কর্পোরেট বোর্ড মিটিং মিনিট কেন নিন?
আপনার কর্পোরেট বৈঠক মিনিট গ্রহণ এবং রেকর্ডিং জন্য আসলে বেশ কিছু কারণ আছে।
মিনিটগুলি সেরে নেবার প্রথম এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কারণ হল আপনি কি সিদ্ধান্ত নিয়েছেন তার একটি রেকর্ড আছে। আমি বোর্ড মিটিংয়ে বসে থাকতাম, যেখানে কয়েক মাস আগে বোর্ডের কোনও সিদ্ধান্তের কথা কেউ মনে করতে পারত না। আপনার ব্যবসার জন্য লিখিত কিছু আছে,
কর্পোরেট বোর্ডের মিনিটের দ্বিতীয় কারণ অর্থাত্ এবং দায়বদ্ধতার উদ্দেশ্যে। বোর্ড সদস্য ট্রাস্টের অবস্থানের মধ্যে রয়েছে। তারা কর্পোরেট শেয়ারহোল্ডারদের দ্বারা বিনিয়োগ করা অর্থের বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিচ্ছে এবং তারা কর্পোরেশনের সর্বোত্তম স্বার্থে এবং আগ্রহের দ্বন্দ্ব ছাড়াই বিজ্ঞতার কাজ করে প্রমাণ করতে সক্ষম হবে। বোর্ড মিটিং মিনিট থাকা বোর্ডগুলি তারা সততাতে অভিনয় করে এবং তাদের কর্মের জন্য ব্যক্তিগত দায় এড়িয়ে চলাতে বোর্ডকে সহায়তা করে।
তৃতীয় কারণ ট্যাক্স উদ্দেশ্যে হয়। একটি কর্পোরেশন পৃথক শেয়ারহোল্ডারদের কাছ থেকে একটি পৃথক সত্তা। আপনি যে বিচ্ছেদ পালন করা নিশ্চিত করা, বোর্ড মিটিং মিনিট একটি রেকর্ড প্রদান।
তাদের ছাড়া, আইআরএস বা রাষ্ট্রীয় সংস্থাগুলি ব্যবসার করের অবস্থা অস্বীকার করতে পারে। একটি কর্পোরেশন যে এটি প্রদর্শন না মালিকদের থেকে পৃথক একটি সত্তা হিসাবে কাজ করছে একটি কঠিন ট্যাক্স পরিস্থিতি তৈরি করতে পারেন।
বোর্ড সদস্যরা তাদের দায়িত্ব পালন করছেন এবং দীর্ঘমেয়াদী, নিষ্ক্রিয় বোর্ড সভাগুলি যে সদস্য সদস্যের সময় অপচয় করে, তার মধ্যে নিশ্চিত করার জন্য ব্যবসার জন্য একটি ব্যালেন্স রয়েছে।
আমরা এই নিবন্ধে যে ভারসাম্য মোকাবেলা করব
এখন যেহেতু আমরা বোর্ড মিটিং মিনিট নেওয়ার কারণগুলি নিয়ে আলোচনা করেছি, এখানে কয়েকটি ভুলের ফলে ব্যবসাগুলি তৈরি করা হয়েছে এবং কীভাবে তাদের সংশোধন করা যায় তা নিয়ে কিছু চিন্তাভাবনা আছে।
মিটিং আগে একটি এজেন্ডা তৈরি এবং বিতরণ না
বোর্ডের মিটিংয়ে কর্পোরেশন কর্তৃক আরো একটি বড় ভুল মিটিংয়ের আগে একটি এজেন্ডা নির্ধারণ করা হয় না এবং বৈঠকের আগে এজেন্ডা বিতরণ করা হয় না এবং সম্পর্কিত নথিগুলি নয়। এজেন্ডাটিতে বিষয়সূচি বিষয়ক প্রতিটি আইটেমের জন্য নির্দিষ্ট পরিমাণের সময় থাকা উচিত। একটি নির্দিষ্ট এজেন্ডা না শুধুমাত্র সভা আরো মসৃণভাবে সঞ্চালিত তোলে, কিন্তু এটি বোর্ড (এবং পরে মিনিট পড়ার কেউ) এজেন্ডা প্রতিটি আইটেমের আত্মীয় গুরুত্ব জানতে দেয়।
