পেশাদারী ব্যবসা ইমেল পাঠানো অভ্যাস তৈরি করতে নিচে আসে যা স্পষ্ট, সুস্পষ্ট এবং যথাযথ যোগাযোগের উপর ফোকাস করে।
1. একটি ব্যবসা ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন
আপনি যখন একটি ব্যবসার মালিক হন, তখন আপনার কোম্পানীর পক্ষে ব্যবসা পরিচালনা করছেন, নিশ্চিত হন আপনি একটি ব্যবসায়িক ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করছেন। আদর্শভাবে, এর মানে আপনি একটি ব্যবসায়িক ঠিকানা আছে (অর্থাত, yourname@yourbusiness.com) যে আপনি সব ব্যবসা যোগাযোগের জন্য ব্যবহার
যদি এটি সম্ভব না হয়, তাহলে আপনি একটি মুক্ত ইমেল ঠিকানা তৈরি করতে পারেন যার মধ্যে আপনার ব্যবসার নাম রয়েছে (অর্থাৎ, your business business@namemail.com)। একটি ব্যক্তিগত ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করে যা পরিষ্কারভাবে আপনার ব্যবসার সাথে সম্পর্কিত নয়, সবচেয়ে খারাপ অবস্থায়, আপনার পেশাদারিত্বকে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে এবং অনেক ক্ষেত্রে আপনার কাছে গুরুত্বের সাথে নেওয়া হবে না।
2. বার্তা ছোট এবং মিষ্টি রাখুন
মহান বিস্তারিত জিনিস ব্যাখ্যা সঙ্গে কিছু ভুল আছে; এটা স্বচ্ছতা প্রদান এবং ভুল বোঝাবুঝি কমাতে পারে। কিন্তু যখন একটি ইমেল বার্তা একটি উপন্যাসের মতো দেখতে শুরু করে তখন আপনি দ্রুত প্রাপকের মনোযোগ হারাতে পারেন এবং অপ্রাসঙ্গিক তথ্য নিয়ে সমস্যাটিকে বিভ্রান্ত করতে পারেন। এটি এড়ানোর জন্য, ইমেল প্রতি এক বিষয়ের সাথে থাকুন, এবং যখন আপনি আরো তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে, সাহসী উপাধি ব্যবহার করুন যাতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ স্পষ্ট হয়।
3. বর্ণবাদী বিষয় লাইন ব্যবহার করুন
আপনি কি কখনও বিষয়টির উপর ভিত্তি করে একটি ইমেল বার্তাটি খোলা রেখেছেন, এবং পুরোপুরি বিভ্রান্ত এবং কিছুটা বিরক্তিকর যখন এটি সম্পূর্ণরূপে ভিন্ন কিছু সম্পর্কে ছিল? যেহেতু আপনি ইতিমধ্যেই প্রতিটি ইমেল রেখেছেন সেটি উপরের টিপ অনুযায়ী একটি বিষয়তে সীমিত লিখুন, আপনার অবশ্যই এটি নিশ্চিত করা উচিত যে আপনার বিষয় লাইনে সেই বিষয়টি প্রতিফলিত হয় এবং অন্য কিছুই নয়।
এটি কেবল প্রাপকের সহায়তা করবে না, তবে এটি আপনার নিজের ইমেল ইনবক্স পরিচালনা করার জন্য এটি আরও সহজ করে তুলবে।
4. এটা নিচে টোন
আপনি ইমেল পাঠাচ্ছেন যখন জিনিষগুলি উড়ে যাওয়ার জন্য এটি সহজ হয় কারণ আপনি মনে করেন যে আপনি আপনার কম্পিউটারের স্ক্রিন দ্বারা সুরক্ষিত রয়েছেন, তবে কিছু কথোপকথন সহজেই ইমেলের মধ্যে ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে। প্রকৃতপক্ষে, আপনি যে বার্তাটি পাঠাচ্ছেন তা স্পষ্ট করার জন্য মৌখিক যোগাযোগের উদ্ধৃতি ছাড়াই, কোনও ইমেল ভুল পথ গ্রহণ করা যেতে পারে। যদি আপনি একটি বার্তা পাঠাচ্ছেন যা সন্দেহজনক হতে পারে, পাঠানোর আগে এটি পুনরূদ্ধ করুন এবং যদি আপনি এখনও নিশ্চিত না হন তাহলে, আপনি সম্ভবত ফোনটি বেছে নিতে আরও ভাল।
5. আপনার ইমেইল স্বাক্ষর দরকারী করুন
একটি ইমেল স্বাক্ষরে উদ্ধৃতি, প্রচার এবং নিউজলেটার সাইনআপগুলি কিছু পরিস্থিতিতে কার্যকরী হতে পারে, কিন্তু আপনার আইটেমগুলি আপনার ইমেলের স্বাক্ষর ব্যবহার করা উচিত যা আপনার জন্য ব্যবহৃত হবে - আপনার যোগাযোগের তথ্য প্রদান করে। আপনার প্রাথমিক ইমেল বা উত্তরটিতে আপনার পূর্ণ নাম, কোম্পানী এবং URL এর সাথে একটি সর্বনিম্ন ই-মেইল স্বাক্ষর থাকা উচিত। একটি ফোন নম্বর, শিরোনাম এবং আপনার ইমেইল ঠিকানা পুনরুদ্ধার হয় না হয় ক্ষতিগ্রস্ত হয় না।
6. আপনার বানান এবং প্রমাণযোগ্য চেক করুন
বানান পরীক্ষণ সহজ। আপনার ইমেল ক্লায়েন্টে তাদের পাঠানো আগে সমস্ত বার্তা চেক করার জন্য এটি একটি ডিফল্ট সেটিং করুন।
ইমেলটি আরও অনানুষ্ঠানিক এবং বানান এবং ব্যাকরণগত ত্রুটির সাথে একটু বেশি দারিদ্রতা রয়েছে, তবে এটি ত্রুটিপূর্ণ একটি বার্তা পাঠাতে ভয়ঙ্কর দেখাচ্ছে। আপনি যা করতে চান তা হল খারাপ ধারণা তৈরি করা, কারণ আপনি একটি ইমেল পাঠাতে দৌড়ান এবং আপনার বানান এবং ব্যাকরণ চেক করে এড়িয়ে যান।
ইমেলটি ব্যবসার যোগাযোগের একটি গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতি, এমনকি এটি আপনার প্রথম পছন্দ না হলেও। এই ব্যবসার ইমেল সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি অনুসরণ করে আপনি আপনার ইমেইল যোগাযোগ পেশাদার এবং উত্পাদনশীল রাখতে সাহায্য করবেন, এবং আপনি আস্থা রাখতে পারেন যে আপনি যে ছাপটা করছেন তা হল একটি ভাল।