বেশিরভাগ ব্যবসার জন্য, অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় ডিপোজিট অনেক বেশি মনোযোগ পায় না যদি না কিছু ভুল হয় যাইহোক, ভাল চালানো হয় যে অ্যাকাউন্ট প্রদানযোগ্য বিভাগ থেকে অর্জন করা অনেক আছে। বিপরীতভাবে, অনেক সমস্যা আছে যে এক যে শুধুমাত্র বরাবর সংলগ্ন করা থেকে আসতে পারে। এই বিভাগের প্রায়ই একটি ব্যবসা ' নগদ প্রবাহ উপর একটি গুরুতর প্রভাব আছে, এবং সরবরাহ যে সরবরাহকারী সঙ্গে পেমেন্ট চুক্তি সুবিধা গ্রহণ থেকে লাভ বা হারিয়ে যেতে পারে আছে।
একটি ভাল রান অ্যাকাউন্ট প্রদেয় বিভাগ ভলিউম ডিসকাউন্ট এবং প্রথম দিকে পেমেন্ট ডিসকাউন্ট সুবিধা গ্রহণ এবং অন্যান্য খরচ এবং বিনিয়োগের জন্য একটি ব্যবসা উপলব্ধ সবচেয়ে নগদ রাখা সেরা উপায় নির্ণয় করতে সক্ষম হওয়া উচিত। এই বিভাগগুলি নিশ্চিত করতে সক্ষম হবে যে সরবরাহকারীরা চুক্তির উপর ভিত্তি করে তাদের দায়বদ্ধতাগুলি পূরণ করছে , তাই যদি ভলিউম বা মানের মানদণ্ড পূরণ করা হয় না, তাহলে সমস্যাগুলি সমাধান করা হয় এবং যথাযথ সংশোধনমূলক কর্ম নেওয়া হয়।
সাধারণ অ্যাকাউন্ট প্রদেয় সমস্যা
খরচ কমাতে এবং নগদ মুক্ত করার জন্য প্রচুর সুযোগ রয়েছে যদিও, এই লক্ষ্যগুলি অর্জন করার চেষ্টা করার সময় ব্যবসার মুখোমুখি হওয়া অনেকগুলি বাধা রয়েছে। ক্যানন এর 2014 অ্যাকাউন্ট প্রদেয় অপ্টিমাইজেশান স্টাডি পাওয়া গেছে যে কাগজ প্রক্রিয়াকরণ অনেক প্রতিষ্ঠানের সমস্যাগুলির বৃহত্তম উত্সগুলির মধ্যে অন্যতম ছিল, যে সময় এটি কাগজের চালানটি সবচেয়ে বড় সমস্যা হয়ে দাঁড়িয়েছিল।
উদ্বেগ অন্যান্য প্রধান উৎস ছিল:
- নিশ্চিত যে পেমেন্ট সময় তৈরি করা হয়
- চালান অনুমোদন প্রক্রিয়া স্ট্রীলিং
- সরবরাহকারীর সাথে সর্বোত্তম পরিশোধন শর্তাদি এবং নিশ্চিতকরণ যে উভয় পক্ষের দায়বদ্ধতাগুলি পূরণ করা হয়
- সরবরাহকারী অ্যাকাউন্টিং এবং ইনভয়েসিং সিস্টেমে বিভিন্ন ধরণের ডিলিং
- রেকর্ডিং এবং তথ্য এবং লেনদেনের নিরাপত্তা যাচাই
তালিকাভুক্ত অনেকগুলি বিষয়গুলি কাগজের ইনভয়েসিংয়ের উপর নির্ভরতা দ্বারা আরও খারাপ বা তৈরি করা হয়। অনেক প্রতিষ্ঠানের মধ্যে ঘন ঘন সমস্যা দেখা দেয়, যা দেরী বা মিসড পেমেন্টের দিকে এগিয়ে যায়। উপরন্তু, যখন বেশ কয়েকটি ব্যবসার তাদের কাগজপত্র ডিজিটাইজ করা আগ্রহী, অধিকাংশ সরবরাহকারী এখনও কাগজ চালান প্রেরণ করছে বা ফ্যাক্স দ্বারা তাদের পাঠাচ্ছে।
