ওয়াই মে মাতৃদিবসের পরিকল্পনা ও বাস্তবায়নে শেখার পাঠ
বিশেষ ইভেন্ট পরিকল্পক - বিশেষ করে অলাভজনক বিশ্বের যারা - একটি বহিরঙ্গন তহবিল সংগ্রহের অনুষ্ঠান আয়োজন একটি ভাল ধারণা। এই ধরনের ঘটনা, অন্য সম্প্রদায়ের তহবিল সংগ্রহের ধারনা মত, পরের বছরের ইভেন্টের জন্য পরিকল্পনা এই বছরের তহবিল সংগ্রহের ঘটনা শেষ হওয়ার পর অবিলম্বে শুরু করার প্রয়োজন। ঘটনাটি নিয়ে বিতর্ক করা গুরুত্বপূর্ণ এবং আলোচনা কি ভাল ছিল এবং আলোচনা সভায় দলের উন্নতির সময় কী উন্নতি হতে পারে তা নিয়ে আলোচনা করা হয়েছে।
সফলতা এবং উন্নতির বিষয়ে আলোচনা করা নিশ্চিত করে যে, পরবর্তী বছরের ইভেন্টের জন্য সেই বৈশিষ্ট্যগুলির অন্তর্ভুক্ত বা উন্নত করা হতে পারে। এই ধরনের সক্রিয় পরিকল্পনা এছাড়াও স্পনসর জন্য মান যোগ করা। এবং, অনিবার্যভাবে, সব সফল সম্প্রদায় বছর এবং বছর বৃদ্ধি এবং প্রসারিত আশা।
এই ধরনের ঘটনাগুলি ধারণ করার প্রাথমিক লক্ষ্যের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা গুরুত্বপূর্ণ: তহবিল সংগ্রহের যারা ইভেন্ট পরিকল্পনাকারী যারা পূর্বে একটি সম্প্রদায় হাঁটা অনুষ্ঠিত হয় জন্য, পরিকল্পনা জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সময় আসলেই হাঁটা শেষ পরে হয়। একটি সম্প্রদায় fundraiser হাঁটার পরিকল্পনা এবং নির্বাহের অনেক দিক সম্পর্কে জানতে, আমরা একটি শিকাগো এর Y- আমি স্তন ক্যান্সার সংস্থা দ্বারা হোস্ট মাদার্স ডে ইভেন্ট তাকান পিছনে-দৃশ্য পাবেন।
ওয়াই-এম মাতার দিবস স্তন ক্যান্সার ফান্ডারাইজার ওয়াক
1979 সালে দু'টি স্তন ক্যান্সারের জীববৈচিত্র্যের দ্বারা Y-ME প্রতিষ্ঠিত হয়। স্তন ক্যান্সারের রোগীদের জন্য তার বহুমুখী জাতীয় স্তন ক্যান্সার হটলাইন প্রোগ্রামের জন্য এটি অসামঞ্জস্যপূর্ণ ছিল।
এই প্রোগ্রামটি খ্যাতি অর্জন করে দেশের মাত্র ২4 ঘণ্টার টোল-ফ্রি হটলাইন যা স্তন ক্যান্সারের বেঁচে থাকা ব্যক্তিদের দ্বারা সম্পূর্ণভাবে কর্মী হয় যারা সমকক্ষ পরামর্শদাতাদের প্রশিক্ষিত। কিন্তু সংগঠনটি মাতার দিবসে একটি বার্ষিক তহবিল সংগ্রহের আয়োজন করে, যা তাদের কর্মসূচী ও পরিষেবাগুলি সমর্থন করে। পিছনে ২007 সালে, ইয়ু-এম-এ 1২ টি শহরের প্রায় 43,000 ওয়াটারের সাথে 7 মিলিয়নেরও বেশি ডলার বাড়িয়েছিল।
২008 সাল নাগাদ, 15 টি শহরে অংশগ্রহণ দুর্ভাগ্যবশত, ২01২ সালে ইয়াই-ই তার দরজা বন্ধ করে দিয়েছিল, কিন্তু তার বার্ষিক তহবিল সংগ্রহের জন্য একটি অসামান্য ঘটনা পরিকল্পনার জন্য একটি মহান কেস অধ্যয়ন অবশেষ।
