চেষ্টা করুন যাতে আপনি তাদের ধরে রাখেন-যে, যদি সম্ভব হয় তাহলে কল অফারগুলি ব্যাহত করুন। নিশ্চিত করুন যে তারা বুঝতে পারে কেন আপনি তাদের ধরে রাখছেন, এবং এটি কতক্ষণ লাগবে তা সম্পর্কে সত্যবাদী হন। অসুবিধার জন্য ক্ষমা প্রার্থনা করুন, এবং যদি তারা ধরে রাখতে না পারেন, তাহলে আপনাকে তাদের কল করার জন্য তাদেরকে আপনাকে কল করার পরিবর্তে তাদেরকে কল করতে ভাল লাগবে। এবং আপনার কলার থেকে empathetic হতে চেষ্টা করুন; কোন এক পছন্দ রাখা রাখা, তাই পরিস্থিতি হিসাবে অনুমতি হিসাবে নম্র হিসাবে হতে।

03 - একটি কল শেষ

কলার প্রস্তুত হওয়ার আগে ফোন কল শেষ করার জন্য আপনাকে কয়েকটি কারণ থাকতে হবে। যদি একটি কলকারী অপমানজনক হয় বা অভদ্র বা হুমকি ভাষা ব্যবহার করে, তাহলে আপনাকে এই ধরনের আচরণ সহ্য করতে হবে না। তাদের বলুন যে তাদের অশালীন ভাষাটির কারণে আপনি কল শেষ করছেন, কিন্তু অপমান বা পিছন পিছনে থাকবেন না। আপনার সুপারভাইজারের কাছে এই ধরনের কলগুলি রিপোর্ট করতে ভুলবেন না।

যদি আপনি একটি কল শেষ করার প্রয়োজন হয় কারণ একটি কলকারী কেবল দীর্ঘ-ঘূর্ণিত (যা প্রায়শই ক্ষেত্রে হয়), একটি বিরতির জন্য অপেক্ষা করুন এবং জিনিসগুলি বিনীতভাবে বিনষ্ট করার চেষ্টা করুন আপনি কিছু মত বলতে পারেন, "এটি আপনার সাথে সুন্দর কথা বলা হয়েছে, কিন্তু এখন আমি অন্য কল করা আছে।" জিজ্ঞাসা করুন যে ব্যক্তির কাছে যাওয়ার আগে কলকারীটির অন্য কোনও প্রশ্ন থাকে, তবে তা স্পষ্ট হয়ে যায় যে আপনি কলটি বন্ধ করেছেন।

04 - ব্যক্তিগত ভয়েস মেল গ্রিটিংস তৈরি করা

একটি ভয়েসমেইল অভিবাদন হল আপনি কে এবং আপনার কোম্পানীর মূল্যবোধের একটি বিবৃতি। একটি সংক্ষিপ্ত এবং আকস্মিক ভয়েসমেইল শুভেচ্ছা একটি ভাল প্রথম ছাপ তৈরি করে না, এবং একটি দীর্ঘ, টানা আউট অভিবাদন হতাশ কলকারীদের। পয়েন্টটি দক্ষতার সাথে পেতে চেষ্টা করুন: আপনি যে কোম্পানীর নামটি বলেছেন, কোম্পানীর নাম এবং কেন আপনি কলটির উত্তর দিতে পারবেন না (অন্য সময়, অফিসের বাইরে, একটি নির্দিষ্ট সময়কালের জন্য)। আপনাকে অনেক বেশি তথ্য সরবরাহ করতে হবে না- শুধু তাই যথেষ্ট যে কলকারী জানে যে সে শুনেছে এবং আপনি কলটি ফেরত পাবেন।

05 - একটি স্বতন্ত্র উপস্থিতি জন্য একটি স্ক্রিপ্ট লেখার

আপনার গ্রাহক এবং ব্যবসায়িক সহযোগীরা যখন আপনার কোম্পানীটি কল করবেন তখন প্রথম জিনিসটি আপনার টেলিফোন সিস্টেমের স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা হবে। আপনার আহ্বানকারী কোম্পানীর সাথে পরিচিত না হয় এবং নির্দেশিকা প্রয়োজন হয় যে অনুমান সংখ্যাযুক্ত অপশন উপস্থাপন। নিশ্চিত করুন যে কলাররা জানে যে তাদের যদি কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তির জন্য সরাসরি এক্সটেনশন থাকে তবে তারা যে কোনও সময়ে সরাসরি সেই ব্যক্তির কাছে পৌঁছাতে পারে।

সব অন্যান্য কলকারীদের জন্য, প্রতিটি এক্সটেনশন ("রিসেপশনিস্টের জন্য শূন্য প্রেস করুন," উদাহরণস্বরূপ) জন্য সবচেয়ে পরিচিত সংখ্যা ব্যবহার করার চেষ্টা করুন। নম্বর প্রদান করার পূর্বে বিভাগ বর্ণনা করুন- উদাহরণস্বরূপ, "গ্রাহক সহায়তা জন্য, 5 চাপুন।"

06 - পরে-ঘন্টা বা ব্যবসা বন্ধের জন্য একটি স্বতন্ত্র উপস্থিতি স্ক্রিপ্ট লেখা

যদি আপনার ব্যবসা কোনও নির্দিষ্ট সময় বা সপ্তাহান্তে বন্ধ হয়ে যায় এবং কেউ আপনার কলারের উত্তর দেওয়ার বা সহায়তা করতে কোনও উপলভ্য হয়, তাহলে একটি পরের ঘন্টা স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা অভিবাদন তৈরি করুন। আপনার কলারদের সামনে কথা বলুন যে ব্যবসাটি বন্ধ হয়ে গেছে, এবং শেষে, তাদেরকে আবার কল করার জন্য বলুন। অপারেশন আপনার স্বাভাবিক ঘন্টা অন্তর্ভুক্ত মনে রাখবেন।

07 - একটি পেশাগত ফোন বার্তা রেখে

ভয়েসমেইল প্রতিটি ব্যবসায়-শ্রেণির টেলিফোনের সিস্টেমের একটি মানক অংশ হয়ে ওঠে এবং একজন পেশাদার ভয়েসমেইল ফোন বার্তাটি কীভাবে ছেড়ে যেতে হয় তা জানার জন্য- একটিকে কীভাবে উত্তর দিতে হয় তা ছাড়া - আপনার কোম্পানির ইতিবাচকভাবে প্রতিফলিত করে। সমস্ত কর্মচারী যারা তাদের কাজের অংশ হিসাবে ফোনটি ব্যবহার করে তাদের উচিত একটি পেশাগত ফোন বার্তাটি ত্যাগ করা।