ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার থেকে আপনার কোম্পানির কি প্রয়োজন?
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি কোনও ছোট ব্যবসায়ের জন্য রাজস্ব, খরচ, গ্রাহক তথ্য এবং অন্য কোনও আর্থিক তথ্য ট্র্যাক রাখতে হবে। অধিকাংশ অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রোগ্রামের সাথে আসা সময়সীমার প্রতিবেদন এবং বাজেট বিশ্লেষণের সরঞ্জামগুলি থেকে সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য এটি একটি দুর্দান্ত হাতিয়ার। এটি ব্যবসার মালিকদের পিছনে যাওয়ার সুযোগ করে এবং কোম্পানির অর্থসংস্থানের একটি সামগ্রিক ধারণা প্রদান করে। কিন্তু প্রোগ্রাম এবং সফ্টওয়্যার ব্রান্ডের একটি সমুদ্রের মধ্যে, কিভাবে আপনি আপনার ছোট ব্যবসার জন্য সঠিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার চয়ন করবেন?
আপনি অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার কিনুন আগে বিবেচনা করা কি
যেহেতু অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারটি আপনার ছোট ব্যবসার জন্য অত্যাবশ্যক তাই কোনও নির্দিষ্ট আর্থিক ব্যবস্থাপনা বা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার কেনার আগে আপনি কিছু গবেষণা করেন তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। আপনার কোম্পানির চাহিদাগুলি নিবিড়ভাবে নজরদারি দিলে আপনাকে প্রতিদিন প্রয়োজনীয় কার্যকারিতা প্রয়োজনীয়তাগুলি গেজ করতে হবে। আপনি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ক্রয় করার আগে কিছু করার জন্য এবং মনে রাখা কিছু জিনিস নীচে আছে।
একটি নীতিমালা বিশ্লেষণ করুন
একটি নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টিং প্রোগ্রামের সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে, বৈশিষ্ট্যগুলি, ফাংশনগুলি এবং প্রতিবেদনগুলির জন্য মূল্যায়ন করার জন্য আপনার প্রয়োজনীয় বিশ্লেষণ পরিচালনা করা উচিত যেগুলি আপনাকে প্রোগ্রামটি করতে হবে। আপনার ব্যবসার জন্য অ্যাকাউন্টিং লেনদেনগুলি কতখানি গুরুত্বপূর্ণ তা নিয়ে চিন্তা করার জন্য সময় নিন যাতে আপনি একটি প্রোগ্রাম চয়ন করতে পারেন যা তাদের দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে পারে। যে সমস্ত রিপোর্টগুলি আপনাকে তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে আপনার প্রয়োজন এমন একাধিক নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন বা সংহত করার প্রয়োজন হবে সেগুলি তালিকাভুক্ত করা উচিত।
এই প্রয়োজন বিশ্লেষণ আপনি নির্বাচন প্রক্রিয়া শুরু করার জন্য ভিত্তি হবে।
অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার পর্যালোচনা পড়ুন
পণ্যটির অন্যান্য গ্রাহক পর্যালোচনাগুলি পড়ার ফলে আপনি যা কিনতে যাচ্ছেন তার একটি ভাল ধারণা আপনাকে দেবে। অনেক গ্রাহক ওয়েবসাইট যেমন আমাজন, অগণিত রিভিউ আছে যা ব্যবহার, ব্যবহার, রিপোর্টিং, সমর্থন, অপারেটিং সিস্টেম সামঞ্জস্যতা, এবং মূল্যের সুবিধার বিষয়ে আলোচনা করে।
আপনার প্রয়োজন অনুসারে কি কি তা খুঁজুন
বেশিরভাগ ছোট ব্যবসাগুলিই ছোট ব্যবসা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার ব্যবহার করতে পারে যেমন কুইক বুকস সরাসরি আউট-অফ-দ্য-বক্স বেশিরভাগ বিক্রেতাদের রিপোর্টিং বৈশিষ্ট্যগুলি এবং টেমপ্লেটগুলি সেট আপ করা যাতে আপনি সহজে আপনার প্রয়োজন যে কোনও রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন। যাইহোক, আপনি আপনার শিল্পের অনন্য অ্যাকাউন্টিং এবং রিপোর্টিং চাহিদা পূরণের জন্য শিল্প-নির্দিষ্ট সফ্টওয়্যার, যেমন একটি অলাভজনক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার , নির্মাণ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার , বা পয়েন্ট অফ বিক্রয় অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রয়োজন খুঁজে পেতে পারেন।