এর অর্থ এই নয় যে, এটি গুরুত্বপূর্ণ এবং জরুরী বিষয়ক কিছু বিষয় নিয়ে আসতে পারে না, তবে ভোটের মাধ্যমে বিষয়সূচিগুলিতে আইটেমগুলি যোগ করা যেতে পারে। এবং জরুরী যে অনেক এক্সিকিউটিভ দ্বারা পরিচালিত করা উচিত, না বোর্ড।
বোর্ড মিটিং মিনিটের গুরুত্বপূর্ণ অংশগুলি অনুপস্থিত
বোর্ড মিটিং মিনিটের টেমপ্লেটটি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে:
- দ্য তারিখ, সময় এবং সভায় অবস্থান
- সূচনা এবং সমাপ্তি, এবং নির্দিষ্ট সময়সূচী নির্দিষ্ট আইটেমের জন্য বরাদ্দ সময়
- বোর্ড মিটিং কি ধরনের - নিয়মিত, বিশেষ বা বার্ষিক (সব রাজ্যের একটি বার্ষিক সভা আছে কর্পোরেশন প্রয়োজন)
- যারা উপস্থিত ছিলেন, পরিচালক, গেস্ট, এবং স্টাফ সদস্যদের লক্ষনীয়, এবং কোন বোর্ড সদস্য উপস্থিত ছিলেন না। দেরী বা আগমনের আগে যে কেউ আসছে তা অবশ্যই লক্ষনীয় হতে হবে।
- একটি কোরাম উপস্থিত কিনা তা সুনির্দিষ্ট করুন। একটি কোরাম সাধারণত কোনও ভোট গ্রহণের জন্য কর্পোরেট উপাখ্যান দ্বারা প্রয়োজন। কোরাম প্রয়োজন সাধারণত অর্ধেকের বেশি সদস্য। (নয় সদস্যের একটি বোর্ডের জন্য, উদাহরণস্বরূপ, কোরামের জন্য পাঁচটি সদস্য উপস্থিত থাকতে হবে)।
- উপস্থাপনা কমিটি বা অন্যদের দ্বারা দেওয়া হয়, উপস্থাপনার নাম এবং শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত।
মিটিং মিনিট খুব নির্দিষ্ট
সম্ভবত সবচেয়ে বড় ভুল বোর্ডগুলি আলোচনার উপর বিস্তারিত তথ্য (কখনও কখনও আর্গুমেন্ট) এবং প্রক্রিয়াগুলি প্রয়োজন। সভায় সিদ্ধান্তের ফলাফল প্রতিফলিত হওয়া উচিত, কে আলোচনায় কারা বলেননি। আসুন আমরা বলি আপনার বোর্ড একটি নতুন লাইন পণ্য বিক্রি করার জন্য একটি প্রস্তাবের উপর ভোট দিচ্ছে।
বৈঠক মিনিট বলতে হবে: "মোশন একটি নতুন লাইন মশলা যোগ। মোশন তাই এবং তাই ভিন্ন ভিন্ন সঙ্গে অনুমোদিত এবং অনুমোদিত।" যদি দলটি আলোচনা করে থাকে, তাহলে আপনার আলোচনাটির দৈর্ঘ্য রেকর্ড করা উচিত এবং তা সংক্ষিপ্ত করুন, তবে আলোচনার বিষয়ে বিস্তারিত জানার প্রয়োজন নেই।
মিনিট যা যথেষ্ট নির্দিষ্ট না
স্পেকট্রামের অন্য প্রান্তে, কয়েক মিনিট তথ্য সরবরাহের জন্য যথেষ্ট নয় এবং সদস্যদের সমস্যা থেকে রক্ষা করে। সিদ্ধান্ত যদি সর্বসম্মত না হয়, তবে বোর্ডের সদস্যগণ যে বিরোধিতা করেছিলেন, তার একটি রেকর্ড ছিল (এবং মনে করা হতো যে বিতর্কের সম্ভাব্য সংঘাতের কারণে তা নিষিদ্ধ ছিল)।
যদিও আপনার প্রত্যেক আলোচনায় আঘাত বা বোমা রেকর্ড করতে হবে না, বা কে বলেছে কি? কিন্তু আলোচনার মনোভাব প্রতিফলিত করার জন্য মিনিটের মধ্যে যথেষ্ট তথ্য থাকা উচিত।
বোর্ড মিটিং অনেক দীর্ঘ
