আপনি W-2 ফর্ম প্রস্তুত এবং বিতরণ আগে

01 - নিশ্চিত করুন যে আপনি কর্মচারী হিসাবে সঠিকভাবে শ্রেণীবদ্ধ কাজ করেছেন

একজন কর্মচারী একজন কর্মী যিনি একজন নিয়োগকর্তার নির্দেশে কাজ করেন। সাধারনত, যে কেউ সংস্থার জন্য পরিষেবাগুলি সম্পাদন করে সেক্ষেত্রে একজন কর্মচারী যদি সংগঠনটি কি করা যায় তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারে এবং এটি কিভাবে করা হবে।

অন্যদিকে, একটি স্বাধীন ঠিকাদার একজন ব্যক্তি বা ব্যবসায় যা অন্য কোনও ব্যক্তি বা ব্যবসায়ের সেবা প্রদান করে। স্বাধীন ঠিকাদার একটি পৃথক ব্যবসা সত্তা এবং একটি কর্মচারী হিসাবে গণ্য করা হয় না। স্বাধীন ঠিকাদারের কিছু উদাহরণ পরামর্শদাতা, এজেন্ট বা দালাল। স্বাধীন ঠিকাদার কাজ প্রায়ই ঘটনাক্রমে বা ব্যবসার জন্য অপরিহার্য নয়; উদাহরণস্বরূপ, একটি পরিষ্কার সেবা, পেরোল প্রসেসর বা আইটি সেবা

কর্মচারী বা স্বাধীন ঠিকাদার হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ শ্রেণীকরণ সম্পর্কে আরো পড়ুন এবং সহায়তার জন্য একটি কর্মসংস্থান অ্যাটর্নিের সাথে যোগাযোগ করুন।

02 - বর্তমান বছরের জন্য ডিস্ট্রিবিউশন এবং ফাইলিং তারিখ চেক করুন

দুটি পদক্ষেপ W-2 প্রক্রিয়া জড়িত হয়। প্রথম পদক্ষেপ কর্মচারীদের W-2 ফর্ম বিতরণ করা হয়। দ্বিতীয় ধাপ হল এই ফর্ম সামাজিক নিরাপত্তা প্রশাসন সঙ্গে ফাইল। (এসএসএ)

কর্মচারীদের উভয় বিতরণের এবং এসএসএর সাথে ফাইলিং করার জন্য নির্ধারিত সময়সীমা আগামী বছরের 31 জানুয়ারি। এই ট্যাক্স জালিয়াতি এড়াতে সাহায্য করার জন্য এসএসএ ফাইলিং এর জন্য একটি নতুন পূর্বের নির্ধারিত তারিখ নির্ধারণ করা হয়েছে। W-2 এবং 1099 সময়সীমা সম্পর্কে আরও পড়ুন

নিশ্চিত করুন যে আপনি কর্মচারীদের জানুয়ারীর প্রথম দিকে তাদের ফর্ম দিতে পারেন, তাই তাদের ত্রুটিগুলি রোধ করার জন্য তাদের কাছে সময় আছে।

03 - কর্মচারী W-4 ফরম দেখুন

নিয়োগকর্তাদের সব সময়ে সব কর্মচারীদের জন্য ফাইলের একটি W-4 ফর্ম থাকতে প্রয়োজন হয়। ফর্ম W-4 একটি কর্মচারীর ফেডারেল আয়কর বন্টনের পরিমাণ নির্ধারণ, বৈবাহিক অবস্থা, নির্ভরশীলদের সংখ্যা এবং কোনও অতিরিক্ত পরিমান পরিমাপের জন্য প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে।

ফর্ম W-4 অবশ্যই ভাড়া সম্পন্ন করা উচিত এবং যে কোনো সময় কর্মচারী একটি পরিবর্তন করতে চায়। কর্মচারী ব্যক্তিগত তথ্য (বৈবাহিক অবস্থা এবং নির্ভরশীলদের সংখ্যা সহ) পরিবর্তন বা যদি কর্মচারী এর ঠিকানা পরিবর্তন হলে কর্মচারী W-4 ফর্ম পরিবর্তন করা উচিত। কর্মচারী অবরুদ্ধ করার পরিমাণ পরিবর্তন করতে যে কোনও সময় W-4 ফর্মটি পরিবর্তন করতে পারে ।

বছরের শেষে আগে প্রতিটি বছর, ব্যক্তিগত তথ্য সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য সমস্ত কর্মচারীদের W-4 ফর্মটি পর্যালোচনা করা উচিত।

