আপনি খুব ভাল ধন্যবাদ বা খুব প্রায়ই বলতে পারেন না
একটি দাতা আপনাকে ধন্যবাদ একটি লেনদেন শেষ করে কিন্তু ভবিষ্যতে সমর্থন এবং গভীর সংযোগের জন্য একটি সেতু নির্মাণ করে। এটি ভাল করবেন, এবং আপনি ভবিষ্যতে তহবিল সংগ্রহের সাফল্যের পথে আপনার পথে আছেন।
এখানে আপনাকে সঠিকভাবে চিঠি লেখার জন্য দশ টি পরামর্শ দেওয়া হল।
01 - এটি দ্রুত মেইল করুন
দ্রুত সেখানে চিঠি পেতে দাতাদের মন আপনার দাতব্য নাম লাঠি করতে হবে, আপনি দান পেয়েছেন তাকে আশ্বস্ত, এবং আপনার দক্ষতা এবং চিন্তাভাবনা সঙ্গে তাকে ছাপ।
এমনকি অনলাইন দাতাদেরকে চিঠি পাঠানোর জন্য আপনাকে চিঠি পাঠানো উচিত, তবে এটি ব্যয়বহুল এবং অনেকগুলি লাভজনক অনলাইন যত বেশি সম্ভব চলছে। সেই ক্ষেত্রে, নিশ্চিত করুন যে আপনার অনলাইন দাতা শুধুমাত্র একটি ইমেল প্রাপ্তি পেয়েছে না। একটি ইমেল ইমেল ব্যক্তিগত ধন্যবাদ এবং এটি স্মরণীয় কিছু চালু করুন
ইমেইল আপনাকে ধন্যবাদ চিঠি ধন্যবাদ সেরা অনুশীলন উপর ব্রাশ। পূর্ণ ইমেইল বক্সগুলিতে, আপনার ধন্যবাদ আপনাকে অবহেলিত হতে পারে, তাই তার বিষয় লাইনে মনোযোগ দিন এবং নিশ্চিত করুন যে "থেকে" লাইন স্পষ্টভাবে আপনার সংস্থাকে সনাক্ত করে।
ইমেল দ্বারা একটি দাতা ধন্যবাদ যে আপনি ভুলে যেতে পারে ধন্যবাদ অনেক বাধা আছে। এটি স্প্যাম ফোল্ডার থেকে বাইরে থাকতে হবে, দাতা এর মনোযোগ ধরা, এবং বার্তাটি খুলতে তার তাকে entice। ইমেলের স্বচ্ছন্দতা এবং অপেক্ষাকৃত কম খরচে আপনার ত্রুটিগুলি আপনি অন্ধ হতে দেবেন না।
02 - এটি ব্যক্তিগত করুন
একটি তহবিল সংগ্রহের চিঠি জন্য কাজ করে আপনি একটি ধন্যবাদ ধন্যবাদ চিঠি জন্য কাজ। উদাহরণস্বরূপ, ব্যক্তিগত সর্বনাম ব্যবহার করুন, যেমন "আপনি," "আমরা," এবং "আই।"
দাতা সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন, যেমন কতদিন তারা একটি দাতা, বা আপনি শেষ ইভেন্টে তাদের দেখতে আস্বাদিত হিসাবে। সম্ভবত দাতা একটি পুরস্কার পেয়েছেন বা একটি প্রচার পেয়েছেন। আপনার চিঠি এটি সম্পর্কে কিছু যোগ মুক্ত মনে।
ব্যক্তিগতকরণের এই পর্যায়ে আসে যখন একটি ভাল দাতা রেকর্ড সিস্টেম আপনার সেরা বন্ধু হতে হবে। অধিকাংশ সিস্টেম, এমনকি কম খরচে, আপনার দাতাদের সম্পর্কে বর্তমান তথ্য ক্যাপচার করার ক্ষমতা রয়েছে
তারা শেষ কখন দিয়েছে? তারা কি স্বেচ্ছাসেবী? শেষবার কখন দাতা আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে যোগাযোগ করেছিল এবং ঐ মিথস্ক্রিয়াটি কী ছিল?
