অনেক হোটেল অনলাইন হোটেল RFP (প্রস্তাব জন্য অনুরোধ) সাইট, যেমন Conventionplanit.com এবং sabrehotelrfp.com উপর নির্ভর করে তাদের সভা এবং সম্মেলন পরিষেবা ক্ষমতা প্রচার করা। তারা তাদের নিজস্ব অনলাইন RFP ফর্মগুলিও তৈরি করেছে।
তবে, অনেক পরিকল্পনাকারী তৃতীয় পক্ষের অনুসন্ধান ইঞ্জিনগুলির মাধ্যমে তাদের হোটেল আরএফপিগুলি পাঠাতে অনিচ্ছুক। অনেক পরিকল্পনাকারী হোটেল এবং কনফারেন্স কেন্দ্রে হোটেলের বিডের জন্য সরাসরি তাদের অনুরোধ জমা দিতে পছন্দ করে।
একটি হোটেল RFP কি তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা হয়?
কনভেনশন ইন্ডাস্ট্রিয়াল কাউন্সিল থেকে প্ল্যানাররা হোটেল বিড এবং অন্যান্য ইভেন্টের প্রয়োজনের জন্য তাদের নিজস্ব ফর্ম বিকাশ করতে শুরু করতে সাহায্য করার জন্য একটি দুর্দান্ত হাতিয়ার হল ইভেন্টগুলি গ্রহণ করা হয় ।
একটি হোটেল RFP জন্য বেসিক উপাদান নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- Requestor এর মৌলিক যোগাযোগের তথ্য (নাম, শিরোনাম, প্রতিষ্ঠান, ঠিকানা, ফোন, ইমেল ইত্যাদি)
- ইভেন্টের তারিখগুলি (অন্তত দুটি ভিন্ন বিকল্পগুলি প্রদান করুন)
- রুম ব্লক প্রয়োজন (তারিখ এবং অতিথি কক্ষ সংখ্যা)
- মিটিং কক্ষ অনুরোধ (তারিখ, রুম আকার, পরিমাণ)
- খাদ্য এবং পানীয় প্রয়োজনীয়তা
- প্রবেশযোগ্যতা প্রয়োজনীয়তা
- শিপিং এবং প্রয়োজনীয়তা গ্রহণ
- অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য
আরএফপি সরঞ্জামগুলির সুবিধা গ্রহণ
উপরন্তু, গ্লোবাল বিজনেস ট্রাভেল এসোসিয়েশন (জিবিটিএ) তার সদস্যদের একটি ব্যাপক হোটেল RFP সরঞ্জাম সরবরাহ করে যা ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী বিবেচনা করতে পারে।
GBTA হোটেল RFP এর উপাদানগুলি নিম্নলিখিতগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:
- হোটেলের সুবিধা ওভারভিউ তথ্য
- আরএফপি অনুরোধকারী ওভারভিউ তথ্য
- গেস্ট রুম চুক্তি বিবরণ
- একটি হোটেল এর মোট মিটিং স্থান আকার
- মিটিং কক্ষ মোট সংখ্যা
- একটি হোটেল এর বৃহত্তম বলরুম বা মিটিং রুম আকার
- বৃহত্তম বলরুম বা মিটিং রুম জন্য সিলিং উচ্চতা
- হোটেলের একটি স্থায়ী বোর্ডরুম আছে সেট আপ?
- বোর্ডার কতজনকে মিটমাট করবে?
- হোটেলে কি প্রদর্শনীর স্থান আছে?
- প্রদর্শনী স্থান আকার কি?
- এলাকা কনভেনশন কেন্দ্রের দূরত্ব কত?
- সম্মেলন কেন্দ্রের নাম কি?
- খাদ্য এবং পানীয় ট্যাক্স শতাংশ কি?
- ভোজ পরিষেবা চার্জ শতাংশ কি?
- ভোজসভার সেবা চার্জ কি?
- হোটেলে অফার অডিও ভিজ্যুয়াল (এ / ভি) সার্ভিস কি?
- হাউস এ / ভি পরিষেবাতে হোটেল অফার ডিসকাউন্ট হবে?
- হোটেলে কি A / V বিক্রেতাদের বাইরে আনা যাবে?
- কতগুলি মিটিং কক্ষ ওয়্যারলেস উচ্চ গতির ইন্টারনেট ধারণ করে?
- কিভাবে মিটিং সভায় ভিডিও কনফারেন্সিং থাকতে পারে?
- নিজের A / V বিক্রেতাদের ব্যবহার করার জন্য কি একটি ফি আছে?
- হোটেলে পেমেন্ট জন্য কর্পোরেট "সভা কার্ড" গ্রহণ করে?
- হোটেলে প্রস্তাব প্রস্তাব প্যাকেজ হার কি?
উপরন্তু, আপনি হোস্টিং ইভেন্ট ধরনের হোটেল হোটেল সঙ্গে শেয়ার করতে সহায়ক হবে। এটি আপনার মিটিং আছে থাকতে পারে লক্ষ্য অন্তর্দৃষ্টি প্রদান করবে।
হোটেলগুলির সাথে কাজ করার সুসংবাদ হল, একই ধরণের ঘটনাগুলি একসঙ্গে একসাথে রাখার জন্য বেশিরভাগ অভিজ্ঞতার সম্মুখীন হওয়া উচিত এবং একটি বড় বিক্রয় বা কেয়ার্টার ম্যানেজার ইভেন্ট প্ল্যানারদের তাদের লক্ষ্যগুলি পূরণ করতে সহায়তা করার উপায়গুলি সম্পর্কে আপনার সাথে আরো বিস্তারিত অংশীদারি করতে সক্ষম হবে।