এই কার্ডগুলি কর্মচারীদের কাছে ইস্যু করার অর্থ হল যে তারা ব্যবসার পক্ষে নির্দিষ্ট লেনদেন করতে পারে এবং পরবর্তীতে সমস্ত রিসিটগুলি প্রধান অর্থ ব্যবস্থাপকের কাছে প্রতি মাসের শেষে জমা দিতে পারে একটি কোম্পানির হিসাবে, প্রতি কর্মচারীর নগদ অগ্রিম প্রদানের পরিবর্তে, কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ডগুলি সবচেয়ে ভাল বিকল্প হতে পারে, যেহেতু আপনি নগদ অর্থ প্রদানের ঝামেলাগুলিতে জড়িত হবেন না।
যাইহোক, আপনি কর্পোরেট কার্ড বাতিল করার আগে, আপনি জায়গায় সতর্কতামূলক ব্যবস্থা করা প্রয়োজন। এ ছাড়া, ব্যবসার ফান্ডগুলির অপব্যবহারের জন্য কিছু কর্মীদের জন্য একটি সম্ভাবনা রয়েছে। কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ড তাদের হাতে থাকলে অননুমোদিত ক্রয়ের ঝুঁকি বেড়ে যায় এবং কোনও নিরাপত্তাহীন ব্যবস্থাগুলি সেখানে নেই। এই ঝুঁকি নিয়ন্ত্রণ করতে নিম্নলিখিত নীতিগুলি সাহায্য করবে:
শুরুতে, প্রত্যাশা সেট করুন
যখন কার্ডগুলি প্রদান করা হয়, এটি কার্ড ব্যবহার করার সময় তাদের কাছ থেকে আশা করা হয় যে সমস্ত কর্মচারীদের সেট করা এবং সমস্ত কর্মচারীদেরকে জানাতে এটি যুক্তিযুক্ত। আপনাকে এমন একটি নীতি প্রতিষ্ঠা করতে হবে যা কার্ডহোল্ডারের দায়িত্বের কথা স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করে, কার্ডগুলি ব্যবহার করা উচিত এবং যে ধরনের নথিগুলি ব্যবহার করা উচিত সেগুলির প্রতিটি প্রকারের জন্য একটি জমা করা উচিত।
কার্ডধারীর কার্ডটি ব্যবহার করে কীভাবে নিয়ন্ত্রণ করা যায় এমন সব কী কী জিনিসগুলি প্রতিটি কোম্পানীকে স্থাপন করা উচিত। এই না করে, আপনার ব্যবসা অতিরিক্ত খরচ যে দীর্ঘ পরিকল্পনা যা বাজেট চলমান না খরচ হবে ব্যবসা চালানোর খরচ বৃদ্ধি হবে।
নিশ্চিত করুন যে কার্ড নিয়মগুলি সঠিকভাবে বুঝেছে
আমরা জানি, অধিকাংশ কর্মীদের পড়া সংস্কৃতি নেই। এর মানে হল যে যদি আপনি কর্মচারী কর্পোরেট কার্ডগুলি নিয়মগুলি একটি আইনী জরিমানা মুদ্রণ সঙ্গে কার্ড এবং কার্ড কার্ড ব্যবহারের বিষয়ে কি আশা করা হয় না মাধ্যমে এটি ব্যবহার না তা সাহায্য না হলে তাদের অনেক কার্ড পড়া ছাড়া নিয়ম।
উপরের পরিস্থিতিটি এড়ানোর জন্য, কর্মচারীদের সাথে একটি বৈঠক সংগঠিত করা এবং নীতিমালা দ্বারা তাদের পরিচালনা করা ভাল। এটি সম্পন্ন হওয়ার পর, লিখিতভাবে নীতির বোঝার স্বীকার করতে তাদের পক্ষে ভাল হবে। এর মানে হল যে যদি কোনও কর্মচারী নীতিগত নীতিগুলির বিরুদ্ধে যায়, তাহলে উপযুক্ত ব্যবস্থা গ্রহণ করা উচিত।
খরচের ব্যাপারে আগ্রহী
মাঝে মাঝে বেশিরভাগ কর্মচারী নিয়মের বিরুদ্ধে যান এবং নীতিতে বর্ণিত বিষয়গুলির তুলনায় ব্যয় কমে যায়। আপনার মন এই সঙ্গে, এটি ব্যবসা ক্রেডিট কার্ড ব্যবহারের বন্ধ ট্যাব রাখা ভাল। প্রধান আর্থিক কর্মকর্তা প্রতিটি বিভাগের সুপারভাইজারদেরকে এই বিভাগে কার্ডের মাধ্যমে কর্মচারীদের তত্ত্বাবধানের একটি দায়িত্ব দেওয়া হবে।
এটি একটি উপায় কর্মচারীদের অংশ কার্ডের অপব্যবহার হ্রাস করা হবে। যখন একজন কর্মচারী জানে যে কারো কারো কার্ডের খরচ পর্যবেক্ষণ করা হচ্ছে, তখন তারা নীতিতে উল্লিখিত না থাকা অনিয়মিত কেনাকাটাগুলির সাথে জড়িত হওয়ার আশঙ্কা করবে।
স্থান মধ্যে প্রতিরক্ষামূলক ব্যবস্থা আছে
অর্থ একটি অর্থনৈতিক সম্পদ, এবং তাই এটি খুব দুর্লভ। এর মানে হল যে যখন একজন কর্মচারী তাদের কার্ড ব্যবহারের অধিকার অপব্যবহার করে তখন তাদের কাছ থেকে বোঝা যায় কোম্পানির কাছে তা হস্তান্তর করা হয়। এই মনের মধ্যে, আপনি প্রতি কার্ড প্রতি খরচ সীমা রাখতে ঠিক আছে।