কেউ দীর্ঘ সভাগুলি পছন্দ করেন না, তবে মিটিং এবং মিনিটগুলি ছোট করার কিছু উপায় আছে আপনি একটি সম্মতি বিষয়সূচি তৈরি করে বোর্ড মিটিংয়ের সময় সংরক্ষণ করতে চাইতে পারেন। মূলত, এই বিষয়সূচি বিষয়গুলির একটি তালিকা যা আলোচনা ছাড়াই দ্রুত মোকাবেলা করা যায়। তালিকাটি আগের মিটিং, আর্থিক, এবং কমিটি বা সিইও থেকে রিপোর্ট থেকে মিনিট অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
সম্মতি বিষয়সূচি, এবং প্রতিবেদন এবং অন্যান্য তথ্য, মিটিং আগে বিতরণ করা উচিত যাতে সদস্যদের তাদের পড়ার একটি সুযোগ আছে। তারপর, সভায়, সম্মতি বিষয়সূচি বৈঠকের প্রক্রিয়া অংশ। কোনও বোর্ড সদস্য সম্মতি বিষয়সূচি সম্পর্কে একটি প্রশ্ন বা উদ্বেগ বাড়াতে পারে, তবে যদি কোনও সমস্যা না থাকে, তাহলে পুরো সম্মতি বিষয়সূচি এক সময়ে ভোট দেওয়া যেতে পারে।
সিদ্ধান্তগুলির ভুল প্রকার
একটি কর্পোরেট বোর্ড সামগ্রিক নীতি সিদ্ধান্ত নেয়। সেই নীতির উপর ভিত্তি করে কর্পোরেশনের নির্বাহী কর্তৃক দিন দিন সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়। কখনও কখনও বোর্ড overreach এবং সিদ্ধান্ত যে সেরা বাম ব্যবস্থাপনা বামে করার চেষ্টা করা।
মিনিট অনুমোদন না
এটা মিনিট অনুমোদন করতে ভুলবেন না, বোর্ড মিটিং এর ঘিরে এবং বিরতি মধ্যে, প্রলুব্ধকর। কিন্তু মিটিং সঠিকভাবে সভায় চিঠি এবং আত্মা উভয় প্রতিফলিত নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। মিনিট পর্যন্ত অনুমোদন পর্যন্ত "খসড়া" হিসাবে বিবেচিত হয়
মিটিং মিনিট রেকর্ড রাখে না
আপনার কর্পোরেশনের জন্য ভাল মিনিট রাখার জন্য আপনি যে সমস্ত ঝামেলাটি ঘুরে যাচ্ছেন, আপনার কর্পোরেট মিটিং মিনিটগুলি কোথাও নিরাপদ এবং অ্যাক্সেসযোগ্য রাখতে ভুলবেন না। একটি কর্পোরেট রেকর্ড বইতে মিনিট রাখার জন্য একটি প্রক্রিয়া সেট আপ করুন, বা "মেঘে," একটি পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত ফাইলের মধ্যে
কর্পোরেট সচিবের ভূমিকা স্বীকার করতে ভুলবেন না
কর্পোরেট মিনিট সম্পর্কিত বেশিরভাগ দায়িত্ব কর্পোরেশনের সচিবের অধীনে আসে। একটি ভাল কর্পোরেট সচিব হওয়া একটি শিল্প, এবং এই ব্যক্তিদের প্রায়ই যথেষ্ট স্বীকার করা হয় না। এই ব্যক্তির নিয়মিতভাবে "ধন্যবাদ" বলুন।
আপনার বোর্ড অফ ডিরেক্টরস এর একটি উপদেষ্টা হিসাবে একটি অ্যাটর্নি অন্তর্ভুক্ত না
এই নিবন্ধটি তথ্য ট্যাক্স বা আইনি পরামর্শ উদ্দেশ্যে করা হয় না, এবং লেখক একটি অ্যাটর্নি নয়। আপনার কর্পোরেশনটি ব্যক্তিগত বা সার্বজনীন (সর্বজনীনভাবে ট্রেডকৃত শেয়ারের সাথে) থাকলে, আপনার একটি কর্পোরেট অ্যাফিলিয়েটর পরামর্শ দেওয়া উচিত যাতে আপনি কর্পোরেট মিনিটগুলি গ্রহণ করতে পারেন এবং আপনি এবং আপনার বোর্ড সুরক্ষিত থাকলে তা নিশ্চিত করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ বোর্ড সভায় হাজির হওয়া উচিত।