কিভাবে কেনাকাটার মডিউল এসএপিতে কাজ করে?
যে কোনও আকারের ব্যবসাগুলি তাদের সরবরাহ শিকল ফাংশন ব্যবহার করে আইটেমগুলি ক্রয় করতে প্রস্তুত পণ্যগুলি তৈরি বা পরিষেবা প্রদান করতে পারে একটি ক্রয় বিভাগ এসএপি মধ্যে উপাদান ক্রয় করতে পারে আগে, বিভাগের অনন্য পরিকাঠামো কনফিগার করা আবশ্যক।
একটি কাঠামোটি ডিজাইন করার জন্য যা ব্যবসার প্রয়োজনগুলি পূরণ করে, আপনি এসএপি সাংগঠনিক কাঠামো এবং ক্রয় বিভাগের সিদ্ধান্তগুলি বিবেচনা করার প্রয়োজন বোধ করেন।
এসএপি ক্রয় সাংগঠনিক কাঠামো
প্রতিটি ক্রয় বিভাগ অনন্য, কিন্তু এসএপি-তে সংগঠিত সংস্থা গঠন সিস্টেমের সুবিধাগুলি সর্বাধিক করার জন্য সর্বোত্তম পদ্ধতি গ্রহণ করার অনুমতি দেয়।
- ক্রয় সংগঠন - এই ক্রয় ইনফ্রাস্ট্রাকচার সর্বোচ্চ মাত্রা। একটি ক্রয় সংগঠন ক্রয় কার্যকলাপের একটি গ্রুপ হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয় যা এন্টারপ্রাইজের সমস্ত বা নির্দিষ্ট অংশের সাথে যুক্ত।
যদি কোনও সংস্থার ভৌগোলিকভাবে স্বতন্ত্র অবস্থানের একটি বড় সংখ্যা থাকে তবে প্রতিটি এলাকার নিজস্ব ক্রয় সংস্থা থাকতে পারে। যাইহোক, এক বা দুটি স্থানের সঙ্গে একটি ছোট ব্যবসা শুধুমাত্র একটি ক্রয় সংগঠন ব্যবহার করতে পারে।
- ক্রয় গ্রুপ - ক্রয় গ্রুপ ক্রয় প্রতিষ্ঠানের মাধ্যমে ক্রয় করা হয় যে একটি নির্দিষ্ট পণ্য বা পণ্য গ্রুপ সঙ্গে জড়িত ব্যক্তিদের একটি গ্রুপ বা গ্রুপ হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা যেতে পারে।
বৃহত্তর সংস্থায় প্রায়ই ক্রয় বিভাগে ক্রয়কারী পেশাদারদের দল থাকে যা নির্দিষ্ট সরবরাহকারীর বা সরবরাহকারীদের সাথে কাজ করে।
ডকুমেন্টস ক্রয়
অনেক ক্রয় নথি আছে যা SAP- এ ক্রয় বিভাগ দ্বারা ব্যবহৃত হয়।
- ক্রয়ের প্রয়োজন - যদি উত্পাদন পরিকল্পনা প্রক্রিয়াকরণের মাধ্যমে একটি পণ্য প্রয়োজন হয় তবে একটি ক্রয়ের চাহিদা তৈরি হতে পারে। পণ্য এবং পরিষেবা পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার অংশ নয় একটি ক্রয় অনুরোধ ব্যবহার করে ম্যানুয়ালি অনুরোধ করা যেতে পারে।
অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের দ্বারা একটি অনুরোধ তৈরি করা যেতে পারে এবং তারা একটি ওয়েব ভিত্তিক ক্যাটালগ থেকে আইটেমগুলি অনুরোধ করবে অথবা সরাসরি এসএপি সিস্টেমের মধ্যে প্রবেশের মাধ্যমে প্রবেশ করবে। যদি কোনও আইটেমের জন্য কোনও অর্ডার চাওয়া হয় যা আগে ক্রয় করা হয় নি, তাহলে উদ্ধৃতির জন্য একটি অনুরোধ তৈরি এবং বিদ্যমান বা নতুন বিক্রেতাদের কাছে পাঠানো যাবে।