যদি এটি প্রথমবারের দাতা হয়, একটি স্বাগতম প্যাকেজ পাঠান, এবং নিউজলেটার এবং ঘোষণার জন্য সদস্যতা গ্রহণের জন্য আমন্ত্রণ জানান।
যদি দীর্ঘদিনের দাতাকে ধন্যবাদ জানানো হয়, একটি আনুষ্ঠানিক চিঠির পরিবর্তে একটি হস্তাক্ষর নোট বিবেচনা করুন, বা ধন্যবাদ বলার অন্য একটি সৃজনশীল উপায় ।
03 - প্রচারের থিমগুলির সাথে এটির সমন্বয় করুন
আপনি আপনার তহবিল সংগ্রহের উপকরণ লিখতে যখন একটি ধন্যবাদ পত্রের জন্য একটি টেমপ্লেট খসড়া। আপনার প্রচারাভিযান প্যাকেজ অংশ হিসাবে এটি মনে করি। দান অন্য কিছু উদ্দীপক প্রতিক্রিয়ায় হয় ... সম্ভবত আপনি একটি অনুষ্ঠান উপস্থাপিত ... ঐ ইভেন্টে চিঠি সম্পর্কিত।
আবেদনকারীর পুরো চেনাশোনা ফিরে আসার ফলে দাতা ব্যক্তির মনের মধ্যে আপনার প্রতিষ্ঠানের নামটির দৃঢ়তা বৃদ্ধি পায়। এটি দাতাকেও আশ্বস্ত করছে।
যদি দানটি একটি নির্দিষ্ট ইমেল আপিলের প্রতিক্রিয়ায় হয়, তাহলে আপনার দানের দাবীকারীদের জন্য আপনার ওয়েবসাইটের একটি পোস্ট-দানের ল্যান্ডিং পৃষ্ঠাটি বিকাশ করুন।
জেনেরিক আউট হয়। দাতা যে তাকে বা তাকে দিতে বাধ্য করা কি নির্দিষ্টতা একটি আবশ্যক উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও দাতা ভূমিকম্পের শিকারদের সাহায্য করতে দান করে তবে নিশ্চিত হন যে আপনার এই পরিস্থিতির কথা আপনাকে ধন্যবাদ।
04 - দাতাদের সাথে ফলাফলের সাথে সংযুক্ত করার জন্য গল্প ব্যবহার করুন
আপনার দাতা ঐ গল্পের নায়ক তৈরি করুন তিনি যে গল্প সম্ভব সম্ভব। আপনার দাতব্য সম্পন্ন হয় ভাল জিনিস সম্পর্কে গল্প একটি জায় রাখুন তারপর ঐ গল্পগুলি ব্যবহার করে অনুলিপি ব্লকগুলি সেট করুন এবং আপনার যথাযথ হিসাবে আপনার অক্ষর ধন্যবাদ ধন্যবাদ মধ্যে তাদের ড্রপ।
গল্পগুলি পরিবর্তন করা ঘন ঘন আপনার অক্ষরগুলিকে নিখুঁত রাখবে এবং তাদের প্রতিটিকে একেবারে নতুন করে তৈরি না করে অনেক চিঠি প্রেরণ করা সহজ করে তুলবে।
এমনকি যদি আপনি সংবেদনশীল পরিস্থিতিতে থাকা ব্যক্তিদের পরিবেশন করেন এবং আপনি তাদের পরিচয় রক্ষা করতে চান, তাদের গোপনীয়তা আপোষহীন ছাড়া তাদের গল্প বলতে উপায় আছে
05 - একটি প্রকৃত ব্যক্তি আপনার অক্ষর সাইন আছে
06 - একটি ব্যক্তিগত, হাতের লিখিত নোট যোগ করুন
দাতা অংশগ্রহনকারী একটি সাম্প্রতিক ঘটনা উল্লেখ করে উভয় একটি আনন্দদায়ক অভিজ্ঞতা দাতা স্মরণ করিয়ে এবং নোট প্রত্যয় যোগ করবে। স্বেচ্ছাসেবীদের সাথে একটি নোট-লিস্টিং পার্টি করার কথা বিবেচনা করুন, যারা চিঠি লিখতে বা পোস্ট সংযুক্ত করতে পারে সেগুলি হাতের লেখা বার্তাগুলি দিয়ে লেখা।