বেশিরভাগ ছোটো ব্যবসায় তাদের নিজস্ব অ্যাকাউন্ট প্রদেয় কারিগরগুলি পরিচালনা করে, এবং এর বেশিরভাগই ম্যানুয়ালভাবে করা হয়। যেহেতু কয়েকটি সরবরাহকারী ইলেকট্রনিক বিলিংয়ের দিকে অগ্রসর হয়, তাই বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান ম্যানুয়ালি তথ্য জমা দেয় এবং ডকুমেন্টেশনগুলির ডিজিটাল কপি তৈরি করে।
কাগজের ডকুমেন্টেশনের ব্যবহার প্রায়ই চালান অনুমোদন প্রক্রিয়ার গতি কমাবে কারণ পর্যালোচনাগুলির জন্য উপযুক্ত সদস্যদের ব্যবস্থাপনায় কপি তৈরি ও বিতরণ করা হবে। ডিজিটাল ফরম্যাটে যখন কাগজওয়ার্কটি সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য বা পাওয়া যায় না, তখন এটি ডেটা বিশ্লেষণ করা এবং এটি সর্বোত্তম পেমেন্ট চুক্তিগুলি প্রাপ্ত হচ্ছে এবং এটির সাথে মিলিত হচ্ছে কিনা তা নিশ্চিত করা একটি চ্যালেঞ্জ। ব্যবসাররা যদি প্রয়োজনের সময় অর্থ প্রদান করতে সক্ষম না হয় তবে সময় এবং প্রথমবার পেমেন্ট ছাড় চুক্তিগুলি সহজেই হারিয়ে যেতে পারে, তাই কাগজকর্ম সম্পর্কিত বিষয়গুলি ব্যয়বহুল হতে পারে।
উন্নতি এবং অপটিমাইজেশন
দরুন যে অ্যাকাউন্টগুলি যথাযথ চলমান অ্যাকাউন্টগুলির সাথে সম্পর্কিত একই মূল কারণগুলি থেকে আটকায়, সেগুলির সাথে কয়েকটি সমস্যা রয়েছে, এমন কিছু সমন্বয়ও রয়েছে যা সংগঠনগুলি একই সময়ে অনেক উদ্বেগগুলির যত্ন নেবে। তিনটি কার্যকর উপায়গুলির মধ্যে যে তিনটি ব্যবসার তাদের অ্যাকাউন্টগুলিকে সুবিন্যস্ত করা যায়, সেগুলি বিভাগীয় পদ্ধতিগুলি হল:
- কাগজওয়ার্ক ডিজিটাইজ বস্তুর স্বীকৃতি ব্যবহার করুন
- অনলাইন পোর্টালগুলির সুবিধা নিন যা সরবরাহকারীদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য
- ব্যবস্থাপনা workflows তৈরি করুন
OCR করুন
যদিও অনেক কোম্পানি নিয়মিত কাগজওয়ার্কের ডিজিটাল কপি তৈরি করার জন্য স্ক্যানারের সুবিধা গ্রহণ করে, সাধারণত এটি কেবল একটি দস্তাবেজের একটি চিত্র তৈরি করে যা একটি কম্পিউটারে সংরক্ষিত হয়। এর মানে হল যে তথ্যটি এখনও একটি ডাটাবেসে ম্যানুয়ালি প্রবেশ করা প্রয়োজন, তাই রেকর্ডের ক্ষতি কোন সমস্যা নয়, এটি এখনও সময় ব্যয়কারী।
অবজেক্ট চরিত্র স্বীকৃতি, বা ওসিআর, একটি নথি স্ক্যান করা এবং এটি থেকে তথ্য পুনরুদ্ধার জড়িত। এই ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ডাটাবেস বা স্প্রেডশীট যুক্ত করা যেতে পারে। ওসিআর প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি ত্রুটিগুলির সমস্যা হ্রাস করতে সাহায্য করে এবং কপিরাইট প্রাপ্ত হওয়ার সাথে সাথে তথ্য প্রবেশ করার অনুমতি দেয়। ওসিআর একজন কর্মচারীর জন্য ইমেজ ফাইল তৈরি করার জন্য একটি নথি স্ক্যান করার সময় একই সময় নেয় এবং এটি সাধারণত কোনও অতিরিক্ত পদক্ষেপের প্রয়োজন হয় না। প্রতি গার্টনার, এমন সংগঠন রয়েছে যেগুলি তাদের ইনভয়েডস এর 80 শতাংশ বা তার অধিকতর পোস্ট করতে সক্ষম হয় না।