ফরম ডব্লু -4 এ কর্মীদের সঠিক এবং বর্তমান তথ্য নিশ্চিত করার জন্য W-2 ফর্ম প্রস্তুত এবং বিতরণ করতে আপনাকে সাহায্য করবে।

04 - W-2 ফর্মগুলির জন্য পলোল তথ্য সংগ্রহ করুন

প্রথমত, আপনার W-2 ফর্মগুলির জন্য আপনার কোম্পানির সম্পর্কে কিছু মৌলিক তথ্য প্রয়োজন হবে:

• আপনার কোম্পানির নিয়োগকারী আইডি নম্বর
• ব্যবসার নাম, ঠিকানা এবং জিপ কোড
• এবং আপনার কোম্পানির রাজ্যের ট্যাক্স সনাক্তকরণ সংখ্যা

তারপর, আপনাকে প্রতিটি কর্মচারীর তথ্য সংগ্রহ করতে হবে, উভয় ব্যক্তিগত তথ্য এবং বেতন সংক্রান্ত তথ্য:

• কর্মচারী নাম এবং ঠিকানা এবং সামাজিক নিরাপত্তা নম্বর বা অন্যান্য ট্যাক্স আইডি নম্বর
• যে কর্মচারী প্রদত্ত পরিমাণ: মোট মজুরি, পরামর্শ, এবং অন্যান্য ক্ষতিপূরণ
• ফেডারেল আয়কর শোধনের পরিমাণ
• সামাজিক নিরাপত্তা মজুরি (বছরের জন্য সামাজিক নিরাপত্তা সর্বাধিক পরিমাণ পর্যন্ত)
• মেডিকেয়ার মজুরি এবং টিপস এবং মেডিকেয়ার ট্যাক্স বন্ধ, উচ্চ আয়ের কর্মীদের জন্য অতিরিক্ত মেডিকেয়ার ট্যাক্স সহ।
• বরাদ্দ কর্মচারী টিপস দেওয়া
• কর্মচারীকে প্রদেয় নির্ভরযোগ্য যত্ন সুবিধা, এবং অন্যান্য সুবিধাগুলি
• প্রতিটি রাষ্ট্র যেখানে কর্মচারী কাজ করে, রাষ্ট্রীয় মজুরি এবং টিপস দেওয়া এবং রাষ্ট্র আয়কর দখলে
• স্থানীয় মজুরি এবং টিপস দেওয়া এবং স্থানীয় আয়কর বন্ধ।

05 - পর্যালোচনা W-2 প্রক্রিয়াকরণ - কীভাবে W-2 তৈরি করা হবে?

যদি আপনার কোম্পানীর বেতন প্রক্রিয়াজাতকরণের জন্য নতুন হয়, অথবা আপনার প্যারোলের পরিস্থিতি সম্প্রতি পরিবর্তিত হয়ে থাকে, তবে কর্মচারীদের কাছে বছরের শেষ প্রতিবেদন খোঁজার, সম্পন্ন এবং বিতরণ করার প্রক্রিয়াটি পর্যালোচনা করা একটি ভাল ধারণা। আপনি অফিস সরবরাহের দোকান, আপনার সিপিএ, ট্যাক্স বা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার থেকে বা আইআরএস থেকে W-2 ফর্ম পেতে পারেন।

নোট: আপনি ইন্টারনেটে আইআরএস বা অন্য কোথাও W-2 ফর্ম ডাউনলোড করতে পারবেন না। W- 2 ফর্ম অনুলিপি একটি লাল কালি একটি নির্দিষ্ট রঙের হয় এবং ডুপ্লিকেট করা যাবে না। আপনি সামাজিক সুরক্ষা প্রশাসন (এটি আপনি প্রতিলিপি এবং ফেব্রুয়ারী শেষে সামাজিক নিরাপত্তা সঙ্গে ফাইল) হয় সঙ্গে কপি একটি নির্দিষ্ট আইআরএস ফর্ম ফাইল করতে হবে।

W-2 ফর্ম তৈরির জন্য এখানে কিছু বিকল্প রয়েছে:

• অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনি যদি কেবল মাত্র কয়েকজন কর্মী থাকেন এবং আপনি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি এই সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে W-2 ফর্মগুলি তৈরি করার জন্য একটি অ্যাড-অন কিনতে পারবেন।
• কর প্রস্তুতি সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে। যদি আপনি কোনও সাধারণ কর প্রস্তুতি সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম ব্যবহার করেন তবে অনলাইন বা একটি ডেস্কটপ সংস্করণে এবং আপনি এই সফ্টওয়্যারটির ব্যবসা সংস্করণটি কিনেছেন কিনা তা যাচাই করার জন্য W-2 প্রক্রিয়াকরণ অন্তর্ভুক্ত কিনা তা পরীক্ষা করুন। শার্লি এলমবাল্ড, গাইড টু ফাইন্যান্সিয়াল সফটওয়্যার, ট্যাক্স সফটওয়্যার রিভিউতে একটি প্রবন্ধ রয়েছে
• ক্রয়কৃত W-2 ফর্মগুলির ব্যবহার প্রধান অফিস সরবরাহ কোম্পানিগুলি CD- তে সফ্টওয়্যার ব্যবহারের জন্য W-2 ফর্মগুলি প্রি-প্রিন্ট করে থাকে যা আপনাকে এই ফর্মগুলির জন্য তথ্যগুলি ইনপুট করতে এবং আপনার মুদ্রণযন্ত্রে তাদের মুদ্রণ করতে দেয়।

W-2 ফরম পূরণ এবং প্রিন্ট করার জন্য যে পদ্ধতিটি ব্যবহার করা হয় তাও W-3 সংক্রমণ ফর্মগুলি থাকা উচিত ।

06 - কর্মচারীদের W-2 ফর্ম বিতরণ কিভাবে করবেন তা নির্ধারণ করুন

একবার আপনি W-2 ফর্ম তৈরি করেছেন, আপনার পরবর্তী সিদ্ধান্ত হল কিভাবে তাদের কর্মচারীদের বিতরণ করা যায়। মনে রাখবেন যে ট্যাক্স বর্ষের পর বছরের 31 জানুয়ারি কর্মচারীদের ডব্লু -2 ফর্ম বিতরণের জন্য নির্দিষ্ট সময়সীমা। উদাহরণস্বরূপ, ২011 সালের 31 শে জানুয়ারী ২017 সালের মধ্যে তাদের বন্টন করার জন্য নিয়োগকারীরা তাদের 2016-17 অর্থবছরে বিতরণ করতে চেয়েছিলেন।

কর্মচারীদের প্রিন্টেড W-2 ফর্ম বিতরণ করার জন্য আপনার কাছে দুটি বিকল্প আছে: তাদের ইমেইল করুন বা তাদের কর্মচারীদের কাছে বিতরণ করুন। যদি একজন কর্মচারী নিজেকে W-2 ফর্ম বাছাই করে থাকেন, তবে আপনি এই কাজটি সম্পন্ন করার বিষয়ে প্রশ্নগুলি এড়িয়ে যাওয়ার জন্য ফর্মটিকে তুলে নেওয়ার জন্য কর্মচারী সাইন করতে চাইতে পারেন।

07 - কর্মচারীদের ডাব্লু -২ ফর্ম পাঠানোর আগে ত্রুটিগুলি পরীক্ষা করুন

সমস্যাগুলি কমানোর জন্য এবং W-2 ফর্ম পুনরায় পাঠানোর জন্য, এই চেকলিস্ট ব্যবহার করে ত্রুটিগুলির জন্য W-2 ফর্মগুলি পরীক্ষা করুন। প্রচলিত W-2 ত্রুটিগুলি ভুল বছরের ফর্ম ব্যবহার করে, তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে ব্যর্থ, ভুল বাক্সে তথ্য রাখে এবং সর্বাধিকভাবে সামাজিক নিরাপত্তা বন্ধ করা বন্ধ করতে ব্যর্থ।

08 - সদৃশ W-2 ফর্মগুলির জন্য কর্মচারী অনুরোধ পরিচালনা করা

কর্মচারী প্রায়ই W-2 ফর্ম ভুল করে বা হারাবেন এবং তারা আপনার প্যারোলে বিভাগে তাদের W-2 ফর্মের একটি অনুলিপি কপি অনুরোধ করতে পারে। আপনি W-2 ফর্ম বিতরণ করার আগে, বিবেচনা করুন কিভাবে আপনি এই অনুরোধগুলির সাথে মোকাবিলা করবেন:

• যদি আপনি অভ্যন্তরীণভাবে ফর্মগুলি প্রিন্ট করেন তবে আপনি কেবল W-2 ফর্মটি পুনঃপ্রকাশ করতে পারেন এবং এটি প্রদান করতে পারেন বা কর্মচারীকে এটি ইমেল করতে পারেন।
• যদি ফর্মটি বাইরের প্যারোল পরিষেবা দ্বারা প্রস্তুত করা হয়ে থাকে, তাহলে তারা মুদ্রণের মুদ্রণ এবং মেইলিংয়ের জন্য আপনাকে চার্জ দিতে পারে। আপনি একটি প্রথম ডুপ্লিকেট ফর্মের জন্য কর্মচারী চার্জ করতে পারেন, অথবা বছরে দ্বিতীয় ডুপ্লিকেট করতে পারেন (এটি ঘটে!)।

যাই হোক না কেন আপনি সিদ্ধান্ত নেবেন, কর্মচারীদের কাছে ডুপ্লিকেট ফর্মগুলির বিষয়ে আপনার নীতি যোগাযোগ করার জন্য এটি একটি ভাল ধারণা। ডুপ্লিকেট ফর্মের জন্য চার্জ করা চরম বলে মনে হতে পারে, তবে এটি আপনার হারিয়ে যাওয়া ফরমগুলির সংখ্যা কমিয়ে দিতে পারে যা আপনার সাথে মোকাবেলা করতে হবে।

09 - সামাজিক নিরাপত্তা প্রশাসন কর্তৃক ডব্লিউ -২ এবং ডব্লু -3 ফর্ম জমা করা

আপনি W-2 ফর্মগুলি প্রস্তুত করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার পরে এবং কর্মচারীদের (এই বছরের 31 জানুয়ারি কর বছরের পর) এই ফর্মগুলি বিতরণ করার পর, আপনার পরবর্তী সিদ্ধান্ত হল সামাজিক সুরক্ষা প্রশাসন (এসএসএ) সঙ্গে এই ফর্মগুলি কিভাবে প্রকাশ করা যায় তা নির্ধারণ করা। ।

সমস্ত W-2 ফর্মগুলি সোশাল সিকিউরিটি অ্যাডমিনিস্ট্রেশন এর সাথে দায়ের করা উচিত, ট্রান্সমিটাল ফর্ম W-3 সহ । এই ফর্ম জমা দেওয়ার জন্য দুটি বিকল্প:

• আপনি সামাজিক নিরাপত্তা ওয়েবসাইটের ব্যবসা পরিষেবা অনলাইন বিভাগে অনলাইনে ফাইল করতে পারেন। আপনাকে প্রথমে নিবন্ধন করতে হবে, তারপর যথাযথ ফর্মগুলি অনলাইনে পূরণ করুন। যদি আপনি BSO- এর সাথে অনলাইনে ফাইল করেন তবে আপনাকে W-3 ফর্মগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে না।
• সামাজিক নিরাপত্তা প্রশাসনের ফর্ম W-3 সহ W-2 ফর্মগুলি পূরণ করে আপনি মেইলও করতে পারেন।

কীভাবে W-3 ফর্ম তৈরি করতে হয় এখানে আরও তথ্য।

10 - ডব্লিউ -২ ফরম বিতরণ জন্য রাজ্য রেগুলেশন চেক করুন

যখন আপনি একজন কর্মচারীর জন্য W-2 ফর্মটি পূরণ করেন, তখন সেই ফর্মের একটি অংশ (অনুলিপি 1) রাষ্ট্রের কাছে জমা দেওয়া হবে যেখানে কর্মচারী কাজ করে। যদি কর্মচারী একাধিক রাষ্ট্রে কাজ করে, তবে আপনাকে প্রতিটি রাষ্ট্রের W-2 ফর্মের একটি অনুলিপি জমা দিতে হবে।

প্রতিটি রাষ্ট্রের W-2 ফর্ম এবং কোনও ট্রান্সমিটাল ফর্ম জমা দেওয়ার জন্য বিভিন্ন প্রয়োজনীয়তা রয়েছে। রাষ্ট্রের প্রয়োজনীয়তাগুলি শিখতে আপনার রাজ্যের ট্যাক্সিং কর্তৃপক্ষ বা রাজ্য রাজস্ব বিভাগের সাথে যোগাযোগ করুন।

আপডেট: বেশিরভাগ রাজ্যের 31 শে জানুয়ারি নতুন এসএসএ-র সাথে ডব্লিউ -২ এস দাখিলের তারিখের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ।

রাজ্য বেতন করের সম্পর্কে আরো পড়ুন ।