সঠিক ব্যবসায়িক টেলিফোনের আচার আপনার ক্লায়েন্ট এবং গ্রাহকদের উপর একটি ইতিবাচক ধারণা তৈরি করতে পারে। একটি টেলিফোন কল হস্তান্তর শুধু আপনার টেলিফোন সিস্টেমের উপর ধাক্কা কি বোতাম বুদ্ধিমান ছাড়া আরও হয়। আপনি এবং আপনার কর্মচারী প্রতিদিন ব্যবহার করে যে ব্যবসায়িক টেলিফোনের আচার আপনার কোম্পানির একটি সরাসরি প্রতিফলন হয়। আপনি একটি পেশাদার ছাপ বা অভাব যে এক এগিয়ে করতে পারেন। আপনার কর্মচারীটি প্রধান আর্থিক কর্মকর্তা বা ফোনের উত্তর দেওয়ার জন্য চার্জ করা একটি আতঙ্কের বিষয়, আপনার কোম্পানির প্রত্যেকে পেশাগতভাবে একটি কল হস্তান্তর কিভাবে দ্রুত গতিতে করে তা নিশ্চিত করুন
01 - ব্যাখ্যা করুন কেন আপনি কল স্থানান্তর প্রয়োজন
মানুষ অনেক কিছু ক্ষমা করতে পারে, কিন্তু কর্মক্ষেত্রে অকপটতা তাদের মধ্যে একটি নয়। কুলকার্থকতার কাছে ব্যাখ্যা করুন কেন আপনাকে ফোনটি স্থানান্তর করতে হবে। এটা হতে পারে যে কলকারী ভুল বিভাগে পৌঁছেছে বা ডান বিভাগে ভুল এক্সটেনশন। একটি কল স্থানান্তরের আরেকটি কারণ হতে পারে যে শুধুমাত্র অন্য বিভাগ প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে, অথবা আপনার কাছে ফোন প্রদানকারী সিদ্ধান্ত নিতে যথেষ্ট কর্তৃত্ব নেই। যাইহোক, নিশ্চিত করুন কল প্রদানকারী জানার ঠিক কেন কল প্রয়োজন স্থানান্তর যাতে তারা মনে হয় না আপনি শুধু টুকরা পাস করছি। 02 - আপনার তথ্য প্রথমে দাও
আপনি কেবল সংযোগ বিচ্ছিন্ন পেতে হলে শুধুমাত্র আপনার নাম এবং এক্সটেনশান callers দেয়। এই তাদের জানাতে পারেন যে আপনি তাদের পরিস্থিতি সম্পর্কে ব্যক্তিগতভাবে চিন্তিত। আপনি এমন একটি পরিস্থিতি প্রতিরোধ করতে চান যেখানে একটি কলার সংযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে যায় এবং আবার শুরু থেকে আবার শুরু করতে হয়, পরিস্থিতিটি অন্য একটি কোম্পানির প্রতিনিধিকে ব্যাখ্যা করে। আপনি কলকারীকে সেই ব্যক্তি বা বিভাগের নাম, যা আপনি তাদের স্থানান্তরিত করছেন, এবং সেই এক্সটেনশান নম্বরটিও প্রদান করতে বলবেন। আপনার ব্যবসা কি কোন ব্যাপার না, সবাই ভাল গ্রাহক সেবা ব্যবসা হয়। 03 - ট্রান্সফারটি চালু করার অনুমতির অনুমতি দিন
একবার কলারের সাথে সম্পর্ক স্থাপনের পর, স্থানান্তর প্রক্রিয়া শুরু করার জন্য কলারকে ফোন করুন । এই অনুরোধটি আহ্বানকারীকে অন্য কোন প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করার বা আপনার কাছে অন্য কোন উদ্বেগ প্রকাশ করার সুযোগ দেয়। এটি কলারদের বলার সুযোগ দেয় যে তারা আরও সময় পাবে যখন তারা ফিরে আসবে। কখনও কখনও এটি একটি কলকারী স্থানান্তর করা চান না যে ঘটবে। যদি তাই হয়, কেন এটি খুঁজে বের করুন পরবর্তী, ব্যাখ্যা করুন যে স্থানান্তর তারা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সহায়তা পেতে নিশ্চিত করবে। এছাড়াও, ব্যাখ্যা করুন যে আপনি তাদের প্রতিনিধিকে এখন পর্যন্ত তাদের তথ্যে সমস্ত তথ্য দেবেন এবং তাদের আবার তাদের পরিস্থিতি ব্যাখ্যা করতে হবে না
