অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্টস এর ব্যবসা নির্দেশিকা
আপনার ফোন সিস্টেমের স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা প্রোগ্রামটি প্রোগ্রাম এবং রেকর্ডের দ্রুততম এবং সবচেয়ে সহজ উপায় একটি শব্দ প্রসেসিং প্রোগ্রামে একটি স্ক্রিপ্ট লিখতে হয়। একটি বন্ধুত্বপূর্ণ ভয়েস আছে যারা স্ক্রিপ্ট রেকর্ড একটি ব্যক্তি নির্বাচন করুন, stuttering বা দ্বিধা ছাড়াই কথা বলতে পারেন এবং স্পষ্টভাবে প্রতিটি শব্দ এবং নাম উচ্চারণ এবং announciate করতে পারেন।
অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট গ্রিটিং
স্ক্রিপ্ট প্রথম অংশ অভিবাদন হবে। আপনার কলারের কাছে আপনার কোম্পানিকে উপস্থাপন করার এবং আপনার কোম্পানির মধ্যে তাদের স্বাগত জানানোর জন্য এটি আপনার সুযোগ।
অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট গ্রিটিং ডো এর
- তাদের কল বা ব্যবসা জন্য একটি কৃতজ্ঞতা সঙ্গে শুরু
- শুভেচ্ছা অবলম্বন করবেন না, তাই ফিরে আসা কলাররা যখন কল দেয়, তখন তারা দেরী হয় না
- আপনার ট্যাগলাইন, কোম্পানির স্লোগান এবং ওয়েবসাইটের নামটি ব্যবহার করুন, অথবা যদি আপনার তাদের আছে।
অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট গ্রিটিং করবেন না
- আপনার আহ্বান জানানোর জন্য দুই বা তিনটি বেশি বাক্য ব্যবহার করবেন না
- আপনার গ্রাহকদের প্রস্তাব করার জন্য যদি মূল্যের কিছু না থাকে তবে আপনার ওয়েবসাইটকে প্রচার করবেন না
- শুভেচ্ছা পূরণের জন্য একটি স্লোগান বা ট্যাগলাইন তৈরি করবেন না
অটোমেটেড অ্যাটেনডেন্ট বিকল্প
স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশটি বিকল্পগুলি উপস্থাপন করছে যা আপনার কলারদের সাথে কথা বলার প্রয়োজন এমন ব্যক্তিকে পেতে নির্বাচন করতে হবে। দুই ধরনের কলকারী আছে: (1) আপনার কোম্পানীর সাথে পরিচিত নয় এমন ব্যক্তিদের এবং নির্দেশিকা প্রয়োজন হবে এবং (2) কলাররা যারা তাদের সাথে কথা বলতে এবং তাদের এক্সটেনশান জানতে চায়।
অটোমেটেড অ্যাটেনডেন্ট বিকল্প
- সাধারণভাবে গ্রহণ করা হয় এমন বিকল্পগুলি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "রিসেপশনিস্টের জন্য শূন্য প্রেস করুন," "আগের মেনুতে ফিরে যাওয়ার জন্য পাউন্ড কী টিপুন।"
- আপনার কলগুলির যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তারা তাদের পক্ষের এক্সটেনশান ডায়াল করতে পারেন যদি তারা ইতিমধ্যে এটি জানেন।
- যদি আপনার মেনু বিকল্পগুলি সম্প্রতি পরিবর্তিত হয়ে থাকে তবে আপনার কলাররা আপগ্রেড জানাবেন না। তিন সপ্তাহ পরে এই বিজ্ঞপ্তিটি সরান
- সবচেয়ে ঘন ঘন বলা বিকল্পগুলি প্রথমে রাখুন।
- আপনি অপশন নম্বর দেওয়ার আগে বিকল্প বিবরণ দিন। উদাহরণস্বরূপ, "কাস্টমার সাপোর্টের জন্য, '5' টিপুন।"
- সংরক্ষিত মেনু অপশন নম্বরগুলির জন্য আপনার সিস্টেমের ডকুমেন্টেশন চেক করুন। (উদাহরণস্বরূপ, সমস্ত এক্সটেনশান সংখ্যা "8" দিয়ে শুরু হয় এবং সেইজন্য "8" একটি মেনু বিকল্প হিসেবে ব্যবহার করা যাবে না)।
অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট বিকল্পগুলি কি করবেন না