সরবরাহকারী পোর্টাল
একটি কেন্দ্রীয় সিস্টেমে ইনভয়েস এবং ডেটা প্রবেশের জন্য প্রক্রিয়াকরণের প্রক্রিয়াটি ব্যবসার একটি অনলাইন পোর্টালের সুবিধা তৈরি বা গ্রহণ করতে সক্ষম করে যা একটি ব্যবসার এবং সরবরাহকারীকে আদেশগুলি ট্র্যাক করতে, চালানগুলি দেখতে এবং পেমেন্টগুলি তৈরির সময় দেখতে পারে। কোনও সংস্থার ব্যক্তিদের কাছে এই ডেটাটি উপলব্ধ করা, যাতে অ্যাকাউন্টগুলি পরিশোধযোগ্য বিভাগে যথাযথ তত্ত্বাবধানে থাকে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে এবং এটি চালানগুলি গ্রহণ করার জন্য এটির সময়টিকে দ্রুত গতিতে সহায়তা করতে পারে। সরবরাহকারীরা পোর্টাল অ্যাক্সেসের সুবিধা প্রদান করে এই ব্যবসাগুলিকে আমদানী এবং ট্র্যাক পেমেন্ট জমা দিতে এবং সেইসাথে সরবরাহকৃত বা চালান সম্পর্কিত সমস্যার সাথে কোনও সমস্যা সম্পর্কে সচেতন হতে পারে।
ওয়ার্কফ্লো এবং প্রসেস স্থাপন
তবে একটি প্রতিষ্ঠান তাদের তথ্য ব্যবস্থাপনা প্রচেষ্টা পরিচালনা করার সিদ্ধান্ত নেয়, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে অ্যাকাউন্ট এবং পেমেন্ট পরিচালনার জন্য একটি প্রতিষ্ঠিত প্রক্রিয়া আছে। এই ব্যবসাগুলিকে নিশ্চিত করে যে অপারেশনগুলি কাজ করছে এবং বিকল্পগুলি খুঁজে বের করে যদি তারা কষ্টকর হয় বা ত্রুটিগুলি বা বিলম্বের দিকে পরিচালিত করে। ডেলোয়েতের মতে, এই প্রক্রিয়াটি একটি চালান, যখন ডেটা ইনপুট এবং শেয়ার করা হয় এবং কীভাবে চালানো চালানো অনুমোদন প্রাপ্তির জন্য হয়, তখন অ্যাকাউন্টগুলি প্রদেয় ডিপোজিট কি তা বিস্তারিতভাবে জানা উচিত। বিভিন্ন ধরণের সরবরাহকারীদের অর্থ প্রদানের সাথে সম্পর্কিত সর্বোত্তম উপায়গুলি নির্ধারণের জন্য নির্দেশিকাগুলি থাকা উচিত।
যদিও অনেক সরবরাহকারী 30 থেকে 90 দিনের মধ্যে পেমেন্টের জন্য ডিসকাউন্ট অফার করে থাকে, তবে এগুলি ছাড়িয়ে যাওয়ার ক্ষেত্রে মূল্যবান হতে পারে না এমন একটি সংস্থার নগদ প্রবাহকে ব্যাহত করে। এটি অবশ্যই অপরিহার্য যে একটি কোম্পানী এবং সরবরাহকারীদের উভয় চুক্তি বা চুক্তির প্রেসক্রিপশন পূরণ করা হয় তা যাচাই করার একটি উপায় আছে। এই সমস্যাগুলি মোকাবেলা করার জন্য ওয়ার্কফ্লা স্থাপন সংস্থাকে সঠিক পছন্দগুলি তৈরি করতে সহায়তা করতে পারে
