প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ (আরএফপি)

যখন একটি জটিল ব্যবসা প্রয়োজন সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে একটি কোম্পানী তারপর প্রয়োজনীয়তা পূরণের একটি বিক্রেতা খুঁজে পেতে প্রস্তুত। একটি বিক্রেতার খোঁজে প্রথম ধাপ হল প্রস্তাব এবং অনুরোধের অনুরোধ (RFP) পাঠাতে। আরএফপি ডকুমেন্টটি ব্যবসার প্রয়োজনীয়তার প্রতি দৃষ্টিভঙ্গি বিশদভাবে থাকা উচিত এবং আরএফপিতে বর্ণিত প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণের জন্য একটি সম্ভাব্য বিক্রেতার কাছ থেকে কোম্পানির কি প্রয়োজন।

বিক্রেতাটি RFP- তে বর্ণিত প্রয়োজনীয়তাগুলির উপর ভিত্তি করে একটি বিড তৈরি করবে, এবং বিজয়ী বিক্রেতা বা শর্ট-বিক্রেতা বিক্রেতার নির্বাচন করার জন্য প্রতিযোগিতামূলক বিডগুলির মূল্যায়ন করা হবে যারা তখন কোম্পানির উপস্থাপনাগুলি সরবরাহ করবে ।

প্রস্তাবিত ডকুমেন্টের জন্য অনুরোধ নির্ধারণ

একটি গ্রাহকের ব্যবসা প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে পারে এমন একটি বিক্রেতা পেতে RFP নথি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। যদি ডকুমেন্ট ত্রুটিপূর্ণ হয়, তবে অদ্ভুত প্রয়োজনীয়তার দ্বারা, বিক্রেতার উপর অনুপস্থিত প্রয়োজনীয়তাগুলি বা অযৌক্তিক প্রয়োজনীয়তাগুলি দ্বারা, তারপর আরএফপি প্রক্রিয়াটি অসম্পূর্ণ বিডগুলির দিকে পরিচালিত হবে, অথবা কিছু ক্ষেত্রে, কোনও বিড এ নেই। বিক্রেতাদের তারা প্রাপ্ত প্রত্যেক RFP যাও বিড জমা করতে হবে না, এবং এমনকি যদি তারা RFP প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে পারে, তারা একটি সময়মত ফ্যাশন মধ্যে প্রয়োজনীয়তা প্রদান করতে পারে না থাকতে পারে। পরে প্রায়ই দেখা যায় যখন একজন গ্রাহক RFP- এর ছোট বিক্রেতাদের কাছে পাঠায় যারা তাদের ক্ষেত্রের নেতৃবৃন্দ হতে পারে কিন্তু গ্রাহকের প্রয়োজনগুলি পূরণ করার উপায় বা ক্ষমতা নেই।

প্রতিটি RFP সংজ্ঞায়িত এবং গ্রাহকের নির্দিষ্ট চাহিদা অনুযায়ী প্রয়োজনীয়তার উপর ভিত্তি করে ভিন্ন হবে। এমনকি একই কোম্পানির মধ্যে, প্রাথমিক প্রয়োজনীয়তার উপর নির্ভর করে ফোকাসে একটি RFP ডকুমেন্ট আলাদা হতে পারে। কিছু RFPs জন্য, ফোকাস দাম হতে পারে, অন্যদের প্রয়োজন প্রসবের সময় বা মানের প্রয়োজনীয়তা জন্য ফোকাস করতে পারেন, যখন।

RFP নথি নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য

প্রয়োজন এমন RFP নথির কিছু বৈশিষ্ট্য আছে। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিটি RFP এর একটি নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময় থাকতে হবে যার উপর গ্রাহককে সমস্ত সম্ভাব্য সরবরাহকারীকে একটি বিড জমা দিতে হবে। যে তারিখের পরে বিড জমা দেওয়া হয়, সেগুলিকে বাতিল করা উচিত। যদি কোনও বিক্রেতার সময় কোনও বিড জমা দিতে না পারে, তাহলে এটি সংস্থার সাথে সম্ভাব্য সমস্যা এবং সম্ভবত ডেলিভারি বিষয়গুলি বোঝাতে পারে।

যাইহোক, গ্রাহক একটি দর জমা দেওয়ার জন্য বিক্রেতাদের পর্যাপ্ত সময় দিতে হবে। যদি প্রয়োজনগুলি বিশেষভাবে জটিল হয়, তবে বিক্রেতাদের একটি প্রতিক্রিয়া দলকে এমন এলাকাগুলিতে প্রয়োজনীয়তাগুলি ভাঙ্গার প্রয়োজন হতে পারে যাতে তারা বুঝতে পারে এবং তারপর একটি বিড সংযোজন করতে পারে। যদি RFP- তে নির্ধারিত সময়সীমা খুব ছোট হয়, তাহলে প্রতিক্রিয়া ছড়িয়ে পড়ে এবং বিক্রেতারা প্রকল্পটিকে জটিলভাবে বুঝতে না পারলেও জটিলতার অনুমান করতে পারে। এই ভুল বিড এবং একটি বিফল RFP প্রক্রিয়া হতে হবে।

RFP নথিতে প্রক্রিয়াটি চিহ্নিত করা উচিত যদি বিক্রেতাদের RFP- এ বর্ণিত প্রয়োজনীয়তার উপর অতিরিক্ত প্রশ্ন থাকে। বিক্রেতাদের গ্রাহককে কল করার অনুমতি দেওয়া উচিত নয় কারণ এটি একটি বিক্রেতাদের কাছে অতিরিক্ত তথ্য দেওয়া হচ্ছে যা তাদেরকে একটি প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা প্রদান করে।

একটি কনফারেন্স কল ব্যবস্থা করা সবচেয়ে ভাল যে প্রতিটি বিক্রেতা প্রতিনিধিরা জিজ্ঞাসা করতে পারেন এবং ক্লায়েন্টকে নির্দেশিত প্রশ্নগুলি শুনতে পারেন। এটি দরপত্র প্রক্রিয়া একটি fairness নিশ্চিত করে।

একটি RFP ডকুমেন্ট অবশ্যই স্পষ্টতই ফরম্যাটের বিক্রেতাদের RFP প্রতিক্রিয়া উল্লেখ করতে হবে। যদি এটি স্পষ্টভাবে সংজ্ঞায়িত না হয় তবে প্রতিক্রিয়াগুলি বিভিন্ন ফরম্যাটে পাঠানো হবে এবং বিক্রেতার দরপত্রগুলি তুলনা করা অসম্ভব হবে। প্রতিক্রিয়া ফর্ম্যাটটি প্রতিটি বিভাগের বিক্রেতা , যেমন রেফারেন্সগুলি, সম্ভাব্য দল সদস্যদের পুনরায় চালু করা, প্রয়োজনীয়তা বোঝার বিক্রেতাদের সাথে একটি নথি, এবং মূল্যের জন্য একটি বিন্যাসের থেকে কী প্রয়োজন তা চিহ্নিত করা উচিত। যদি প্রতিটি বিক্রেতার সঠিক প্রতিক্রিয়া বিন্যাস অনুসরণ করে, তবে এটি বিডগুলির তুলনায় সহজতর করে তুলবে।