আরো গুরুত্বপূর্ণভাবে, দূরে ব্যবসার মধ্যে কেউ যোগাযোগ করতে হবে কিভাবে সম্পর্কে তথ্য প্রদান করা প্রয়োজন।
গ্রাহককে দূরে সরিয়ে দেওয়ার জন্য এবং আপনার সাথে কিভাবে যোগাযোগ করা হবে তা জানার জন্য এটি খুব হতাশাজনক হবে। আপনার অবস্থান বিক্রয়, পরিষেবা বা এমনকি পণ্য উন্নয়ন হয় তাহলে এটি কোন ব্যাপার না। সমস্ত গ্রাহক কল গুরুত্বপূর্ণ এবং একটি পেশাদারী পদ্ধতিতে অংশগ্রহণ করা প্রয়োজন।
ইমেলের বিষয়বস্তু গ্রাহকদের এবং সহকর্মীদের ইমেইল দ্বারা আপনার সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা সতর্ক করা কন্ঠস্বর greet করতে হবে যে ভয়েস বার্তা বিষয়বস্তু সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে। যদি আপনি Outlook 2010 ব্যবহার করেন এবং একটি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভারের মাধ্যমে সংযুক্ত থাকেন, প্রথমে ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন, তারপর স্বয়ংক্রিয় উত্তরসমূহ আইকনে ক্লিক করুন
এটি তখন একটি অস্থায়ী ইমেল তৈরির প্রক্রিয়াটি শুরু করবে যা আপনার অফিসের বাইরে যখন একটি ইমেল পাঠিয়েছে তখন তাদের কাছে পাঠানো হয়। স্বয়ংক্রিয় উত্তরটি পাঠানো হয়েছে কারণ আপনি এই সাময়িক বার্তাটি সক্ষম করেছেন। এই ইমেল তৈরির নির্দেশাবলীর ধাপ তালিকা দ্বারা একটি পদক্ষেপ এখানে দেখা যাবে: অফিসিয়াল ইমেলের বাইরে Outlook এর জন্য এক্সচেঞ্জ
যদি আপনি একটি মাইক্রোসফ্ট এক্সচেঞ্জ সার্ভারের মাধ্যমে সংযুক্ত না হন তবে প্রক্রিয়াটি সামান্য ভিন্ন কারণ এই ধরণের ইমেইল অ্যাকাউন্টগুলিতে "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" আইকন নেই। অ-এক্সচেঞ্জ ব্যবহারকারীদের জন্য এই একই ধরনের ইমেল তৈরি করার ধাপে নির্দেশিকা দ্বারা একটি পদক্ষেপ এখানে দেখা যাবে: অন্য সকলের জন্য অফিসের বাইরে
পরের ধাপটি ইমেলের বিষয়বস্তু তৈরি করা হয় যা আপনি অফিস থেকে দূরে থাকাকালে যে সকল ইমেল পাঠাবেন তাদের কাছে পাঠানো হবে। এই ইমেলটি আপনাকে অফিসের বাইরে থেকে কতদিন বহন করতে হবে, আপনার অনুপস্থিতিতে (যদি উপযুক্ত হয়) এবং ব্যবসার মধ্যে আপনার পরিবর্তে আপনার সাথে যোগাযোগ করা হলে আপনি যদি আপনার সময় থেকে দূরে থাকবেন দপ্তর.
উদাহরণ:
হ্যালো,
তোমার ইমেইলের জন্য ধন্যবাদ. আমি বর্তমানে অফিস থেকে বের হয়ে এসে সোমবার, 1 ডিসেম্বর ফিরে আসবো। এই সময়ে আমার ইমেলের সীমিত অ্যাক্সেস থাকবে, তাই আমার প্রতিক্রিয়া হয়তো একটু বিলম্বিত হবে। আপনি যদি অবিলম্বে সহায়তা প্রয়োজন, দয়া করে আমার সহকারী, বারবারা কোলসনকে একটি ইমেল পাঠান। তার ইমেল ঠিকানাটি bcolson@xyz.com।
শুভ ছুটির দিন!
Shahira
মাইক্রোসফট টেমপ্লেট এবং অন্যান্য উদাহরণ প্রদান করে যা এখানে পাওয়া যাবে: অফিস টেমপ্লেট এবং উদাহরণের বাইরে। অফিসে ফিরে গেলে এই অস্থায়ী বার্তাটি বন্ধ করতে ভুলবেন না, অন্যথায়, যে অফিসে ফেরার পর আপনি যে ইমেইলগুলি ফেরত পাঠাবেন সেটিই একই বার্তা পাবেন।
এখন আপনি বহির্গামী ইমেল তৈরি করেছেন, আপনার একমাত্র কলোদের সমস্ত প্রশংসা করে এমন একটি অনুরূপ, সুসংগত আউটগোয়িং ভয়েস বার্তা তৈরি করা সহজ। ইমেল থেকে একই শব্দ ব্যবহার করুন, আপনার অনুপস্থিতিতে যোগাযোগ করা উচিত এবং আপনি যখন ফিরে আসবেন যখন রাষ্ট্র।
ভয়েস বার্তা জন্য, তাদের ইমেল ঠিকানা পরিবর্তে ব্যক্তির ফোন নম্বর প্রদান করা প্রয়োজন।
উদাহরণ:
হ্যালো,
আপনি শহিরা রেনেরির ডেস্কে পৌঁছেছেন। এই সমগ্র বার্তা শুনতে দয়া করে। আমি সোমবার, 5 জানুয়ারী পর্যন্ত অফিস থেকে বের হয়ে যাব। আপনার যদি অবিলম্বে সাহায্যের প্রয়োজন হয় তবে দয়া করে আমার সহকারী ডাকুন, কল কোলসন। তার ফোন নম্বর 212-555-xxxx।
আমি যখন ফিরে আসি তখন তোমার সাথে কথা বলার জন্য অপেক্ষা করছি ধন্যবাদ।