- আপনি প্রতিটি বিকল্প উপস্থাপন করার আগে "দয়া করে" বলবেন না (উদাহরণস্বরূপ, "দয়া করে 1 টি চাপুন ... দয়া করে 2 টি করুন ... দয়া করে 3 টি করুন ..." ইত্যাদি)
- এক সময়ে ছয়টি বিকল্পের চেয়ে বেশি উপস্থিত না। যদি আপনার ছয়টি বিকল্পের থেকে বেশি থাকে, একটি মাল্টি টায়ার্ড মেনু গঠন তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ, "বিক্রয় এবং পরিষেবা বিকল্পগুলির জন্য, 5 চাপুন।"
- অনুমান করবেন না প্রত্যেকের একটি touchtone ফোন আছে। যদি একটি মেনু বিকল্পটি শুভেচ্ছা শেষে তিন সেকেন্ডের মধ্যে নির্বাচিত না হয়, তাহলে গ্রাহককে রিসেপশনিস্টের সাথে সংযুক্ত করুন।
নমুনা অটোমেটেড অ্যাসেন্ডান্ট স্ক্রিপ্ট
- অপারেশনস টেক কোম্পানীকে কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, যেখানে "প্রযুক্তি এবং ব্যবসা একসঙ্গে আসে"। আপনি যদি আপনার পার্টি এর এক্সটেনশন জানেন, আপনি যেকোনো সময় ডায়াল করতে পারেন। অন্যথায়, নিম্নলিখিত বিকল্পগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করুন। গ্রাহক পরিষেবাতে '1' টিপুন। কারিগরি সহায়তার জন্য, '2' টিপুন আমাদের নিয়মিত ব্যবসা ঘন্টাগুলির জন্য, '3' টিপুন অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য, '4' টিপুন কেনার জন্য, '5' টিপুন আপনার কাছে একটি অবস্থান খুঁজে পেতে, '6' টিপুন অন্যথায়, রিসেপশনিস্টের জন্য '0' চাপুন বা লাইনে থাকুন এবং কেউ আপনাকে খুব শীঘ্রই সহায়তা করবে।
- অপারেশনস টেক কোম্পানি এ স্বাগতম। আপনার অ্যাকাউন্টের অবস্থা চেক করতে, ওয়েবে আমাদের দেখুন আপনি যদি ব্যক্তির এক্সটেনশন জানেন, আপনি যেকোনো সময় ডায়াল করতে পারেন। কোম্পানির ডিরেক্টরি জন্য, '1' টিপুন। আপনি যদি ব্যক্তির এক্সটেনশন জানেন, আপনি যেকোনো সময় ডায়াল করতে পারেন। কোম্পানির ডিরেক্টরি জন্য, '1' টিপুন। কারিগরি সহায়তার জন্য, '2' টিপুন গ্রাহক পরিষেবা জন্য, '3' টিপুন বিক্রয় ও বিপণনের জন্য, '4' টিপুন। যদি আপনি রিসেপশনিস্টের সাথে কথা বলতে চান, তাহলে '0' চাপুন বা লাইনে থাকুন এবং আমাদের বন্ধুত্বপূর্ণ কর্মীদের একজন আপনাকে সহায়তা করবে। অপারেশনস টেক কোম্পানীকে কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, যেখানে "প্রযুক্তি এবং ব্যবসা একসঙ্গে আসে"।
পরে ঘন্টা, সপ্তাহান্তে এবং হলিডে শাটডাউন অটোমেটেড অ্যাটেন্ডেন্ট গ্রিটিং
যদি আপনার ব্যবসা একটি নির্দিষ্ট সময় বা সপ্তাহান্তে বন্ধ হয়ে যায় এবং আপনার আহ্বানকারীর উত্তর দিতে বা সহায়তা করতে কেউ নেই, একটি পরের ঘন্টা স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা অভিবাদন তৈরি করুন। ব্যবসার বন্ধ করা এবং শেষে ফিরে কল করতে তাদের জিজ্ঞাসা করুন যে আপনার callers আপ সামনে বলুন। এছাড়াও, অপারেশন আপনার স্বাভাবিক ঘন্টা অন্তর্ভুক্ত।
নমুনা অটোমেটেড অ্যাটেন্ডেন্ট পরে-ঘন্টা / উইকেন্ড স্ক্রিপ্ট
