উত্স ডকুমেন্ট পাওয়া মূল তথ্য সম্পর্কে জানুন
কেন সোর্স ডকুমেন্টগুলি গুরুত্বপূর্ণ?
সোর্স ডকুমেন্ট পুস্তিকা এবং অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ার জন্য অত্যাবশ্যক কারণ এটি একটি আর্থিক লেনদেনের প্রমাণ হিসাবে এটি।
যদি একটি কোম্পানীর নিরীক্ষা করা হয়, তাহলে সোর্স ডকুমেন্টগুলি একাউন্টিং জার্নাল এবং সাধারণ লেসারকে একটি অনির্বাচিত অডিট ট্রেল হিসাবে দেখায়।
একটি ব্যবসার জন্য একটি উৎস নথি রাখা শুধুমাত্র আপনার ব্যক্তিগত করের জন্য ট্যাক্স deductible আইটেম জন্য রসিদ পালন মত। যদি আপনার কর নিরীক্ষা করা হয়, তবে তারা সেইসব প্রমাণ প্রদান করে যে আপনি সেইসব কেনাকাটা করেছেন একই আপনার ব্যবসায়ের জন্য সত্য, কিন্তু ব্যবসায়ে, আপনি শুধুমাত্র ট্যাক্স deductible খরচ জন্য রসিদ রাখা না। আপনি প্রতিটি আর্থিক লেনদেনের জন্য মূল নথি রাখুন।
উত্স ডকুমেন্টস প্রদান কি
একটি সোর্স ডকুমেন্ট লেনদেনের সমস্ত মৌলিক ঘটনাগুলি যেমন লেনদেনের পরিমাণ, লেনদেনের জন্য তৈরি করা, লেনদেনের উদ্দেশ্য এবং লেনদেনের তারিখের বর্ণনা দেয়।
এখানে সাধারণ উৎস নথিগুলির কয়েকটি উদাহরণ রয়েছে:
- একটি বাতিল চেক
- চালান
- নগদ নিবন্ধন প্রাপ্তি
- কম্পিউটার উত্পন্ন রশিদ
- একটি ক্রেডিট রিফান্ড জন্য ক্রেডিট মেমো
- কর্মচারী সময় কার্ড
- আমানত স্লিপ
- ক্রয় আদেশ
কিভাবে সোর্স ডকুমেন্টস চিকিত্সা?
সোর্স ডকুমেন্ট লেনদেনের পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব যথাযথ অ্যাকাউন্টিং জার্নালে রেকর্ড করা উচিত। রেকর্ডিং করার পরে, সমস্ত উত্স ডকুমেন্টগুলি কোনও ধরণের সিস্টেমে দায়ের করা উচিত যেখানে তারা যদি প্রয়োজন হয় এবং কখন পুনরুদ্ধার করা হয়
নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে, প্রশ্নে উৎস নথি আপনার নিয়ন্ত্রণে রয়ে গেছে তা নির্ধারণ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য এটি হেফাজতে শৃঙ্খলা প্রদান করাও গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।
উত্স ডকুমেন্টস বনাম ফটোকপি
অধিকাংশ পরিস্থিতিতে, সোর্স ডকুমেন্টের ফটোকপি আইনত গ্রহণযোগ্য। উদাহরণস্বরূপ, 1997 সাল থেকে অভ্যন্তরীণ রাজস্ব পরিষেবা, রসিদগুলির ফটোকপি গ্রহণ করেছে, যতক্ষণ পর্যন্ত তারা সুস্পষ্ট হয়, যতক্ষণ পর্যন্ত এটি সুস্পষ্ট হয়, তখন মূলত উপস্থিত সমস্ত তথ্য এবং স্ক্যানিং প্রক্রিয়ার সীমাগুলির মধ্যে রয়েছে, যে তথ্যটি একইভাবে একটি বিন্যাসে উপস্থাপন করে মূল।
একটি সামগ্রী প্রাপ্তি যা বস্তু কেনা এবং প্রদত্ত মূল্য নির্দিষ্ট করেছে, কিন্তু যে সরবরাহকারীর নাম ছাড়া স্ক্যান করা হয়েছিল সেটি যোগ্যতা অর্জন করবে না। একটি নথি যা মূল রসিদে সমস্ত তথ্য উপস্থাপন করে, কিন্তু যেটি ওয়ার্ড বা এক্সেল ফর্ম্যাটে পুনরায় টাইপ করা হয়েছে সেটিও যোগ্যতা অর্জন করবে না।
আইআরএস মান - সম্পূর্ণ, সুবিবেচনার এবং মূল একটি সঠিক প্রজনন - অনেক ব্যবসার এবং সরকারি সংস্থা ব্যবহৃত একই মান হয়। অন্যান্য প্রতিষ্ঠান, তবে এই সাধারণ প্রয়োজনীয়তা যোগ করুন।
উদাহরণস্বরূপ ওয়াশিংটনের ইউনিভার্সিটি ওয়াশিংটন ডিজিটালের 300 ডট প্রতি ডিপিএইচ (ডিপিআই) স্ক্রিনের মূল নথির ফটোকপিগুলির পরিবর্তে শুধুমাত্র পিডিএফ বা টিআইএফএফ ফরম্যাটে উপস্থাপিত হয়; এটি JPEG ফটোকপিগুলি গ্রহণ করে না।
আপনি স্টোরেজকে সুবিধার জন্য অ্যাকাউন্টিং বা আইনি নথি স্ক্যান করার পরিকল্পনা করছেন, প্রাসঙ্গিক প্রতিষ্ঠানের সাথে চেক করুন যে তারা আপনার ব্যবহার করার পরিকল্পনা করছেন এমন ফর্ম্যাটে দস্তাবেজ গ্রহণ করবে।