কিভাবে অপ্রয়োজনীয় খরচ উপর কাটা
যাইহোক, অনেকেই কর্মসংস্থানের ক্রেডিট কার্ড নীতিগুলি কীভাবে গড়ে তুলতে পারে তার সেরা উপায়গুলি সম্পর্কে অবগত নয়। অনেক ব্যবসা মালিকদের সবসময় এই নীতিগুলি তৈরি করার ইচ্ছা আছে তবে এটি কীভাবে করতে হবে তা দিকনির্দেশের অভাব রয়েছে। এই কারণে, এখানে কীভাবে কোম্পানি কার্যকরভাবে কর্মী ক্রেডিট কার্ড নীতিগুলি তৈরি করতে পারে তার একটি বিশদ বিবরণ।
কার্ডহোল্ডারের দায়িত্ব
যদি একটি কোম্পানিকে তার কর্মচারীদের ক্রেডিট কার্ড দেওয়া হয়, তাহলে কার্ডের ব্যবহারের জন্য নিয়ন্ত্রিত নিয়মগুলি থাকতে হবে। কর্মচারীদের কার্ডের নিরাপত্তা এবং কোম্পানীর সাথে সম্পর্কিত কোন তথ্য গোপনীয়তা জন্য দায়ী রাখা উচিত। কর্মচারীদের নিশ্চিত করা উচিত যে কার্ডটি একটি নিরাপদ স্থানে রাখে, কার্ডটি প্রতারণামূলক ক্রিয়াকলাপ থেকে মুক্ত এবং কার্ডের সনাক্তকরণ সংখ্যা সুরক্ষিত। কোম্পানীকে অবশ্যই বলা উচিত যে ব্যবসায়িক ক্রেডিট কার্ড শুধুমাত্র কর্মচারী দ্বারা ব্যবহার করা সীমিত এবং অন্য কোনও ব্যক্তি নয়।
স্প্যামিং আউট খরচ সীমা
কোম্পানীর কার্যক্রমগুলি বা লেনদেনের উপর নির্দেশিত নিয়মগুলি নিয়ে আসা উচিত যেখানে ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করা উচিত।
আসলে, খরচ নির্দিষ্ট কর্মীদের প্রয়োজন সীমিত করা উচিত। প্রতিটি বিভাগের নিজস্ব ব্যয়ের সীমা থাকতে হবে। একটি কোম্পানির হিসাবে , ইস্যু করার সময় প্রতিটি কর্মচারীকে খরচ সীমা সম্পর্কে জানাতে ভাল। উপরন্তু, প্রত্যেক কর্মচারী এই সীমা অতিক্রম করা উচিত এবং যদি না, তারা সীমা ফী
শেষ পর্যন্ত, নগদ অগ্রিম জন্য কোম্পানির ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করা উচিত হবে না।
নিয়মিত ব্যবহার প্রতিবেদন
প্রতিটি কোম্পানীকে কোনও কোম্পানীর ক্রেডিট কার্ডের ব্যবহারের জন্য দায়ী কর্মচারীদের রাখা উচিত। চলুন শুরু করা যাক যে প্রত্যেক মাসের শেষে, প্রত্যেক কর্মচারী সমস্ত চার্জ, রসিদ এবং ডান অ্যাকাউন্টিং কোড একটি বিস্তারিত ব্যাখ্যা জমা দিতে হবে। প্রতিটি কর্মচারী নিশ্চিত করতে হবে যে তারা যাচাইকরণের জন্য কোম্পানির কাছে জমা দেওয়ার আগে মাসিক বিবৃতিতে খরচের রশিদগুলি সংযুক্ত করে। দেরী পেমেন্টগুলি এড়াতে এগুলি সব সময় করা উচিত। এভাবে কাজটি যাতে সুনিশ্চিত ও নিরীক্ষণের মাধ্যমে গ্রাহক তার মাসিক ব্যয় পর্যবেক্ষণ করে তা সহজতর করে তুলবে।
ব্যক্তিগত খরচ কার্ডের কোন ব্যবহার
কর্মচারী ক্রেডিট কার্ডের ব্যবহারের উপর কোম্পানীটি অত্যন্ত কঠোর হওয়া উচিত যাতে কেউ এটি ব্যক্তিগত ব্যয়ের জন্য ব্যবহার করতে দেয় না। সংক্ষেপে, কার্ডের ব্যবহারটি ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত কার্যক্রমগুলির সীমিত হওয়া উচিত। ব্যক্তিগত ব্যবহারের সংজ্ঞা, এই ক্ষেত্রে, একটি ব্যবসা ব্যবসা অপারেশন সম্পর্কিত না একটি ব্যয় । কোন কর্মচারী তার নিজের পেমেন্টে কার্ড ব্যবহার করে কোম্পানীর খুব কঠোর হওয়া উচিত।
ব্যবহার পর্যালোচনা
যদি একটি কোম্পানী কর্মচারী ক্রেডিট কার্ডের বাইরে বের করে দেয় তবে নির্দিষ্ট সময়ের পরে একটি কার্ডের পর্যালোচনা করার সুপারিশ করা হয়।
কার্ডের পর্যালোচনা কর্মচারীদের তাত্ক্ষণিক সুপারভাইজার দ্বারা কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং বিভাগের একজন সদস্যের সাথে একযোগে কাজ করা উচিত। কর্মচারীর সুপারভাইজার নিশ্চিত করতে হবে যে কার্ডের ব্যবহার সীমিত। অন্যদিকে, হিসাব অধিদফতিকে যাচাই করা উচিত যে কর্মচারী কর্তৃক জমা দেওয়া সমস্ত রসিদ এবং অন্যান্য ব্যয়কৃত দলিলগুলি সত্য কিনা।
অতএব, প্রতিটি কোম্পানির একটি কার্যকর এবং নির্ভরযোগ্য কর্মী ক্রেডিট কার্ড নীতি থাকা উচিত যাতে ব্যক্তি কর্তৃক কার্ডের অপব্যবহার প্রতিরোধ করতে পারে। এটি একটি ভাল আর্থিক অবস্থানে একটি কোম্পানীর স্থাপন করা হবে না কারণ কোনও কর্মচারী ব্যক্তিগত ব্যয়ের জন্য তার কার্ড অপব্যবহার করবে না। এছাড়াও, কোম্পানী নিশ্চিত করতে হবে যে সুপারভাইজার এবং অ্যাকাউন্টিং বিভাগ উভয়ই নীতির সমস্ত দিক বোঝে।