- অপারেশনস টেক কোম্পানীকে কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমরা বর্তমানে বন্ধ হয়। সোমবার থেকে শুক্রবার সন্ধ্যা 9 টা থেকে বিকাল 10 টা এবং শনিবার সকাল 10 টা থেকে, কেন্দ্রীয় স্ট্যান্ডার্ড টাইম। আপনি যদি আপনার পার্টি এর এক্সটেনশন জানেন, আপনি যেকোনো সময় ডায়াল করতে পারেন। অন্যথায়, দয়া করে আমাদের স্বাভাবিক ব্যবসায়িক সময়গুলির মধ্যে কল করুন যাতে আমরা আপনার সহায়তা করতে পারি। অপারেশনস টেক কোম্পানীকে কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, যেখানে "প্রযুক্তি এবং ব্যবসা একসঙ্গে আসে"। বিদায়।
- অপারেশনস টেক কোম্পানীকে কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমরা বর্তমানে বন্ধ হয়। যদি এটি একটি জরুরি অবস্থা হয়, অনুগ্রহ করে আমাদের উত্তর পরিষেবাটি 585-555-1234 এ কল করুন। আপনি যদি আপনার পার্টি এর এক্সটেনশন জানেন, আপনি যেকোনো সময় ডায়াল করতে পারেন। আপনি যদি আমাদের সাথে একাউন্ট আছে, আপনি www.fortstech.about.com এ সপ্তাহে 7 দিন সপ্তাহের 24 ঘন্টা আপনার অবস্থা চেক করতে পারেন। আমাদের স্বাভাবিক ঘন্টাগুলির ব্যবসা হল সোমবার থেকে শুক্রবার সকাল 9 টা থেকে বিকাল 5 টায় এবং শনিবার সকাল 10 টায় কেন্দ্রীয় স্ট্যান্ডার্ড টাইম। অন্যথায়, দয়া করে আমাদের স্বাভাবিক ব্যবসায়িক সময়গুলির মধ্যে কল করুন যাতে আমরা আপনার সহায়তা করতে পারি। অপারেশনস টেক কোম্পানীকে কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ, যেখানে "প্রযুক্তি এবং ব্যবসা একসঙ্গে আসে"। এই বার্তাটি পুনরাবৃত্তি করার জন্য, পাউন্ড কী টিপুন। {3 সেকেন্ড বিরতি} বিদায়
ঋতু অটোমেটেড অ্যাডভান্টেন্ট গ্রিটিংস
আপনার কোম্পানির ঋতু বিশিষ্টদের উন্নীত করা বা আপনার সমস্ত কলকারীদের একটি বিশেষ ঋতু শুভেচ্ছা প্রসারিত করতে, আপনি একটি সীমিত সময়ের জন্য আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচারক শুভেচ্ছা preface করতে পারেন। এটি আপনার সংস্থা আত্মা প্রতিফলিত শুধুমাত্র যদি এই sparingly এবং ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি নববর্ষের মধ্যে আপনার আহ্বায়ক আনন্দ এবং সমৃদ্ধি কামনা করার জন্য একটি ঋতু ছুটির শুভেচ্ছা একটি সংগ্রহ সংস্থা জন্য কমই উপযুক্ত হবে
- আপনি অপারেশনস টেক কোম্পানীর কাছে পৌঁছেছেন। "আমাদের পরিবার" থেকে "আপনার পরিবার" থেকে, আমরা আপনাকে একটি আনন্দদায়ক ছুটির দিন এবং একটি সফল নববর্ষ চান চাই। আপনি যদি আপনার পার্টি এর এক্সটেনশন জানেন, আপনি হতে পারে ...
- অপারেশনস টেক কোম্পানীকে কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। সব প্রতিস্থাপন সেবা আমাদের জুলাই ডিসকাউন্ট 4th সম্পর্কে আপনার গ্রাহক সেবা প্রতিনিধি জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যদি আপনার পার্টি এর এক্সটেনশন জানেন, আপনি হতে পারে ...
রিহার্সিং এবং টেস্টিং
আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা স্ক্রিপ্টটি রেকর্ড করার আগে, আপনার নির্বাচিত ব্যক্তিটি আপনার সামনে পড়ার জন্য নির্বাচিত হয়েছেন এবং আপনার সামনে এটি বেশ কয়েকবার রিহার্সাল করুন। এই জরিমানা- tune उच्चारण এবং annunciation যাও ব্যবহার করুন। নতুন অভিবাদন রেকর্ড করার পর, ত্রুটির জন্য রেকর্ডিংটি চেক করতে অবিলম্বে আপনার ফোনের সিস্টেমটি কল করুন এবং নিশ্চিত করুন যে সমস্ত অপশনগুলি উদ্দেশ্য হিসাবে ঘোষণা করেছে।