ছুটির জন্য অফিস বন্ধ করার জন্য নির্দেশিকা

একটি অবকাশ বা অন্য কারণে একটি অস্থায়ী বন্ধের জন্য আপনার অফিসের প্রস্তুতি এই চেকলিস্ট অনুসরণ হিসাবে হিসাবে সহজ। সঠিকভাবে কাজ করা, আপনার গ্রাহক, বিক্রেতারা, এবং কর্মচারীরা আপনার নির্ধারিত ব্যবসা / অফিস বন্ধের ব্যাপারে ভালভাবে সচেতন হবে এবং আপনি আপনার রিটার্নে গুজব গ্রাহকদের এবং অসন্তুষ্ট কর্মীদের কাছ থেকে এড়াতে পারেন। উপরন্তু, আপনি কিছু টাকা সংরক্ষণ করতে পারেন। গ্রাহকরা বন্ধ হয়ে যাওয়া ব্যবসার সময় জানতে পেরে আনন্দিত হবে যাতে আপনার ব্যবসার থেকে প্রতিক্রিয়া পাওয়ার অপেক্ষায় তারা হতাশ না হয়।

অফিস অবকাশ বন্ধ: কর্মচারী, গ্রাহক এবং বিক্রেতাদের জানাবেন

নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার কোম্পানির মূল অংশীদারদের কমপক্ষে দুই থেকে চার সপ্তাহ আগে বিজ্ঞপ্তি দেবেন। কর্মচারীদের তাদের paycheck মধ্যে একটি সন্নিবেশ ব্যবহার করে বিজ্ঞপ্তি / অবলম্বন করা যেতে পারে গ্রাহকরা আপনার ওয়েবসাইটে এবং আপনার ফোনের সিস্টেমের উপর আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচর্যা বার্তা দ্বারা বিজ্ঞাপিত হতে পারে। বিক্রেতারা (বিশেষ করে পুনর্বিবেচনার ডেলিভারির সময়সূচী সহ) ইমেল বা নিয়মিত ডাক মেইল ​​দ্বারা বিজ্ঞাপিত হতে পারে।

নিরাপত্তা কর্মী / পরিষেবা বিজ্ঞপ্তি

আপনার সিকিউরিটি কর্মীদের বা নিরাপত্তা সেবা বন্ধের তারিখগুলি তাদের জানিয়ে একটি মেমো পাঠান। নিশ্চিত করুন আপনার জরুরী যোগাযোগ তালিকাটি কী কর্মী ফোন নম্বরগুলির সাথে আপ টু ডেট আছে

অটোমেটেড এ্যাটেনডেন্ট গ্রিটিংকে পরিবর্তন করুন

অফিস বন্ধ করে প্রতিফলিত করার জন্য আপনার ফোনের সিস্টেমে আপনার স্বয়ংক্রিয় পরিচারককে শুভেচ্ছা দিন । অফিস যখন পুনরায় চালু হবে তখন আপনি তাও নিশ্চিত করুন। যদি আপনি জরুরী সেবা প্রদান করেন (যেমন গরম এবং কুলিং, প্লাম্বিং, ইত্যাদি) আপনার আহ্বানকারীরা বলবেন যে আপনার উত্তর পরিষেবাটি বা আপনার সেল ফোনটি বন্ধ করার সময় কিভাবে পৌঁছানো যায়।

উত্তর পরিষেবাটি সূচিত করুন

যদি আপনি একটি উত্তর দেওয়ার পরিষেবাটি ব্যবহার করেন তবে নিশ্চিত হয়ে নিন যে তাদের তারিখগুলি সম্পর্কে জানাতে হবে যে অফিসটি বন্ধ হবে এবং নিশ্চিত করুন যে আপনার পরিচিতি তালিকা কর্মচারী ফোন নম্বরগুলির সাথে আপ টু ডেট আছে যা কলগুলিতে হবে

ভয়েসমেইল গ্রিটিংস পরিবর্তন করুন এবং অটো উত্তর ই-মেইল তৈরি করুন

যদি আপনার ফোন সিস্টেম বহিরাগত কলগুলি আপনার কর্মচারীদের ডেস্কগুলিতে সরাসরি রিং করে দেয়, তাহলে আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে তারা একটি অস্থায়ী বা "অফিসের বাইরে" ভয়েসমেইল অভিবাদন ব্যবহার করে যা কলকারীকে জানায় যে তারা অফিসে নেই।

আপনার কর্মীদের ফোন প্রদানকারীকে যখন ফেরত পাঠাতে হবে এবং তাদের ছুটির দিন বন্ধ করার জন্য অফিস বন্ধ থাকার সময় তাদেরকে কীভাবে তাৎক্ষণিক সহায়তার দরকার হয় তা জানানো উচিত। উপরন্তু, অফিসের ইমেল অটোরোলি আউট আউট করতে ভুলবেন না।

থার্মোস্ট্যাট হ্রাস করুন

বন্ধ করার সময় আপনার অফিস তাপস্থাপক ফিরে (বা reprogramming) সেটিং দ্বারা কিছু শক্তি এবং কিছু টাকা সংরক্ষণ করুন

সার্ভার ব্যাকআপ

যদি আপনার গুরুতর কম্পিউটার এবং সার্ভার থাকে, তবে শাটডাউন আগে এবং পরে সঠিকভাবে ব্যাকআপ চক্র সঠিকভাবে চালায় তা নিশ্চিত করুন। ছুটির শাটডাউনটি বন্ধ হওয়ার অপেক্ষা করার অপেক্ষা করার পরিবর্তে আপনার অফসাইট ব্যাকআপের জন্য একটি প্রাথমিক পিকআপের সময় নির্ধারণ করে একটি দুর্ঘটনার জন্য আপনার এক্সপোজার হ্রাস করুন।

অফিস সরঞ্জাম বন্ধ করুন

কম্পিউটার এবং পেরিফেরাল বন্ধ করুন

বন্ধ েকারনা