বেশিরভাগ Y-ME এর তহবিল সংগ্রহের সাফল্যের মূল পরিকল্পনা এবং সর্বোপরি সর্বাপেক্ষা গুরুত্বপূর্ণ লক্ষ্যসমূহের নজর রাখুন। লিজ ক্লগ, বিশেষ অনুষ্ঠানের সংস্থার প্রাক্তন পরিচালক ২007 সালে তাদের রেকর্ড বছরের পর এই কথাটি বলেছিলেন: "পরিকল্পনা প্রক্রিয়ার সময় বিভিন্ন সময়ে আমাদের কাছে একটি পরিকল্পনা আছে। তাই, আমরা সফল হব তা নিশ্চিত করার জন্য আমরা সেই সময়ে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্টগুলিকে উন্নীত করার জন্য পদক্ষেপ গ্রহণ করব। উদাহরণস্বরূপ, একটি শহরে যেখানে আমরা একটি অনুষ্ঠান প্রথমবারের জন্য হোস্টিং করতে পারি, আমাদের নিশ্চিত করতে হবে যে আমাদের একটি মহান স্থান এবং অবস্থান আছে যেখানে লোকেরা ফিরে আসতে চায়। রাস্তার নিচে, আমরা কফি দোকানে যা ব্রোশারগুলিকে ছেড়ে দিই তা ফোকাস করতে পারি। "আসুন দেখি কিভাবে Klug এবং Y-ME ইভেন্ট পরিকল্পনা দল এই ধরনের একটি সফল ইভেন্ট সংগঠিত করেছে
পরিকল্পনা ধাপ 1: গণনা বিশ্লেষণ
একটি সম্প্রদায়ের হাঁটা বা অনুরূপ ঘটনা হোস্টিং বিভিন্ন বিভিন্ন উপাদান উদ্দীপক একসঙ্গে আনতে প্রয়োজন, কিন্তু শেষ পর্যন্ত, ইভেন্ট হোস্টিং সংস্থা বা দাতব্য তাদের কারণে টাকা বাড়াতে কাজ করছে।
অতএব, পরের ঘটনার পরিকল্পনায় প্রথম ধাপটি ঘটবে যখন বর্তমান ঘটনাটি শেষ হবে এবং এর অধিকাংশই "সংখ্যা" ঘিরে থাকবে।
লিজ ক্লুগ ব্যাখ্যা করে, "আমরা এই ঘটনার পরিণতির পর ঘনিষ্ঠভাবে দেখেছি", আমরা আগের বছরের [বৎসর] বনাম এই বছরটি কীভাবে করেছি তা আমরা তুলনা করেছি। আমরা অংশগ্রহণকারী অভিজ্ঞতা দিকে তাকিয়ে। আমরা আমাদের বিভাগের পৃষ্ঠপোষকতা মূল্যায়ন। আমরা ঘটনার বিষয়ে কোনও তাত্ক্ষণিক ই-মেইলের প্রতি সাড়া দিয়েছি। "ইভেন্ট প্ল্যানাররা এই বছরের ঘটনাতে জড়িত সকলকে আগামী বছরের জন্যও আশ্বস্ত করার জন্য অবিলম্বে ব্যবস্থা গ্রহণ করবে।
Klug এছাড়াও বিবরণ মধ্যে খনক। তার মূল্যায়নে, তিনি স্বেচ্ছাসেবকদের সংখ্যা থেকে সবকিছু দেখেছিলেন যারা টি-শার্টের ভলিউম বিতরণ করেছিল। এরপর তিনি জিজ্ঞাসা করবেন আগামী বছরের জন্য তিনি আরও কম কি চান।
পরিকল্পনা সময়রেখা
যারা একটি সম্প্রদায় তহবিল সংগ্রহের জন্য সংগঠিত, বিভিন্ন সময়ে কি পদক্ষেপগুলি পরিচালনা করা উচিত তা জানা গুরুত্বপূর্ণ।
বেশিরভাগ নন-প্রোফিটের ক্ষেত্রে কর্মীদের সাফল্যের জন্য বেশ কয়েকজন কর্মী এবং স্বেচ্ছাসেবী কমিটির সদস্যদের বিলাসিতা নেই। কিন্তু পরিকল্পনাকারীরা স্বীকার করেন যে, তারা অবশ্যই পাবলিক ক্যালেন্ডারে অনুষ্ঠানটি দেখার জন্য একটি শহরের মেয়র অফিস এবং পাবলিক ডেভেলপমেন্ট ডিপার্টমেন্টের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে কাজ করে তা নিশ্চিত করতে হবে।
