আপনি ক্লায়েন্ট এবং অন্যান্য কলকারীদের সম্মান বহন নিশ্চিত করুন
ভয়েসমেইল প্রতিটি ব্যবসায়িক শ্রেণী টেলিফোন সিস্টেমের একটি আদর্শ অংশ হয়ে উঠেছে। শুধুমাত্র একটি পেশাদারী ভয়েসমেইল ফোন বার্তা ছেড়ে কিভাবে আপনার কোম্পানীর উপর ইতিবাচকভাবে প্রভাবিত হবে বুদ্ধিমান হবে না, এটা আপনার পেশাদারী ইমেজ এছাড়াও হিসাবে গুরুত্বপূর্ণ।
প্রতিটি কর্মচারী যারা তাদের কাজের অংশ হিসাবে ফোনটি ব্যবহার করে তাদের উচিত একটি পেশাগত ফোন বার্তাটি ত্যাগ করা। এখানে নতুন বা অনভিজ্ঞ কর্মীদের জন্য কয়েক টি টিপস আছে যেগুলি পেশাদার, বিনয়ী ফোন বার্তাগুলি যেগুলি ফিরে আসবে তা ছাড়তে হবে।
01 - প্রথম চিন্তা করুন
02 - নিজেকে পরিচয় করিয়ে দিন
নিজেকে প্রবর্তন করে প্রত্যেক ভয়েসমেইল বার্তাটি শুরু করুন, যাতে প্রাপক জানতে পারেন যে সরাসরি ফোন করছেন কে। এটি আপনার পূর্ণ নাম এবং কোম্পানির নাম অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। উদাহরণ: "এটি জেন ডো, আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য সুজি জোন্সের জন্য কোম্পানি এক্স থেকে ডাকছে।" আপনি যে ব্যক্তিকে ডাকছেন সেই ব্যক্তির নাম কীভাবে জানাবেন তা নিশ্চিত করুন, আপনি তাদের সাথে কথা বলার আগে তাদের অপমান করতে চান না।
03 - ধীরে ধীরে কথা বলুন
ধীরে ধীরে কথা বলুন যাতে বার্তাটি গ্রহণকারী ব্যক্তি প্রতিটি শব্দ শুনতে পায়। এটা খুবই হতাশাজনক যখন আপনি শুধুমাত্র একটি বার্তা পুনরুদ্ধার করতে যান যাতে অন্য ব্যক্তি খুব দ্রুত বুঝতে পারেন বলে বোঝা যায় নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি কলব্যাক নম্বর রেখে যাবেন তাহলে আপনি এটি দুবার পুনরাবৃত্তি করবেন যাতে ব্যক্তি এটি নিথর করতে পারে।
04 - স্পষ্টভাবে বলুন
সরাসরি আপনার টেলিফোন মুখপাত্র মধ্যে কণ্ঠস্বর একটি স্পষ্ট এবং পর্যাপ্তরূপে কণ্ঠস্বর স্বন কণ্ঠস্বর। আপনার গাল এবং কাঁধের মধ্যে ফোনটি ধরে রাখুন যাতে মুখে মুখ দিয়ে মুখোপাধ্যায় হয়; যে ডায়ালিংয়ের সময় জরিমানা হয় বা ফোনটি অন্য প্রান্তে ঘুরে বেড়ায়, কিন্তু একবার আপনার সাথে সংযুক্ত না হলে।
05 - এটি সংক্ষিপ্ত রাখুন
আপনার ভয়েসমেইল বার্তায় আপনাকে প্রতিটি বিবরণ ছাড়তে হবে না। অধিকাংশ ব্যবসার ফোন সিস্টেমের কলটি বন্ধ করার আগে বার্তাগুলির জন্য দুই মিনিটের সময় সীমা থাকে। আপনার কলটির জন্য একটি সংক্ষিপ্ত সংক্ষিপ্তসার দিন এবং একটি কল ব্যাক অনুরোধের জন্য বন্ধ করুন।
06 - এটি শেষ পেশাদার
শুধু একটি পেশাদারী ব্যবসায়িক চিঠি মত, আপনার যোগাযোগের তথ্য প্রদান করে শেষ। যদি আপনি ব্যক্তি আপনার সাথে অপরিচিত হয় বা আপনি স্থাপন করা কষ্ট হতে পারে, আপনার নাম এবং কোম্পানীর পুনরাবৃত্তি বরাবর আপনি সেরা পৌঁছানোর উপায়। আপনি ইতিমধ্যে একটি শক্তিশালী কাজ সম্পর্ক আছে, আপনি আপনার নাম পুনরাবৃত্তি এড়িয়ে যেতে সক্ষম হতে পারে, কিন্তু এখনও আপনি ফিরে কল করার জন্য তাদের সেরা নম্বর দিতে নিশ্চিত হতে পারে, এবং আপনি উপলব্ধ করা হবে কি সময়।
07 - ড্রপ কল?
আপনি যদি বিশ্বাস করেন যে আপনার ভয়েসমেইল বার্তাটি আপনার সমাপ্তির আগেই ভয়েসমেইল সিস্টেমের দ্বারা বাদ দেওয়া হয়েছিল, তাহলে পুনরায় কল করার চেষ্টা করুন এবং সেই ব্যক্তিকে বলুন যে আপনি আপনার পূর্ববর্তী বার্তাটি বাদ দেওয়া হতে পারে তা বলার দ্বারা বন্ধ হয়ে যাবে। এটি সংক্ষিপ্ত রাখতে চেষ্টা করুন; আপনি একটি কীটপতঙ্গ হিসাবে আসতে চান না। শুধু আপনার নামটি পুনরায় বলুন এবং আপনার নম্বরটি ত্যাগ করুন, যেমন একটি অভিবাদন হিসাবে "আমি শুধু আপনার বার্তা পেয়েছি তা নিশ্চিত করতে চেয়েছিলেন, এটি আমরা সংযোগ বিচ্ছিন্ন ছিলাম বলে অনুভূত। ধন্যবাদ!"
08 - অনুশীলন এবং নিজেকে পরীক্ষা করুন
যদি আপনি অনিশ্চিত বা ব্যবসা বার্তা ছেড়ে সম্পর্কে স্নায়বিক বোধ, এবং, একটি বন্ধু বা সহকর্মী সঙ্গে অনুশীলন। তাদের একটি নমুনা ভয়েসমেইল বার্তা দিন এবং সমালোচনা জন্য তাদের জিজ্ঞাসা করুন: আপনি খুব দ্রুত কথা বলতে হয়, বা আপনি অন্যথায় বোঝা কঠিন? এটি আপনি শুনতে কিভাবে শুনতে একটি ভয়েসমেইল নিজেকে রুল মূল্য হতে পারে।