04 - একটি উত্তর জন্য অপেক্ষা করুন
আপনি অন্য ফোন রিং শুনতে যত তাড়াতাড়ি কল অনিয়মিতভাবে কল হস্তান্তর না। অন্য ব্যক্তির উত্তর দেওয়ার জন্য অপেক্ষা করুন এবং কল কেন স্থানান্তর করা হচ্ছে তা ব্যাখ্যা করুন। এই পদক্ষেপটি পরের কর্মীকে কল করার জন্য প্রস্তুত করার একটি সুযোগ দেয় এবং কলকারীকে তাদের পরিস্থিতি বা সমস্যাগুলি আবারও ব্যাখ্যা করতে বাধা দেয়। 05 - একটি ভূমিকা তৈরি করুন
কলারের কাছে ফিরে যান এবং নাম এবং / অথবা বিভাগে তাদের স্থানান্তর করার ঘোষণা দিন। তার ধৈর্য জন্য কলকারী ধন্যবাদ এবং আপনি hanging আপ আগে তাদের জন্য অন্য কিছু করতে পারেন জিজ্ঞাসা করুন। এটি আপনাকে সাহায্য করে যদি আপনি ব্যক্তির প্রথম বা শেষ নাম ব্যবহার করতে পারেন যার কাছে কলার স্থানান্তর করা হচ্ছে। এটি আপনার প্রতিষ্ঠিত ব্যক্তিগত সংযোগটিকে শক্তিশালী করে এবং আরও একটি অনুভূতি তৈরি করে যে কলকারীটি ভালভাবে যত্ন নেওয়া হচ্ছে 06 - স্থানান্তর সম্পূর্ণ
অন্য ব্যক্তি বা বিভাগের সাথে কলকারী সংযোগ স্থাপন করে স্থানান্তর সম্পূর্ণ করুন। আপনার ফোনে ফাঁস করে বা আপনার হেডসেট সংযোগ বিচ্ছিন্ন করে আপনার সংযোগ শেষ করতে ভুলবেন না। যেহেতু ফোন সিস্টেম জটিল হতে পারে, বিশেষ করে বড় কোম্পানিতে, আপনি নিশ্চিত করতে চান যে আপনি কল থেকে সম্পূর্ণরূপে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করেছেন। আপনি যদি চাকরিটি নতুন করে থাকেন তবে আসলে একটি কল হস্তান্তর করার আগে এটি একটি সহকর্মীর সাথে কয়েকবার পরীক্ষা করে। আপনি কলকারী সঙ্গে জড়িত একবার একবার একটি কল শেষ করার জন্য বেশ কয়েকটি কারণ আছে। যাইহোক, যাই হোক না কেন আপনার যেকোনও কারণ, কোন ব্যাপার কিভাবে বৈধ, আপনি একটি পেশাদারী পদ্ধতিতে disengage করতে হবে। একটি কল শেষ করার সবচেয়ে সাধারণ কারণ হল যে আপনি একটি দীর্ঘ-ঘূর্ণিত talker জুড়ে এসেছেন - কেউ আপনার সময় অত্যধিক গ্রাস করবে এবং আপনার ব্যবসা সম্পর্কে যেতে থেকে প্রতিরোধ। আরেকটি কম সাধারণ কারণ হল যে কলকারী অপমানজনক, হুমকী অথবা অস্পষ্ট ভাষা ব্যবহার করছে। দুর্ভাগ্যবশত, রাগ ব্যবস্থাপনা সমস্যাগুলির মানুষরা মনে করে যে তারা অপরিচিত ব্যক্তিদের উপর তাদের শত্রুতা, বিশেষ করে যারা পরিষেবা শিল্পে বা পরিষেবা অবস্থানে থাকে তাদের কাছে নিরুৎসাহিত করতে পারে কোনও আইনি প্রবণতায় এড়ানোর জন্য এই ধরনের পরিস্থিতির মোকাবেলা কিভাবে আপনার কোম্পানির নীতি এবং পদ্ধতিগুলি অনুসন্ধান করুন এবং মনে রাখবেন, কলিংধারকে ধরে রাখার জন্য সবসময় পরামর্শ দেওয়া উচিত যখন আপনি পরবর্তীতে অনুতাপ করতে পারেন এমন কিছু বলার চেয়ে পরামর্শ চাইতে পারেন।
ফোন ইনিশিয়েটিভ গুরুত্ব
টেলিফোন প্রায়ই আপনার গ্রাহকের বা আপনার ব্যবসার সাথে ক্লায়েন্টের প্রথম যোগাযোগ। আপনি যে অভিজ্ঞতা এটি হতে পারে সেরা হতে চান। মূলত, আপনি গ্রাহকদের আপ ঝুলানো এবং আপনার প্রতিযোগিতা কল করতে চান না, তাই এটি উপযুক্ত ফোন শিষ্টাচার আপনার কর্মীদের প্রশিক্ষণের সময় বিনিয়োগের মূল্য মূল্যবান।