সংগঠিত হচ্ছে কেবলমাত্র নোটিং স্ট্যাকের কাগজপত্রের তুলনায় অনেক বেশি এবং আপনার ডেস্কে থাকা ক্লাস্টারটি বন্ধ করে দেওয়া। সংস্থা আপনার ব্যবসার সমস্ত বিভিন্ন অংশে সিস্টেম এবং পদ্ধতি তৈরি করা জড়িত; এই আপনি আরো উত্পাদনশীল এবং লাভজনক হয়ে সাহায্য করার সম্ভাবনা রয়েছে নীচের ধারনাটি আপনার ছোট ব্যবসার মধ্যে আরও সংগঠিত হতে পারে এমন কিছু সেরা উপায়গুলি অন্তর্ভুক্ত করে। ধীর এবং সুদৃঢ় উন্নতির জন্য একমাত্র চেষ্টা করুন বা আপনার ব্যবসা এই মাসে প্রতিটি মাসে একটি নতুন সাংগঠনিক প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করার পরিকল্পনা করুন।
01 - কাগজপত্র এবং ডকুমেন্ট কন্ট্রোল নিন
এখন যে আপনি আপনার সাথে কাজ করছেন এমন দস্তাবেজের ধরণ সম্পর্কে ভাল ধারণা আছে, এটি তৈরি করার সময় - অথবা উন্নত - আপনার অফিস ফাইলিং সিস্টেম সুসান ওয়ার্ড একটি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তৈরি করার জন্য একটি সহায়ক গাইড তৈরি করেছে যা আপনাকে আপনার কাগজ প্রক্রিয়াটি তৈরি বা সুনিশ্চিত করতে এবং এটি সংগঠিত করার জন্য সহায়তা করতে পারে।
যদি আপনি একটি কাগজেরহীন অফিসের দিকে এগিয়ে চলার সময় ( প্রথমে এই দক্ষ ও কনফারেন্সটি পড়ুন ) শুরু করার সময় নির্ধারণ করেন, তাহলে আপনি ডকু সাইনের মত একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর প্রোগ্রামে যাওয়ার জন্য ফ্রেশবুকগুলি ব্যবহার করে অনলাইন ইনভয়েসিং এবং অর্থপ্রদান পরিষেবাগুলি ব্যবহার করে স্ক্যান এবং আপনার রিকমিসমূহ অঙ্কন করতে শুরু করতে পারেন , এবং ডেটা ব্যাকআপ এবং সংরক্ষণাগার জন্য মেঘ ব্যবহার করে। যদি আপনি বছরের মধ্যে ইভেন্টগুলিতে ব্যবসা কার্ড সংগ্রহ করেন, এটি ব্যবসার কার্ড স্ক্যানারে বিনিয়োগ করার জন্য এটি একটি ভাল ধারণা হতে পারে যাতে আপনি অবিলম্বে যোগাযোগের তথ্য ডিজিটাল করতে পারেন এবং কাগজের কার্ড খালি করতে পারেন।
02 - সঠিক উত্পাদনের সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন
- যোগাযোগ ব্যবস্থাপনা নেটওয়ার্কিংয়ের সময় আপনার গ্রাহকদের স্মরণ করার জন্য আপনার গ্রাহকদের নজর রাখা থেকে, প্রতি ছোট ব্যবসার মালিককে যোগাযোগের তথ্য পরিচালনার জন্য একটি সিস্টেমের প্রয়োজন। আপনি একটি বিস্তৃত গ্রাহক সম্পর্ক পরিচালনা (সিআরএম) সিস্টেমের জন্য Salesforce বা ছোট স্কেল ম্যানেজমেন্টের জন্য নির্বাচন করতে পারেন, আপনি আপনার ব্যবসার জন্য কাজ করার জন্য আপনার বিদ্যমান পরিচিতি অ্যাপ্লিকেশন সেট আপ করতে পারেন।
- মিটিং এবং যোগাযোগ। আপনি মুখোমুখি মিটিং, ফোন বা ভিডিও চ্যাট সেবা মাধ্যমে সঞ্চালন কিনা, প্রক্রিয়া আরও সংগঠিত করার একটি উপায় আছে। আপনি যেমন একটি পরিষেবা ব্যবহার করতে পারেন আপনার মিটিংগুলি আরও সংগঠিত করার জন্য - আগে, সময় এবং পরে
- অ্যাকাউন্টিং এবং হিসাবরক্ষণ। কুইকবুকস অনলাইন, Xero এবং Wave- এর মতো সরঞ্জামগুলির মাধ্যমে আপনি চালান, অর্থ প্রদান এবং নগদ প্রবাহ পরিচালনা করুন এবং সংগঠিত করুন।