- কোটেশনের জন্য অনুরোধ - যদি পণ্য চুক্তিভিত্তিক সরবরাহকারীর কাছ থেকে কেনা যায় না বা মূল্য এবং গুণ গ্রহণযোগ্য না হয় তবে ক্রয় বিভাগ নতুন বা বিদ্যমান সরবরাহকারীকে উদ্ধৃতির অনুরোধ (RFQ) পাঠাতে পারে।
সরবরাহকারী RFQ পর্যালোচনা করতে পারেন এবং আইটেমগুলির জন্য তাদের সেরা মূল্য এবং শর্তগুলি ফেরত পাঠাতে পারেন।
- উদ্ধৃতি - যখন সরবরাহকারী তাদের উদ্ধৃতি পাঠায়, তখন তারা এসএপিতে প্রবেশ করতে পারে এবং তারপর ক্রয় বিভাগটি পর্যালোচনা ও তুলনা করতে পারে।
সর্বোত্তম উদ্ধৃতির জন্য সরবরাহকারীদের সাথে কিছু আলোচনা হতে পারে, যেখানে ক্রয় বিভাগ আরও সুবিধাজনক প্রসবের সময়, ডিসকাউন্ট বা মালবাহী খরচ পেতে চেষ্টা করবে।
- ক্রয় আদেশ - এটি একটি ক্রয় বিভাগ দ্বারা বিক্রেতার দ্বারা জারি একটি বাণিজ্যিক নথি, যা সরবরাহকারী এবং ক্রয় বিভাগের উপর সম্মত হয়েছে পণ্য বা পরিষেবা প্রয়োজনীয়, পরিমাণ এবং আলোচনা মূল্য যে চিহ্নিত করেছে।
এটি একটি সিস্টেম স্থাপন করা সম্ভব যাতে একটি বিক্রেতা স্বীকার করতে পারে যে তারা ক্রয় অর্ডার পেয়েছে।
এছাড়াও, বিক্রেতাদের একটি উন্নত শিপিং নোটিফিকেশন পাঠানোর প্রয়োজন হতে পারে, যাতে আইটেমগুলি কখন বিতরণ করা যায় তা জানা সম্ভব।
- কনট্র্যাক্টস - কোনও বিক্রেতার সাথে একক ক্রয় আদেশের পরিবর্তে, একটি যোগাযোগ তৈরি করা সম্ভব যেখানে বিক্রেতা নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে একটি নির্দিষ্ট পরিমাণে আইটেম প্রেরণ করতে সম্মত হয়।
এছাড়াও, চুক্তি একটি মান চুক্তি যেখানে পরিবর্তে পরিমাণ হতে পারে; একটি নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে কেনা সামগ্রীর মোট পরিমাণের জন্য যোগাযোগ।
- নির্ধারিত সময়সীমা - বিক্রেতার সঙ্গে এই চুক্তি মানে একটি নির্দিষ্ট সময় নির্ধারিত সময়সীমার মধ্যে আইটেম সরবরাহ করার জন্য একটি চুক্তি হবে।
এসএপি এর কেনাকাটার ফাংশনটি ডিজাইন করা হয়েছে যাতে ব্যবহারকারীরা তাদের গ্রাহকদেরকে তাদের গ্রাহককে তাদের আদেশগুলি প্রদান করতে সহায়তা করতে সহায়তা করতে পারে, যখন তারা সেইসব আদেশগুলি চায় - এবং যতটা সম্ভব ইনভ্যরিটি হিসাবে যতটা ব্যয় করে তা অর্জন করে।
এই এসএপি ক্রয় নিবন্ধটি গ্যারি মেরিওন, লজিস্টিকস এবং সাপ্লাই চেইন এক্সপার্ট দ্বারা আপডেট করা হয়েছে।