Klug পরামর্শ দেন যে গত বছরের সংখ্যা বিশ্লেষণের পর প্রথম ধাপ কর্পোরেট নিয়োগ উপর ফোকাস করা। যদি ইভেন্টটি একটি নতুন প্রোগ্রাম না হয়, তাহলে আগামী বছরের ইভেন্ট শেষ হওয়ার পর অবিলম্বে আগামী বছরের ইভেন্টের জন্য কর্পোরেট সমর্থন লাভ করা গুরুত্বপূর্ণ। "আমরা ইভেন্ট মোড়ানো আপ রিপোর্ট বিতরণ যখন আমরা স্পনসরশিপ পুনর্নবীকরণ উপর নিবদ্ধ," Klug বলছেন। তিনি একটি তহবিল সংগ্রহের ঘটনা হিসাবে একটি সম্প্রদায়ের হাঁটার সংগঠিত আগ্রহী প্ল্যানারদের জন্য নিম্নলিখিত হাইলাইট প্রস্তাব:
- কর্পোরেট স্পনসর চিহ্নিত করুন
- হাঁটা টিম প্রোগ্রাম গড়ে তুলুন
- ইভেন্ট কার্যক্রম নির্ধারণ
- নিয়োগ ঘুরতে শুরু করুন
- ইভেন্ট সরবরাহ চূড়ান্ত করুন
- ঘটনাটি ধরুন
- একটি "ধন্যবাদ" ইভেন্ট হোল্ড
- পরবর্তী ইভেন্টের মূল্যায়ন করুন এবং শুরু করুন
ওয়াই-এমই তার বহিরাগত সরবরাহ সংস্থাকে তার যৌক্তিক প্রয়োজনীয়তাগুলি পরিচালনা করতে হবে। কিন্তু সবচেয়ে সহায়ক এক একটি অনলাইন নিবন্ধীকরণ সিস্টেম বাস্তবায়ন ছিল।
অনলাইন রেজিস্ট্রেশন সিস্টেম সাফল্য
ওয়াই-এমই অনলাইন নিবন্ধনের জন্য ওয়েবে ব্যবহার করার গুরুত্ব সম্পর্কে দ্রুত জানতে পেরেছে এবং অনলাইনে নিবন্ধন ও তহবিল সংগ্রহের জন্য প্রযুক্তির ব্যবহারের জন্য দৃঢ়ভাবে সমর্থন প্রদান করেছে।
তারা একটি অনলাইন কনস্টেটিউট সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের মধ্যে তাদের 2003 এর রেস ওয়েবসাইট হিসেবে সেবা করার জন্য বিনিয়োগ করেছে। এই ধরনের সিস্টেম দান এবং অন্যান্য অংশগ্রহণের জন্য ব্যক্তিগতকৃত আপিল করতে স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য একটি ব্যক্তিগত ওয়েবসাইট হিসাবে কাজ করে। এটি একটি একক ডাটাবেসে তথ্য সংগ্রহ করে এবং তাদের সদস্যদের উত্সাহিত করার জন্য টিম অধিনায়কদের হাঁটার জন্য একটি সরঞ্জাম হিসাবে কাজ করে।
অনলাইন অংশগ্রহণকারীদের 4,000 থেকে বেড়ে 11,594 অনলাইন দান 5000 থেকে বেড়ে 19,650 ওয়াই-মে টিম বিশ্বাস করে যে এটি $ ২.35 মিলিয়ন লক্ষ্য অর্জনে অবদান রাখে, এবং একটি বোনাস হিসাবে, প্রযুক্তিটি প্রায় ২0 হাজার মার্কিন ডলারের প্রশাসনিক খরচ কমেছে।
এমন একটি ব্যবস্থা এমন একটি গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগের সরঞ্জাম হিসাবেও কাজ করতে পারে যা একটি সংগঠনকে অনুসরণ করে এবং জাতিগত দিন অতিক্রম করে সংগ্রাহকগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে সহায়তা করে।
রেস দিবস টাইমলাইন