ব্যবহার করুন সহজে বিবেচনা করুন
আপনি বা আপনার স্টাফ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে শিখতে হবে যা আপনি ক্রয় করেন। এটা সম্ভবত আপনার সারা বছর স্টাফ টার্নওভার থাকবে। অতএব, আপনি একটি অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্যাকেজ নির্বাচন বিবেচনা করা উচিত নয় শুধুমাত্র আপনার প্রয়োজনগুলি পূরণ করে কিন্তু সফটওয়্যার ব্যবহার কিভাবে কর্মীদের প্রশিক্ষণ করতে আপনি সময় এবং সম্পদ দেওয়া শিখতে সহজ হয় না যদি আপনার কর্মীদের উপরে আপনার কর্মসূচি চালু এবং চালানোর জন্য কয়েকটি সম্পদ রয়েছে, তবে আপনার ছোট ব্যবসাটির জন্য একটি সহজ, সহজে ব্যবহারযোগ্য অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রোগ্রাম যেমন কুইক বুকস বা পিচট্রি নির্বাচন করা যেতে পারে। বাজারে আরও ভাল অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রোগ্রাম থাকতে পারে যদিও, আপনার কর্মীরা সঠিকভাবে তাদের ব্যবহার করতে জানেন না যদি আপনার ছোট ব্যবসা এই প্রোগ্রামের সুবিধাগুলি দেখতে পাবেন না।
সহায়তা সম্পর্কে চিন্তা করুন
আপনি পণ্যটি ব্যবহার করতে সহায়তা করার জন্য আপনাকে কোন ধরনের সমর্থন সমর্থন করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। বেশিরভাগ বিক্রেতারা আপনার জন্য উপলব্ধ সহায়তা বিকল্পগুলির একটি পূর্ণ স্যুট অফার করে - ইমেল, ফোন এবং অনলাইন সমর্থন। আপনি যদি প্রোগ্রাম ক্রয় করেন তবে কিছু বিক্রেতারা বিনামূল্যে সহায়তা প্রদান করবে, তবে বেশিরভাগই প্রযুক্তিগত সহায়তা পরিকল্পনা সরবরাহ করবে যেগুলি আপনি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামের সাথে ক্রয় করতে পারবেন। আপনার নির্বাচিত সফ্টওয়্যার বিক্রেতা থেকে গ্রাহক সমর্থন সহ অন্যান্য ব্যবহারকারীদের সম্পর্কে কোনও ফোরাম পড়তে হবে কারণ তারা সবগুলি সমানভাবে তৈরি হয়নি কিছু অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার বিক্রেতারা পর্যাপ্ত সমর্থন প্রদান করে, অন্যরা না।
Scalability বিবেচনা
আপনার ব্যবসাটি ছোট-টু-মিডিয়ার মেয়াদে কীভাবে বৃদ্ধি পেতে পারে? আপনার ব্যবসার বৃদ্ধির বিষয়ে আপনার অনুমান করার পর, তারপর আপনি এই বৃদ্ধিটি পূরণ করতে আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রোগ্রামটির কতগুলি স্কেলযোগ্য প্রয়োজন তা দেখতে চাইবেন।
আপনি কি ল্যাপটপ এবং ডেস্কটপ বা মোবাইল ডিভাইসগুলিতে চালানোর জন্য অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের প্রয়োজন? আপনি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রয়োজন যে একটি নেটওয়ার্ক চলমান সক্ষম? আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে অতিরিক্ত ব্যবহারকারীদের যুক্ত করা কত ব্যয়বহুল? আপনি এই প্রশ্ন বিবেচনা করতে চান, এবং যদি আপনার ছোট ব্যবসার একটি নেটওয়ার্কে চালানো হবে, একটি আইটি পেশাদার সাথে যোগাযোগ করার জন্য একটি ভাল ধারণা যে আপনি নির্বাচন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার আপনার হার্ডওয়্যার সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ। একটি আইটি পেশাদার কিনা আপনি হার্ডওয়্যার / সফ্টওয়্যার বিশেষ উল্লেখ দেখাতে সক্ষম হবেন, এবং অন্যান্য নেটওয়ার্কিং পরামর্শগুলিও করবেন যা আপনার ব্যবসার কার্যকারিতা উন্নত করবে।
আপনি ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্রয়োজন?
