ব্যবসা ই-মেইল ব্যবহার করে ডস এবং ডন
ইমেল এত জনপ্রিয় হয়ে উঠেছে যে, কিছু ক্ষেত্রে লোকেরা এটি টেলিফোনের চেয়ে বেশি ব্যবহার করে। কারণ লিখিত শব্দটি এত সহজেই ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে, কারণ ব্যবসায়িক পরিবেশে যথাযথ ইমেইল শিষ্টাচারটি অপরিহার্য।
দুর্ভাগ্যবশত, অনেক মানুষ তাদের সুবিধা সম্পর্কে ইমেল কিভাবে ব্যবহার করবেন তা বোঝেন না, এবং এটি যে ব্যবসাগুলি প্রদান করতে পারে তা প্রায়ই মিস করা হয়। নিম্নোক্ত ব্যবসার ইমেইল শিষ্টাচারের নিয়মগুলি আপনার কর্মচারীদের ইমেলগুলি রচনা করতে পারে যা কার্যকর এবং কার্যকর।
01 - শুধুমাত্র পরিষ্কার এবং সংকীচিত ইমেলগুলি প্রেরণ করুন
02 - সবসময় একটি অর্থবহ বিষয় লাইন ব্যবহার করুন
কখনও একটি ইমেল ফাঁকা বিষয় লাইন ছেড়ে না। একটি খালি বিষয় লাইন আপনার ইমেল স্প্যাম হিসাবে ফ্ল্যাগ হিসাবে পেতে পারে, এবং এটি তার গন্তব্য পর্যন্ত পৌঁছাতে হবে না। ফাঁকা বিষয় লাইনের সাথে ইমেলগুলিকেও প্রায়ই উপেক্ষা করা হয়, বিশেষ করে যদি লক্ষ্যযুক্ত প্রাপক সাধারণত যেকোনো দিনে অনেক ইমেইল পান। সর্বদা একটি বিষয় লাইন ব্যবহার করুন যা পর্যাপ্তরূপে আপনার ইমেজ বিষয়বস্তু প্রতিফলিত। এটি আপনার প্রাপকদেরকে আরও দক্ষতার সাথে ইমেলগুলির মাধ্যমে সাজানোর সহায়তা করবে এবং আপনার ইমেলের দ্রুত প্রতিক্রিয়া উত্সাহ দেবে।
03 - অবিলম্বে ফরম্যাটেড ইমেলগুলি এড়িয়ে চলুন
পেশাদারী ফর্ম্যাটে ইমেল পাঠান। ব্যাকগ্রাউন্ডের জন্য বহির্মুখী ফন্ট এবং ছবিগুলি এড়িয়ে চলুন। যারা accouterments পাঠক বিক্ষিপ্ত বা বার্তা পাঠাতে কঠিন করতে পারেন। আপনার যে কোনও পটভূমি চিত্রগুলি আপনার ইমেলের ফাইলের আকারকে ফুলে যেতে পারে আপনার মেসেজ ডাউনলোড করার জন্য এটি একটি ক্রমবর্ধমান লম্বা সময় অপেক্ষা করার জন্য ধীরগতির সংযোগগুলির সাথে প্রাপককে জোর করতে পারে। আপনি যে ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজগুলি যোগ করেছেন তা আপনার ইমেলের ফাইলের আকারকে ফোলাতে পারে আপনার মেসেজটি ডাউনলোড করার জন্য একটি ক্রমবর্ধমান দীর্ঘদিন অপেক্ষা করার জন্য এটি ধীর সংযোগগুলির সাথে প্রাপককে জোর করতে পারে।
যদি আপনার কোম্পানী জোর দেয় যে আপনি একটি সুসংগত চেহারা এবং অনুভূতি প্রকল্প নির্দিষ্ট ইমেলের জন্য ব্যবহার, এটি এর সুবিধা গ্রহণ। কোম্পানির লোগো এবং স্বাক্ষর লাইন আপনার ইমেইলে একটি পেশাদার ইমেজ প্রজেক্ট করতে পারে।
04 - সময়মত উত্তর পাঠান
লোকেরা তাদের ইমেলের সময়মত উত্তর দেওয়ার জন্য অপেক্ষা করবেন না। একটি স্পষ্ট, সংক্ষিপ্ত বার্তা সঙ্গে অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া। যদি আপনি একটি উত্তর সন্ধান করতে বা আরও তথ্য সংগ্রহ করার জন্য আরো সময় প্রয়োজন, আপনার ইমেল প্রেরককে বলুন যখন তারা একটি উত্তর আশা করতে পারেন
05 - আউট-অফ-অফিস উত্তর সরঞ্জাম ব্যবহার করুন
যদি আপনি অফিস থেকে দূরে থাকবেন এবং আপনার ইমেলটি পড়তে না পারেন, তাহলে আপনার সাথে যোগাযোগের চেষ্টা করে এমন যেকোনো ব্যক্তির স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিক্রিয়া করার জন্য ইমেইল সিস্টেমের অফিস-এর অফিস ব্যবহার করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার অটো-উত্তর প্রেরককে জানতে দেয় যখন তারা একটি প্রতিক্রিয়া প্রাপ্তির আশা করতে পারে।
06 - উচ্চ অগ্রাধিকার পতাকা সঙ্গে ওল্ড ক্রুশ না
বেশীরভাগ ইমেল সিস্টেম আপনাকে "উচ্চ অগ্রাধিকার" বা "রুশ" হিসাবে একটি ইমেল ফ্ল্যাগ করার অনুমতি দেয়। এটি আপনার ডিফল্ট ইমেল পতাকা না। এটি স্পষ্টভাবে ব্যবহার করুন, অথবা আপনার প্রাপকরা অগ্রাধিকার পতাকাটি উপেক্ষা করবে। যখন আপনি পরিশেষে একটি সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ ইমেল পাঠান, এটি মনোযোগ এটি দাবী পাবেন না।
