মৌলিক অফিস ফাংশনের পাশাপাশি, প্রশাসনিক সহকারী এবং নির্বাহী সচিব রিপোর্টগুলি লেখার জন্য বা প্রস্তুত করার জন্য, আয়োজক সংগঠন এবং সময়সূচী নির্ধারণের জন্য, তাদের তাত্পর্য নির্ধারণের জন্য আবেদনের বার্তাগুলি পর্যালোচনা, বোর্ড মিটিংগুলির জন্য এজেন্ডার প্রস্তুত করা, ভ্রমণের ব্যবস্থা করা, মিটিং মিটানোর সময় পরিচালনার জন্য দায়ী। গবেষণা, কাগজপত্র প্রস্তুতকরণ, এবং জুনিয়র স্তরের অফিস কর্মীদের তত্ত্বাবধান ও প্রশিক্ষণ।
এই ভূমিকাগুলি বিভিন্ন স্তরের অভিজ্ঞতার প্রয়োজন হতে পারে এবং এর মধ্যে কোনও অনুরূপ কাজের শিরোনাম থাকতে পারে:
- প্রবেশ-স্তরের প্রশাসনিক সহকারী
- প্রশাসনিক সহকারী
- সিনিয়র প্রশাসনিক সহকারী
- নির্বাহী সচিব
- সিনিয়র নির্বাহী সচিব
- অফিস ব্যবস্থাপক
- সিনিয়র অফিস ম্যানেজার
দ্রষ্টব্য: আইনী ও চিকিৎসা সহকারী পদমর্যাদা বেশ ভিন্ন এবং তারা যে পেশায় কাজ করে তার জন্য বিশেষ প্রশিক্ষণ প্রয়োজন।
প্রশাসনিক সহায়তা এবং নির্বাহী সচিবের মধ্যে পার্থক্য
এক্সিকিউটিভ সচিব এবং প্রশাসনিক সহকর্মীদের ভূমিকাগুলি বেশিরভাগ ওভারল্যাপ এবং ভূমিকাগুলির পার্থক্য প্রতিষ্ঠানের দ্বারা আলাদা হতে পারে। কিছু কিছু ক্ষেত্রে, নির্বাহী সচিব একজন ব্যবস্থাপক বা নির্বাহী কর্মকর্তাদের জন্য আরো প্রশাসনিক কর্তব্যের উপর মনোনিবেশ করে, যেমন নির্ধারিত সময়সূচী, ভ্রমণ পরিকল্পনা, লিখিত যোগাযোগ পরিচালনা এবং এমনকি হিসাবরক্ষণও। একটি প্রশাসনিক সহকারী আরও ব্যবসা পরিচালন কর্মের উপর ফোকাস করতে পারেন এবং কিছু ক্ষমতার মধ্যে নেতৃত্বের ভূমিকা আরও নিতে পারেন, বৈঠক বা সম্মেলনগুলির জন্য এজেন্ডার তৈরি করে, বাজেট পরিচালনা করতে এবং বিক্রেতার বিলিং পরিচালনা করতে পারেন।
কিছু কিছু ক্ষেত্রে প্রশাসনিক সহায়তাকারীদের আরো বিশেষ শিক্ষা প্রয়োজন হতে পারে যেখানে ব্যবসা পরিচালনার পরিচালনা গুরুত্বপূর্ণ।
কোর কাজের দক্ষতা
উভয় নির্বাহী সচিব এবং প্রশাসনিক সহায়তাকারী উভয় ভূমিকা কোনও ভূমিকা অপরিহার্য যে কাজের দক্ষতা একটি মূল সেট আছে। এই অন্তর্ভুক্ত ব্যতিক্রমী সাংগঠনিক দক্ষতা, চমৎকার লিখিত এবং মৌখিক যোগাযোগ ক্ষমতা, সেইসাথে বিস্তারিত এবং পেশাদারি একটি শক্তিশালী মনোযোগ।
তারা মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড, এক্সেল, এবং পাওয়ারপয়েন্ট সফ্টওয়্যার প্রয়োজনীয়তা সহ অফিস অটোমেশন সরঞ্জামগুলির সাথে প্রযুক্তিগত দক্ষতা ভোগ করতে হবে, পাশাপাশি QuickBooks যেমন হিসাবরক্ষণ সরঞ্জাম হিসাবে।
একটি ছোট অফিসে প্রশাসনিক সহকারী বা নির্বাহী সচিব
একটি ছোট অফিসে, একটি প্রশাসনিক সহকারী বা নির্বাহী সচিব দায়িত্ব সাধারণত বিভিন্ন অফিস কর্মীদের দ্বারা বাহিত হয় কিছু কাজ আসলে কোম্পানীর নির্বাহীদের দ্বারা নিজেই করা হতে পারে, এবং প্রশাসনিক সহকারী বা নির্বাহী সচিব ভূমিকা ছোট সংস্থার প্রয়োজন হিসাবে দায়িত্বের একটি বৃহত্তর বিভিন্ন বিভিন্ন ধরনের অন্তর্ভুক্ত হতে পারে।
একটি মাধ্যমিক অফিসে প্রশাসনিক সহকারী বা নির্বাহী সচিব
হিসাবে একটি কোম্পানীর আকার বৃদ্ধি, একটি সংগঠিত করা প্রয়োজন যে অত্যন্ত সংগঠিত এবং বিভিন্ন কাজ করতে পারেন বড় বৃদ্ধি। এটি পরিচালিত হচ্ছে যে ব্যবসার জন্য উচ্চ স্তরের গোপনীয়তা এবং সততা প্রয়োজন কোম্পানি চালানোর যে কর্মকর্তাদের জন্য বিশেষভাবে সত্য।
একটি বড় অফিসে প্রশাসনিক সহকারী বা নির্বাহী সচিব
এটি একটি বড় অফিসে জন্য বেশ কয়েকটি প্রশাসনিক সহকারী এবং / অথবা নির্বাহী সচিব আছে এই কোম্পানির আকারে, সাধারণত অফিস ম্যানেজারের প্রয়োজন হয় যে কোম্পানীর নির্বাহী কর্মকর্তাদের পরিষেবাগুলি পরিচালনা করে।
কিছু ক্ষেত্রে, একটি প্রশাসনিক সহকারী সভায় ব্যবস্থা, সময়সূচী, এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ সাংগঠনিক কাজগুলি সহায়তা করার জন্য দীর্ঘ ব্যবসায়িক ভ্রমণের নির্বাহী সহগামী হবে।