ছুটির দিনের জন্য অফিস বন্ধ কিভাবে

আপনি ছুটির দিন জন্য ছেড়ে দিন আগে কি করবেন

ছুটির জন্য বন্ধ করার পূর্বে আপনার অফিসের প্রস্তুতির জন্য প্রস্তুতির প্রয়োজন। সঠিক বার্তাগুলি নিশ্চিত করবে যে আপনার গ্রাহকরা, বিক্রেতারা, এবং কর্মচারীরা শাটডাউনটির চারপাশে পরিকল্পনা করতে পারে, এবং এর মানে হল যে আপনার বিরতির আগে এবং বিরতির পরে অনেকগুলি রাগের অভিযোগগুলি মোকাবেলা করতে হবে না। এটি একটি নিরপেক্ষ ছুটি এবং একটি সুবিবেচনার বিশ্রাম জন্য করা উচিত।

এখানে ধাপে ধাপে একটি সহজ চেকলিস্ট, তাপস্থাপন রিসেট করার জন্য চলে যাওয়া জন্য চলে যাওয়া সেটিংস থেকে, যে আপনার ছুটির বন্ধ এবং মসৃণ লাভজনক করতে হবে।

  • 01 - কর্মচারী, গ্রাহক এবং বিক্রেতাদেরকে বিজ্ঞপ্তি দিন

    নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার কোম্পানীর স্টেকহোল্ডারদের কমপক্ষে দুই থেকে চার সপ্তাহ আগে বিজ্ঞপ্তি দেবেন। কর্মচারীকে অফিসিয়াল ক্যালেন্ডার সিস্টেম, অফিসের চারপাশে ই-মেইল নোটিফিকেশন, লক্ষণ এবং পোস্টিং দ্বারা নোটিফিকেশন এবং স্মারক করা যায়, এবং তাদের পেচ্যাকগুলিতে সন্নিবেশ করা যায়। এবং যারা অনুসরণ আপ অনুস্মারক ভুলবেন না; প্রতিটি বার্তা এটি প্রথমবারের মতো করে তোলে না।

    আপনি আপনার ফোনের সিস্টেমের মাধ্যমে গ্রাহকরা আপনার ওয়েবসাইট এবং স্বয়ংক্রিয় পরিদর্শক বার্তাটি সূচিত করতে পারেন।

    বিক্রেতারা (বিশেষ করে যারা পুনর্বিবেচনার ডেলিভারি সময়সূচী দিয়ে থাকে) ইমেল, ফোন বা নিয়মিত ডাক মেইল ​​দ্বারা সূচিত করা উচিত।

  • 02 - নিরাপত্তা কর্মী বা পরিষেবাগুলি সূচিত করুন

    আপনার আসন্ন ক্লোজিং তারিখগুলি সম্পর্কে আপনার নিরাপত্তা কর্মীদের বা নিরাপত্তা পরিষেবাকে সূচিত করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার নিরাপত্তা প্রদানকারীদের আপনার এবং আপনার মূল কর্মচারীদের জন্য একটি ফোন নম্বর সহ যোগাযোগের তথ্য রয়েছে এমন একটি আপডেট হওয়া জরুরী যোগাযোগ তালিকা রয়েছে। তারা একটি ব্যবসার জন্য বন্ধ করা হয়, এবং শাটডাউন সময় বিল্ডিং হতে অনুমোদিত হয়, এমনকি যখন একটি নিরাপত্তা সমস্যা ঘটনার সাথে যোগাযোগ করতে হবে জানা উচিত।

  • 03 - অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট গ্রিটিং পরিবর্তন করুন

    ক্লোজিং হওয়ার আগে এক বা দুই সপ্তাহ আগে, আপনার ফোনের সিস্টেমে অভিবাদনকারী একটি স্বতন্ত্র পরিদর্শক রেকর্ড করুন যা ব্যাখ্যা করে যে, বাড়তি মেয়াদে অফিসটি বন্ধ হয়ে যাবে। তারিখটি অন্তর্ভুক্ত করুন যখন আপনি বন্ধ করবেন এবং আপনি যখন পুনরায় খুলতে চান। আপনি ছেড়ে যাওয়ার ঠিক আগে, একটি দ্বিতীয় স্বয়ংক্রিয় শুভেচ্ছা রেকর্ড করুন যে আপনি যখন ফিরে আসবেন এবং যখন উপযুক্ত হবে, তখন কলারদের আপনার অনুপস্থিতিতে কোনও জিজ্ঞাসা নির্দেশ করা উচিত।