কিছু ছোট ব্যবসাগুলি একটি কাগজেরহীন পরিবেশে কাজ করতে চায়, অন্যরা যখন সামান্য পুরনো জগতের মতো আরামপ্রদ হয়। আপনার পছন্দসই প্রক্রিয়া, আপনার সফ্টওয়্যার আপনার প্রয়োজনগুলি পূরণের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে তা নিশ্চিত করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি একটি কাগজেরহীন অফিস চান, তাহলে আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের দস্তাবেজ ব্যবস্থাপনা বৈশিষ্ট্য পরীক্ষা করতে হবে। বিকল্পভাবে, আপনি একটি তৃতীয় পক্ষের দস্তাবেজ ব্যবস্থাপনা সরঞ্জাম কিনতে পারেন, এবং আপনার অ্যাকাউন্টের সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলি আপনার ব্যবসার কর্মপ্রবাহ প্রক্রিয়াকে স্ট্রীমল করার জন্য আপনার দস্তাবেজ পরিচালন ব্যবস্থার সাথে একীভূত করা আছে কি না তা দেখতে আপনি দেখতে পারেন।
আপনি ওয়ার্কফ্লা ম্যানেজমেন্ট ব্যবহার করতে পারি?
যদি আপনি একটি paperless অফিস পরিবেশে কাজ করার জন্য চয়ন করা হয় তাহলে, আপনি একটি অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম নির্বাচন করা প্রয়োজন যে কোনও আছে অন্তর্নির্মিত ওয়ার্কফ্লো প্রসেস আছে বা আপনি তাদের ব্যবসা প্রক্রিয়াগুলি দেখাতে তাদের নির্মাণ করতে। যেহেতু আপনার শারীরিকভাবে কাগজপত্রগুলি আপনার অফিসের ভেতর পর্যালোচনার এবং অনুমোদনের জন্য ভাসমান হবে না, তাই আপনার সময়সীমার, বিক্রেতার মতো সহজ এবং জটিল কাজগুলির অনুমোদন প্রক্রিয়াগুলি ডিজাইন করার ক্ষমতা থাকতে হবে, অথবা অনুমোদন পরীক্ষা করতে হবে।
ডেটা নিরাপত্তা প্রয়োজন বিবেচনা করুন
অ্যাকাউন্টিং তথ্য নিরাপত্তা সর্বদা গুরুত্বপূর্ণ কারণ আপনি আপনার ব্যক্তিগত তথ্য নিশ্চিত করতে চাইবেন, আপনার কর্মচারীর ব্যক্তিগত তথ্য এবং আপনার গ্রাহকের তথ্য সুরক্ষিত। যাইহোক, আপনি যেমন হিপ্পা হিসাবে অতিরিক্ত সম্মতি প্রয়োজনীয়তা আছে যেখানে স্বাস্থ্যসেবা, যেমন শিল্পের মধ্যে কাজ করতে পারে। এই লঙ্ঘনের জন্য জরিমানা আপনার ব্যবসার ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে, যতটা $ 500,000 কিছু ক্ষেত্রে পৌঁছনো। প্রয়োজনীয় নিরাপত্তা কতটুকু তা আপনি নিশ্চিত করতে চান যে ডিজাইন আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রোগ্রামে তৈরি করা হয়েছে বা আপনি এই প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণের জন্য একটি আই.টি. পরিকল্পনায় প্রয়োজনীয় নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্যগুলি স্থাপন করতে পারেন।