- ভ্রমণ এবং ব্যয় ট্র্যাকিং ভ্রমণের সুবিধাগুলি সহজতর করার জন্য আপনি এক্সপিডিয়া এবং ট্রিপ অ্যাডভাইজারের মত অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করতে পারেন তারপর, একবার রাস্তায়, অ্যাপ্লিকেশনগুলি যেমন Expensify সাহায্য আপনি খরচ ট্র্যাক এবং আপনি অনেক বেশি সংগঠিত বাড়িতে যখন রিপোর্ট করা রিপোর্ট।
- সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজমেন্ট আমরা সকলে জানি সোশাল মিডিয়ার উপর কত সময় ব্যয় করা যায় যদি আপনি একটি পদ্ধতিগত ও সংগঠিত পদ্ধতিতে তা না পৌঁছান। হিউসসাইট এবং বাফারের মতো সরঞ্জাম ছোট ব্যবসার মালিকদের জন্য অমূল্য হতে পারে।
- ইমেল ব্যবস্থাপনা আপনি যদি আপনার ছোট ব্যবসার মধ্যে জিমেইল ব্যবহার করেন, তবে আপনার বেশ কয়েকটি গুগল এক্সটেনশন অ্যাক্সেস আছে যা আপনার ইনবক্সটি সংগঠিত করে দ্রুত পেতে পারে। যদি আপনি অন্য ইমেল অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করছেন, স্বয়ংক্রিয় ফিল্টারিং, অনুস্মারক এবং আরও অনেক কিছুতে SaneBox চেষ্টা করুন
- প্রকল্প ব্যবস্থাপনা একটি ভাল প্রকল্প ব্যবস্থাপনা অ্যাপ্লিকেশন আপনাকে কাজগুলি ট্র্যাক করতে সাহায্য করবে, ফাইল শেয়ার করবে এবং একসাথে সবাইকে সহযোগিতা করবে এবং আপনার কাজটি সংগঠিত করার জন্য এটি সর্বোত্তম সরঞ্জামগুলির একটি হতে পারে। একটি সর্বনিম্ন এক প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সমাধান জন্য Basecamp বা Asana চেষ্টা করুন।
উত্পাদনের একটি খুব ব্যক্তিগত প্রক্রিয়া এবং আপনার প্রয়োজন অ্যাপ্লিকেশানগুলি আপনি আপনার কাজ এবং আপনি কাজ করার ঝোঁক যে নির্দিষ্ট হবে। আপনার প্রসেসে একটি নতুন টুল অন্তর্ভুক্ত করার আগে আপনার প্রয়োজন কি এক্সপ্লোর করার সময় নিন আপনি যতটা ভাবছেন তত বেশি প্রয়োজন হবে না। আরো উত্পাদনশীলতা সরঞ্জাম অনুপ্রেরণা জন্য, 101 ছোট ব্যবসা উত্পাদনের অ্যাপ্লিকেশন সঙ্গে এই নিবন্ধটি পড়া এবং এই 27 সময় সংরক্ষণ অ্যাপ্লিকেশন অন্বেষণ।
03 - আপনার কম্পিউটার সংগঠিত করুন
এখানে আপনার কম্পিউটারের সংগঠিত এবং ফিরে কাজ আকৃতি ফিরে পেতে এখন আপনি করতে পারেন জিনিষ একটি তালিকা:
- আপনার ডেস্কটপ পরিষ্কার করুন। এখানে কয়েকটি উপায় আছে যা আপনি এখানে পেতে পারেন, এবং এটি সব আপনার কাজের শৈলীতে নির্ভর করে এবং আপনি কিভাবে আপনার কম্পিউটার ব্যবহার করেন আপনি আপনার ডেস্কটপ থেকে সবকিছু থেকে পরিত্রাণ পেতে পারেন আপনার ট্র্যাশ বিন (মনে রাখবেন যে আপনার ডেস্কটপের অ্যাপ্লিকেশন আইকনটি শুধু শর্টকাটগুলি - আপনার সমস্ত আসল অ্যাপ্লিকেশন সাধারণত আপনার অ্যাপ্লিকেশন ফোল্ডারে থাকে)। অথবা আপনি আপনার সর্বাধিক ব্যবহৃত অ্যাপ্লিকেশন এবং ফাইলগুলিতে কয়েকটি শর্টকাট যোগ করতে পারেন। আমি প্রথম বিকল্পের দিকে অগ্রসর হতে থাকি, যতটা সম্ভব সুবিন্যস্ত হয়ে যাচ্ছি, কিন্তু ফাইলগুলি সহজে অ্যাক্সেস করার জন্য প্রায়ই আমার ডেস্কটপ ব্যবহার করছি আমি বর্তমানে কাজ করছি তারপর আমি তাদের সমাপ্তি স্থায়ী বাড়িতে একবার আমি শেষ হলে
- একটি ডিজিটাল ফাইলিং সিস্টেম সেট আপ। আপনার নথিগুলি একটি স্থায়ী হোম প্রদানের কথা বলছে, এটি হল যেখানে আপনি একটি ফাইলিং সিস্টেম তৈরি করেন যা আপনার কাছে সম্পূর্ণ বোধগম্যতা তৈরি করে যাতে আপনি তাদের দরকার হলে প্রয়োজনীয় নথি খুঁজে পেতে পারেন। ফাইল এবং ফোল্ডার সংগঠনের এই গাইডটি আপনাকে শুরু করতে সহায়তা করার জন্য অনেকগুলি চমৎকার টিপস প্রদান করে।