    যদি আপনি জরুরী সেবা প্রদান করেন যেমন গরম এবং কুলিং, প্লাম্বিং বা অন্যান্য অপরিহার্য গ্রাহক সেবা, আপনার আহ্বানকারীরা জরুরী অবস্থায় ঘটনার ক্ষেত্রে আপনার উত্তর পরিষেবাটি বা আপনার সেল ফোনটি কিভাবে পৌঁছাবেন তা নিশ্চিত করুন।

  • 04 - আপনার উত্তর পরিষেবাকে সূচিত করুন

    অফিস বন্ধ হবে আপনার তারিখের উত্তর পরিষেবাটি অবহিত করুন , এবং আপনার যোগাযোগ তালিকা আপডেট কর্মীদের ফোন নম্বর সহ যারা কল করা হবে। নিশ্চিত করুন যে তারা নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে যোগাযোগ করতে হবে; আপনি একটি ডেলিভারি সমস্যা ঘটনার সময়ে উচ্চ স্তরের পরিচালকদের সতর্কতা চান না, উদাহরণস্বরূপ।

  • 05 - ভয়েসমেইল গ্রিটিংস পরিবর্তন করুন

    যদি আপনার ফোন সিস্টেম কর্মীদের তাদের ডেস্কগুলিতে বহিরাগত কল পেতে অনুমতি দেয়, তাদের "ছুটির দিনগুলির জন্য বন্ধ" বার্তা বা "অফিসের বাইরে" ভয়েসমেইল অভিবাদন রেকর্ড করার জন্য নির্দেশনা দেয় যা ক্লোজার বন্ধের বিষয়ে প্রয়োজনীয় বিবরণ দেয়। অফিসাররা যখন অফিসে ফেরত আসবে তখন অফিসারদের জানানো উচিত এবং অফিস বন্ধ থাকলেও তাদের তাৎক্ষণিক সহায়তার প্রয়োজন হলে কি করবেন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, আপনি কর্মচারীদের ব্যক্তিগত যোগাযোগের তথ্য প্রদান করতে না চান।

  • 06 - তাপস্থাপক হ্রাস করুন, অফিস সরঞ্জাম বন্ধ করুন

    শাটডাউন চলাকালীন আপনার অফিস তাপস্থাপনের সেটিং বা পুনঃক্রোগ্রাম করে শক্তি ও অর্থ সংরক্ষণ করুন। আপনি বাড়াতে পারেন খরচ সঞ্চয় এ বিস্মিত হবে, এবং এটি একটি ভাল পিআর সুযোগ হতে পারে; দেখান যে আপনার সংস্থান সম্পদ সংরক্ষণের জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ।

    আপনি ডেস্ক লাইট, কপিয়ার্স, প্রিন্টার এবং কম্পিউটার সহ সমস্ত অনিয়মিত অফিস সরঞ্জাম বন্ধ করে শক্তি ও অর্থ সংরক্ষণ করতে পারেন।

  • 07 - ব্যাকআপ সার্ভার

    আপনার যদি কম্পিউটার এবং সার্ভার থাকে, তবে শাটডাউন আগে এবং পরে ব্যাকআপ চক্র সঠিকভাবে চালানো নিশ্চিত করুন। ব্যবসার পুনঃনির্ধারণের জন্য অপেক্ষা করার পরিবর্তে একটি প্রাথমিক পিকআপের জন্য আপনার অফসাইট ব্যাকআপের সময় নির্ধারণ করে একটি দুর্যোগে আপনার এক্সপোজার হ্রাস করুন। এটি এমন একটি এলাকা যেখানে আপনি কোন সমস্যায় কোনও ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করতে চান এমন স্পষ্ট নির্দেশাবলী পেতে চান, তাই নিশ্চিত হোন যে আপনার উত্তর পরিষেবা যথাযথভাবে জানানো হয়।

  • 08 - বন্ধ করবেন না

    কিছু অফিস সরঞ্জাম রয়েছে যা বন্ধ করা উচিত নয়:

    • ফ্যাক্স মেশিন
    • ফোন সিস্টেম
    • সার্ভার এবং ব্যাকআপ সিস্টেম
    • রেফ্রিজারেশন ইউনিট
    • নিরাপত্তা ব্যবস্থা