সকালের দিকে কমিউনিটি ওয়াক্সগুলি প্রায়শই নির্ধারিত হয়। ইভেন্টের জন্য সেট আপ Signage এবং অবস্থান জটিলতা উপর নির্ভর করে, সাধারণত ঘটনাটি আগে একটি সপ্তাহ আগে হিসাবে শুরু হতে পারে, বেশিরভাগ কার্যকলাপ হাঁটা আগে কয়েক দিন আগে ঘটছে সঙ্গে।
যখন ওয়াই-ই তাদের বার্ষিক তহবিল সংগ্রহের অনুষ্ঠানের পরিকল্পনা করবে, তখন দল সাধারণত সেই এলাকাটি সীমাবদ্ধ করার চেষ্টা করে, যেখানে তারা হাঁটতে থাকত যাতে রাস্তার বন্ধের মতো কিছু অপারেশন কর্ম সঞ্চালন করার জন্য এটি যথেষ্ট পরিমাণ সম্পদ প্রয়োজন হয় না। তাদের হাঁটার সাধারণত অ প্রতিযোগিতামূলক ছিল, তাই এটি আরও প্রতিযোগিতামূলক জাতি পরিবেশের জন্য প্রয়োজন প্রয়োজনীয়তা বিবেচনা করতে হবে না যে এটি সাহায্য করে।
জাতি দিন নিজেই সাধারণত নিম্নরূপ প্রযোজ্য:
- ইভেন্ট পরিকল্পনা দল আগত (2.5 হাঁটা আগে ঘন্টা)
- স্বেচ্ছাসেবক চেক ইন (2 ঘন্টা হাঁটা পূর্বে)
- স্পনসর চেক ইন এবং সেটআপ (2 ঘন্টা হাঁটানোর পূর্বে)
- নিবন্ধন শুরু (1.5 ঘন্টা হাঁটা পূর্বে)
- লাইন সেটআপ শুরু করা (30 মিনিট আগে হাঁটতে)
- উদ্বোধন অনুষ্ঠান (10 মিনিট আগে হাঁটতে)
- রেস শুরু
- প্রধান পর্যায় বিনোদন শুরু (1 ঘন্টা হাঁটার শুরু হওয়ার পরে)
- অফিসিয়াল প্রধান পর্যায় রিমার্কস (ওয়াচ শেষ হলে 1.5 ঘন্টার চিহ্নে)
- প্রোগ্রাম আনুষ্ঠানিকভাবে শেষ হয় (3 ঘন্টা পরে চলতে থাকে)
- ইভেন্ট ব্রেকডাউন শুরু হয় (ইভেন্টটি আনুষ্ঠানিকভাবে শেষ হয়ে যাওয়ার পরে)
পরিকল্পনা একটি কমিউনিটি ওয়াক বা চালানোর জন্য টিপস
একটি সম্প্রদায়ের হাঁটার অধিষ্ঠিত বা প্রথমবার চালানো আগ্রহী যারা প্রতিষ্ঠানের জন্য, Klug একটি সফল ইভেন্ট নিশ্চিত করতে সাহায্য করবে যে অনেক পরামর্শ প্রস্তাব।
- ভাল সংযুক্ত স্বেচ্ছাসেবক, স্পনসর বা বড় দল সহ উষ্ণ অগ্রগতির মাধ্যমে শুরু করুন। পরিমাপযোগ্য ফলাফল নির্ধারণ করুন
- উন্নতির জন্য তাদের সর্বোত্তম চর্চা এবং এলাকাসমূহ সনাক্ত করতে আপনার শহর / অবস্থানের প্রতিদ্বন্দ্বী ইভেন্টগুলির মূল্যায়ন করুন।
- প্রয়োজনীয় মেয়াদ এবং আপনার ইভেন্ট সরবরাহের বিষয়ে আলোচনা করতে শহরের মেয়র অফিস এবং পার্ক জেলার সাথে কাজ করুন: সময়, অবস্থান, অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা আপনি তাদের মিটিং জন্য প্রস্তুত নিশ্চিত করুন।
- আপনার বাজেট বুঝতে এবং একটি নতুন ইভেন্টের জন্য আপনি আপনার অপারেটিং খরচ 25-30% রাখুন নিশ্চিত করুন কিছু দাতব্য প্রতিষ্ঠান মোট খরচ 15-20% জন্য সংগ্রাম করবে।
- আপনার ইভেন্টের অপারেটিং খরচ 100% শোষণ করতে নিরাপদ স্পনসর ।