ভয়েসমেইল গ্রিটিংস এর ব্যবসা নির্দেশিকা
যখন স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা এই এক্সটেনশনটিতে একটি কল স্থানান্তর করে তখন পরবর্তী উপলব্ধ এক্সটেনশনটি কলটি গ্রহণ করবে। যদি সমস্ত অ্যাকাউন্টিং বিভাগের এক্সটেনশনগুলি ব্যস্ত বা অনুপলব্ধ থাকে, তাহলে কলটি বিভাগের ভয়েসমেইল বক্সে স্থানান্তরিত হবে।
ভয়েসমেইল অভিবাদন বিকল্পগুলি
আপনার কোম্পানির টেলিফোন সিস্টেমের উপর নির্ভর করে, ভয়েসমেইল অভিবাদনের ধরনগুলির জন্য বিভিন্ন বিকল্প থাকতে পারে যা আপনাকে রচনা করতে অনুমতি দেয়। এই অন্তর্ভুক্ত:
- সাধারণ ভয়েসমেইল অভিবাদন
সাধারণ ভয়েসমেইল অভিবাদন ডিফল্ট ভয়েসমেইল অভিবাদন হিসাবে ব্যবহার করা হয় যদি অন্য কোনও অভিব্যক্তি সেট করা হয় না। - অভ্যন্তরীণ ভয়েসমেইল গ্রিটিং
এটি আপনার নিজের কোম্পানীর (যেমন অন্য একটি এক্সটেনশন থেকে) বিভাগ থেকে আপনার কল কল যারা অভ্যস্ত করতে ব্যবহার করা হয়। সাধারণত, এটি শুধুমাত্র খুব বড় কোম্পানিগুলির জন্য প্রযোজ্য - বহিরাগত ভয়েসমেইল অভিবাদন
এই অভিবাদন আপনার কোম্পানীর বাইরে থেকে কল করে যারা জন্য অভিনয় করা হবে। আপনার টেলিফোন সিস্টেমের স্বয়ংক্রিয় পরিদর্শক একটি সাধারণ কোম্পানিকে অভিনন্দন জানাতে পারেন যে সমস্ত বহিরাগত কলার শুনতে পাবে। আপনার কোম্পানির নাম যে অভিবাদন উল্লেখ করা হয়, আপনি আপনার বিভাগীয় শুভেচ্ছা আবার এটি বলার প্রয়োজন নেই।
- অস্থায়ী বা "অফিসের বাইরে" ভয়েসমেইল গ্রিটিং
অফিসের ভয়েসমেইল অভিবাদন অস্থায়ী বা আউট সেট করা হয় যখন সম্পূর্ণ বিভাগ নির্দিষ্ট সময়ের জন্য অনুপলব্ধ হবে। উদাহরণস্বরূপ, বিভাগটি শুধুমাত্র 8:00 এবং 5.00 বিকেলে কর্মরত অবস্থায় থাকে বা বাধ্যতামূলক বিভাগের মিটিং হয় যা সমস্ত লোককে টেলিফোনের উত্তর থেকে সরিয়ে দেয়। বেশিরভাগ ভয়েসমেইল সিস্টেম আপনাকে একটি মেয়াদ শেষের তারিখ এবং সময় নির্ধারণের অনুমতি দেবে, যখন আপনার বিভাগ স্বাভাবিক অপারেশনগুলিতে ফেরত পাঠাতে আপনাকে এটি বন্ধ করতে হবে না।
- ফোন (ব্যস্ত) ভয়েসমেইল অভিবাদন
এই অভিবাদন কলগুলির অবহিত করার জন্য ব্যবহার করা হয় যে বিভাগ পাওয়া যায় কিন্তু কেউ তাদের কল অবিলম্বে নিতে পারেন কারণ বিভাগ পুলের সমস্ত এক্সটেনশানগুলি অন্যান্য কলকারীদের সাথে ব্যস্ত।
ভাল বিভাগের ভয়েসমেইল অভিবাদন
- বিভাগ নাম
- বিবৃতি যে আপনি এখন তাদের কল গ্রহণ করতে পারবেন না
- একটি বার্তা ছেড়ে আমন্ত্রণ
- যখন তারা একটি প্রত্যাবর্তন কল আশা করতে পারেন
- অতিরিক্ত বিকল্পগুলি পাওয়া যায় (উদাহরণস্বরূপ "ফিরে যাওয়ার জন্য পাউন্ড কী টিপুন ...")