07 - একটি উত্তর লিফট অন্তর্ভুক্ত
অনেক দাতা এই খামে রাখুন এবং পরে একটি উপহার জন্য তাদের ব্যবহার করুন ... অথবা এমনকি ডান দূরে। আন্ডারআউসিং ফান্ডামেন্টালের অ্যান্ড্রু অলসেন আপনাকে চিঠিগুলোতে ধন্যবাদ জানাতে উত্তর লিফাফে সহ উত্সাহী। তিনি দাতব্য প্রতিষ্ঠানের জন্য এই কৌশল ব্যবহার করেছেন যে নতুন দাতাদের "২ য় উপহার রূপান্তর হার" যেগুলি তাদের অন্তর্গত নয় এমন সংস্থার চেয়ে 8% -12% বেশী যে কোনও স্থানে রয়েছে।
08 - একটি ট্যাক্স রশিদ হিসাবে চিঠি ব্যবহার করুন
আজ আপনাকে অক্ষরগুলি ধন্যবাদ একটি দাতা প্রদত্ত প্রতিটি সময় যথাযথ প্রকাশ অন্তর্ভুক্ত, অনলাইন কিনা, চেক দ্বারা বা মাসিক প্রদত্ত মাধ্যমে।
দানকারীদের সাধারণত তাদের ট্যাক্স রিটার্নগুলি প্রস্তুত করার সময়, সেই সময়ে, আগামী বছরের শুরুতে বছরের জন্য প্রদত্ত সারাংশ প্রদানের পাশাপাশি ভাল অনুশীলনও। শুধু মনে রাখবেন একটি রসিদ একটি ধন্যবাদ না । প্রাপ্তির চিঠির একটি ছোট অংশ হওয়া উচিত।
09 - আরো জড়িত থাকার আমন্ত্রণ জানান
আজকের বিশ্বের যেখানে আপনি বিশ্বের সব মানুষের কাছ থেকে অনুদান soliciting হতে পারে, প্রাতিষ্ঠানিক সামাজিক মিডিয়া মাধ্যমে প্রাপ্ত করা যাবে। আপনার দাতা আপনার ফেসবুক এবং টুইটার অথবা আপনার অংশগ্রহণকারী যে কোনও সামাজিক নেটওয়ার্কগুলিতে আপনার সংস্থার অনুসরণ করতে উত্সাহিত করুন।
যেহেতু মেইল করা চিঠিতে কোন হাইপারলিংক নেই, তাই আপনার ওয়েবসাইটের ঠিকানা দিন এবং তারপরে নিশ্চিত করুন যে আপনার সোশ্যাল মিডিয়া বোতামগুলি সহজেই খুঁজে পাওয়া যায়।
ওয়েবসাইট দেখার জন্য একটি স্পষ্ট আমন্ত্রণ অন্তর্ভুক্ত করুন এবং যারা বোতাম ক্লিক করুন এবং আপনার ইমেল নিউজলেটার বা অন্যান্য যোগাযোগের জন্য সাইন আপ। সোশ্যাল মিডিয়া আইকন আপনার দাতব্য এর ওয়েবসাইটে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ উপাদানগুলির কিছু।
10 - একটি পোস্টস্ক্রিপ্ট যোগ করুন এবং যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করুন
একটি চিঠি ধন্যবাদ পিএস জন্য, আপনি আপনার দেওয়া গল্প পুনরায় পড়ুন ("মাইকেল এবং জেন নিরাপদ এবং আপনার কারণে সুখী") করতে পারেন অথবা সেখানে গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগের তথ্য রাখুন।
দাতাদের নাম, টেলিফোন নম্বর এবং সংগঠনের যে কেউ তাদের সাথে যোগাযোগ করতে পারে তাদের ইমেইল ঠিকানা থাকতে হবে। গ্রাহক পরিষেবা ব্যবসার জন্য অলাভজনক হিসাবে ঠিক যেমন গুরুত্বপূর্ণ, তাই এটি একটি সমস্যা একটি প্রকৃত ব্যক্তি এটি তাদের সমস্যা আছে খুঁজে পেতে সহজ হবে।