নিম্নবিত্তদের মধ্যে যারা পরিচালনা পর্ষদের মধ্যে তাদের উচ্চ সীমা দেওয়া যায়। এই পরিমাপ অর্থ অননুমোদিত লেনদেনের ঝুঁকি কমাতে বোঝানো হয়। খরচ সীমা সেট অতিক্রম করা উচিত না এবং নীতি বিবৃত করা উচিত। যদি কোনও কর্মচারী সীমা অতিক্রম করে, তবে অতিরিক্ত অর্থ তাদের বেতন এবং পেনাল্টি থেকে কমাতে হবে।
সর্বদা একটি বার্ষিক পর্যালোচনা পরিচালনা
কোম্পানির ক্রেডিট কার্ড প্রোগ্রামটি বছরের পর বছর পর্যালোচনা করা হবে। এটি কারণ কিছু কর্মী একটি বিভাগ থেকে অন্য স্থানান্তরিত হতে পারে এবং প্রতিটি বিভাগের একটি নির্দিষ্ট খরচ সীমা আছে, প্রোগ্রামের একটি বার্ষিক পর্যালোচনা করতে প্রয়োজন আছে।
এ ছাড়াও প্রতিটি কর্মচারীর দায়বদ্ধতা অনুযায়ী বিভাগগুলির প্রধানগণ নতুন খরচ সীমা সীমাবদ্ধ করতে পারবেন। যদি কোনো কর্মচারী এমন কোন বিভাগে কাজ করে যা আর কোনও কর্পোরেট ক্রেডিট কার্ডের প্রয়োজন হয় না, তাহলে তাকে প্রোগ্রাম থেকে সরানো হতে পারে।
অনুসরণ অনুসরণ করে দক্ষতা বাড়ান
আপনার পক্ষে কোনও ব্যক্তির পক্ষে আপনার পক্ষে ভাল, যে আপনার কোম্পানীর কোনও অংশ নয় বা কোনও কার্ডধারক কোম্পানীর পক্ষ থেকে লেনদেনের সারসংক্ষেপ না করে এবং প্রতি মাসের শেষে আপনাকে জমা দেয়। এই মনোনীত ব্যক্তির প্রধান উদ্দেশ্য হবে এমন কর্মীদের নাম তালিকাভুক্ত করা যা তাদের কার্ডের ব্যবহারে সময়সাপেক্ষ ব্যাখ্যা এবং বিবৃতি হস্তান্তর করে না।
এই কার্ড নীতিগুলি অনুসরণকারী কোন কর্মচারী নিরীক্ষণ করছে তা নিরীক্ষণের জন্য এটি একটি সহজ উপায় এবং এটি কোনটিই নয়। নির্দিষ্ট সময়সীমার পরে, আপনি ঐ চিরস্থায়ী কার্ড হোল্ডারদের উপর চাবুক বাছাই বেছে নিতে পারেন যা নীতির বিরুদ্ধে সবসময় চলতে থাকে অথবা অস্থায়ীভাবে বা এমনকি স্থায়ীভাবে তাদের কাছ থেকে কার্ডগুলি গ্রহণ করে।
Outliers মূল্যায়ন
মনে রাখবেন, একজন কর্মচারী কর্তৃক প্রদত্ত কর্পোরেট কার্ডটি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট আইটেমগুলিতে ব্যবহার করা উচিত যা কোম্পানীর জন্য উপযোগী এবং কোনও জরুরী অবস্থায়ই ব্যক্তিগত আইটেম কেনার ক্ষেত্রে ব্যবহার করা উচিত নয়। সুতরাং, প্রতিটি কর্মচারীর প্রতি মাসে প্রতি মাসে কার্ডে ব্যবহার করা সমস্ত খরচ নিরীক্ষণের প্রয়োজন।
যদি এক বা একাধিক কর্মচারী ব্যক্তিগত আইটেমের কার্ড ব্যবহার করে, তবে তা জরুরী বা তা না থাকুক কিনা তা নির্ধারণ করার জন্য একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ মূল্যায়ন করা উচিত। যদি কোনও জরুরি অবস্থা না থাকে, তাহলে কার্ডহোল্ডারের বিরুদ্ধে শাস্তিমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা উচিত। বিপরীতভাবে, যদি এটি জরুরি অবস্থায় থাকত, তাদের বিরুদ্ধে করা কোন শাস্তিমূলক ব্যবস্থা ছাড়া কার্ড ধারকের বেতন থেকে যে খরচ করা হতো তা কাটা হবে।
ঝুঁকি বিভক্ত করুন
আপনার কর্পোরেট কার্ড নীতি নিশ্চিত করতে হবে যে ক্রেতার ব্যবহারকারী ব্যক্তিগতভাবে তাদের নিজস্ব ঝুঁকিতে সমস্ত ক্রেডিট কার্ড ব্যালেন্সের জন্য দায়ী। এই ধরনের একটি নীতিমালার সঙ্গে, অনুমোদিত ব্যয়ের পরিমাণ অনুযায়ী একাউন্টের জন্য পৃথক কার্ডধারীদেরকে শুধুমাত্র তহবিল পরিশোধ করতে হবে।
এই আমরা কোম্পানী এবং কর্মীদের মধ্যে ঝুঁকির ভাগ হিসাবে উল্লেখ করা হয়। এটি একটি ভাল উপায় কর্মচারীদের যারা কার্ড ব্যবহার করে তাদের ব্যক্তিগত জিনিস কিনতে সঙ্গে মোকাবেলা করার কারণ তারা শুধুমাত্র একটি পরিমাণ দেওয়া হবে যা অনুমোদিত খরচ শুধুমাত্র সঙ্গে মেলে।