07 - বিবেচনা করুন "" সব উত্তর দিন "কিনা তা জরুরী
একাধিক প্রেরক বা প্রাপক রয়েছে এমন প্রতিটি ইমেলের জন্য "সমস্ত উত্তর দিন" বোতামে বোতামে ক্লিক করুন। বিষয় বিবেচনা করুন এবং কে আপনার উত্তর পড়তে প্রয়োজন সিদ্ধান্ত। ক্রমাগত প্রত্যেকের অবাঞ্ছিতভাবে প্রতিক্রিয়া দ্রুত একটি "ব্যবসা spammer" হিসাবে আপনি একটি খ্যাতি উপার্জন করতে হবে এবং মানুষ সম্পূর্ণরূপে আপনার ইমেল উপেক্ষা করতে শুরু হতে পারে
08 - পৃথক ব্যবসা এবং ব্যক্তিগত ইমেল অ্যাকাউন্ট
এটি একটি জরুরী না হলে, ব্যক্তিগত চিঠিপত্রের জন্য আপনার ব্যবসার ইমেইল ব্যবহার করবেন না। এমনকি যদি আপনি নিজের ব্যবসা মালিক হন, তবে এটি দুটি পৃথক ইমেইল অ্যাকাউন্টের একটি ভাল ধারণা। এটি আপনাকে আপনার ইমেলগুলি অগ্রাধিকার দেবে এবং ব্যবসায়িক নেটওয়ার্কগুলির বাইরে কোনও ব্যক্তিগত বার্তাগুলি রাখবে না।
09 - পেশাদার ইমেল অ্যাকাউন্টের নাম ব্যবহার করুন
কোনও ব্যবসার ইমেল ঠিকানাটির অংশ হিসাবে আপনার নিজের নামটি ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ james.bucki@example.com, বা jbucki@example.com। ডাকনাম, হ্যান্ডেল, মনিকার বা অস্পষ্ট রেফারেন্সগুলি এড়িয়ে চলা। উদাহরণস্বরূপ, soccer.mom@example.com বা baseball.nut@example.com ব্যবহার করবেন না।
10 - এই প্রতিক্রিয়া জন্য সেরা ইমেল?
আপনার একমাত্র যোগাযোগ সরঞ্জাম হিসাবে ইমেল ব্যবহার করবেন না। সব বার্তাই ই-মেইল নয়, এবং এমন সময় থাকবে যখন একটি সংক্ষিপ্ত টেলিফোন কল বা একটি সংক্ষিপ্ত অফিস দর্শন একটি বার্তা বহন করার একটি আরো কার্যকর উপায় হতে পারে। ফোনের সাথে সাক্ষাৎ বা কথা বলা একটি মানব উপাদানকে মিথস্ক্রিয়াতে পরিচয় করিয়ে দিতে পারে, এবং যখন আপনি কিছু ব্যাখ্যা করার চেষ্টা করছেন তখন সমস্ত পার্থক্যটি তৈরি করতে পারেন, অথবা আপনি কোনও পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য কাউকে দৃঢ় করতে চান।
11 - সংবেদনশীল এবং অ্যাক্সেসযোগ্য
একটি সম্পর্ক বা চুক্তি শেষ করার জন্য ইমেল ব্যবহার করবেন না পেশাদারী ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের মধ্যে, সর্বদা আপনার সাথে যোগাযোগের বিকল্প উপায় সরবরাহকারী একটি স্বাক্ষর লাইন অন্তর্ভুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার অফিস, ফ্যাক্স, এবং মোবাইল ফোন নম্বর, এবং আপনার অফিস মেইলিং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত হতে পারে।
12 - বৃহত্তর সংযুক্তি ইমেল করা এড়িয়ে চলুন
আপনি কখনই জানেন না যে আপনার প্রাপক কিভাবে তাদের ইমেল অ্যাক্সেস করবে। ডাউনলোড করার জন্য ব্যবহারকারীকে জিজ্ঞাসা করার আগে মোবাইল ডিভাইস ফাইলটি ডাউনলোড করতে শুরু করতে পারে। এটি একটি দীর্ঘ সময় লাগতে পারে এবং ব্যান্ডউইথটি উপভোগ করে যা প্রাপকের জন্য অবশ্যই অর্থ প্রদান করতে হবে। 50MB এর অধীনে সংযুক্তিগুলির সংযুক্ত আকার রাখুন
যদি আপনি একটি বৃহৎ ফাইল পাঠাতে চান, প্রথমে প্রাপকদের সাথে যোগাযোগ করুন এবং জিজ্ঞাসা করুন কিভাবে তারা ফাইলটি পেতে চান। আপনি ফাইলটি পাঠাতে একটি ফাইল ট্রান্সফার সার্ভিস ব্যবহার করেন।
13 - আপনি যে ইমেইল পাঠান তা চিন্তা করুন
অবশেষে, একটি মুহূর্ত নিন এবং "পাঠান" বোতাম টিপুন আগে আপনি কি লেখা আছে কি বিবেচনা। এটা কি এমন কিছু যা ইমেলে পাঠানো উচিত নয়? এটি একটি ব্যক্তিগত প্রকৃতি এবং কোম্পানির ইমেইল সিস্টেম ব্যবহার করা উপযুক্ত নয়? আপনি রাগ এবং যখন অনুপযুক্ত পরে অনুপস্থিত পরে অন্তর্ভুক্ত ইমেইল ইমেল লিখেছেন? যদি তাই হয়, "মুছে ফেলুন" বোতাম টিপুন।