- আপডেট সফটওয়্যার আপনার কম্পিউটার স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাপ্লিকেশন এবং অপারেটিং সিস্টেম আপডেট ইনস্টল করা সেট করা হলে, মহান। যদি এটি আপনার জন্য একটি ম্যানুয়াল প্রক্রিয়া, আপনি কমপক্ষে bimonthly আপডেটের জন্য চেক করা উচিত কারণ নিরাপত্তা নিরাপত্তা প্যাচ অন্তর্ভুক্ত। তারপর, বছরে একবার, আপনার ব্যবহার করা সফ্টওয়্যারের বর্তমান সংস্করণগুলি পর্যালোচনা করুন এবং আপগ্রেডের সময় সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন।
- ভাইরাস এবং কর্মক্ষমতা বিষয় স্ক্যান করুন আপনার কম্পিউটারের কোন ধরনের উপায়ে আছে, সেগুলি সবই ভাইরাস বা ম্যালওয়্যার (হ্যাঁ, এমনকি Macs!) পেতে পারে। যদি আপনার একটি উইন্ডোজ-ভিত্তিক কম্পিউটার থাকে, তাহলে PCWorld থেকে এই PC রক্ষণাবেক্ষণ টিপগুলি আপনাকে আপনার কম্পিউটারকে সুস্থ ও সুদৃঢ়ভাবে চালানোর জন্য সহায়তা করবে।
- আপনার ডেটা ব্যাকআপের অখণ্ডতা যাচাই করুন আপনি আপনার ডেটা ব্যাক আপ করছি, ঠিক? যদি না হয়, সময় জন্য অন্য সবকিছু এড়িয়ে যান এবং এটি প্রথম এক এই না। আপনি একটি ক্লাউড ভিত্তিক ডেটা ব্যাকআপ সেবা যেমন কার্বোনিট, ব্যাকব্ল্যাজ বা ক্র্যাশপ্লেয়ার ব্যবহার করতে পারেন অথবা আপনি আপনার কম্পিউটারে (আমি উভয়ই করে) একটি বহিরাগত হার্ড ড্রাইভ ব্যবহার করতে পারি। কোনও বিকল্পের মাধ্যমে, ক্রমাগত স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপগুলি পরিচালনা করার পরিষেবা বা ড্রাইভ কনফিগার করুন যাতে আপনাকে নিজে কিছু করতে না হয়। তারপর, বছরে একবার বা দুবার, আপনার ব্যাকআপ সেবা বা ড্রাইভের মধ্যে যান এবং সবকিছু নিখুঁত করে নিন এবং আপনার স্থানীয় কম্পিউটারে কপিগুলি টেনে আনতে আপনাকে অবশ্যই প্রবেশ করতে হবে।
- আপনার ইনবক্সে ঝগড়া করুন অনেক ছোট ব্যবসা মালিকদের তাদের ইমেইল ইনবক্স সঙ্গে একটি প্রেম-ঘৃণা সম্পর্ক আছে। তারা এটি ভালোবাসে কারণ এটি একটি অত্যন্ত কার্যকর এবং কার্যকর যোগাযোগ সরঞ্জাম; এখনো তারা এটি ঘৃণা কারণ এটি অবিলম্বে অনিয়মিত চাপ সৃষ্টি করে নিয়ন্ত্রণের বাইরে যেতে পারে । আপনার ইনবক্সটি লাইনের মধ্যে রাখতে, যেমন অটোমেশন ব্যবহার করা, নিয়মিত আপনি যা পান তা নিয়মিত রাখার জন্য এবং আপনার দিনের মধ্যে ইমেল কত বার চেক করবেন তা সীমিত করার জন্য আপনি যা করতে পারেন। আপনার ইনবক্সটি একটি শক্তিশালী উত্পাদনশীলতা সরঞ্জাম এবং একটি প্রধান সময় স্তন্যপান করা হবে না যে ইমেইল পরিচালনার টিপস জন্য এই নিবন্ধটি পড়ুন।
উপরে দেওয়া টিপগুলি আপনাকে আপনার ছোট ব্যবসাকে আরও তাত্ক্ষণিকভাবে সংগঠিত করতে সাহায্য করবে, তবে মনে রাখবেন কিভাবে দ্রুত নিয়ন্ত্রণগুলি নিয়ন্ত্রণ করতে পারে। আপনার কাগজপত্র, প্রোডাক্টিভিটি টুল এবং কম্পিউটার স্ট্যাটাসের এক মাসের মধ্যে কয়েকবার দ্রুত এবং সহজ পর্যালোচনা করার জন্য এই ক্রিয়াকলাপগুলিকে জুড়ুন যাতে আপনি সংগঠিত থাকুন এবং বিঘ্ন সৃষ্টিকারী মাত্রাগুলিতে পৌঁছাতে বাধা সৃষ্টি করতে পারেন।