কিভাবে একটি নতুন গ্রাহক স্বাগত পত্র লিখুন

01 - কোম্পানি লেটারহেড

আপনার নতুন গ্রাহক স্বাগত পত্রটি আপনার কোম্পানির লেটারহেডে মুদ্রণ করা উচিত, অথবা আপনার যোগাযোগের তথ্য অন্তত অন্তর্ভুক্ত করুন।

আপনার কোম্পানীর ব্র্যান্ডিংয়ের সাথে পেশাদারী লেটারহেড থাকা আপনার স্বাগত পত্র এবং সমস্ত ক্লায়েন্ট যোগাযোগের মাধ্যমে আপনার ব্র্যান্ডকে শক্তিশালী করার একটি চমৎকার উপায়। কিন্তু যদি আপনার নতুন গ্রাহক স্বাগত পত্রের জন্য আপনার লেটারহেড না থাকে তবে আপনাকে অবশ্যই তা অন্তর্ভুক্ত করতে হবে:

• কোমপানির নাম
• ফেরত ঠিকানা
• টেলিফোন নাম্বার
• ইমেল ঠিকানা

আপনি একটি ফ্যাক্স নম্বর, কোম্পানির ওয়েবসাইট এবং আপনার যে কোনও যোগাযোগ পদ্ধতি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

02 - তারিখ এবং প্রাপকের ঠিকানা

আপনার নতুন গ্রাহক স্বাগত পত্রের শুরুতে অক্ষরের তারিখ এবং আপনার প্রাপকের মেইলিং ঠিকানা সহ, সব বাঁধা বাকি থাকা উচিত।

প্রাপকের ঠিকানা বাক্স সাধারণত অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• সম্পূর্ণ নাম (উপসর্গ সহ)
• খেতাব
• কোম্পানির
• চিঠি পাঠানোর ঠিকানা

03 - শুভেচ্ছা

আপনার নতুন গ্রাহক স্বাগত চিঠির এই বিভাগে, আপনি সাধারণত নাম দ্বারা আপনার প্রাপক অভিবাদন হবে, একটি কোলন দ্বারা অনুসরণ।

আপনি তার প্রথম নাম (যথা, জেন), অথবা আরো আনুষ্ঠানিকভাবে, একটি উপসর্গ এবং শেষ নাম (অর্থাত, প্রিয় সুসমাচার ডাই) সঙ্গে প্রাপক সালাম, কিনা গ্রাহক সঙ্গে আপনার সম্পর্ক উপর নির্ভর করে।

04 - স্বাগতম বার্তা

একটি নতুন গ্রাহক স্বাগত চিঠি এর উদ্বোধনী বাক্য অভিবাদন পরে আসে, এবং গ্রাহক একটি স্বাগত বার্তা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

এখানে একটি নতুন গ্রাহক স্বাগত চিঠি একটি খোলার বাক্য একটি উদাহরণ:

"পুরো স্মিথ কনসাল্টিং স্টাফের পক্ষ থেকে, আমি আপনাকে একটি নতুন গ্রাহক হিসাবে স্বাগত জানানোর জন্য এই সুযোগটি নিতে চাই। আমরা আমাদের সাথে আপনার সাথে রোমাঞ্চকর।"

05 - কোম্পানীর ভূমিকা

আপনার নতুন গ্রাহকের স্বাগত পত্রের অংশে আপনার কোম্পানির ভূমিকা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, সেইসাথে আপনার দক্ষতা পুনর্বিবেচনা।

এখানে একটি কোম্পানির ভূমিকা উদাহরণ:

"স্মিথ কনসাল্টিং এ, আমরা আমাদের গ্রাহকদের প্রতিক্রিয়াশীল, সক্ষম এবং চমৎকার সেবা প্রদানের উপর নিজেদেরকে গর্ব করি। আমাদের গ্রাহকরা আমাদের ব্যবসার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ, এবং আমরা আপনার গ্রাহক হিসাবে যতক্ষণ পর্যন্ত আপনার সম্পূর্ণ পরিতৃপ্তি নিশ্চিত করতে নিরবচ্ছিন্নভাবে কাজ করি । "

এই বিভাগে, আপনি নিজের সাথে পরিচয় করিয়ে দিতে চান এবং গ্রাহককে আপনার কোম্পানির সাথে তার আচরণে কী ভূমিকা পালন করতে হবে তা জানতে দিন।

এখানে একটি ব্যক্তিগত ভূমিকা উদাহরণ:

"আমি আপনাকে জানাতে পেরে খুশি যে আমি কোম্পানির সাথে আপনার যোগাযোগের প্রাথমিক বিষয় হবে, এবং আমি আপনার প্রশ্ন, মন্তব্য এবং মতামত দিয়ে যে কোনও সময় আমার সাথে যোগাযোগ করতে উৎসাহিত করব।"

06 - যোগাযোগের তথ্য

একটি নতুন গ্রাহক স্বাগত চিঠি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ অংশ এক অংশ যা এক জায়গায় আপনি সব যোগাযোগ, বিভিন্ন পদ্ধতি অন্তর্ভুক্ত আপনার স্বাগত পত্রের এই অংশটি স্পষ্টভাবে তালিকাভুক্ত করা উচিত যে আপনার গ্রাহক যখন আপনার কাছে প্রশ্ন বা অন্য কোন সমস্যা নিয়ে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারেন তখন কীভাবে এবং কখন।

07 - আশ্বাস

আপনার নতুন গ্রাহকের স্বাগত পত্রের এই শেষ অংশটি গ্রাহককে আবারও তার ব্যবসার জন্য ধন্যবাদ দিতে হবে, তারপর দৃঢ়ভাবে দৃঢ়ভাবে বলুন যে আপনি একটি গ্রাহকের হিসাবে তাদের স্বাগত জানানোর জন্য খুশি এবং তারা সন্তুষ্ট হওয়া নিশ্চিত করার জন্য যা যা লাগে তা করার জন্য প্রস্তুত।

ধারণা একটি ইতিবাচক নোট চিঠি বন্ধ করা, এবং আপনার নতুন গ্রাহক অনুভূতি স্বাগত, প্রশংসা এবং গুরুত্বপূর্ণ ছেড়ে।

এখানে আপনার নতুন গ্রাহক স্বাগত চিঠি শেষ বাক্য একটি উদাহরণ:

"জেন, আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ব্যবসায়িক প্রয়োজনের সাথে স্মিথ কনসাল্টশটকে নিযুক্ত করার জন্য আপনাকে আবার ধন্যবাদ। আমরা আপনাকে পরিবেশন করতে সম্মানিত।"

08 - সমাপ্তি

আপনার নতুন গ্রাহক স্বাগত পত্রের সমাপ্তি একটি মূল্যবোধ (আন্তরিকভাবে, শুভেচ্ছা, আপনার সত্যিকারের, ইত্যাদি), আপনার লিখিত স্বাক্ষর, এবং আপনার নাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত।

চিঠিটি ব্যক্তিগত করার জন্য আপনার প্রকৃত স্বাক্ষর এবং একটি কম্পিউটার-উত্পন্ন স্বাক্ষর না থাকা সবসময় গুরুত্বপূর্ণ। আপনার স্বাক্ষর সুবিধার এবং আপনার নাম মধ্যে যেতে হবে, তাই আপনি সেখানে কয়েক অতিরিক্ত স্পেস ত্যাগ করতে চাইবেন।