সরবরাহকারীদের সময় সরবরাহ করা হয় না যখন, যথেষ্ট পরিমাণে বা স্টক সঠিক পরিমাণে, কোম্পানি এই বিষয়গুলি সমাধান করা হয়েছে না হওয়া পর্যন্ত চালান দিতে চান না হতে পারে। যখন এই বিষয়গুলি উত্থাপিত হয় তখন কী করা উচিত তা প্রতিষ্ঠার জন্য একটি ওয়ার্কফ্লোটি সমালোচনামূলক হতে পারে। উপরন্তু, দেরী পেমেন্ট জন্য ছাড় ছাড়ার বা জরিমানা জরিমানা ক্ষয় প্রতিরোধের সময় সরবরাহকারী সরবরাহকারী এছাড়াও সময় করা প্রয়োজন। প্রতিটি সরবরাহকারীর চুক্তিকে নথিভুক্ত ও আপডেট করার জন্য আপডেট করা প্রয়োজন, এবং প্রসেসগুলি নিশ্চিত করা উচিত যে প্রতিটি অ্যাকাউন্টটি যথাযথভাবে পরিচালিত হয়।
ওয়ার্কফ্লো তৈরি করাও একটি কোম্পানিতে সাহায্য করতে পারে:
আউটসোর্সিং
রেকর্ডগুলি অঙ্কন করা, ওসিআর বাস্তবায়ন এবং একটি পোর্টাল ব্যবহার করা যা সরবরাহকারীরা অ্যাক্সেস করতে পারে এমন কিছু হতে পারে না যা ছোট ব্যবসাগুলির জন্য প্রয়োজনীয়, কিন্তু সংগঠনগুলি অনুমান করা উচিত নয় যে তাদের ব্যবসা সুবিধাটি তাদের সুবিধা গ্রহণ করতে সক্ষম হবে। যদিও ইলেকট্রনিক সিস্টেম স্থাপন ও বজায় রাখার খরচ অনেক ছোট ও মাঝারি আকারের সংগঠনের জন্য নিষ্ক্রিয় হতে পারে, তাই এ-ঘরের কাজ প্রায়ই প্রয়োজন হয় না। বিভিন্ন ধরনের তৃতীয় পক্ষের প্রদানকারী আছে যা প্রতিষ্ঠানগুলি এই কাজগুলিকে আউটসোর্স করতে পারে। কোম্পানীর সরবরাহকারী চুক্তি বিশ্লেষণের জন্য কর্মক্ষেত্র তৈরি করতে সাহায্য করার জন্য একটি OCR প্রক্রিয়া সেট করার জন্য সবকিছু করার জন্য আউটসোর্স সহায়তা পেতে পারে।
যদিও প্রতিষ্ঠানগুলি তাদের বিভিন্ন আই.টি. সিস্টেমগুলি বাস্তবায়নের খরচ নাড়াতে সক্ষম নাও হতে পারে, তৃতীয় পক্ষের হ্যান্ডেলগুলি তাদের প্রায়ই খুব সাশ্রয়ী হয়। ব্যবসার জন্য সম্ভাব্য সঞ্চয় এবং নগদ মুক্ত করার মান বিরুদ্ধে এই সিস্টেম বিকাশ বাহ্যিক দলগুলি ব্যবহার করে খরচ তুলনা করা প্রয়োজন, কিন্তু Outsourcing Training প্রতিষ্ঠান এবং প্রযুক্তিগত সুবিধা গ্রহণ করতে পারবেন সাধারণত সাধারণভাবে যে খুব ব্যয়বহুল হবে।
- নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি নতুন অর্ডারের জন্য ক্রয় আদেশগুলি তৈরি করা হয়েছে
- যাচাই করুন যে চালানগুলি মেলে পণ্যগুলি প্রাপ্ত এবং চুক্তিগত চুক্তিগুলি পূরণ করে
- যে পেমেন্টগুলি তৈরি করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য রেকর্ডগুলি চেক করুন, যেগুলি তারা সময়মত তৈরি করা হয় এবং তাদের অনুলিপি করা হয় না
- ফি কমানোর জন্য EFTs বা ক্রেডিট কার্ডগুলির মাধ্যমে চালানোর সর্বোত্তম পদ্ধতি নির্ধারণ করুন