- ওয়েবসাইটের ঠিকানা যদি এটি অর্থপূর্ণ তথ্য প্রদান করতে পারে
- ২0-২5 সেকেন্ডের বেশি (নিয়মের নিয়ম)
- "আপনার কল আমাদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ..." অভিবাদন সঙ্গে শুরু করবেন না। এই শব্দগুচ্ছ বেশি ব্যবহার করা হয় এবং সাধারণত কলারদের "বন্ধ করা" হয়।
- অত্যধিক তথ্য প্রদান এবং একটি অত্যধিক দীর্ঘ অভিবাদন তৈরীর এড়িয়ে চলুন।
নমুনা গুড ডিপার্টমেন্ট ভয়েসমেইল গ্রিটিংস
- আপনি অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পৌঁছেছেন। আমাদের সকল প্রতিনিধি অন্যান্য পরিষেবা প্রদানকারীদের কল্যাণে ব্যস্ত। ধরে রাখা আপনার মূল্যবান সময় নষ্ট করার চেয়ে, আমরা দুই ঘন্টা পরেই আপনার কল ফিরতে চাই। আপনি যদি পূর্ববর্তী মেনুতে ফিরে যেতে চান, তবে এখন তারকাটি টিপুন। অন্যথায়, আপনার নাম এবং নম্বর দিয়ে আমাদের একটি বিস্তারিত বার্তা দিন। আপনি আপনার বার্তা রেকর্ড করার পরে, আপনি আরও বিকল্পগুলির জন্য পাউন্ড কী টিপতে পারেন। ফোন করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ.
- আপনি অপারেশন টেক, ইনকর্পোরেটেড এ সেলস ডিপার্টমেন্টে পৌঁছেছেন। আমাদের সমস্ত বিক্রয় প্রতিনিধি অন্যান্য গ্রাহকদের পরিবেশন করা ব্যস্ত কিন্তু আমরা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার কল প্রত্যাবর্তন করতে চাই। বর্তমান মূল্য তথ্যের জন্য অথবা আপনার অর্ডারের অবস্থা পরীক্ষা করার জন্য, অনুগ্রহ করে ওয়েবে যান। অন্যথায়, দয়া করে আপনার নাম এবং নম্বরের সাথে একটি স্বন পরে আমাদের একটি বার্তা দিন। আপনি যদি পূর্ববর্তী মেনুতে ফিরে যেতে চান, তাহলে তারকা কীটি টিপুন।
- আপনি অপারেশন টেক, ইনকর্পোরেটেড এ অ্যাকাউন্টিং ডিপার্টমেন্টে পৌঁছেছেন। বর্তমানে ডিপার্টমেন্ট বন্ধ আছে। অপারেশন আমাদের স্বাভাবিক ঘন্টা সোমবার মাধ্যমে শুক্রবার 8:00 থেকে 5:00 PM তে আমরা শনিবার এবং রবিবার বন্ধ হয়। পূর্ববর্তী মেনুতে ফিরে যাওয়ার জন্য আপনি যেকোনো সময় তারকা চাবিটি টিপতে পারেন অন্যথায়, দয়া করে আমাদের আপনার নাম এবং নম্বর দিয়ে একটি বার্তা দিন এবং অফিস পুনরায় খোলে যখন আমরা আপনার কল প্রত্যাহার করব। আপনার বার্তা ত্যাগ বা অতিরিক্ত বিকল্পগুলির জন্য পাউন্ড কী চাপার পরে আপনি ফাঁস পেতে পারেন। ফোন করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ.
খারাপ ভয়েসমেইল গ্রিটিংস
- আপনি বিক্রয় বিভাগে পৌঁছেছেন। আমাদের একটি বার্তা দিন
- হ্যালো. আপনি XYZ.com এ অ্যাকাউন্টিং বিভাগে পৌঁছেছেন। সব অ্যাকাউন্টেন্ট বর্তমানে একটি বাধ্যতামূলক বিভাগের সভাে যোগদান করছেন এবং কেউ আপনার কল নিতে পাওয়া যায় না। আপনার কল আমাদের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং যত তাড়াতাড়ি আমরা ফিরে হিসাবে আমরা আপনার কল প্রত্যাবর্তন করতে চান। যাইহোক, এটি বছরের শেষ এবং আমাদের কল ব্যাকলগ খুব দীর্ঘ। যদি আপনি একটি অত্যধিক অ্যাকাউন্টে অর্থ প্রদান করার বিষয়ে আহ্বান জানাচ্ছেন, তাহলে দয়া করে আপনার বার্তাটি আমাদের জানিয়ে দিন যাতে আমরা আপনাকে অবিলম্বে ফিরে আসতে পারি। অন্যথায়, দয়া করে স্বরটির জন্য অপেক্ষা করুন এবং আমাদের একটি বিস্তারিত গোপনীয় বার্তা দিন।
- বিভাগ বন্ধ আছে। স্বন পরে একটি বার্তা ছেড়ে দয়া করে